In dit hoofdstuk wordt de basistheorie van het Dubbel Boekhouden uitgelegd.
 

Er zijn diverse manieren om een nieuw boekhoudbestand aan te maken.

Aanmaken van een boekhoudbestand uitgaande van een prototype dat bij het programma inbegrepen is

Hier leggen we uit hoe men met een boekhouding begint uitgaande van een in het programma inbegrepen prototype.

1. Menu Bestand, commando Nieuw...
2. In de sectie Groep selecteer Dubbel boekhouden
3. In de sectie Bestand selecteer Dubbel boekhouden of Dubbel boekhouden met BTW.
4. In de sectie Voorbeelden/Prototypes selecteer de taal/land combinatie en kies een van de prototypes die het dichtst komt bij wat u nodig heeft.
5. Door op de knop Online modellen te klikken kunt u onze website bereiken waar we alle gratis modellen hebben gepubliceerd.

Algemeen gebruik van het programma

Banana Boekhouding is geïnspireerd op Excel. De gebruikersaanwijzingen en commando's zijn zoveel mogelijk het zelfde gehouden als die van Microsoft Office.
Op de pagina Interface vindt u meer uitleg over het algemene gebruik van het programma.
De boekhouding wordt gedaan in tabellen; deze werken allen op dezelfde manier.

Het bestand opslaan

1. Geef vanuit het menu Bestand het Opslaan als... commando, en geef in de bestandsnaam bij voorkeur de bedrijfsnaam en het huidige jaar (bijvoorbeeld "Fred_ZZP_2017") op.
2. Kies de map waar het bestand opgeslagen moet worden (bijvoorbeeld, Documenten -> Boekhouding)
3. Het programma voegt de "ac2" extensie toe.

Het Rekeneningschema aanpassen

Pas in de Rekeningen tabel het Rekeningschema aan uw eigen wensen aan:

• Voeg rekeningen toe en /of verwijder bestaande rekeningen (zie Rijen toevoegen in het menu Bewerken)
• Verander de rekekeningnummers, de beschrijvingen (bijvoorbeeld, voer de naam van uw eigen Bankrekening in), voer andere groepen in, etc.
• Raadpleeg onze Groepen pagina over het aanmaken van subgroepen.

In het Rekeningschema kunt u ook Kostenplaatsen en Winstcentra of Segmenten definiëren die gebruikt worden om bedragen op een ander detailniveau te groeperen en te specificeren.

De Transacties

De Transacties moeten in de Transacties tabel ingevoerd worden; gezamenlijk vormen deze het Journaal.

In de specifieke kolommen (zie ook Transacties pagina):

• Voer de Datum in
• Voer het Documentnummer in dat aan het papieren boekhouddocument is toegekend. Hiermee kunnen documenten gemakkelijk teruggevonden worden als de transactie eenmaal is ingevoerd in de boekhouding.
• Voer de Beschrijving in
• Voer in de Debetrekening de doelrekening in
• Voer in de Creditrekening de bronrekening in.
• Voer het bedrag in. Voer het totale bedrag in, inclusief BTW, in een boekhouding met BTW  Het programma scheidt de BTW, terwijl het de netto kosten of de netto winsten apart berekent.

Versnellen van het invoeren van de transacties

Om het invoeren van de transacties te versnellen kuntt u de volgende functies gebruiken:

• de Smart fill functie die het mogelijk maakt gegevens die al eens eerder ingevoerd zijn automatisch aan te vullen.
• de Terugkerende transacties functie die wordt gebruikt om terugkerende transacties in een aparte tabel te onthouden.
• het importeren vanuit uw gedownloade banktransacties.

Transacties met BTW

Om BTW transacties in te voeren gaat u als volgt te werk:

• vanuit het menu Bestand kies het commando Nieuw en dan Dubbel Boekhouden met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land met Dubbel Boekhouden met BTW en een BTW Codes tabel.
  Om te zien hoe de transacties met BTW ingevoerd moeten worden bezoekt u de panina Transacties.

Transacties in meerdere rijen

Transacties in meerdere rijen of Samengestelde transacties zijn transactie die betrekking hebben op meer dan twee rekeningen en credit/debet bedragen in meerdere rekeningen (bijvoorbeeld, als diverse facturen zijn betaald per bank). In dit geval moet u de transacties in meerdere rijen invoeren:

• In de eerste rij voert u het totale bedrag in en de rekening die gedebiteerd of gecrediteerd wordt
• als alle afzonderlijke debet en credit rijen ingevoerd zijn zou er geen verschilsaldo moeten zijn.

Voor meer details zie het gedeelte Samengestelde transacties op de pagina Transactie-soorten.

Controleren van klanten- en leveranciersfacturen

Met Banana kunt u de facturen die u moet betalen en de facturen waarvoor u nog geld tegoed hebt in het oog houden. Zie pagina's:

• Submenu Klanten
• Submenu Leveranciers

De Rekeningkaart

De Rekeningkaart laat automatisch alle transacties zien die ingevoerd zijn voor de zelfde rekening (bijvoorbeeld, contanten, bank, klanten, etc.).

Om een rekeningkaart weer te geven klikt u met de muis eenmaal op een rekeningnummer (of selecteert u de cel met de pijltjestoetsen) en klikt u vervolgens op het kleine blauwe symbool dat verschijnt.

Rekeningkaart per periode

Om de rekeningkaart met saldi voor een bepaalde periode te laten zien klik op het menu Rapporten, commando Rekening-/Categorie kaarten, en activeer in de Periode sectie Geselecteerde periode en voer de Startdatum en Einddatum in van de periode.

Kijk voor meer details op de pagina Periode.

De Rekeningkaart afdrukken

Om de één rekeningkaart af te drukken roept u de kaart op vanuit de Rekeningen of Transactiestabel en start het afdrukken van het menu Bestand.

Om meerdere of alle rekeningkaarten af te drukken klik op het menu Rapporten, commando Rekening-/Categorie kaarten, en selecteer de rekeningkaarten die afgedrukt moeten worden. Met het Filter kunt u alle rekeningkaarten, of een deel ervan, (bijvoorbeeld, alleen rekeningen, kostenplaatsen, segmenten) die afgedrukt moeten worden, selecteren.

Kijk voor meer details op de pagina Rekening-/Categorie kaarten

De Balans en Winst- en Verliesrekening

De Balans laat de saldi zien van alle rekeningen van bezittingen, Activa & Passiva. Het verschil tussen de Activa en de Passiva bepaalt het Kapitaal.

De Winst- en Verliesrekening laat alle Uitgaven en Inkomsten rekeningen zien. Het verschil tussen de Uitgaven & Inkomsten bepaalt de Winst of Verlies van het Boekjaar.

Het weergeven en afdrukken van de Balans wordt gedaan vanuit het menu Rapporten, commando's Uitgebreide balans en Uitgebreide balans op groepen.

• De Uitgebreide balans opdracht laat eenvoudigweg alle rekeningen zonder onderscheid van Groepen en Subgroepen zien
• De Uitgebreide balans op groepen opdracht laat alle rekeningen zien met een onderverdeling van Groepen en Subgroepen; daarnaast biedt deze opdracht talrijke mogelijkheden om de weergave aan te passen, iets wat niet mogelijk is met de Uitgebreide balans.

Gegevens opslag in PDF formaat

Aan het einde van het jaar, als de hele boekhouding voltooid, gecorrigeerd en gecontroleerd is, kunnen alle boekhoudgegevens opgeslagen worden met het PDF bestand aanmaken commando van het menu Bestand.

Het Budget

1. Rekeningentabel in Budget weergave, Budget kolom. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
   Op deze manier geven de Budget kolommen de bedragen weer die op het hele jaar betrekking hebben, als u het Budget opstelt vanuit het menu Uitgebreide balans op groepen.
2. In de Budgettabel die aangemaakt kan worden vanuit het menu Extra, Nieuwe functies toevoegen commando.
   Op deze manier kunt u alle gebudgeteerde kosten en inkomsten door middel van transacties invoeren. Als u deze tabel gebruikt wordt de kolom van de rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
   Op deze manier kunt u een gedetailleerde begroting opzetten die alle mogelijke veranderingen gedurende verschillende periodes van het jaar meerekent.

Kijk voor meer details op de pagina Budget.
 

In het rekeningschema (Rekeningentabel) worden de vogende gegevens ingevoerd:

• Rekeningen
  Deze geven aan op welke rekening (debet of credit) de boekingen moeten worden gedaan.
  Iedere rekening heeft een code of een nummer (rekeningnummer), een beschrijving, een klasse en een groep waartoe deze behoort; ze hebben ook een beginsaldo, het huidige saldo, het budget, etc. ...
• Kostenplaatsen en Winst Centra
  Dit zijn speciale rekeningen waarvan het nummer voorafgegaan wordt door een punt ".", een komma "," of een puntkomma ";". Het doel van deze speciale rekeningen is de mogelijkheid bedragen toe te kennen aan speciale rekeningen anders dan de basis rekeningen in de boekhouding.
• Segmenten
  Dit zijn een soort van sub-rekeningen waarvan het nummer voorafgegaan wordt door een dubbele punt ":". Het doel van deze subrekeningen is transacties toe te kennnen aan subcategorieën van het rekekeningschema.
• Groepen
  Het doel van groepen is rijen te maken waarin het programma de bedragen van andere rijen bij elkaar optelt.
• Secties
  Deze geven de verdeling voor de afdrukken van de Balans en Winst- en Verliesrekening aan....

Uitleg over de kolommen van het Dubbel boekhouden

• Secties
  Hier worden code ingevoerd waarmee de gebruiker afgebakende delen van het Rekeningschema kan afdrukken als hij de Uitgebreide Balans op groepen afdrukt.
• Groepen
  Bevat de code die bepaald dat dit een groepsrij is. De groepscode wordt dan gebruikt in de GR kolom om de optelling van rekening of een groep aan te geven.
• Rekening
  Het rekeningnummer, de kostenplaats of het segment wordt hier ingevoerd.
• Beschrijving
  Een tekst om de naam van de rekening, groep of sectie aan te duiden.
• Bklasse
  Dit geeft aan of de rekening thuishoort in 1 = Activa, 2 = Passiva, 3 = Uitgaven, 4 = Inkomsten, zie ook Rekeningen
• Gr (Optellen in)
  Dit geeft een groep aan zodat het programma deze regel op kan tellen in deze groep.
• Gr1 en Gr2
  Extra groepcodes voor gebruik met Boekhoudingsoverzicht bestanden.
• Opening
  Hier voert u de beginsaldi in aan het begin van het jaar.
  De creditbedragen moeten ingevoerd worden met een minteken ervoor. Het totaal van debetbedragen (positief) en de creditbedragen (negatief) moet in evenwicht zijn en het resultaat moet nul zijn. Als de beginsaldi niet in balans zijn wordt een verschil getoond in het informatievenster. Als u rekeningen hebt toegevoegd of gekopieerd en het verschil is niet nul doe dan een Hercontrole van de boekhouding (Shift + F9).
• Debet Mutaties en Credit Mutaties (Beveiligde kolommen)
  Het totaal van de debet en credit mutaties in de Transactiestabel.
• Saldo  (Beveiligde kolom)
  Het salco van de rekening bestaat uit het beginsaldo samen met de mutaties in debet en credit.
  Het saldo in debet is positief terwijl een credit saldo negatief is (minteken).
• Budget
  Hier wordt het budget bedrag voor het lopende jaar ingevoerd.
  Het budget bedrag voor Uitgaven (debet) moet worden ingevoerd als een positief bedrag, voor Inkomsten als negatief (credit).
• Budgetverschil (Beveiligde kolom)
  Het verschil tussen Saldo en Budget.
• Vorige
  Het saldo van de rekening aan het eind van het voorafgaande jaar.
  Met het comando "Nieuw jaar aanmaken" of "Beginsaldi bijwerken" onder menu Taken worden de waardes in de Saldo kolom van het bestand van het vorige jaar overgedragen.
  De bedragen van het voorafgaande jaar moeten handmatig worden ingevoerd wanneer een nieuwe boekhouding wordt aangemaakt en de gebruiker afdrukken wil hebben met de bedragen van dat jaar.
• Verschil Vorig Jaar (Beveiligde kolom)
  Het verschil tussen het Saldo en het bedrag van het vorige jaar.
• Uitschakelen
  Als er een "1" in deze kolom staat wordt deze rekening niet weergegeven in de lijst van beschikbare rekeningen bij het invoeren van een transactie.
• BTWNummer
  Het BTW nummer in het geval dat deze rekening is verbonden aan een klant of leverancier.
• BTWcode
  De BTWcode die automatisch moet worden toegepast als deze rekening wordt ingevoerd in de Debetrekening- of Creditrekeningkolom van een Transactie.
• Adress columns
  Het is mogelijk het programma adreskolommen toe te laten voegen om klant- en leveranciersgegevens te beheren.

Toevoegen of verhuizen van kolommen

• Als een Rekeningkolom wordt toegevoegd in het Rekeningschema stelt het programma het totaalbedrag samen volgens het geselecteerde groepsschema
• Toegevoegde kolommen van het type Getal daarentegen worden niet getotaliseerd.
• Met het Kolommen instellen commando kunnen kolommen zichtbaar worden gemaakt, de volgorde kan worden veranderd en het is mogelijk andere kolommen toe te voegen.
• Met het Pagina instelling commando kan men de opmaak van de afdruk (staand of liggend, vergroting, etc) instellen.

Weergaven

• Basis Weergegeven worden de belangrijke kolommen, de groeperingskolommen en de saldi.
• Transacties Weergegeven worden de kolommen met de Debet en Credit transancties.
• Budget Weergegeven worden de Budget en de Budget Verschil kolommen.
• Vorige Weergegeven worden de Vorige en de Vorige Verschil kolommen die betrekking hebben op het vorige jaar.
• Andere Weergegeven worden de Uitschakelen kolom en de kolommen voor het BTWnummer en het Fiscale nummer..
• Afdrukken Weergegeven worden alleen kolommen voor de Rekening, de Beschrijving en het Saldo.

De weergaven kunnen worden aangepast en nieuwe kunnen worden toegevoegd met de functie Weergaven instellen onder het commando Tabellen instellen.

Afdrukken van de Balans en de Winst- en Verliesrekening

• Boekhoudingsoverzicht
  Het is mogelijk om alleen de rekeningen met transacties te selecteren om tijdelijke groeperingen te bereiken of rekeningen gegroepeerd volgens de BKlasse of een Extern Boekhoudrapportage groepering.
• Uitgebreide Balans
  Drukt alle rekeningen van de boekhouding af verdeeld in Activa, Passiva, Uitgaven en Inkomsten
• Uitgebreide Balans op groepen
  Laat de gebruiker aangepaste afdrukken maken met groepen.
   

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Wanneer Banana Boekhouding voor de eerste keer gebruikt wordt moeten de beginsaldi handmatig ingevoerd worden om de openingsbalans te creëren

Nadat het rekeningsschema opgezet is, ga als volgt verder:

1. Ga naar de Rekeningen tabel, weergave Basis, Opening kolom.
2. Voer de openingsssaldi van de Activa en Passiva handmatig in. De Passiva worden ingevoerd, voorafgegaan door het minteken (-).
3. Controleer of de Totale Activa uitkomen op hetzelfde totaal als de Totale Passiva, zodat uw boekhouding in evenwicht is. Als er verschillen zijn in de openingsbalans moet u deze controleren en corrigeren.

Om de beginsaldi automatische over te brengen voor het volgende jaar raadpleeg de pagina Jaarafsluiting en nieuw jaar.
 

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Transacties invoeren

Transacties moeten ingevoerd worden in the Transacties tabel.

De kolommen van de Transacties tabel

De kolommen die hieronder weergegeven worden met * ervoor zijn doorgaans niet zichtbaar.
Gebruik het Kolommen instellen commando van het menu Gegevens om deze zichtbaar te maken.
De namen boven de alineas hieronder geven de koptekst van de kolom weer en waar nodig tussen haakjes de beschrijving, die bij het bewegen van de muis over de kolomkoptekst verschijnt, erachter.

