Commencer une nouvelle comptabilité

Pour créer une nouvelle comptabilité, il y a plusieurs modalités

Créer une comptabilité à partir d'un modèle inclus dans le programme

Ci dessous, nous expliquerons la procédure à partir d'un modèle existant fourni par le programme

  1. Menu Fichier, commande Nouveau.
  2. Sélectionnez du Groupe, Comptabilité en partie double
  3. Dans la section Fichier, sélectionnez Comptabilité en partie double ou Comptabilité en partie double avec TVA
  4. Dans la section Exemples/Modèles sélectionnez la langue/nation et choisissez un des exemples, qui se correspondra le plus possible à vos besoins.

Configurer les propriétés du fichier (données de base)

  • Du menu Fichier, commande Propriété Fichier (Données de base), indiquez le nom de l'entreprise qui apparaîtra sur les rapports imprimés et sur d'autres données.
  • Sélectionnez la devise de base pour la gestion de la comptabilité.

Utilisation du programme en général

Banana Comptabilité s'inspire d'Excel. Les commandes et le mode d'emploi ont été maintenus de façon à être le plus similaires à ceux de Microsoft Office.
Pour des détails sur l'utilisation, nous vous renvoyons à la page de l'interface du programme.
La comptabilité se fait dans des Tableaux qui fonctionnent tous de la même façon. 

Enregistrer le fichier

  1. Exécutez la commande Fichier->Enregister sous, de préférence avec le nom de l'entreprise et l'année actuelle (par exemple "entreprise_2017").
  2. Choisissez le dossier où vous voulez enregistrer le fichier (ex. Documents -> Comptabilité)
  3. Le programme ajoute l'extension "AC2".

Personnaliser le plan de comptes

Dans le tableau Comptes, exécutez les modifications nécessaires pour adapter le plan à vos besoins, vous pouvez ainsi:

  • Ajouter et éliminer des comptes existants (voir Ajouter une nouvelle ligne)
  • Changer les numéros de compte, la description (ex. insérer le nom du compte courant bancaire de votre Banque), insérer d'autres groupes, etc.
  • Pour créer des sous-groupes, veuillez consulter la page internet Groupes.

Dans le plan comptable, on peut également définir des Centres de coût ou des Segments qui servent à cataloguer les montants de façon plus détaillée et spécifique.

Les Écritures

Les écritures doivent être insérées dans le tableau Écritures et composent le Journal.

Dans les colonnes spécifiques:

  • Insérez la date
  • Insérez le numéro de pièce qui est manuellement attribué au document papier. Ceci permet de retrouver facilement les pièces une fois l'opération comptable comptabilisée.
  • Insérez le libellé
  • Dans le compte Débit, insérez le compte de destination
  • Dans le compte Crédit, insérez le compte de provenance
  • Insérez le Montant. Dans la comptabilité avec TVA, insérez le montant brut, TVA comprise; le programme sépare la TVA, en scindant le coût net ou la recette net.

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures on utilise:

  • la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment 
  • la fonction des Écritures répétées qui permettent de mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
  • l'importation des données des extraits bancaires ou postaux

Écritures avec TVA

Pour pouvoir enregistrer des opérations avec TVA, il faut dès le début:

  • du menu Fichier, commande Nouveau, choisir comptabilité en partie double avec TVA.
  • choisir un des plans comptables déjà prédéfini, dans lequel se trouve le tableau Codes TVA, avec tous les codes en vigueur.
    Pour les écritures avec TVA, consultez la page Écritures de la Gestion TVA.

Écritures composées
Les écritures composées, celles qui incluent des montants débités et/ou crédités sur plusieurs comptes (par ex. quand on paie plusieurs factures avec le compte courant bancaire), doivent être enregistrées sur plusieurs lignes:

  • une ligne pour chaque compte débité et/ou crédité.
  • quand tous les montants débités et/ou crédités sont introduits, il ne doit pas y avoir de différence.

Pour plus de détails, consultez la page Types d'Écritures composées.

Contrôles factures clients et founisseurs

Banana permet de tenir sous contrôle les factures à payer ainsi qu'à contrôler l'encaissement de celles qui ont été émises. Voir::

La Fiche de compte

La fiche de compte reprend automatiquement toutes les écritures enregistrées sur le même compte (Ex. caisse, banque, clients, etc...).

Pour afficher une fiche de compte, il suffit de se positionner avec la souris et de cliquer sur le petit symbol bleu qui apparaît.

Fiche de compte par période

Pour afficher les fiches de compte avec les soldes se référant à une période spécifique, il faut cliquer sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et dans la section Période, activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de fin de cette période.

Pour de plus d'informations, consultez la page Période.

Imprimer les fiches de compte

Pour imprimer une fiche de compte, il suffit d'afficher la fiche à partir du Tableau (Comptes ou Écritures) et ensuite démarrer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et sélectionner celle que l'on désire imprimer. A travers le Filtre présent dans la fenêtre, on peut automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte à imprimer: comptes, centre de coût, segments, groupes, etc.).

Pour plus de détails, consulter la page Fiche de compte.

Le Bilan et le Compte de Résultat

Le Bilan affiches les soldes de tous les comptes patrimoniaux, Actifs et Passifs. La différence entre les Actifs et les Passifs détermine le Capital propre.

 

Le Compte de Résultat (Pertes et Profits) affiches tous les comptes des Charges et des Produits. La différence entre les Charges et les Produits détermine le Bénéfice ou la Perte de l'exercice.

L'affichage et l'impression du Bilan s'effectue à partir du menu Compta1, commande Bilan formaté ou Bilan formaté par groupes.

  • La commande Bilan formaté donne simplement une liste de tous les comptes sans distinguer les Groupes ou Sous-groupes.
  • La commande Bilan formaté par groupes donne une liste des comptes avec les sous-divisions des groupes et des sous-groupes; en outre, la commande présente de nombreuses fonctions, permettant de personnaliser la présentation, qui ne sont pas présentes dans le Bilan formaté.

Archiver les données en PDF

À la fin d'une année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revisionnée, toutes les données peuvent être archivées avec la commande Créer dossier en PDF du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, vous pouvez élaborer un budget des frais et une prévision des revenus, afin d'avoir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux façons différentes:

  1. Dans le tableau Comptes, colonne Budget. Pour chaque compte, le montant d'un budget annuel est indiqué.
    Dans ce cas, quand on élabore le Budget du menu Compta1, commande Bilan formaté par groupes, la colonne Budget reporte des montants qui font référence à toute l'année.
  2. Dans le tableau Budget, qui peut être activé à partir du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
    Dans ce tableau, tous les budgets des dépenses et des revenus peuvent être enregistrés avec des écritures. Dans le cas où ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
    Dans ce cas, on peut configurer un budget détaillé qui tient compte des variations possibles pendant l'année et durant les différentes périodes de l'année.

Pour plus de détails, consulter la page Budget.

 

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