Buchen

Spalte 'Rechnung' in der Tabelle Buchungen anzeigen

Die Rechnugnsnummer ist in der Spalte Rechnung (RechnungBeleg) einzugeben, welche normalerweise nicht in der Tabelle Buchungen sichtbar ist.

Diese Spalte wird wie folgt sichtbar gemacht:

• Die Tabelle Buchungen auswählen
• Menü Daten
• Befehl Spalten einrichten
• Für die Spalte Rechnung (RechnungBeleg) die Option Sichtbar aktivieren.

Durch rechten Mausklick auf eine Zelle der Spalte Rechnung (RechnungBeleg) erhalten Sie sind die folgend beschriebenen Befehle Link Rechnung öffnen und Rechnungszeilen extrahieren.

Rechnungsdaten automatisch vervollständigen

Beim Buchen einer Zahlung oder einer Berichtigung von einer ausgestellten Rechnung macht das Programm Vorschläge zur Vervollständigung der Buchung auf automatische Art. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

• Eine neue Zeile erstellen, indem das Datum eingegeben wird.
• In der Spalte Rechnung die Taste F2 drücken, worauf die Liste der noch offenen Rechnungen erscheint. Wird eine Rechnungsnummer oder eine Kundennummer eingegeben, so wird die Liste aufgrund dieses eingegebenen Textes gefiltert.
• Die gewünschte Rechnung aus der Liste auswählen und Enter drücken. Das Programm vervollständigt daraufhin die Buchung automatisch mit der Beschreibung, dem Sollkonto, dem Habenkonto und dem Betrag. Selbstverständlich können die Daten manuell abgeändert werden.
• Vor dem Drücken der Taste F2 (zum Anzeigen der Liste der offenen Rechnungen) kann in der Buchung nebst dem Datum auch das Kundenkonto angegeben werden; auf diese Art wird die Liste mit dieser gefiltert.

Hinweis

Die Liste in der Spalte Rechnungen enthält Kunden- wie auch Lieferantenrechnungen. Eine Lieferantenrechnung kann dieselbe Nummer haben wie eine von einem anderen Lieferanten; deshalb wird bei der Anzeige nebst der Rechnungsnummer auch die Lieferantenkontonummer berücksichtigt.

Ausgestellte Rechnung buchen

Zahlungseingang buchen

• Buchungsdatum eingeben
• Sich auf die Zelle Rechnung (Spalte Rechnung) begeben und die Taste F2 drücken. Sollte die Taste F2 nicht funktionieren, so ist in den Einstellungen der Kunden bzw. Lieferanten (Menü Buch2, Kunden/Lieferanten, Einstellungen) sicherzustellen, dass 'Gruppe oder Konto' definiert wurde (z.B. Gruppe '100A' für Debitoren oder '200A' für Kreditoren). Nun wird sich die Liste aller Rechnungen öffnen.
• Als Alternative kann man die Rechnungsnummer, den Namen des Kunden/Lieferanten oder den Betrag eingeben. Nun wird sich die Liste der noch offenen Rechnungen öffnen, die mit den eingegebenen Daten übereinstimmen.
• Die gewünschte Rechnung auswählen und die Taste Enter drücken.
  Das Programm vervollständigt die Buchung mit den Zellen Beschreibung, Konto Haben und Betrag.

Das Konto erfassen, auf welchem der Betrag der Rechnung eingegangen ist.

Gutschrift buchen

Dass der Betrag der ursprünglichen Rechnung abgezogen wird, muss dieselbe Rechnungsnummer verwendet werden. Sollte das korrigierende Dokument (zum Beispiel Gutschrift) eine andere Nummerierung haben, so muss diese Referenz in einer anderen Spalte, wie zum Beispiel Beleg Original vermerkt werden, um diese ebenfalls zur Verfügung zu haben.

Befehle 'Link Rechnung öffnen' und 'Rechnungszeilen extrahieren'

Der Befehl Rechnungszeilen extrahiern zeigt die Bewegungen der ausgewählten Rechnung an.
Der Befehl ist verfügbar, wenn man mit der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung und danach auf den hierauf in derselben Zelle rechts oben erscheinendes kleines blaues Symbol klickt oder man der rechten Maustaste auf die Zelle Rechnung klickt.

Der Befehl Link Rechnung öffnen führt den in den Kundeneinstellungen definierten Text aus (Buch2 -> Kunden -> Einstellungen - Registerkarte 'Erweitert' -> Link zum Rechnungsbeleg).

Wurden die Rechnungen zum Beispiel mit Winword erstellt und im Ordner Dokumente gespeichert, so können diese Dateien direkt geöffnet werden, indem man in der Befehlszeile den Text  'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' erfasst. Das Programm ersetzt <RechnungBeleg> mit dem der Zelle entsprechenden Inhalt und führt den Befehl aus.

In der Befehlzeile können auch andere in der Tabelle verwendete Spalten mit ihrem XML-Namen vermerkt werden.

Sollte die Mitteilung 'Datei mit Endung wird als unsicher betrachtet' erscheinen, so ist die Dateierweiterung (zum Beispiel .doc) mittels Befehl Werkzeuge -> Basiseinstellungen, Registerkarte Erweitert unter Dateierweiterungen hinzuzufügen.