Datum
De datum die het programma gebruikt om de transactie in een bepaalde tijd te plaatsen. De datum moet binnen de limieten van de boekhoudperiode liggen die gedefinieerd zijn in het Tabblad Boekhouding (van Bestands- en boekhoudeigenschappen). In het Opties tabblad van hetzelfde venster kan men aangeven of de transactiedatum verplicht is. Als dit niet het geval is kan dit veld leeg gelaten worden.
Als er geblokkeerde transacties zijn geeft het programma een foutmelding als een datum wordt ingevoerd die gelijk aan of eerder is dan de datum van de blokkering.

*Doc.Datum (Documentdatum)
De datum van het document kan hier ingevoerd worden, bijvoorbeeld de datum van het sturen van de factuur.

*Datumwaarde
De valutadatum van de banktransactie kan hier worden aangegeven. Deze datum wordt geïmporteerd van een electronisch bankafscrift.

Doc (Documentnummer)
Het nummer van het boekstuk dat dient als basis voor de boekhoudkundige transactie. Het wordt geadviseerd om bij het invoeren van de transactie een oplopend nummer aan te geven op het document zodat het boekstuk makkelijk kan worden teruggevonden vanuit de transactie.
De functie voor automatisch aanvullen stelt oplopende waardes voor maar ook de transactie codes die eerder zijn gedefinieerd in de Terugkerende transacties tabel.

Het programma stelt het volgende document nummer voor waarmee kan worden doorgegaan door op F6 te drukken.

• In het geval van nummerieke documentnummers verhoogt het programma eenvoudigweg de hoogtste waarde die het vindt in de Doc kolom.

• In het geval van nummerieke documentnummers verhoogt het programma het laatste nummerieke deel; dit is nuttig als men een aparte nummering aan wilt houden voor kontante en bank mutaties.
  Als eerder Documentnummer C-01 is ingevoerd en men begint een C in te typen dan stelt het programma C-02 voor.
  Als eerder Documentnummer B-104 is ingevoerd en men begint een B in te typen dan stelt het programma B-105 voor.
  Als eerder Documentnummer D10-04 is ingevoerd en men begint een D in te typen dan stelt het programma D10-05 voor.

Bij Terugkerende transacties kunt u groepen transacties opzetten die met een enkele code ingevoerd kunnen worden.

Om een groot aantal documentnummers toe te voegen kunt u ook Excel gebruiken. U kunt in Excel de gewenste hoeveelheid documentnummers aanmaken en dan kopiëren en plakken in Banana in de Doc kolom van de Transacties tabel.

*Doc.Prot. (Protocolnummer)
Een extra kolom voor het geval dat er een alternatieve nummering voor de transacties of voor het document nodig is.
De functie voor automatisch aanvullen stelt oplopende waardes voor die op dezelfde manier werken als in de Doc kolom.

*Type (Type document)
Bevat een code die het programma gebruikt om een transactie type te identificeren. Als u liever uw eigen codes gebruikt is het aan te raden een nieuwe kolom toe te voegen.

• 01 voor in rapporten: deze transactie wordt beschouwd als een begin transactie, dus deze wordt niet getoond in balansen per periode maar wel in de openingsbalans.
• van 10 tot 19: codes voor facturen aan klanten
• van 20 tot 29: codes voor facturen van leveranciers
• van 30 tot 1000: codes gereserveerd voor toekomstig gebruik.

*Factuur (Factuurnummer)
Een nummer van een verstuurde of betaalde factuur dat wordt gebruikt bij de facturen controle functie voor klanten/leveranciers

*Doc.Origineel (Origineel documentnummer)
Het referentie nummer dat op een document staat bijvoorbeeld het nummer van een credit nota.

*Koppeling (Koppeling extern bestand)
Dient om een koppeling naar een extern bestand in te voeren, doorgaans een boekstuk.
Door op de symbooltjes aan de bovenkant van de cel te klikken opent het programma het document (linkersymboottje) of geeft het de mogelijkheid een koppeling in te voeren (rechtersymbooltje). Zie ook de pagina Koppeling naar een document.

*Ext.Verwijzing (Externe verwijzing)
Een referentienummer toegewezen door een programma dat deze bewerking uitvoerde. Deze waarde kan gebruikt worden om te controleren of een gegeven taak dubbel is uitgevoerd.

Beschrijving
De tekst van de transactie.
De auto-aanvullen functie stelt de tekst van een eerder ingevoerde transactie voor, of van één die ingevoerd is in het voorafgaande jaar, als de betreffende optie (Smart fill met transacties van vorig jaar) is geactiveerd. Door op de F6 toets te drukken haalt het programma de gegevens van de voorafgaande rij met dezelfde beschrijving op en vult daarmee de kolommen van de actieve rij aan.

In het geval dat de beschrijving begint met #CheckBalance wordt de transactie beschouwd als één die dient om het saldo te controleren. Zie de pagina Boekhouding controleren voor meer informatie over dit onderwerp.

*Opmerkingen (Annotaties)
In dit veld kunnen opmerkingen toegevoegd worden aan de transactie.

Deb.Rek. (Debetrekening)
De debetrekening waarop geboekt wordt.
Het is mogelijk een segment in de Debet rekening kolom in te voeren. Deze worden doorgaans gescheiden door een "." of een "-".
Als men in de rekeningenlijst de toets met het segmentscheidingssymbooel aanslaat gaat men meteen naar het volgende segment.
Als men daarentegen de Enter toets aanslaat wordt de invoer beeindigd en gaat men naar de volgende kolom.
De autoaanvullen functie geeft suggesties voor rekeningen en segmenten. Men kan ook een zoektekst invoeren en dan toont het programma alle rekenigen met deze tekst in één van de kolommen.

*Beschr. Debetrek. (Beschrijving Debetrekening)
De beschrijving van de ingevoerde rekening zoals die voorkomt in het Rekeningschema.

Cred.Rek. (Creditrekening)
De creditrekenig waarop geboekt wordt. We verwijzen voor de rest van de informatie naar de uitleg onder de Debetrekening.

*Beschr. Credittrek. (Beschrijving Creditrekening)
De beschrijving van de ingevoerde rekening zoals die voorkomt in het Rekeningschema.

Bedrag
Het bedrag dat ingevoerd wordt in de debet- of creditrekening.

BTW kolommen
Informatie over de BTW kolommen kan gevonden worden in de pagina Transacties onder BTW Beheer.

KP1 (Kostenplaats 1)
De Kostenplaatsrekening voorafgegaan door een ".".

*KP1-beschrijving (Beschrijving van kostenplaats 1)
De beschrijving van de Kostenplaats zoals die in het Rekeningschema voorkomt.

KP2 (Kostenplaats 2)
De Kostenplaatsrekening voorafgegaan door een ",".

*KP2-beschrijving (Beschrijving van kostenplaats 2)
De beschrijving van de Kostenplaats zoals die in het Rekeningschema voorkomt.

KP3 (Kostenplaats 3)
De Kostenplaatsrekening voorafgegaan door een ";".

*KP3-beschrijving (Beschrijving van kostenplaats 3)
De beschrijving van de Kostenplaats zoals die in het Rekeningschema voorkomt.

*Verv. Datum (Vervaldatum)
De datum waarvoor de factuur betaald moet zijn.

*Bet. Datum (Betalingsdatum)
Wordt gebruikt in combinatie met het Vervaldatums weergeven commando.
Als men echter de controlefunctie voor de klanten/leveranciers facturen wil gebruiken om de betalingen te controleren moet men een transactie invoeren voor een gestuurde factuur en een andere voor de betaling ervan.

*Blok.Num (Nummer blokkeren), Blok.Bedr. (Bedrag blokkeren), Blok.Progr. (Progressief blokkeren), Blok.Regel (Regel blokkeren)
Meer informatie vindt u in de Transacties blokkeren pagina.

Nieuwe kolommen toevoegen

Met het Kolommen instellen commando is het mogelijk in te stellen dat kolommen worden weergegeven, verborgen gehouden of verhuisd worden, nieuwe kolommen toe te voegen of aan te geven dat een kolom niet in de afdruk meegenomen moet worden.

• De toegevoegde kolommen in de Transactietabel worden ook toegevoegd in de Terugkerende transacties tabel, in de Rekeningenkaart en in het BTW rapport zonder zichtbaar te zijn.
  Om deze kolommen zichtbaar te maken gebruikt u het Kolommen instellen commando.
• Als een kolom van het "bedrag" type wordt toegevoegd dan worden de ingevoerde bedragen opgeteld in de Rekeningkaart. 

Weergaven

De volgende weergaven worden ook automatisch aangemaakt wanneer een nieuse boekhouding wordt geopend: 

• Basis: de hoofdkolommen worden weergegeven
• Kostenplaatsen: de KP1, KP2 en KP3 kolommen worden weergegeven
• Vevatdatums: de kolommen Vervaldatum en Betalingsdatum worden weergegeven
• Blokkeren: de kolommen die te maken hebben met de Blokkeringsfunctie worden weergegeven.

Met het Weegaven instellen commando kunnen de weergaven worden aangepast en kunnen persoonlijke weergaven worden toegevoegd.
Met het Pagina instelling commando kunt u het afdrukformaat van de weergave aanpassen.

Info venster

In het informatievenster onderaan het scherm worden foutmeldingen en extra informatie over de gebruikte rekeningen en BTW codes weergegeven.
Voor de rekeningen worden het Rekeningnummer, de Beschrijving, het Bedrag van de transactie (debet of credit) en het huidige saldo van de rekening weergegeven.

Hier worden de hoofdgegevens van de boekhouding ingevoerd zoals de kopteksten van de afdrukken, de begin en eind datums, de basis valuta, het bedrijfsadres, de rekening voor de winst- en verliesvariatie van vreemde valuta (als u een boekhoudbestand met vreemde valuta hebt), de BTW rekening (als u de BTW beheer optie gekozen hebt), het wachtwoord, ...

Het Bestands- en boekhoudeigenschappen venster heeft de volgende tabbladen:

• Tabblad Boekhouding
• Tabblad Opties
• Tabblad Adres
• Bestandseigenschappen (BTW tab)
• Tabblad Vreemde valuta
• Tabblad Teksten
• Tabblad Wachtwoord
• Tabblad Andere

Nieuwe aanpassingen

In de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus is het afdrukken verbeterd dankzij de mogelijkheid van nieuwe aanpassingen. Bovendien kunt u de factuur afdrukken met voorgedefinieerde en aanpasbare layouts.
Wij raden u aan direct over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Uitgebreide Balans op groepen - gekleurde kolommen

Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Kolommen om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden (in het voorbeeld worden de kolommmen van het Lopende en het Voorafgaande jaar weergegeven)
• Kleuren (Kolom-eigenschappen) om de kleur van een kolom aan te geven.

Winst & Verlies rekening met budget

Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Kolommen om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden (in het voorbeeld worden de kolommmen van het Lopende jaar, het Budget en het Voorafgaande jaar weergegeven)
• Kleuren (Kolom-eigenschappen) om de kleur van een kolom aan te geven.

Uitgebreide Balans

Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:

• Uitgebreide Balans - Base tabblad
• Stijl (voor deze afdruk is de stijl Berlijn gekozen).

Onderverdeling per kwartaal

Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Onderverdeling -> Onderverdeling per periode om de onderverdeling per periode in te stellen
• Kolommen om aan te geven welke kolommen weergegeven moeten worden
• Kleuren (Kolom-eigenschappen) om verschillende kleuren aan de kolommen te geven.

Onderverdeling per segment

Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Onderverdeling -> Onderverdeling per segment om het segment niveau te kiezen dat weergegeven moet worden
• Afdruk stijl
  Bij het afdrukken van de segmenten is het niet mogelijk de kleuren van de kolommen in te stellen.

PDF bestand met alle boekhoudgegevens

Het aangemaakte bestand heeft een inhoudsopgave die op een makkelijke manier toegang geeft tot de verschillende afdrukken.

De volgende gegevens kunnen opgeslagen worden in het PDF bestand

• Balans en Winst & Verlies rekening
• Rekeningen tabel, Transacties, BTW codes, Totalen
• BTW rapporten
• Rekening kaarten

Als u dit bestand op een niet-herschrijfbare CD opslaat (om het bij uw boekhouding documenten op te bergen) voldoet dit aan de wettelijke eisen voor het opslaan van de boekhoudgegevens.

Dit voorbeeld is gemaakt door de volgende functies te gebruiken:

Menu Bestand, Pdf bestand aanmaken commando

Een extra kolom afdrukken

Om in de Balans een extra kolom af te drukken zijn de volgende functies gebruikt:

• Kolommen instellen van het menu Gegevens om een nieuwe kolom in de Rekeningen tabel toe te voegen
• Uitgebreide Balans op groepen
• Kolommen (geavanceerd) om de kolom zichtbaar te maken.

Budget bedragen ingevoerd in de Rekeningen tabel

De Rekeningen tabel heeft een kolom Budget waarin het Budget voor het huidige jaar kan worden ingevoerd.

De Budget tabel daarentegen heeft veel meer mogelijkheden en u kunt er budget transacties invoeren waarmee u een gedetaileerde planning van uw financiële en kasgeld (of kasgeld equivalent) situatie kunt maken.

Voor meer informatie en voorbeelden bezoekt u de pagina over Financiele Planning (Engelstalig).

De Budget tabel toevoegen

Als uw boekhoudingsbestand nog geen Budget tabel heeft gaat u als volgt te werk:

• Ga naar het menu Extra
• Commando Nieuwe functies toevoegen, Budget tabel toevoegen
• Kies Budget tabel toevoegen
  Let op: dit kan niet ongedaan worden gemaakt; maak een kopie van de vorige versie van het bestand als u terug wilt kunnen gaan naar de eerdere toestand.

Daarna zal het programma:

• De Budget tabel toevoegen daarbij de budgetwaardes uit de Rekeningen tabel overnemend.
• De Budget kolom in de Rekeningen tabel blokkeren.
  De waarden van deze kolom worden berekend volgens de budget transacties, waarbij de periode gebruikt wordt die in het Tabblad Boekhouding van Bestandseigenschappen staat.

Het budget invoeren

1. Voer de budget transacties één voor één in de Budget tabel in
   Voer toekomstige boekingen in alsof het normale transacties zijn maar dan met een datum in de toekomst.
   Bijvoorbeeld:
   • Als u budget wilt voor de maandelijkse verkopen voert u een verkooptransactie in; voer uw contanten rekening of equivalent daarvan in de Debet rekening kolom in en voer de verkopen rekening in de Credit rekening kolom in voor iedere maand. Als datum kunt u een datum ongeveer aan het eind van de maand invoeren en als bedrag voert u het te verwachten bedrag in.
     Als u een budget voor de verkopen van ieder product wilt voer dan enkele verkooptransacties in voor ieder product met de door u verwachte verkoopaantallen.
   • Voor uw uitgaven budget voert u enkele transacties in waarbij u uw uitgaven rekening invoert in de Debit rekening kolom en uw contanten of het equivalent daarvan in de Credit rekening kolom.
     Als er herhaalde bewerkingen zijn kunt u de Herhalen kolom gebruiken om het herhalingspatroon te specifiëren.
2. De budget waardes weergeven
   • Ga naar het rekeningschema en dan naar weergave Budget waar uw het totale budget voor uw boekhoudperiode kunt zien.
   • U kunt ook de Uitgebreide balans op groepen en dan de Kolommen sectie gebruiken en daar de Budget kolom optie activeren. Dit zal de gebudgeteerde gegevens laten zien naast de werkelijke gegevens.

Budget tabel kolommen

De Budget tabel kolommen lijken erg op de kolommen van de Transacties tabel. In het volgende voorbeeld gebruiken we rekeningen met namen om het makkelijker te maken dit te begrijpen. Normaliter zou u uw eigen rekeningnummers gebruiken.

Over het algemeen is de kolom met bedragen genoeg om een budget te maken.
Voor ingewikkelder budgetten kunt u ook de hoeveelheid, de prijs per eenheid, of een formule invoeren. Het programma berekent dan automatisch het bedrag in de kolom Bedrag.
 

De Budget transacties invoeren

In de Budget tabel kunnen de transacties op precies dezelfde manier ingevoerd worden als in de Transacties tabel waarbij de datum van de boeking, de Debet en de Credit rekeningen en het bedrag aangegeven worden.

