Contrôler la comptabilité

Le contrôle et le recalcul de la comptabilité peuvent être lancés avec :

  • Les touches Shift + F9 (pour Windows et Mac) ou Cmd + 9 (pour Mac)
    Recalcul et contrôle de la comptabilité (de base)
  • Avec la commande Contrôler comptabilité du menu Conta1
    Avec la possibilité d'effectuer des contrôles étendus.

Si le logiciel signale des erreurs ou des différences, il est souhaitable de les corriger.

Recalcul et contrôle de comptabilité (de base)

Le recalcul et le contrôle de la comptabilité suivent les opérations suivantes :

  • Réinitialisation des soldes de comptes, centres de coûts et segments.
  • Vérification et signalisation d'éventuelles erreurs dans les lignes des différents tableaux (comptes, écritures, Codes TVA, changes)
  • Sauvegarde de toutes les opérations comme nouvelles, comme si elles avaient été insérées à nouveau.
    • Calcul, à nouveau, pour la comptabilité multidevise, des soldes d'ouverture en devise de base sur la base des derniers changements.
    • Si la ligne des écritures n'est pas bloquée, recalcul des lignes d'écritures :
      • Les valeurs de la TVA sont reprises du tableau des codes TVA et les montants TVA sont recalculés.
    • Mise à jour des soldes de comptes, centres de coûts et segments.
    • Dans le livre de caisse est calculé le solde progressif du compte dans le tableau écritures.
  • Recalcul des totaux dans les tableaux Comptes et Catégories (entrées et sorties).
    • Mise à jour des colonnes Différence de budget et Année précédente.
    • Dans la comptabilité multidevise, mise à jour de la colonne Solde, calculée selon les derniers changes et la relative différence de change.

Fenêtre Contrôle comptabilité (contrôle étendu)

Outre le recalcul et le contrôle de base de la comptabilité, des contrôles supplémentaires sont aussi effectués.

Recalculer comptabilité avec contrôles supplémentaires
C'est une des commandes les plus utiles: toute la comptabilité est recontrôlée, les soldes sont recalculés et l'utilisateur est averti d'éventuelles erreurs.

Propriétés fichier (données de base)
L'option est active par défaut. Le programme contrôle que les données configurées dans les propriétés fichier correspondent à la comptabilité (par exemple: date d'ouverture et de clôture, compte TVA, comptes différences de change, etc.)

Écritures
 

Différences dans les écritures
Si l'option est activée, le programme vérifie s'il y a des différences entre Débit et Crédit ou entre Comptes et Catégories dans la Comptabilité Dépenses / Recettes.
Dans la fenêtre Messages, les lignes où les différences se présentent sont indiquées. En outre, le programme indique, dans la fenêtre d'information en bas, le montant des différences global (uniquement quand on se trouve dabs le tableau Écritures).

Inclure différences intermédiaires
Si l'option est activée, le programme vérifie s'il y a des différences entre Débit et Crédit
Très souvent les différences sont dues à des écritures incomplètes ou des montants erronés (comme dans l'exemple suivant, l'écriture nr. 8).

Contrôles de soldes (#CheckBalance)

En activant ce contrôle, le programme avertit si le solde indiqué dans la description est différent du solde comptable à la date indiquée.
Les écritures #CheckBalance servent à indiquer le solde du compte à une certaine date.
A la fin du mois, du trimestre ou de l'année, il est toujours utile de créer des écritures #CheckBalance pour les comptes de caisse. Les écritures #CheckBalance sont aussi utiles en complément à la commande bloquer écritures et certifications.
En utilisant les écritures #CheckBalance vous vous rendrez compte si, après avoir clos la période, des écritures non correctes se sont effectuées.

Caractéristiques des écritures #CheckBalance

  • Date. Doit être la date à laquelle se réfère le solde.
  • Le libellé doit contenir
    • #CheckBalance suivi du solde du compte, y compris les décimales.
      #CheckBalance  -1200.00
      #CheckBalance  0.00
    • Pour la comptabilité multidevise, la formule #CheckBalance suivie du symbole division et du solde du compte, comprenant les décimales.
      #CheckBalance  CHF -1200.00
      #CheckBalance  EUR 0.00
      #CheckBalance  -1200.00  sans symbole monétaire, le contrôle est fait sur la base du solde en monnaie de base.
  • Compte : indiquer le compte sur lequel s'effectue la vérification.
  • Le montant doit rester vide.

Le programme a trouvé une différence entre le solde de contrôle et celui du compte du fichier.

Même document mais avec dates différentes
Si l'option est activée, le programme donne un message si les écritures, avec un même numéro de document, ont des dates différentes. Dans les écritures sur plusieurs lignes, où il n'y a pas une cohérence entre le Doc. et la Date, le programme ne peut pas correctement déterminer la contrepartie.

Comptes


Structure du plan comptable
Si on active cette option, le programme contrôle que la structure des groupes soit correcte.

Présence de différences de change
Si l'option est activée, le programme contrôle s'il y a des différences de change non enregistrées.

Soldes d'ouverture différents des soldes finals de l'année précédente
Si l'option est activée, le programme vérifie que les soldes d'ouverture de la nouvelle année sont en cohérence avec ceux de clôture de l'année précédente.

Contrôles personnalisés (Add On)
Si on active cette option, le programme exécute des vérifications sur des fonctionnalités ajoutées par l'utilisateur (Add On), pour les vérifications personnalisées.

Inclure contrôles supplémentaires avec le raccourci Maj+F9
Quand on active cette option, le programme exécute toutes les vérifications activées dans la fenêtre de dialogue, en pressant la touche Maj. + F9. Autrement, le programme recalcule uniquement la comptabilité (dans la version Mac: Maj. + Cmd + 9).

 

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