Uitleg over de kolommen in de Budget tabel (niet alle kolommen zijn zichtbaar in de afbeelding hierboven; deze kunnen zichtbaar gemaakt worden met het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens):

• Datum kolom
  De toekomstige datum waarop u verwacht dat de boeking plaats gaat vinden;
  Als u de datum niet precies weet, bijvoorbeeld bij een maandelijkse verkopen budget, voer dan als datum de laatste dag van de maand in.
• Herhalen kolom
  Er kan een herhalingscode ingevoerd worden, eventueel voorafgegaan door een cijfer
  (3M per kwartaal, 6M per halfjaar (semester), 7D weekelijks, 3ME per kwartaal aan het eind van de maand)
  • Leeg: er is geen herhaling
  • "D" voor een dagelijkse herhaling (Dag)
  • "W" voor een wekelijkse herhaling (Week)
  • "M" voor een maandelijkse herhaling (Maand)
  • "ME" voor een maandelijkse herhaling maar met een datum aan het eind van de maand.
    Als dit gestart wordt op 28-2-2017 dan zal de volgende datum 31-3-2017 zijn
  • "Y" voor een jaarlijkse herhaling (Jaar)
  • "YE" voor een jaarlijkse herhaling maar met een datum aan het eind van de maand.
    Als dit gestart wordt op 28-2-2015 dan zal de volgende datum 29-2-2016 zijn.
• Einde kolom
  Hier wordt de datum waarna geen herhalingen meer moeten plaatsvinden aangegeven.
• Variant kolom
  Een mogelijke variant van het budget kan hier aangegeven worden, in combinatie met de Apps.
• Nieuw Jaar kolom
  Hier kunt u aangeven hoe de overdracht moet plaatsvinden bij het aanmaken van een nieuw jaar
  • Geen waarde: de datum wordt verhoogd met een jaar
  • "1" De datum blijft hetzelfde
  • "2" De datum wordt niet overgedragen naar het nieuwe jaar
• Debet rekening en Credit rekening, KP1, KP2, KP3 kolommen
  Precies zoals in de Transacties tabel gebruikt u deze kolommen om te bepalen op welke rekeningen de boeking moet worden gedaan.
  U kunt ook segmenten en kostenplaatsen gebruiken om een budget per segment of per kostenplaats te krijgen.
• Hoeveelheid kolom
  In deze kolom kunt de hoeveelheid van een product invoeren. De hoeveelheid, vermenigvuldigd met de prijs per eenheid, levert het totaalbedrag op.
• Eenheid kolom
  In deze kolom kunt u de hoeveelheidsbeschrijving invoeren bijvoorbeeld m3, ton, stuks, ...
• Prijs/Eenheid column
  De prijs per eenheid, vermenigvuldigd met de hoeveelheid, levert het totaalbedrag op.
  • In Inkomsten & Uitgaven boekhoudingsbestanden moet u de prijs per eenheid negatief invoeren (met een min teken), zodat het bedrag in de Uigaven kolom terechtkomt
• Formule kolom (in basis valuta)
  In deze kolom kan de gebruiker rekenformules, in Javascript en met functies van de Banana Apps, invoeren.
  Als er een formule aanwezig is (of wat voor tekst dan ook) wordt de waarde van de kolom Bedrag ingevuld volgens het resultaat van de formule. Zie hierna hoe dit gebruikt wordt.
  • In een dubbel boekhouden boekhoudingsbestand moet het resultaat van de formule altijd een positief bedrag zijn
  • In een Inkomsten & Uitgaven boekhoudingsbestand wordt het resultaat beschouwd als inkomsten als het positief is, als het negatief is wordt het beschouwd als uitgaven.
• Bedrag kolom (in basis valuta)
  Het bedrag dat geboekt moet worden.
  Als in de rij een herhaling voorkomt wordt het bedrag alleen in de eerste transactie aangegeven; de bedragen van de volgende transacties worden getoond in de rekeningkaart.
  Het programma berekent het bedrag automatisch in de volgende gevallen:
  • Als er een waarde in de Hoeveelheid of Prijs/Eeenheid kolommen staat wordt het bedrag automatisch berekent op basis van de inhoud van deze twee kolommen.
    • In een dubbel boekhouden boekhoudingsbestand is het resultaat een positief bedrag
    • In een Inkomsten & Uitgaven boekhoudingsbestand wordt het resultaat beschouwd als inkomsten als het positief is, als het negatief is wordt het beschouwd als uitgaven.
  • Als een formule is ingevoerd is het bedrag het resultaat van de formule.
    Formules gaan boven de hoeveelheid en prijs/eenheid berekening.
• Totaal kolom
  Dit is de som van de bedragen van de herhalende rijen die een onderdeel zijn van de specifieke boekhoudingsperiode.
  Om de diverse bedragen weer te geven gebruikt u het commando Rekening kaarten.
• Valuta Bedrag kolom
  Dit is transactiebedrag in de gebruikte valuta (zie transacties in vreemde valuta).
  Dit bedrag is nodig om de waarde in basisvaluta te berekenen met de aangegeven wisselkoers.
  Als er een formule aanwezig is dan is de waarde het resultaat ervan.
  In het geval van herhalingen wordt het eerste bedrag daarvan aangegeven. De bedragen van de herhalingstransacties worden getoond in de rekeningkaart.
• Formule Valuta kolom
  Hier kan een berekeningsformule ingevoerd worden.
• Totaal bedrag in valuta kolom
  Dit is de som van de bedragen in de rekening valuta van de herhalingsrijen die onderdeel zijn van een specifieke boekhoudperiode.
  Als er geen datum is of als de begin- of einddatum geen onderdeel zijn van de boekhoudingperiode, dan is deze kolom leeg.

Functies die u kunt gebruiken in de Formule kolom

Als u voorbeelden wilt zien van formules kijk dan naar de volgende pagina's:

• Transactie voorbeeld met gebruik van Hoeveelheid en Formule kolommen (Engelstalig).
• Transactie voorbeeld voor gebruik in een vreemde valuta boekhouding met gebruik van de Formule kolom en basis valuta (Engelstalig).

In de Formule kolom kunt u een formule in de Javascript taal invoeren en programmeerfuncties van de Banana Apps gebruiken.
Als er een formule aanwezig is (of wat voor tekst dan ook) wordt de waarde van de kolom Bedrag ingevuld volgens het resultaat van de formule.

• Resultaat van de laatste operatie.
  De formule wordt uitgevoerd en het resultaat weergegeven.
  10*3 //30 wordt getoond
  Als er een serie van meerdere operaties is, gescheiden door een puntkomma, wordt het resultaat van de laatste operatie getoond.
  10*3;7; 7 wordt getoond
• Decimaal scheidingsteken.
  Javascript gebruikt alleen de punt "." als decimaal scheidingsteken
  Als u een ander scheidingsteken gebruikt wordt het getal waarschijnlijk afgebroken.
• DEBUG  is een variabele die true (waar) of false (onwaar) kan zijn.
  Als deze waar is worden alle resultaten van de formules getoond in berichten in het Berichtenvenster.
  De operatie wordt geschreven als "DEBUG=true" of "DEBUG=false".
• row
  Is een Javascript object dat verwijst naar de huidige rij.
  De waardes van de cellen kunnen opgehaald worden met de value() functie ("columnNameXml").
  • row.value("date") geeft de datum van de transactie.
  • row.value ("JRepeatNumber") geeft het nummer van de herhaling.
    De eerst herhaling heeft nummer 0.
• budgetCurrent
  Dit is een tabel die de budgetrijen bevat na de aanmaak van de herhalingen.
• budgetExchangeDifference (account, [date, exchangeRate])
  Deze formule roept de functie Banana.document.budgetExchangeDifference() aan.
• BudgetGetPeriod(tDate, period)
  Geeft de startdatum en de einddatum van de periode waar de periode kan zijn:
  Returns to the start date (startDate) and the end date (endtDate) relative to the date and the period where the period can be:
  • "MC", "QC", "YC" om de maand, het kwartaal of het huidige jaar aan te geven.
  • "MP", "QP", "YP" om de maand, het kwartaal van het vorige jaar aan te geven.
  • t = BudgetGetPeriod('2015-01-01', 'MP') geeft:
    t.strartDate // 2014-12-01
    t.endtDate // 2014-12-31
• De volgende functies zijn gelijkwaardig aan de beschikbare functies binnen Banana.document, echter, met de toegevoegde mogelijkheid als startDate de periode van BudgetGetPeriod aan te geven zodat de functie de huidige datum gebruikt als startdatum en als einddatum de datum die teruggegeven wordt door BudgetGetPeriod.
• budgetBalance('1000', 'MP'); //geeft het saldo van rekening 1000 tot het eind van de vorige maand.
  budgetTotal('1000', 'MC'); //geeft het totaal van de boekingen van rekening 1000 voor de huidige maand.
  • budgetBalance(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetOpening(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetTotal(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetBalanceCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetOpeningCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetTotalCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetInterest( account, interest, startDate, endDate, extraParam)
• credit(bedrag)
  Als het bedrag kleiner is dan 0 dan geeft deze functie het bedrag als positief bedrag terug, anders 0.
• debit(bedrag)
  Als het bedrag groter is dan 0 dan geeft deze functie het bedrag terug, anders 0.
• include
  Sluit een javascript bestand in en voert het uit. Hierbij kan men zijn eigen functies en variabelen maken die in het script gebruikt kunnen worden.
  • include "file:test.js" 
    Voert de inhoud uit van het aangegeven bestand. De naam wijst naar het bestand waarmee men aan het werk is.
  • include "documents:test.js" 
    Voert de inhoud uit van het tekstbestand dat in de tabel documenten staat.
    Dit moet een bestand van het type "text/javascript" zijn.

Variabelen

Het is mogelijk variabelen direct in de rijen te definiëren en te gebruiken.
De variabele moet eerder zijn gedefinieerd.

price = 10;
total = price * 5;

Gebruikersfuncties

De gebruiker kan persoonlijke functies definiëren in Javascript en deze oproepen in de formules.
Het is dus mogelijk functies te definiëren:

• Direct in een formule
• In een bijlage die in JavaScript gecodeerd is; deze bijlage moet als @id de naam "_budget.js" hebben.
• In een tekst in de tabel Documenten die met het include commando meegenomen moet worden

functie Belastingberekening(winst)
{
   var percentage = 10;
   if (winst > 50000)
      percentage = 10;
   else if (winst > 100000)
      percentage =20;
   return winst * percentage / 100;
}

Berekening en herberekening volgorde

Iedere keer dat u een bedrag in de Budget tabel verandert of wanneer u handmatig de boekhouding herberekent (Shift+F9), voert het programma de volgende operaties uit:

• Eerst voert het programma de inhoud van het document "_budget.js" uit, als dit bestaat.
• Het herberekent de rijen van de Budget tabel:
  • Het programma genereert de herhalingsrijen volgens de Begindatum, Einddatum en Herhaling kolommen.
    Als er in januari een rij is met een maand herhaling dan worden 12 identieke rijen aangemaakt, ieder met een datum van een andere maand.
  • De budget rijen worden gesorteerd op datum (als ze dezelfde datum hebben worden ze weergegeven in de volgorde waarin ze ingevoerd zijn)
    • Het transactiebedrag wordt berekend volgens de hoeveelheid en prijs per eenheid of, als er een formule aanwezig is, volgens het resultaat van de formule.
    • Voor de vreemde valuta boekhouding voert het programma eerst de formule uit in de valuta van de rekening en dan in de basis valuta.
      Als er geen formule is voor de basis valuta gebruikt het programma de historische wisselkoers en berekent de waarde in basis valuta.
    • Voor boekhoudingsbestanden met BTW wordt de BTW berekent volgens het bedrag van de transactie.
  • Rijen die eerder verwerkt zijn worden gebruikt voor de berekening van de volgende rijen.
    Het saldo van de rekening, op de datum van de budget rij, bestaat uit de bedragen die eerder verwerkt zijn.
    Als u bijvoorbeeld in een februari transactie een formule invoert die het saldo voor het hele jaar berekent dan krijgt u alleen het saldo tot en met het einde van februari.
• Het programma herberekent de budget waardes in de Rekeningen kolom volgens de budget transacties en de openings saldi.
• Het werkt het bedrag in de Totaal kolom in de Budget tabel bij.

Als de begin- of de einddatum van de boekhouding wordt veranderd, en ook andere waardes die gebruikt worden voor de berekening van het Budget bedragen (bijvoorbeeld de BTW tabel), moet u een handmatige herberekening uitvoeren (het commando Boekhouding controleren van het menu Rapporten).

Als u veel rijen heeft met veel herhalende transacties en met een lange berekeningsperiode, dan kan het programma langzamer gaan werken wanneer de Budget tabel wordt herberekend. In dat geval raden we u aan om de optie Totalen handmatig herberekenen in Bestands & Boekhoudingseigenschappen (menu Bestand) te deactiveren.

Een budget afdrukken

Om uw budget af te drukken gebruikt u het commando Uitgebreide balans op groepen van het menu Rapporten. In de sectie Kolommen activeert u de kolom Budget.

Als het budget is ingevoerd in de Budget tabel dan kunt het budget ook per periode afdrukken.

Een Nieuw Jaar aanmaken

Bij het aanmaken van een nieuw jaar maakt het programma automatisch de budget transacties voor het nieuwe jaar aan volgens de waardes in de kolom Nieuw Jaar in de Budget tabel. Als deze kolom niet zichtbaar is kunt hem zichtbaar maken met het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens.

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Aan het eind van ieder boekjaar is het nodig het boekhoudingsbestand opnieuw te controleren voordat de Balans en de Winst & Verlies rekening afgedrukt worden.
Zie ook de pagina Boekhouding controleren.

Belasting aspecten

Voor het afsluiten van de boekhouding is het nodig een aantal bewerkingen uit te voeren die gevolgen hebben voor de belastingen. De rekening goederen moet worden aangepast, de transacties voor afschrijvingen moeten worden ingevoerd, het opgebouwde inkomen en schulden, de BTW aangifte moeten worden gemaakt, bepaling hoe en op welke rekeningen de winst en verlies moeten verrekend en zo zijn er nog veel meer bewerkingen voor controle en waarmerking.

Voor het programma is er geen verschil of de winst hoog is of laag. Echter voor de belastingen maakt dit veel uit. Deze aspecten moeten worden geverifieerd met uw belastingadviseur of accountant. Het kan heel nuttig zijn een specialist te raadplegen om te begrijpen wat er allemaal nodig is voordat u de boeken sluit, vooral als u voor de eerste keer een boekhouding beheert. Accountants zijn erg druk aan het begin van het jaar en gedurende de periode voorafgaand aan de deadline van de belastingaangifte. Het kan daarom handig zijn dit te bespreken met uw accountant - of hem het boekhoudbestand toe te sturen - een paar maanden voordat de boeken gesloten worden, zodat u zelf thuisraakt in wat er moet gebeuren.

Een nieuw jaar beginnen

Om in het nieuwe jaar te beginnen met boeken moet, vanuit het bestand van het huidige jaar, een nieuw boekhoudbestand aangemaakt worden met het commando Nieuw jaar aanmaken... in het menu Taken. Als het bestand voor het nieuwe jaar is aangemaakt en opgeslagen met een nieuwe naam kan de gebruiker werken in het bestand van het nieuwe jaar maar ook in het bestand van het voorafgaande jaar.

U kunt dus het bestand voor het nieuwe jaar aanmaken voordat u het jaar waarin u nog aan het werk bent hebt afgesloten. Na de laatste veranderingen in het voorafgaande jaar te hebben gemaakt gebruikt u het Beginsaldi bijwerken... commando van het menu Taken om de beginsaldi op te halen en opnieuw de winst van het afgelopen jaar toe te passen.

Uitgevoerde bewerkingen

Het Nieuw jaar aanmaken... commando:

• Maakt een nieuw bestand aan (zonder naam) met het rekeningschema en de instellingen van uw huidige bestand, maar zonder transacties.
• Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Opening kolom van het nieuwe bestand (alleen voor de geselecteerde klassen)
• Telt het geselecteerde bedrag op bij het beginsaldo van de Winst of Verlies rekening(en) van het vorige jaar in het nieuwe bestand.
• Kopieert de gegevens van de Saldo kolom van uw huidige bestand naar de Vorig Jaar kolom van het nieuwe bestand (voor alle rekeningen)
• Werkt de begin en eind data bij in de Bestands en boekhoudingseigenschappen van het nieuwe bestand.
• Voert in een Vreemde valuta boekhouding de slot wisselkoersen van het vorige jaar in als openings wisselkoersen.

Nieuw jaar aanmaken... commando

Beginsaldi van de rekeningen overbrengen
De beginsaldi van de geselecteerde opties worden overgebracht.
Geef aan van welke rekeningen de beginsaldi overgebracht moeten worden. Doorgaans worden de saldi van de Winst & Verlies rekening niet overgebracht. U kunt de optie altijd activeren als er een speciale reden voor is.

Winst/Verlies toewijzen

Toe te wijzen totaal
Het programma geeft de winst/verlies aan die verdeeld moet worden tussen de diverse rekeningen.

Rekeningen
Als maar één rekening wordt geselecteerd wordt het bedrag automatisch ingevoerd. Kies de rekening of rekeningen (maximaal 3) waaraan het resultaat van de boekhoudingsperiode moet worden toegekend. In het geval dat er meerdere bestemmings rekeningen zijn voor het resultaat van de boekhoudingsperiode moeten de bedragen handmatig worden ingevoerd in de diverse velden. Het programma werkt de beginsaldi automatisch bij. Het totaal van de Activa zal precies overeenkomen met het totaal van de Passiva.

Toewijzing van het resultaat van de boekhoudingsperiode aan meer dan drie rekeningen
In dit geval, wijs het resultaat van de boekhoudingsperiode automatisch toe aan de overgebrachte Winst of Verlies rekening zoals gebruikelijk en ga verder met het aanmaken van het nieuwe jaar.

In het nieuwe jaar (nieuw bestand), Transactiestabel, vervolg met een samengestelde transactie om het resultaat van de boekhoudingsperiode van de overgebrachte Winst of Verlies rekening toe te kennen aan de diverse bestemmings rekeningen.

• Bevestig de Bestands en boekhoudingseigenschappen voor het nieuwe jaar
• Activeer het Opslaan als... commando van het menu Bestand en geef de map aan waar het nieuwe boekhoudbestand opgeslagen moet worden.

Beginsaldi bijwerken... commando

Het Beginsaldi bijwerken... commando:

• Haalt de eindgegevens van het aangegeven bestand op
• Kopieert deze als gegevens van het vorige jaar naar het huidige bestand (zie Nieuw jaar aanmaken... commando).

Dit commando heeft geen invloed op de reeds ingevoerde boekingen, eigenlijk is het zoals het aanmaken van een nieuw jaar alsof u in het huidige jaar boekingen doet.

Beginsaldi moeten worden bijgewerkt in de volgende situaties:

• Wanneer u een nieuw jaar hebt aangemaakt en daarna transacties hebt ingevoerd - of correcties gemaakt - in het vorige jaar.
• Wanneer de winst/verlies van het vorige jaar niet is toegewezen.

Hoe te werk te gaan om de Beginsaldi bij te werken:

• Open het boekhoudbestand van het huidige jaar en kies het commando Beginsaldi bijwerken... van het menu Taken
• Kies het boekhoudbestand van het vorige jaar met de Bladeren knop
• Volg dezelfde stappen als die van het Nieuw jaar aanmaken... commando.

In this part, the basic theoretical notions about currency exchange are being explained.

Als u start met een vreemde valuta boekhouding in het programma Banana adviseren we u om één van de ingestelde voorbeelden te kiezen en dit aan te passen aan uw wensen inplaats van te beginnen met een nieuw leeg bestand:

• Gebruik het commando Nieuw... van het menu Bestand en kies voor Dubbel boekhouden met vreemde valuta (met of zonder BTW) en kies daarna het Voorbeeld/Prototype dat het best pas bij wat u nodig heeft.

• Voer de basis gegevens in het Bestands- en boekhoudingseigenschappen venster van het menu Bestand

Bestands- en boekhoudingseigenschappen tabblad

Rekening voor wisselkoerswinst
Selecteer van de rekeningenlijst de rekening voor wisselkoerswinst.

Rekening voor wisselkoersverlies
Selecteer van de rekeningenlijst de rekening voor wisselkoersverlies.

Valuta 2
Het is mogelijk een tweede valuta op te geven om de saldi weer te geven in een munteenheid anders dan de basis valuta.

U moet het rekeningschema zo opzetten dat er rekeningen met vreemde valuta in voorkomen en dat er rekeningen zijn voor de winst en verlies van wisselkoers veranderingen.
 

Rekening voor wisselkoerswinst
Selecteer van de rekeningenlijst de rekening voor wisselkoerswinst, aanwezig in het rekeningschema.

Rekening voor wisselkoersverlies
Selecteer van de rekeningenlijst de rekening voor wisselkoersverlies, aanwezig in het rekeningschema.

Valuta 2
Het is mogelijk een tweede valuta op te geven om de saldi weer te geven in een munteenheid anders dan de basis valuta.

Het Rekeningschema van de vreemde valuta boekhouding is hetzelfde als dat van een boekhouding zonder vreemde valuta, behalve voor de speciale dingen die hieronder aangegeven worden.

Basis valuta

In de Bestands- en boekhoudingseigenschappen moet de basis munteenheid worden gedefinieerd en de vreemde valuta in de Wisselkoers tabel.
In het voorbeeld hieronder is de basis munteenheid de EUR die, zoals u ziet, in de kolomkoppen getoond wordt van de kolommen met de bedragen in basis valuta.

Valuta van de Rekening

• De Activa en Passiva (Balans rekeningen) kunnen in basis- of in vreemde valuta zijn.
• De Lasten en Baten rekeningen moeten in basis valuta zijn.

Uitleg van de kolommen van de vreemde valuta boekhouding

• Het beginsaldo in basis valuta.
  Een beveiligde kolom berekend door het programma gebaseerd op het beginsaldo in een valuta en de openings wisselkoers (wisselkoers uit de wisselkoers tabel aangegeven in een rij zonder datum).
• Het huidige saldo in valuta.
  Berekend door het programma gebruikmakend van het beginsaldo in valuta en het valuta bedrag aangegeven in de transactie rijen.
• Het huidige saldo in basis valuta
  Berekend door het programma gebruikmakend van het beginsaldo in basis valuta en het bedrag in basis valuta aangegeven in de transactierijen.
• Het berekende saldo
  Dit is het saldo in de rekening valuta omgerekend met de huidige wisselkoers (wisselkoers uit de wisselkoers tabel aangegeven in een rij zonder datum).
• In de weergave Andere uit de Rekeningentabel is er de Rek. Wisselkoersafwijking kolom.
  In deze kolom kunt u, voor specifieke rekening/rekeningen, een rekening wisselkoerswinst en -verlies invoeren.
  De aangegeven rekening wordt gebruikt door de procedure Transactie aanmaken voor wisselkoersafwijking, en wordt gebruikt in plaats van de rekening wisselkoerswinst en -verlies ingevoerd in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen.
  In de kolom Rekening Wisselkoersafwijking kan men aangeven:
  • "0;0" Dit betekent dat er voor deze rekening geen wisselkoersafwijkingen berekend moeten worden.
  • Twee rekeningen gescheiden door een punt-komma, "Rekening Wisselkoersverlies;Rekening Wisselkoerswinst", bijvoorbeeld "6949;6999"
    Als er een wisselkoersverlies is wordt de eerste rekening gebruikt, gaat het om een wisselkoerswinst dan de tweede.
  • "Eén enkele rekening" bijvoorbeeld "6949"
    Deze rekening wordt zowel gebruikt voor een wissekoerswinst als voor een wisselkoersverlies.

Beginsaldi

Groep totalen in vreemde valuta

Doorgaans hebben de kolommen in vreemde valuta geen totalen omdat het geen zin heeft totalen te berekenen voor waardes in verschillende valuta.

Als u een groep heeft die alleen rekeningen heeft in een specifieke valuta kan het valuta symbool worden aangegeven op groepsniveau en telt het programma Banana8 deze bedragen op in de Rekeningentabel. Als er rekeningen zouden zijn met verschillende valuta symbolen zouden er geen bedragen worden weergegeven (het programma zou ook geen fout melden).

Vóór het invoeren van vreemde valuta transacties is het nodig de parameters te definiëren van de gebruike valuta in de Wisselkoerstabel.

Datum
De datum voor de wisselkoers.

• Wisselkoers rijen zonder datum. Actuele en Openingswisselkoers.
  Voor iedere gebruikte vreemde valuta is er een rij nodig in de wisselkoerstabel met een wisselkoers en zonder datum.
  • Wisselkoers
    Dit is degene die beschouwd wordt als de meest recente en ook als sluit wisselkoers.
    Deze wordt gebruikt voor de berekening van kolom Berekend saldo (Rekeningentabel) en altijd als er geen historische wisselkoers is.
  • K.Opening (Openingswisselkoers)
    Deze wordt gebruikt om de beginsaldi bedragen van de vreemde valuta om te rekenen naar de beginsaldi bedragen van de basis valuta van de boekhouding..
• Rijen met een datum (historische wisselkoersen)
  In de gevallen die hier aangegeven worden kiest het programma de wisselkoers met de datum die gelijk is aan de transactierij of gelijk aan die van de dichtsbijzijnde vooafgaande datum van die rij.
  • Wanneer u een historische wisselkoers hebt wordt de waarde in de Wisselkoerskolom voorgesteld als de standaard koers als u een nieuwe transactie invoert;
  • Wanneer de transacties voor de wisselkoersafwijkingen worden aangemaakt en de optie om de historische wisselkoers te gebruiken is geactiveerd;
  • Wanneer een wisselkoers wordt ingevoerd met een datum moet de Openingswisselkoers niet worden aangegeven.

Ref. Valuta
Dit is de valuta die dient als de basis voor de wisselkoers (de CHF in ons voorbeeld).

Valuta
Dit is de doel valuta, degene waarin de waarde van de "Ref.Valuta" wordt omgerekend.

Tekst
Een tekst om de vreemde valuta die we gebruiken te omschrijven.

Vastgesteld
Waar of onwaar. Als er een vaste wisselkoers is voer dan in deze kolom "Ja" in. De gebruikte wisselkoers wordt gespecificeerd in de Wisselkoers kolom.

Vermenigv. (Vermenigvuldiger)
De vermenigvuldigingsfactor is doorgaans 1, 100 of 1000 en wordt gebruikt om de effectieve wisselkoers te krijgen. De vermenigvuldigingsfactor wordt gebruikt voor valuta die een erg lage waarde hebben om te voorkomen dat wisselkoersen moeten worden ingevoerd met veel nullen. De vermenigvuldigingsfactor kan ook negatief zijn (-1). In dit geval gebruikt het programma een omgekeerde wisselkoers of doet anders alsof de valuta, die in de Valuta en Ref.Valuta kolommen ingevoerd zijn, zijn omgekeerd. Verander de vermenigvuldigingsfactor niet als er al transacties zijn in dezelfde valuta, anders geeft het programma een foutmelding als gevolg van foute wisselkoersen.

Wisselkoers
Deze kolom laat de actuele wisselkoers of de sluitingswisselkoers voor de valuta zien, vergeleken met de referentie valuta.
Deze kolom wordt ook gebruikt voor de berekening van het wisselkoersverschillen. Voordat de wisselkoersverschillen berekend worden of het sluiten van de boekhouding moet deze waarde bijgewerkt worden door de sluitingswisselkoers in te voeren.

De wisselkoers en de vermenigvuldigingsfactor worden toegepast volgens de volgende formules

• Met vermenigvuldigingsfactor > 0
  Valuta bedrag = Ref. Valuta bedrag * (wisselkoers / |vermenigvuldigingsfactor|)
• Met vermenigvuldigingsfactor < 0
  Ref. Valuta bedrag = Valuta bedrag * (wisselkoers / |vermenigvuldigingsfactor|)

Openingswisselkoers
Dit is de wisselkoers op het moment dat de boekhouding gestart. Moet ingevoerd worden in een rij zonder datum.

• Deze wordt gebruikt om het beginsaldo van de vreeemde valuta om te rekenen naar het beginsaldo van de basis valuta van de boekhouding.
• Moet overeenkomen met de sluitingswisselkoers van het voorafgaande jaar.
  Wanneer de sluitingswisselkoersen niet gelijk zijn aan de openingswisselkoersen kunnen de Activa en de Passiva verschillende totalen hebben; zie Verschillen in beginsaldi.
• De openingswisselkoers moet nooit veranderd worden in de loop van het jaar anders ontstaan er wisselkoersverschillen in het totaal van de beginsaldi.
• Wanneer een nieuw jaar wordt aangemaakt of wanneer de beginsaldi worden bijgewerkt definieert het programma de openingswisselkoers met de waarde aangegeven in de Wisselkoers kolom (rij zonder datum) van de boekhouding van het vorige jaar.

Minimum
Deze kolom toont de minimun geaccepteerde wisselkoers. Als een lagere wisselkoers wordt gebruikt tijdens de invoer wordt er een waarschuwing gegeven.

Maximum
Deze kolom toont de maximun geaccepteerde wisselkoers. Als een hogere wisselkoers wordt gebruikt tijdens de invoer wordt er een waarschuwing gegeven.

Decimaal Punten
Deze kolom toont het aantal cijfers achter de comma dat gebruikt moet worden bij het afronden van bedragen in valuta2.

Veranderingen in de Wisselkoerstabel

De wisselkoersen ingevoerd in de transacties staan op zichzelf en zijn onafhankelijk van de wisselkoersen die getoond worden in de Wisselkoerstabel. Als u een wisselkoers verandert in de Wisselkoerstabel heeft dit geen gevolgen voor de transacties die al ingevoerd zijn.

Directe en indirecte wisselkoersen

• Directe wisselkoersen zijn de wisselkoersen waar de basisvaluta en de vreemde valuta in dezelfde rij staan.
  In het voorbeeld hieronder staan directe wisselkoersen USD->EUR en USD->TRL.
• Indirecte wisselkoersen zijn de wisselkoersen waar een directe uitwisseling tussen twee valuta niet wordt aangegeven (niet aanbevolen).
  De wisselkoers wordt door het programma afgeleid van andere combinaties van ingevoerde wisselkoersen.
  In dit voorbeeld is de EUR->TRL wisselkoers niet gedefinieerd en het programma gaat uit van de combinatie USD-EUR en USD-TRL.

Het programma ondersteunt indirecte wisselkoersen. Echter, wij bevelen aan om alleen directe wisselkoersen te gebruiken. Vermijd het gebruik van rekeningen waar de directe wisselkoers tussen de basisvaluta en de valuta van de rekenign niet gespecificeerd wordt. Met indirecte wisselkoersen is het niet altijd duidelijk welke wisselkoers toegepast wordt.

 

 

 

 

 

Uitleg van de kolommen

In vergelijking met de kolommen van het dubbel boekhouden zijn er de volgende extra kolommen in de Wisselkoersentabel:

• Valuta bedrag
  Dit is het bedrag in de valuta die gespecificeerd staat in de kolom met het valutasymbool.
  Dit bedrag wordt door het programma gebruikt om het saldo in valuta van de bijbehorende rekeing bij te werken.
• Valuta
  Dit is het valutasymbool van de valuta van het bedrag.
  Het valutasymbool moet de Basis valuta zijn, gespecificeerd in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen, of het valutasymbool van een bedrag aangegeven in de kolommen Debet.Rek. of Credit.Rek.
  U kunt ook een andere valuta gebruiken zolang de aangegeven Debet.Rek. en Credit.Rek. basisvaluta rekeningen zijn.
  In dit geval wordt het valuta bedrag gebruikt als een referentie maar niet voor boekhouddoeleinden.
• Wisselkoers
  Wordt gebruikt om het vreemde valuta bedrag om te rekenen naar zijn Basisvaluta equivalent.
• Bedrag in Basisvaluta
  Het transactie bedrag, uitgedrukt in Basisvaluta.
  Dit bedrag wordt door het programma gebruikt om het saldo van de bijbehorende rekening in Basisvaluta bij te werken.
• Vermenigv. (vermenigvuldigingsfactor)
  Doorgaans niet zichtbaar in deze weergave. Deze waarde wordt vermenigvuldigd met de wisselkoers.

Soorten boekingen in de Vreemde Valuta boekhouding

Opgelet

Alle bedragen, zowel de bedragen in basisvaluta als die in vreemde valuta, moeten altijd worden ingevoerd in de Valuta Bedrag kolom.

Voor iedere transactie zijn er twee rekeningen (debet rekening en credit rekening). In het programma kan één vreemde valuta per transactierij worden gebruikt. Dus de volgende directe combinaties bestaan:

• Boekingen tussen twee rekeningen in basisvaluta met het bedrag in basisvaluta. (In het plaatje, de transactie Nr. 1 in de Doc kolom)
  De rekeningvaluta is de basisvaluta.
• Boekingen tussen twee rekeningen in basisvaluta met het bedrag in vreemde valuta (Doc Nr. 2)
  De aangegeven rekeningen zijn in basisvaluta maar het valutasymbool en het valuta bedrag aangegeven in de transactierij zijn niet in basisvaluta maar in een vreemde valuta.
  Om de andere valuta in te voeren moet de gebruiker handmatig het valutasymbool veranderen.
  Dit wordt gebruikt als men naar het buitenland gaat en geld wordt gewisseld om in lokale valuta te betalen. In dit geval hebben we geen specifieke rekening.
  Voor de berekening van het saldo (beide rekeningen in basisvaluta) wordt alleen de kolom van de basisvaluta gebruikt.
• Boekingen tussen een rekening in vreemde valuta en een rekening in basisvaluta (Doc Nr. 3)
  De valuta moet die van de rekening in vreemde valuta zijn.
  Voor de berekening van het saldo van de rekening in vreemde valuta gebruikt het programma het bedrag in vreemde valuta en voor het saldo in basisvaluta gebruikt het programma het bedrag in basisvaluta.
• Boekingen tussen twee rekeningen met dezelfde vreemde valuta (Doc Nr. 4)
  De valuta moet hetzelfde zijn als de rekeningvaluta van beide rekeningen.
• Boekingen tussen twee rekeningen met verschillende vreemde valuta (Doc Nr. 5)
  Bijvoorbeeld, de bank wisselt geld tussen twee vreemde munteenheden:
  In dit geval moet de transactie geboekt worden in twee rijen.
  Het bedrag in basisvaluta moet hetzelfde zijn. Het is verstandig een bedrag te gebruiken dat dicht bij de huidige wisselkoers ligt om hoge wisselkoersverschillen te voorkomen.
  Om de bedragen in basisvaluta hetzelfde te laten zijn moet het bedrag in basisvaluta handmatig ingevoerd worden, dan berekent het programma de wisselkoers.
• Wisselkoersverschillen (Doc. Nr. 6)
  Het doel van deze transactie is om het saldo van de Basisvaluta in lijn te brengen met de tegenwaarde van de Vreemde valuta rekening met de wisselkoers van vandaag.
  Op de Vreemde valuta rekening wordt alleen het bedrag in Basisvaluta voor de wisselkoersverschillen geboekt.
  Deze worden automatisch aangemaakt met het commando Transactie aanmaken voor wisselkoersafwijking... .
  • Voor de wisselkoerswinsten bepaalt het programma automatisch de rekening die geherwaardeerd moet worden in debet en de wisselkoerswinst rekening in credit. De wisselkoerswinst rekening wordt aangegeven in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen (Basis Data) of in de gespecificeerde rekening -> wisselkoersverschillen rekening kolom van de weergave "Andere" (bedoeld voor een of meerdere specifieke rekeningen).
  • Voor de wisselkoersverliezen bepaalt het programma automatisch de rekening die geherwaardeerd moet worden in credit en de wisselkoersverlies rekening in debet. De wisselkoersverlies rekening wordt aangegeven in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen (Basis Data) of in de gespecificeerde rekening -> wisselkoersverschillen rekening kolom van de weergave "Andere" (bedoeld voor een of meerdere specifieke rekeningen).
  • Het Valutabedrag wordt leeg gelaten
  • Het Valutasymbool is de basisvaluta
  • In de Basisvalutabedrag kolom wordt het bedrag van de herwaardering van de rekening (winst of verlies) aangegeven.

De wisselkoers bepalen

De boekhouder is degene die bepaalt welke wisselkoers gebruikt moet worden voor iedere boeking. In het algemeen worden de volgende regels gebruikt:

• Voor normale boekingen wordt de wisselkoers van de dag gebruikt.
• Voor aan- of verkopen worden de waardes gebruikt die aangegeven worden door een wisselkantoor of een bank.
  Eerst wordt het bedrag in vreemde valuta ingevoerd in het programma en daarna het bedrag in basisvaluta. Het programma berekent de wisselkoers. De wisselkoers aangegeven door de bank kan iets afwijken omdat banken wisselkoersen specificeren met minder cijfers achter de komma en de bedragen vaak afronden.
• Wanneer meerdere boekingen met dezelfde wisselkoers worden gedaan is het handig de wisselkoers in de Wisselkoersentabel bij te werken zodat het programma deze automatisch kan gebruiken.
• Voor boekingen vanuit het buitenland die BTW plichtig zijn kan het zijn dat de autoriteiten een standaard wisselkoers opleggen. In dit geval moet deze wisselkoers ingevoerd worden in de Wisselkoers kolom van de transactie.
• Voor de aankoop van vastgoed of investeringen in aandelen wordt een historische wisselkoers gebruikt. In dit geval moet een valutasymbool worden aangemaakt in de Wisselkoersentabel (bijvoorbeeld USD1) met een historische wisselkoers die niet onderhevig is aan wisselkoersveranderingen.
  Men kan zoveel wisselkoerssymbolen aanmaken als nodig is voor alle historische wisselkoersen.

Transacties with BTW

De BTW rekening en de rekening waarvan de BTW wordt afgetrokken moeten in basisvaluta zijn. Het is onmogelijk de BTWcode te gebruiken om de BTW van een vreemde valuta rekening af te trekken. Om boekingen te doen met BTW met tegenrekeningen in vreemde valuta moeten twee transactierijen worden gebruikt:

• Eerst moet het bedrag van de aankoop worden geboekt op een interne overboekingsrekening in basisvaluta en de bijbehorende BTWcode moet worden toegepast. Het bedrag in basisvaluta moet worden berekend door een wisselkoers te gebruiken die in overeenstemming is met de eisen van de Belastingregels.
• In een tweede rij moet het saldo van de interne overboekingsrekening op nul gezet worden; als tegenboeking moet de rekeing in vreemde valuta worden ingevoerd.
  Het bedrag van deze transactie moet exclusief BTW zijn, zowel in basis als in vreemde valuta. Uiteraard moet de wisselkoers die gebruikt moet worden dezelfde zijn als die gebruikt is in de voorafgaande transactie.

In het voorbeeld is de basisvaluta de CHF. De aankoop is nationaal maar betaald van een vreemde valuta rekening (EUR).

Automatismen bij het invoeren van vreemde valuta transacties

Wanneer een nieuwe transactie wordt ingevoerd moeten de gegevens in de bovengenoemde kolommen compleet gemaakt worden.

Wanneer enkele bedragen van de transactierij worden veranderd vult het programma de transactie aan met de voorgedefinieerde waardes. Als deze bedragen niet voldoen aan de gebruikerseisen moeten deze worden aangepast in de transactierij.

Aanpassingen van de waardes in de Wisselkoersentabel hebben geen effect op reeds ingevoerde transacties. Dus, als de wisselkoers in de Wisselkoersentabel wordt veranderd heeft dit geen effect op eerder ingevoerde transacties.

• Wanneer het bedrag in valuta wordt ingevoerd en er is of een Debet of een Credit rekening, en er zijn geen andere waardes ingevoerd, dan werkt het programma als volgt:
  • het valutasymbool wordt opgehaald van de rekening die in gebruik is waarbij voorrang wordt gegeven aan de rekening die niet in basisvaluta is;
  • de wisselkoers, gedefinieerd in de Wisselkoersentabel, wordt toegepast met de volgende logica:
    • de historische wisselkoers met een datum eerder of gelijk aan de transactiedatum wordt gebruikt
    • Als er geen historische wisselkoers gevonden wordt dan wordt de wisselkoers van de wisselkoersrij zonder datum gebruikt.
  • de vermenigvuldigingsfactor gedefinieerd in de Wisselkoersentabel wordt gebruikt of het getal 1 als dit de basisvaluta is;
  • het bedrag in basisvaluta wordt berekend.
• Wanneer het bedrag in valuta wordt veranderd (en er zijn al andere waardes aanwezig) dan werkt het programma als volgt:
  • het bedrag in basisvaluta wordt berekend met de bestaande wisselkoers.
• Wanneer het valutasymbool wordt veranderd werkt het programma als volgt:
  • de wisselkoers wordt met de vermenigvuldigingsfactor toegepast en het bedrag in basisvaluta wordt berekend (zoals hierboven).
• Wanneer de wisselkoers wordt veranderd werkt het programma als volgt:
  • het bedrag in basisvaluta wordt berekend met gebruikmaking van de ingevoerde wisselkoers.
• Wanneer het bedrag in basisvaluta wordt veranderd werkt het programma als volgt:
  • de wisselkoers wordt herberekend.

Extra hulp vanuit het programma

• Het programma herschrijft alle waardes met de hierboven uitgelegde logica, alsof er geen waardes aanwezig waren, als u op de F6 toets drukt terwijl de u op de Valuta bedrag kolom staat. Deze functie is handig wanneer de Debet of de Credit rekening wordt veranderd.
• Als er een boeking is met een enkele rekening in basisvaluta (zie 'Samengestelde transacties' in Transactie-soorten) en zijn waarde in de kolom 'Valuta' is handmatig veranderd in een valutasymbool van een vreemde munteenheid, dan is het nodig op een cel van de kolom 'Valuta' te gaan staan en op de F6 toets te drukken om de Wisselkoers bij te werken en het bedrag in basisvaluta te berekenen.
• Smart fill voor de Wisselkoers kolom
  Het programma stelt diverse wisselkoersen voor die het uit de Wisselkoersentabel haalt of uit de wisselkoersen die eerder gebruikt zijn in transacties.

Informatie venster

In het informatie venster geeft het programma aan:

• Verschillen, als die er zijn, tussen totalen van de boekingen in Debet en Credit
• Uitleg over het gebruik van de F6 toets

Voor de rekeningen die bij de transactierij horen waar men op staat geeft het programma altijd in het informatievenster aan:

• het rekeningnummer
• de beschrijving van de rekening
• het bedrag van de rekening in basisvaluta
• het huidige rekeningsaldo in basisvaluta
• het valutasymbool van de rekening
• het bedrag van de transactie in de rekeningvaluta (als dit verschilt van de basisvaluta)
• het huidige rekeningsaldo in valuta (als dit verschilt van de basisvaluta)

Gegevensoverdracht van eerdere versies

In versie 4 of eerder werd de afwezigheid van een valutasymbool in de Transactiestabel geïnterpreteerd als een transactie in basisvaluta.
In versie 7 of 8 moet iedere transactie zijn eigen valutasymbool hebben. Daarom moeten de transacties zonder valutasymbool in het boekhoudbestand worden gecompleteerd wanneer u overgaat van versie 4 naar versie 7 of 8.
 

Kolommen en de weergaven van de rekeningkaart

In de Rekenngkaart zijn er drie groepen met kolommen met Debet transacties, Credit transacties en het Saldo in verschillende valuta.

• Baisvaluta
  Aangegeven worden het Beginsaldo, de Transacties en het Saldo in basisvaluta.
• Rekening valuta
  De Transacties in de Rekening valuta worden aangegeven.
  Als de rekeningen in Basisvaluta zijn zijn deze waardes indentiek aan die in Basisvaluta.
• Valuta2
  Voor iedere transactie wordt het bedrag in Valuta2 aangegeven. Het bedrag in Valuta2 is de tegenwaarde van het bedrag in Basisvaluta omgerekend naar de actuele koers voor Valuta2.
  Zie ook Exchange rates and accounting issues (Engelstalig).
• Basisweergave
  De kolommen in Basisvaluta en de kolommen in Rekeningvaluta zijn tegelijk zichtbaar.

In de kolomkoppen worden de gerelateerde valuta aangegeven.

Met de juiste commando's is het mogelijk de plaats van de kolommen te bepalen en andere weergaven te kiezen.

Gegevens aanpassen

Het is niet mogelijk de gegevens in de rekeningkaart aan te passen, maar u kunt op het (onderstreepte) rijnummer klikken om terug te gaan naar de betreffende rij in de oorspronkelijke tabel (Transacties of Budget), waar u de gegevens kunt veranderen. Meer informatie is beschikbaar op de pagina Rekening-/Categorie kaart (paragraaf Bijwerken van de Rekeningkaart.

Informatievenster

In het onderste deel van het scherm, het Informatievenster worden de waardes van de rekeningen betreffende de actieve transactie aangegeven:

• Rekeningnummer
• Beschrijving van de rekening
• Bedrag van de rekening in basisvaluta
• Huidige rekeningsaldo in basisvaluta
• Valutasymbool van de rekening
• Bedrag van de transactie in de rekeningvaluta
• Huidige rekeningsaldo in valuta

De Uitgebreide Balans wordt in de vreemde valuta boekhouding op dezelfde manier gedaan als die in het dubbelboekhouden. Informatie is beschikbaar via de volgende link: Uitgebreide Balans.

Het verschil bestaat er uit dat de vreemde valuta rekeningen de bedragen zowel in vreemde als in basisvaluta (het bedrag omgerekend) rapporteren.

De Uitgebreide Balans op groepen wordt in de vreemde valuta boekhouding op dezelfde manier gedaan als die in het dubbelboekhouden. Informatie is beschikbaar via de volgende link: Uitgebreide Balans op groepen.

Het verschil bestaat er uit dat de vreemde valuta rekeningen de bedragen zowel in vreemde als in basisvaluta (het bedrag omgerekend) rapporteren.

Boekhoudingsoverzichten in vreemde valuta worden op dezelfde manier gedaan als die in het dubbelboekhouden. Infromatie is beschikbaar via de volgende links: Boekhoudingsoverzicht; Bestand Boekhoudingsoverzicht.
 

Om met uw Inkomsten & Uitgaven boekhouding te beginnen gaat u als volgt te werk:

• Download de Banana Boekhouding 8 software
• Installeer Banana Boekhouding 8 software en voer uw licentiecode in.

Een nieuw boekhoudbestand aanmaken

• Activeer vanuit het menu Bestand het commando Nieuw
• Kies Boekhouding inkomsten & uitgaven groep en het Boekhouding inkomsten & uitgaven bestand met of zonder BTW
• Kies een model dat overeenkomt met uw taal en land.

Banana levert kant en klare modellen.
U kunt downloaden:

• Vanuit het programma - selecteer de taal / land en kies het model dat het beste bij u past
• Door op de knop Online modellen te klikken heeft u toegang tot onze internet Apps pagina waar alle bestaande boekhouding modellen gratis beschikbaar zijn. U kunt gericht zoeken door taal, land en soort activiteit te selecteren (soort bedrijf, non-profit, privé, ...).

Bestandseigenschappen instellen

Stel uw gegevens in met het commando Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (menu Bestand) en sla het bestand op met een eigen naam.

De Rekeningentabel aanpassen

In de Rekeningentabel kunt u de vermogensrekeningen aanpassen aan uw eigen behoefte:

• U kunt de rekeningnummers aanpassen
• U kunt de beschrijving aanpassen
• In de kolom Opening moet u de beginsaldi invoeren

Denk erom dat voor Passiva rekeningen (bijv. uitgaven) de beginsaldi voorafgegaan moeten worden door het minteken (-). Deze bewerking hoeft alleen maar uitgevoerd te worden als u Banana Boekhouding software voor het eerst gebruikt. Daarna wordt het beginsaldo automatisch overgeheveld aan het eind van het jaar bij het aanmaken van een nieuw jaar (menu Taken, commando Nieuw jaar aanmaken).

De Categorieëntabel aanpassen

In de Categorieëntabel voert u de baten (winst/inkomsten) en lasten (uitgaven/kosten) categorieën in waarbij u voor iedere een code, een beschrijving en de groep waar deze bijhoort aangeeft. De Categorienummers en-beschrijvingen kunt u aanpassen indien gewenst.
De categorieën hebben geen beginsaldo, en mogen dit ook niet krijgen, aan het begin van het jaar om het resultaat van het boekjaar te bepalen.

Transactiestabel

In de Transactiestabel worden de dagelijkse inkomsten en uitgaven transacties ingevoerd waarbij de rekening wordt aangegeven waarop de boeking gedaan wordt en de categorie waarvoor de uitgave gedaan is of inkomsten ontvangen zijn.

In de kolommen die van toepassing zijn:

• Voer de datum in
• Voer het documentnummer in dat handmatig is toegewezen aan het papieren document. Hiermee kunt u documenten makkelijk terugvinden wanneer de boekingstransactie is ingevoerd.
• Voer een beschrijving in
• Voer in de Inkomsten kolom het bedrag van de inkomsten in
• Voer in de Uitgaven kolom het bedrag van de uitgaven in
• Voer in de kolom Rekening het rekeningnummer in (dit moet een bestaande rekening in de Rekeningentabel zijn, bijvoorbeeld Bank)
• Voer in de kolom Categorie de inkomsten of uitgaven categorie in (dit moet een bestaande categorie in de Categorieëntabel zijn, bijvoorbeeld Contributies)

Sneller invoeren van transacties

Om het invoeren van uw transacties te versnellen kunt u gebruiken:

• de Smartfill functie die ingevoerde gegevens automatisch aanvult met gegevens die al eens eerder ingevoerd zijn.
• de Terugkerende transacties functie (menu Taken), die gebruikt wordt om terugkerende transacties op te slaan in een aparte tabel.
• het importeren van electronische bankafschriften of transacties.

Transacties met BTW

Om transacties met BTW in te voeren gaat u als volgt te werk:

• Kies van het menu Bestand het commando Nieuw en kies Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land van de Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
  Zie ook de Transacties pagina over het invoeren van transacties met BTW.

Transacties over meerdere rijen

Transacties over meerdere rijen, of Samengestelde transacties, zijn transacties waarin meer dan twee rekenigen betrokken zijn en inkomsten/uitgaven op meerdere rekeningen of categorieën (bijvoorbeeld als u verschillende facturen betaald van de bankrekening). In dit geval moet u de transactie in meerdere rijen invoeren:

• In de eerste rij voert u het totale bedrag in van inkomsten of uitgaven en de rekening waar dit bedrag vanaf gaat of bijkomt
• In iedere volgende rij voert u het bedrag van de inkomsten of uitgaven in en het toepasselijke categorienummer in de categoriekolom.
  Ieder bedrag wordt apart geboekt in een verschillende rij. Als alle losse inkomsten en uitgaven rijen zijn ingevoerd mogen er geen verschillen zijn.

De Rekeningenkaart

Met de Rekeningenkaart heeft u een komplete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde rekening of dezelfde groep.

• Om een rekeningkaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het rekeningnummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere rekeningkaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechterbovenkant van de rekeningkaart.

De categoriekaart

Met de Categoriekaart heeft u een complete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde categorie.

• Om een categoriekaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het categorienummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere categoriekaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechterbovenkant van de rekeningkaart.

Rekeningkaarten per periode

Om een rekeningkaart met rekeningsaldi op bepaalde data te openen klik u op Rapporten in het menu, Rekeningkaarten... en dan op Geselecteerde periode in de tab Periode om de door u gekozen periode in te voeren.

Zie de pagina Periode voor meer informatie.

De Rekeningkaarten afdrukken

Om een Rekeningkaart af te drukken, opent u deze vanuit de Rekeningen-, Categorieën- of Transactiestabel en begint u het afdrukken vanuit het menu Bestand.

Om diverse of alle Rekeningkaarten af te drukken, klik op menu Rapporte, kies Rekeningkaarten en kies de Rekeningen die u wilt afdrukken. Met het filter in het venster kunt u kiezen voor alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen, etc.

Zie de pagina Rekeningkaarten voor meer informatie.

Uitgebreide rekening

Om de Uitgebreide Rekening en de Uitgebreide Rekening op groepen te bekijken kiest u in het menu Rapporten het commando Uitgebreide Rekening of de Uitgebreide Rekening op groepen. U kunt ook overzichten per periode maken.

• De Uitgebreide Rekening laat alle rekeningen en categorieën zien zonder enige subgroepen
• De Uitgebreide Rekening op groepen laat alle rekeningen en categorieën zien met subgroepen.

Archiveer gegevens als PDF

Aan het eind van het jaar, wanneer de boekhouding afgesloten is kunt u alle boekhoudkundige gegevens opslaan met het commando Pdf bestand aanmaken... van het menu Bestand.

Het Budget

Voordat u met uw boekjaar begint kunt u een budget aanmaken met uw geschatte uitgaven en inkomsten om controle te hebben over de financiele en economische toestand van uw bedrijf.

Het budget kan op twee manieren ingesteld worden:

• Met de Budget kolom van de Categorieëntabel. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
  In dit geval, als u het budget opvraagt met het commando Uitgebreide rekening op groepen van het menu Rapporten, laat de Budget kolom de bedragen zien die betrekking hebben op het hele jaar.
• Met de Budgettabel, die u handmatig activeert met het commando Nieuwe functies toevoegen van het menu Extra.
  In deze tabel worden alle schattingen ingevoerd als budgettransacties voor inkomsten en uitgaven. Wanneer u deze tabel activeert wordt de Budget kolom van de Rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
  In de Budgettabel kunt u een gedetailleerd budget instellen dat rekening houdt met mogelijke veranderingen gedurende het jaar en in verschillende periodes van het jaar.

Zie ook: Transacties, Uitgebreide rekening.

Vermogens rekeningen worden ingevoerd in de Rekekingentabel. In het Kasboek wordt één rekening ingevoerd (contanten, bank, ...); in de Inkomsten/Uitgaven boekhouding worden meer rekeningen ingevoerd (contanten, bank, klanten, leveranciers, ...). Rekeningen die met uitgaven te maken hebben moeten een minteken (-) voor de bedragen van de beginsaldi hebben.

Groepen:

In het voorbeeld hieronder, in de Rekeningen-tabel, zijn alle rekeningen gegroepeerd in Groep 1 (Totaal vermogen). De Activa rekeningen worden samengeteld met de Passiva rekeningen en het verschil bepaalt het netto vermogen.

De kolommen van de Rekeningentabel:

Sectie
Voer een ster in om een verandering van sectie aan te geven. Bijvoorbeeld, om het Totale Vermogen te scheiden van Kostenplaatsen.
De waardes die ingevoerd worden in de kolom Sectie worden gebruikt bij de presentatie van de Uitgebreide rekening op groepen.
Zie ook de pagina Secties voor meer informatie.

Groep 
Bedragen worden opgeteld voor de categorieën die dezelfde GR hebben. Ze zijn de basis voor de totalisatie.

Rekening
Voer het getal of de afkorting van de rekening die beheert moet worden (contanten, bank).

Beschrijving
Voer de beschrijving in voor de rekening.

Gr
Voer een waarde in die de categorie aangeeft die bij een specifieke groep hoort.

Opening
Het invoeren van een rekekingsaldo is alleen nodig als een nieuw bestand wordt geopend of als Banana Boekhouding 8 software voor de eerste keer gebruikt wordt. Bij het aanmaken van een nieuw jaar worden de saldi automatisch ingevuld.

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Beginsaldo

Bij de eerste keer dat Banana Boekhouding 8 software wordt gebruikt en een nieuw bestand wordt aangemaakt moeten de beginsaldi handmatig worden ingevoerd in kolom Opening van de Rekeningentabel.

Saldi voor Passiva rekeningen moeten ingevoerd worden met een minteken (-).
Bij het aanmaken van een nieuw jaar worden de saldi automatisch ingevuld.

In de Categorieëntabel worden de categorieën ingevoerd in twee hoofdgroepen, die op hun beurt subgroepen kunnen bevatten. De hele verzameling categorieën bepaalt de winst of verlies voor de boekhoudperiode.

Grouperingen:

In het voorbeeld hieronder zijn twee hoofdgroepen en een groep voor het totaliseren:

• Groep 3 - Het totaal van de Categorieën die een 3 in hun Gr kolom hebben (totaal inkomsten)
• Groep 4 - Het totaal van de Categorieën die een 4 in hun Gr kolom hebben (totaal uitgaven)
• Groep 00 - Het totaal van de groepen 3 en 4 (totaal inkomsten en Uitgaven) die het resultaat bepalen voor de boekhoudperiode.

De kolommen van de Categorieëntabel:

Sectie

Voer een ster in in de rij die de titel bevat, om een verandering van sectie aan te geven, die wordt weergegeven in de uitgebreide rekening op groepen. (In ons voorbeeld staat de ster in rij met de titel "Bedrijfsresultaat").

Als andere secties dan Inkomsten en Uigaven nodig zijn, zoals Kostenplaatsen en Winstcentra, kan een andere ster ingevoerd worden op de betreffende titelrij. Zie ook de pagina Secties voor meer detail en informatie.

Groep 
Voer een code (getal of woord) in dat identiek is aan degene ingevoerd voor iedere categorie in de Gr kolom. De totalen voor iedere categorie die hoort tot dezelfde Gr worden dan opgeteld (in ons voorbeeld: Groep 3 telt de Inkomsten categorie op en groep 4 de Uitgaven categorie).

Beschrijving
Voer een beschrijving in voor de gerelateerde Inkomsten of uitgaven Categorie.

Gr
Iedere Categorie heeft een code waarmee de totalen voor de betreffende Groep bepaald worden (in ons voorbeeld alle categorieën voor Inkomsten zijn Gr3 omdat deze worden opgeteld in Groep 3, Totale Inkomsten).

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.
 

Onmiddelijke informatie

Rekening-saldi, inkomsten en uitgaven kunnen direct bekeken worden in de Rekeningen- en Categorieën tabellen.
Na het invoeren van elke transactie worden de saldi automatisch bijgewerkt. Het is niet nodig een rapport af te drukken om de situatie onder controle te hebben, u kunt gewoon de Rekeningen- of Categorieën tabel consulteren.

• Journaal - commando Journaal op periode. U kunt de gehele, of een specifieke, periode opvragen.

• Rekening-/Categorie kaarten commando. U kunt alle kaarten opvragen of een selectie aangeven.
  Voer de gewenste periode in in het tabblad Periode; in het tabblad Opties kunt u verschillende opties aktiveren die al dan niet in de afdruk opgenomen moeten worden. Configuraties voor de afdruk kunnen opgeslagen worden via het tabblad Compositie zodat ze op elk gewenst moment opgevraagd kunnen worden zonder dat u opnieuw alle instellingen opnieuw moet invoeren.

• Uitgebreide rekening commando.  De Uitgebreide rekening kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Uitgebreide rekening op groepen commando. De Uitgebreide rekening op groepen kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Boekhoudingsoverzichten commando. Het rapport met de gevraagde opties wordt weergegeven in de Rekeningen tabel. U kunt rapporten per periode aanmaken, met of zonder vergelijking met vorige jaren of vorige periodes; elke periode kan ondervedelingen bevatten en ook hier kunt u composities opslaan.

Afdrukvoorbeeld van een Uitgebreide Rekening op Groepen

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

De transacties worden ingevoerd in de Transactiestabel.
Voer voor iedere transactie de datum, document nummer, beschrijving, bedrag van inkomsten of uitgaven, rekening en categorie in.

• Inkomsten/Uitgaven: het bedrag dat binnenkomt of eruit gaat.
• Rekening: voer een van de vermogensrekeningen in (kas, bank, klanten, veveranciers,...).
• Categorie: voer een inkomsten of uitgaven categorie in.

Sneller transacties invoeren:

Om het invoeren van de transacties sneller te doen verlopen, kunt u gebruik maken van:

• de functie van het Auto-aanvullen bij het invoeren van gegevens; deze maakt het mogelijk automatisch gegevens, die reeds eerder zijn ingevoerd, op te halen
• de functie van de Terugkerende transacties die het mogelijk maakt de terugkerende transacties in een daarvoor bestemde tabel op te slaan
• Het importeren van transacties van een bank-rekeningafschrift.

Voorbeelden van transacties zonder BTW

De kolommen van de Transactiestabel

Datum
De datum van de inkomende of uitgaande transactie

Doc
Hier een documentnummer invoeren. Gewoonlijk gebruikt men hetzelfde documentnummer dat toegekend is aan het "papieren document". Dit maakt het mogelijk ook na lange tijd gemakkelijk het document terug te kunnen vinden.

Beschrijving
Hier een beschrijving invoeren om de inkomende of uitgaande transactie te identificeren.

Inkomsten
Het inkomende bedrag invoeren.

Uitgaven
Het uitgaande bedrag invoeren

Rekeningen
Hier de vermogensrekeningen invoeren (kas, bank, postbank, klanten, leveranciers, etc).

Categorie
Hier de inkomsten- of uitgaven-categorie invoeren, gedefibiëerd in de Categorieën-tabel.

Voorbeelden van transacties met BTW

Bijkomende kolommen

Afhangend van het gekozen type Inkomsten & Uitgaven boekhouding (namelijk met of zonder BTW), zijn er bijkomende kolommen voor het invoeren van de BTW gegevens.

BTW-code
De BTW-code ingeven die betrekking heeft op een verkoop of een aankoop.De ingevoerde code moet aanwezig zijn in de BTW-codes tabel.

Voor de beschrijving van de andere BTW kolommen, zijn er meer details beschikbaar op de pagina Transacties. 

Om het invoeren gemakkelijker te maken, kunt u in de Rekening- en Categoriekolom van de Transactiestabel tekst invoeren voor de rekening of categorie die u zoekt, in plaats van het invoeren van het nummer van de rekening of categorie.
De software toont u de lijst van alle rekeningen en categorieën waar de ingevoerde tekst in voorkomt. Met de Pijl-omlaag toets kunt u in de lijst het gezochte item aanwijzen en selecteren door op Enter te drukken.

Om, na het invoeren van de transacties, de boekingen op een rekening of een categorie te laten zien klikt u op het blauwe symbooltje in rekening/categorie cel (rechterbovenhoek van de geselecteerde cel).

Rekening- en categoriekaart

De weergave van de transacties in de rekening- of categoriekaart lijkt erg op die van de Transactiestabel. Wanneer u nieuwe transacties invoert of veranderingen maakt (altijd in de Transactiestabel) kunt u de rekening/categoriekaart bijwerken door op het Tabel vernieuwen teken (ronde blauwe pijl) aan de rechterkant van het scherm te klikken.

U kunt automatisch overgaan naar het Nieuwe Jaar op de volgende manieren:

• Open het bestand van het zojuist beeindigde jaar en klik op het Nieuw jaar aanmaken commando... van het menu Taken
• Bevestig de Basis gegevens van de Bestands- en boekhoudingseigenschappen
• Sla het bestand op met een nieuwe naam.

Het programma gaat automatisch verder:

• De rekening (als het Kasboek is) of de rekeningen (in het geval van Boekhouding inkomsten & uitgaven) nemen de beginsaldi over
• De categorieën worden overgedragen zonder een beginsaldo omdat u vanaf nul start, om zo het bedrijfsresultaat van het Nieuwe Jaar te bepalen.

Om met Banana Boekhouding 8 te beginnen gaat u als volgt te werk:

• Download de Banana Boekhouding 8 software
• Installeer Banana Boekhouding 8 software en voer uw licentiecode in.

Een nieuw boekhoudbestand aanmaken

• Activeer vanuit het menu Bestand het commando Nieuw
• Kies Boekhouding inkomsten & uitgaven groep en het Kasboek bestand met of zonder BTW
• Kies een model dat overeenkomt met uw taal en land.

Banana levert kant en klare modellen.
U kunt downloaden:

• Vanuit het programma - selecteer de taal / land en kies het model dat het beste bij u past
• Door op de knop Online modellen te klikken heeft u toegang tot onze internet Apps pagina waar alle bestaande boekhouding modellen gratis beschikbaar zijn. U kunt gericht zoeken door taal, land en soort activiteit te selecteren (soort bedrijf, non-profit, privé, ...).

Bestandseigenschappen instellen

Stel uw gegevens in met het commando Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (menu Bestand) en sla het bestand op met een eigen naam.

Het beginsaldo van de rekening invoeren

Voer de rekening in die u wilt beheren in de Rekeningentabel van het Kasboek en het beginsaldo in de kolom Opening. Het commando Nieuw jaar aanmaken... van het menu Taken zorgt ervoor dat het beginsaldo wordt overgenomen van een vorig jaar. Er kan één rekening worden ingevoerd.

De Categorieëntabel aanpassen

In de Categorieëntabel kunt u de inkomsten en uitgaven categorieën aanpassen aan uw eigen wensen. Het is mogelijk om:

• het categorienummer aan te passen
• de beschrijving aan te passen
• categorieën te verwijderen
• categorieën toe te voegen
• subgroepen toe te voegen
• subgroepen te verwijderen

Alle saldi van de Categorieën bepalen het resultaat van het boekjaar (winst of verlies) en mogen daarom geen beginsaldi bevatten.

Nieuwe categorieën toevoegen

Wanneer nieuwe categorieën moeten worden toegevoegd in een reeds bestaande groep gaat u als volgt te werk:

• Voeg een lege rij toe (Menu Bewerken, Rijen toevoegen... ) voor het Totaalrij van de Groep
• Voer het nummer of de afkorting van de Categorie in de kolom Categorie in
• Voer de Beschrijving in die de categorie omschrijft
• Voer in de Gr kolom een Gr in die identiek is aan de andere categorieën die tot het Groepstotaal horen.

Subgroepen toevoegen

Ga als volgt te werk om subgroepen toe te voegen:

• Voeg een lege rij toe (Menu Bewerken, Rijen toevoegen... ) op de plaats waar een nieuwe subgroep toegevoegd moet worden
• Voer een nummer of een afkorting in in de laatste lege rij van de kolom Groep (in ons voorbeeld 10 - Totale verkopen)
• Voer de Beschrijving in die de nieuwe subgroep omschrijft
• Voer het Groepstotaal nummer in in de Gr kolom (in ons voorbeeld 1 - Totale verkopen).

Categorieën of subgroepen verwijderen

Selecteer de categorieën of subgroepen die u wilt verwijderen en voer het Rijen verwijderen commando uit van het menu Bewerken.

Transactiestabel

In de Transactiestabel worden de dagelijkse inkomsten en uitgaven transacties ingevoerd waarbij de rekening wordt aangegeven waarop de boeking gedaan wordt en de categorie waarvoor de uitgave gedaan is of inkomsten ontvangen zijn.

Sneller invoeren van de transacties

Om het invoeren van uw transacties sneller te maken kunt u:

• de Smart fill functie gebruiken waarmee de transacties automatisch worden aangevuld met gegevens die al eens eerder zijn ingevoeurd.
• de Terugkerende transacties functie gebruiken (Menu Taken). Deze wordt gebruikt om terugkerende transacties te onthouden in een aparte tabel.
• De Banktransacties naar boekhouding importeren functie gebruiken.

Transacties met BTW

Om transacties met BTW in te voeren gaat u als volgt te werk:

• Kies van het menu Bestand het commando Nieuw en kies Kasboek met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land van de Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
  Zie ook de Transacties pagina over het invoeren van transacties met BTW.

De Categorie- of Groepkaart

Met de Categorie- of Groepkaart kunt u een complete lijst maken van boekingen die betrekking hebben op dezelfde categorie of groep.

• Om een categorie- of groepkaart te openen klikt u eenmaal op het categorienummer cel en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat verschenen is in de rechterbovenhoek van de cel.
• Om meerdere categorie- of groepkaarten te openen moet u het commando Rekening-/ Categorie kaarten van het menu Rapporten gebruiken.
• Om de categorie- of groepkaarten bij te werken nadat er veranderingen in de Transactiestabel zijn gemaakt moet u klikken op het symbool met de twee ronde pijltjes in de rechterbovenhoek van de rekeningkaart.

Rekeningkaarten per periode

Om een rekeningkaart met rekeningsaldi op bepaalde data te openen klik u op Rapporten in het menu, Rekening-/ Categorie kaarten... en dan op Geselecteerde periode in de tab Periode om de door u gekozen periode in te voeren.

Zie de pagina Periode voor meer informatie.

De Categoriekaarten afdrukken

Om een Categoriekaart af te drukken, opent u deze vanuit de Rekeningen-, Categorieën- of Transactiestabel en begint u het afdrukken vanuit het menu Bestand.

Om diverse of alle Rekeningkaarten af te drukken, klik op menu Rapporten, kies Rekeningkaarten en kies de Rekeningen die u wilt afdrukken. Met het filter in het venster kunt u kiezen voor alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen, etc.

Zie de pagina Rekeningkaarten voor meer informatie.

Uitgebreide rekening

Om de Uitgebreide Rekening en de Uitgebreide Rekening op groepen te bekijken kiest u in het menu Rapporten het commando Uitgebreide Rekening of de Uitgebreide Rekening op groepen. U kunt ook overzichten per periode maken.

• De Uitgebreide Rekening laat alle rekeningen en categorieën zien zonder enige subgroepen
• De Uitgebreide Rekening op groepen laat alle rekeningen en categorieën zien met subgroepen.

Archiveer gegevens als PDF

Aan het eind van het jaar, wanneer de boekhouding afgesloten is kunt u alle boekhoudkundige gegevens opslaan met het commando Pdf bestand aanmaken... van het menu Bestand.

Het Budget

Voordat u met uw boekjaar begint kunt u een budget aanmaken met uw geschatte uitgaven en inkomsten om controle te hebben over de financiele en economische toestand van uw bedrijf.

Het budget kan op twee manieren ingesteld worden:

• Met de Budget kolom van de Categorieëntabel. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
  In dit geval, als u het budget opvraagt met het commando Uitgebreide rekening op groepen van het menu Rapporten, laat de Budget kolom de bedragen zien die betrekking hebben op het hele jaar.
• Met de Budgettabel, die u handmatig activeert met het commando Nieuwe functies toevoegen van het menu Extra.
  In deze tabel worden alle schattingen ingevoerd als budgettransacties voor inkomsten en uitgaven. Wanneer u deze tabel activeert wordt de Budget kolom van de Rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
  In de Budgettabel kunt u een gedetailleerd budget instellen dat rekening houdt met mogelijke veranderingen gedurende het jaar en in verschillende periodes van het jaar.

Onmiddelijke informatie

Rekening-saldi, inkomsten en uitgaven kunnen direct bekeken worden in de Rekeningen- en Categorieën tabellen.
Na het invoeren van elke transactie worden de saldi automatisch bijgewerkt. Het is niet nodig een rapport af te drukken om de situatie onder controle te hebben, u kunt gewoon de Rekeningen- of Categorieën tabel consulteren.

• Journaal - commando Journaal op periode. U kunt de gehele, of een specifieke, periode opvragen.

• Rekening-/Categorie kaarten commando. U kunt alle kaarten opvragen of een selectie aangeven.
  Voer de gewenste periode in in het tabblad Periode; in het tabblad Opties kunt u verschillende opties aktiveren die al dan niet in de afdruk opgenomen moeten worden. Configuraties voor de afdruk kunnen opgeslagen worden via het tabblad Compositie zodat ze op elk gewenst moment opgevraagd kunnen worden zonder dat u opnieuw alle instellingen opnieuw moet invoeren.

• Uitgebreide rekening commando.  De Uitgebreide rekening kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Uitgebreide rekening op groepen commando. De Uitgebreide rekening op groepen kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Boekhoudingsoverzichten commando. Het rapport met de gevraagde opties wordt weergegeven in de Rekeningen tabel. U kunt rapporten per periode aanmaken, met of zonder vergelijking met vorige jaren of vorige periodes; elke periode kan ondervedelingen bevatten en ook hier kunt u composities opslaan.

Afdrukvoorbeeld van een Uitgebreide Rekening op Groepen

De transacties worden ingevoerd in de Transactiestabel.

Voor meer informatie over de kolommen in de Transactiestabel van het Kasboek zie de pagina Transacties (Inkomsten & Uitgaven boekhouding).
Voer het volgende in voor iedere boeking:

• de datum
• het document nummer
• de beschrijving
• het bedrag voor inkomsten of uitgaven
• de categorie uit de Categorieëntabel die bij de inkomsten of uitgaven hoort
• als de transactie onderhevig is aan BTW voer dan de BTW-code in de BTW-code kolom in.
  De BTW-codes staan in de Tabel BTW Codes.

Sneller transacties invoeren:

Om het invoeren van de transacties sneller te doen verlopen, kunt u gebruik maken van:

• de functie van het Auto-aanvullen bij het invoeren van gegevens (Smartfill); deze maakt het mogelijk automatisch gegevens, die reeds eerder zijn ingevoerd, op te halen
• de functie van de Terugkerende transacties die het mogelijk maakt de terugkerende transacties in een daarvoor bestemde tabel op te slaan
• Het importeren van transacties van een bank-rekeningafschrift.

Voorbeelden van transacties zonder BTW

Voorbeelden van transacties met BTW

Categorie kaart

Klik eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel met het categorienummer verschijnt om de boekingen voor een categorie weer te geven.

De weergave van de transacties in de categoriekaart lijkt erg op die van de Transactiestabel. Wanneer u nieuwe transacties invoert of veranderingen maakt (altijd in de Transactiestabel) kunt u de categorie- of groepkaart bijwerken door op het Tabel vernieuwen teken (ronde blauwe pijl) aan de rechterbovenkant van het scherm te klikken.

Nieuwe instellingen en documentatie

In de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, zijn in de Rekeningen tabel, nieuwe kolommen toegevoegd om veel meer informatie over uw klanten in te voeren en, nieuwe functies om de gegevens automatisch op te halen in de Facturatie. Bovendien zult u een nieuwe en diepgaande documentatie vinden om professioneel te werken:

• Instellen van de klantenrekeningen met gebruik van het kasstelsel
• Instellen van de klantenrekeningen met gebruik van het factuurstelsel
• Automatische afsluiting van rekeningen

Wij raden u aan direct over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Instellen van het Klantenregister

Voeg aan het einde van de Rekeningentabel toe:

• Een * sectie (kop) (zie Secties)
• Een 01 sectie voor de Klanten (zie Secties)
• De Klantenrekeningen die nodig zijn (zie Een nieuwe rekeningn toevoegen). Het rekeningnummer kan vrij worden gekozen (zie Rekeningen),

• Het Totaal Klanten wordt opgeteld in de groep 110A van de Gr kolom.
• Dezelfde code of getal dat gebruikt wordt voor de Gr (110A) moet gebruikt worden in de Activa Groep kolom in de rij die overeenkomt met Totaal Klanten. Het groepsnummer kan vrij worden gekozen (zie Groepen).

Het beheren van het Klantenregister met de Kostenplaatsen

In het geval dat u niet wilt dat Klanten zichtbaar zijn op de Balans (bijvoorbeeld bij transacties met BTW op ontvangen contanten) kunnen Klantenrekeningen worden aangemaakt door Kostenplaatsen (KP3) te gebruiken.

Instellen van het klanten/leveranciersregister met kostenplaatsen

Het is mogelijk het klanten/leveranciers register te beheren als kostenplaatsen (zie ook de pagina Kostenplaatsen en Winstcentra):

• we raden u aan de KP3 kostenplaatsen te gebruiken (degene waar de rekeningen worden voorafgegaan door een puntkomma ";")
• de kostenplaatsen saldi voor klanten en leveranciers verschijnen niet in de Balans.

Transacties

Zonder register

De klant- of leveranciersrekeningen en groepen kunnen als normale rekeningen in de Activa of Passiva secties ingevoerd worden.

Activeren van de Addreskolommen (optioneel)

Het is mogelijk enkele specifieke kolommen toe te voegen aan de Rekeningentabel om het adres en ander Klantgegevens in te voeren:

• Kies het commando Nieuwe functies toevoegen... van het menu Extra
• Kies het commando Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel
  (Als u deze optie niet ziet in de lijst betekent dit dat deze functie al is geactiveerd).

Het programma voegt in de Rekeningentabel toe:

• Een Adres weergave waarin de toegevoegde kolommen zichtbaar zijn.
• De kolommen waarmee adresgegevens en andere informatie ingevoerd kan worden.
  • Gebruik het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens om een of meer van deze kolommen weer te geven, ook in de andere weergaven.
  • Om andere weergaven aan te maken met alleen bepaalde kolommen gebruikt u het Weergaven instellen commando via het commando Tabellen instellen van het menu Gegevens.

Kies de Rekeningen tabel, Adres weergave en voeg de gewenste informatie to Klantenrekeningen.

Instellen van de Klanten parameters

• Kies het commando Taken - Klanten - Instellingen...
• Geef in het veld "Groep of rekening" de groep van het Rekeningschema waarin de diverse Klantrekeningen zijn gegroepeerd.
• Voor een uitleg van de diverse opties zie Klanteninstellingen.

Groep of rekening
Kies de algemene groep of rekening die de Klanten- of Leverancierslijst bevat. De groep of rekening moet al aanwezig zijn in de Rekeningentabel. Zie Instellen van het Klantenregister en Instellen van het Leveranciersregister.

Betalingstermijn van de facturen (in dagen)
Gebruikt om de vervaldatum te berekenen wanneer deze niet in de transactie is aangegeven.

Transacties van vorige (..) jaren opnemen (in jaren)
Neem de transacties mee uit de boekhoudbestanden van de vorige jaren die aangegeven worden in de Basis data (Bestands- en boekhoudingseigenschappen).

Koppeling naar het factuur-document
U kunt een koppeling naar een factuurbestand invoeren (pdf, doc of andere). Als de koppeling wordt geopend vervangt het programma de waarde <DocInvoice> door het factuurnummer uit de cel.

De koppeling kan bevatten:

• De XML naam <DocInvoice> of de naam van een andere kolom tussen <> (groter dan, kleiner dan tekens).
  Als u "<DocInvoice>.pdf" gebruikt en u staat op een rij met factuurnummer 100 dan probeert het programma het bestand "100.pdf" te openen. U kunt de bestandsnaam ook vooraf laten gaan door een mapnaam.
• U kunt elke bestandsextensie gebruiken. De extensie moet echter wel worden opgenomen in de lijst of extensies die als veilig worden beschouwd. (Extra-Programma opties-Advanced).
• Het is ook mogelijk een pad aan te geven voor de veldnaam die de naam bevat van het document dat moet worden geopend.
  Met de koppeling "c:\temp\<DocInvoice>.pdf" en factuurnummer 100 opent het programma het bestand c:\temp\100.pdf.
• De naam van de map is relatief t.o.v. de map waar het bestand zit (als deze niet met een "\" begint).

• De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel
• Een uitgereikte factuur boeken
• Een betaling boeken
• Een creditnota boeken
• Klantensaldi details en Openstaande facturen commando's

De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel

Het factuurnummer moet ingevoerd worden in de Factuurkolom (Factuurnummer) die niet zichtbaar is in de Transactiestabel in de standaard instellingen.

Om de kolom weer te geven:

• Selecteer de Transactiestabel
• Menu gegevens
• Commando Kolommen instellen
• Activeer de optie Zichtbaar voor de Docfactuur kolom

De factuurkolom wordt zichtbaar.

De commando's Koppeling naar factuur openen en Factuur-rijen ophalen, die hierna beschreven worden, zijn gerelateerd aan de factuurkolom (klk met rechts op de cel in de factuurkolom).
 

Een uitgereikte factuur boeken

Een betaling boeken

• Voer de transactiedatum in
• Ga op de Factuurkolom cell staan en druk op F2. Als F2 niet werkt moet u uw klanten/leveranciers instellingen activeren door de groep van uw klantenregister in te voeren. (bijvoorbeeld: menu Taken, Klanten, Instellingen). Een lijst van openstaande facturen verschijnt.
• Als een alternatief kunt u ook beginnen met het invoeren van het factuurnummer, het klant/leverancier register of een bedrag, en het programma laat u een lijst van openstaande facturen zien, gebaseerd op uw zoekterm.
• Kies de gewenste factuur en druk op Enter.
• Het programma maakt de transactie compleet met de kolom Beschrijving, de Creditrekening en het Bedrag.

Voer de rekening in waarheen het factuurbedrag geboekt is.

Een creditnota boeken

Om een bedrag in mindering te krijgen op de originele factuur moet hetzelfde factuurnummer gebruikt worden. Wanneer het correctiedocument (bijvoorbeeld een creditnota) een ander nummer heeft dat bewaart moet blijven, kan dit nummer ingevoerd worden in een andere kolom zoals Doc.Origineel (Origineel Documentnummer).

Factuur-rijen ophalen en Koppeling naar factuur openen commando's

Het Factuur-rijen ophalen commando toont de transacties van de geselecteerde factuur.
Het commando wordt uitgevoerd door op het blauwe pijltje in de rechterbovenhoek van de cel te klikken of door met de rechtermuisknop op de cel te klikken.

Het Koppeling naar factuur openen commando opent het document volgens het voorschrift dat is gedefinieerd in Klanten instellingen (Taken - Klanten - Instellingen - Koppeling naar het factuur document).

Bijvoorbeeld, als de facturen zijn aangemaakt met Word en opgeslagen in de Documentenmap kunnen deze bestanden direct worden geopend door in dit veld bij Klant instellingen de tekst "C:\Gebruikers\mijnnaam\Documents\<DocInvoice>.doc" in te voeren. Het programma vult dan voor <DocInvoice> de tekst uit de cel in en opent het document.

In dit veld kunnen ook andere kolommen aangegeven worden door hun XML namen te gebruiken.

Wanneer het bericht "Bestandsextensie wordt als onveilig beschouwd" verschijnt, voeg dan de extensie (bijvoorbeeld .doc) toe met het commando Extra - Programma opties, Geavanceerd, Bestandsextensie.
 

• De openstaande facturen weergeven
• De achterstallige facturen weergeven
• De facturen uitgereikt aan klanten weergeven

De openstaande facturen weergeven

Commando: Taken - Klanten - Open rekeningen per klant

In deze tabel worden de facturen die een saldo ongelijk nul hebben weergegeven.

De achterstallige facturen weergeven

Commando: Taken - Klanten - Open rekeningen op vervaldatum

In deze tabel worden de facturen die een saldo ongelijk nul hebben weergegeven, gegroepeerd op vervaldatum.

De facturen uitgereikt aan klanten weergeven

Commando: Taken - Klanten - Uitgereike facturen aan klanten

In deze tabel worden alle facturen die deel zijn van het Klantenregister of die bij een individuele klant horen weergegeven.

Nieuwe layout

In de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus vindt u een nieuwe, zeer aanpasbare layout, namelijk de universele UNI11 layout.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Deze functionaliteit is momenteel alleen beschikbaar met Banana Accounting 9

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de bijbehorende Banana 9 documentatie.

• Instellen van het register
• Activeren van de Adres kolommen (optioneel)
• Instellen van Leveranciers parameters

Instellen van het register

• Het Totaal Leveranciers wordt opgeteld in de groep 200A van de Gr kolom.
• Dezelfde code of getal dat gebruikt wordt voor de Gr (200A) moet gebruikt worden in de Passiva Groep kolom in de rij die overeenkomt met Totaal Leveranciers. Het groepsnummer kan vrij worden gekozen (zie Groepen).

Het beheren van het Leveranciersregister met de Kostenplaatsen

In het geval dat u niet wilt dat Leveranciers zichtbaar zijn op de Balans (bijvoorbeeld bij transacties met BTW op ontvangen contanten) kunnen Leveranciersrekeningen worden aangemaakt door Kostenplaatsen (KP3) te gebruiken. Dit gaat op dezelfde manier als voor de Klanten kostenplaatsen.

Activeren van de Adres kolommen (optioneel)

Het is mogelijk enkele specifieke kolommen toe te voegen aan de Rekeningentabel om het adres en ander Leveranciersgegevens in te voeren:

• Kies het commando Nieuwe functies toevoegen... van het menu Extra
• Kies het commando Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel
  (Als u deze optie niet ziet in de lijst betekent dit dat deze functie al is geactiveerd).

Het programma voegt in de Rekeningentabel toe:

• Een Adres weergave waarin de toegevoegde kolommen zichtbaar zijn.
• De kolommen waarmee adresgegevens en andere informatie ingevoerd kan worden.
  • Gebruik het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens om een of meer van deze kolommen weer te geven, ook in de andere weergaven.
  • Om andere weergaven aan te maken met alleen bepaalde kolommen gebruikt u het Weergaven instellen commando via het commando Tabellen instellen van het menu Gegevens.

Kies de Rekeningen tabel, Adres weergave en voeg de gewenste informatie to Klantenrekeningen.

Instellen van de Leveranciers parameters

• Kies het commando Taken - Leveranciers - Instellingen...
• Geef in het veld "Groep of rekening" de groep van het Rekeningschema waarin de diverse Leveranciersrekeningen zijn gegroepeerd.
• Voor een uitleg van de diverse opties zie (het gelijksoortige) Klanteninstellingen.

• De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel
• Een uitgereikte factuur boeken
• Een betaling boeken
• Een creditnota boeken
• Leverancierssaldi details en Openstaande facturen commando's

De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel

Het factuurnummer moet ingevoerd worden in de Factuurkolom (Factuurnummer) die niet zichtbaar is in de Transactiestabel in de standaard instellingen.

Om de kolom weer te geven:

• Selecteer de Transactiestabel
• Menu gegevens
• Commando Kolommen instellen
• Activeer de optie Zichtbaar voor de Docfactuur kolom

De factuurkolom wordt zichtbaar.

De commando's Koppeling naar factuur openen en Factuur-rijen ophalen, die hierna beschreven worden, zijn gerelateerd aan de factuurkolom (klk met rechts op de cel in de factuurkolom)..

Een uitgereikte factuur boeken

Een betaling boeken

• Voer de transactiedatum in
• Ga op de Factuurkolom cell staan en druk op F2.
  Een lijst van openstaande facturen verschijnt.
• Kies de gewenste factuur en druk op Enter.
• Het programma maakt de transactie compleet met de kolom Beschrijving, de Debettrekening en het Bedrag.

Voer de rekening in die gebruikt is om de rekening te betalen.

Een creditnota boeken

Om een bedrag in mindering te krijgen op de originele factuur moet hetzelfde factuurnummer gebruikt worden. Wanneer het correctiedocument (bijvoorbeeld een creditnota) een ander nummer heeft dat bewaart moet blijven, kan dit nummer ingevoerd worden in een andere kolom zoals Doc.Origineel (Origineel Documentnummer).

Factuur-rijen ophalen en Koppeling naar factuur openen commando's

Het Factuur-rijen ophalen commando toont de transacties van de geselecteerde factuur.
Het commando wordt uitgevoerd door op het blauwe pijltje in de rechterbovenhoek van de cel te klikken.

De factuurrijen kunnen ook opgehaald worden door met de rechtermuisknop op de cel te klikken en dan Factuur-rijen ophalen commando.

Het Koppeling naar factuur openen commando opent het document volgens het voorschrift dat is gedefinieerd in Leveranciers instellingen (Taken - Leveranciers - Instellingen - Koppeling naar het factuur document).

Bijvoorbeeld, als de facturen zijn aangemaakt met Word en opgeslagen in de Documentenmap kunnen deze bestanden direct worden geopend door in dit veld bij Leveranciers instellingen de tekst "C:\Gebruikers\mijnnaam\Documents\<DocInvoice>.doc" in te voeren. Het programma vult dan voor <DocInvoice> de tekst uit de cel in en opent het document.

In dit veld kunnen ook andere kolommen aangegeven worden door hun XML namen te gebruiken.

Wanneer het bericht "Bestandsextensie wordt als onveilig beschouwd" verschijnt, voeg dan de extensie (bijvoorbeeld .doc) toe met het commando Extra - Programma opties, Geavanceerd, Bestandsextensie.

• De openstaande facturen weergeven
• De achterstallige facturen weergeven
• De facturen ontvangen van leveranciers weergeven

De openstaande facturen weergeven

Commando: Taken - Leveranciers - Open rekeningen per leverancier

In deze tabel worden de facturen die een saldo ongelijk nul hebben weergegeven.

De achterstallige facturen weergeven

Commando: Taken - Leveranciers - Open rekeningen per vervaldatum

In deze tabel worden de facturen die een saldo ongelijk nul hebben weergegeven, gegroepeerd op vervaldatum.

De ontvangen facturen van leveranciers weergeven

Commando: Taken - Leveranciers - Ontvangen facturen van leveranciers

In deze tabel worden alle facturen die deel zijn van het Leveranciersregister of die bij een individuele leverancier horen weergegeven.

Omdat dit voor leveranciers op dezelfde manier werkt als voor klanten kunt u hiervoor onze pagina Menu Klanten - Automatisch aanvullen van factuurgegevens raadplegen.
 

VAT (Value-added Tax) is a tax that weighs on the final consumer. Every VAT subject must calculate and periodically deposit the tax to the Revenues Authority.

Every country has its own VAT rates that are established in different percentages depending on the type of merchandise or service. Certain merchandise and services are exempt or excluded.

The percentages vary according to the financial necessity of the country; therefore, there can be changes over the years.
 

VAT rate

In this document, to make calculations easier, we will use the following rates:

• 10 % normal rate
• 5% reduced rate
• 0% excluded operations or exempt operations
   

VAT calculation

Net Price x VAT Percentage / 100 = VAT Amount

Example:
Net price 300
Tax rate 10%
VAT amount = 300 x 10 / 100 = 30
 

Gross price calculation

Net price + VAT Amount = Gross Price

Example:
300 + 30 =  330

Sometimes the gross amount is known and it is necessary to find the net and VAT amounts.

Net price calculation

Gross Price / (100 + VAT rate) x 100 = Net Price

Example:
330 / (100 + 10) x 100 = 300

The net price represents the cost (purchase) or the revenue (sale) of the company
 

VAT amount calculation

Gross Price - Net Price = VAT Amount

Example:
330 - 300 = 30

or

330 - [330 / (100 + 10) x 100] = 30

The VAT amount represents the debit (sales) or the credit (purchases) towards the Revenues Authority.
 

VAT rate calculation

VAT Amount  / Net Amount x 100  = VAT Rate

Example:
30 / 300 x 100 = 10%

or

[330 - 330 / (100 + 10) x 100]/100 = 10%

Another example:
20 / 400 x 100 = 5%

This way of calculating is used when the rate is not known.

De tabel BTW codes maakt het mogelijk dat de BTW automatisch afgesplitst wordt, overeenkomstig de verschillende percentages, en gecrediteerd/gedebiteerd wordt op de toepasselijke rekeningen

Maximale flexibiliteit en aanpassing aan de in voege zijnde regels zijn gegarandeerd:

• Verschuldigde of verhaalbare BTW
• Transactie bedrag geregistreerd als netto, bruto of BTW bedrag als 100% (BTW betaald aan de douane)
• Naar wens te definiëren toepasselijke BTW tarieven
• Naar wens te definiëren rekening waarin de BTW geregistreerd moet worden
• Speciale afronding voor iedere code
• Te definiëren groepen en methode voor het berekenen van de totalen

De BTW-codes tabel heeft een weergave Basis en een weergave Compleet (zie bovenaan de tabel hieronder). Het verschil tussen de twee is dat de weergave Compleet diverse kolommen weergeeft die niet beschikbaar zijn en de weergave Basis. Deze kolommen dienen enige specifieke opties.

Hoe te berekenen

De parameters aangegeven in de BTW-codes tabel worden gebruikt om de BTW van de individuele transacties te berekenen. De parameters vastgelegd in de BTW-codes tabel kunnen niet worden veranderd in de transacties. Op deze manier wordt gegarandeerd dat de BTW berekeningen correct zijn en eenduidig.

Let op: wanneer de waarde van een BTW code, die al gebruikt is in transacties, wordt veranderd worden de veranderingen nog niet meteen doorgevoerd; in dit geval is het nodig het Boekhouding controleren commando uit te voeren (menu Rapporten -> Boekhouding controleren... ). Wanneer de BTW-codes tabel wordt veranderd vraagt het programma aan de gebruiker, d.m.v. melding in het Info venster, een complete herberekening te doen als voorzorg.

Gedetaileerde beschrijving van de kolommen

Voer de volgende gegevens in de volgende kolommen in:

• Groep: een code of getal dat de groep waartoe de code hoort identificeert. In het voorbeeld hebben we 1 ingevoerd voor de verkopen, 2 voor de inkopen, T voor het totaal.
• BTW code: de code om de BTW code te identificeren en over te dragen in de transacties.
• Beschrijving: een tekst voor de beschrijving van de BTW code of de groep.
• Uitschakelen:
  • Een 1 invoeren heeft tot gevolg dat de BTW code niet wordt weergegeven in de automatisch-aanvullen-lijst (Transactiestabel), maar nog wel kan worden gebruikt.
  • Een 2 invoeren heeft tot gevolg dat de BTW code wordt uitgeschakeld en niet kan worden gebruikt.
• Gr: code van de "Groep" waarin de rij toegevoegd moet worden.
• Gr1: code voor extra groeperingen..
• Gr2: code voor extra groeperingen.
• Verschuldigde BTW:
  Als het woord Ja wordt ingevoerd betekent dit dat de BTW afgedragen moet worden (aan de staat verschuldigd is).
  Als de cel leeg wordt gelaten betekent dit dat de BTW verhaalbaar is (teruggevraagd kan worden).
• BTW Bedragtype: geeft aan hoe de software het transactiebedrag interpreteert:
  0 (of lege cel) met BTW (het transactiebedrag wordt beschouwd als inclusief BTW).
  1 = zonder BTW (het transactiebedrag wordt beschouwd als exclusief BTW).
  2 = BTW bedrag (het transactiebedrag wordt beschouwd als het BTW bedrag).
• % BTW: het BTW percentage.
• BTW% op bruto: wordt gewoonlijk leeg gelaten. In speciale gevallen moet het woord "Ja" worden ingevoerd als het BTW percentage moet worden toegepast op het brutobedrag (inclusief BTW) en niet op het belastbare bedrag.
• % Vrijgesteld: als het niet mogelijk is 100% in mindering te brengen voor een BTW code voer dan hier het niet in mindering te brengen percentage in (bijvoorbeeld 50%).
  Een wijziging van dit percentage wordt alleen toegepast op de transacties die na de wijziging worden ingevoerd.
• BTW rekening: de rekening waarop de berekende BTW automatisch wordt geboekt.
  In Bestands- en boekhoudingseigenschappen (menu Bestand) kan een rekening, die wordt gebruikt als BTW rekening, worden gedefinieerd.
  Het is ook mogelijk voor iedere individuele BTW code een rekening op te zetten.
• Afronden Min.: minimum waarde voor afronding, alleen te gebruiken in bijzondere gevallen. Bij voorkeur moet de afronding aangegeven in de basis gegevens van de boekhouding worden gebruikt (bijvoorbeeld minimale afrondingswaarde 0.05).
• Niet waarschuwen: er zijn speciale transacties die het programma zou kunnen interpreteren als een vergissing maar die in werkelijkheid correct zijn. Voer "Ja" in voor de BTW code waar dit om gaat om te voorkomen dat de software foutmeldingen geeft.

Wanneer de transacties met BTW worden ingevoerd door de BTW code in de BTW-code kolom toe te passen berekent de software automatisch alle bedragen die betrekking hebben op de BTW en boekt deze op de BTW rekening.

Hercontrole van het boekhoudbestand

Wanneer het programma het boekhoudbestand controleert, als de transacties niet zijn geblokkeerd, herlaadt het de BTW parameters die toegekend zijn aan iedere BTW code. Wanneer een BTW code instelling is veranderd wordt met deze verandering rekening gehouden in de overeenkomstige transactiekolommen (die niet door de gebruiker veranderd kunnen worden).

Daarom stelt het programma voor een volledige hercontrole te doen wanneer de BTW tabel veranderd wordt.

Een nieuw percentage toevoegen

Wanneer een nieuw percentage wordt toegevoegd moet dit in een nieuwe rij gebeuren; voer in de nieuwe rij de gegevens van de nieuwe BTW code met het nieuwe percentage in er daarbij op lettend dat de correcte groepering ingevoerd wordt. Verander geen code die al is ingevoerd in de transacties.

Groeperingen

Door groepen aan te maken met meerdere totalen kan de gebruiker de totalen verkrijgen die nodig zijn voor de BTW aangifte.
Door in het BTW rapport de optie Eigen groeperingsschema gebruiken te activeren berekent de software de totalen precies zoals aangegeven in de volgorde van de aangegeven groepen in de BTW-codes tabel.
De groepen worden gebruikt om de totalen van groepen transacties te verkrijgen, bijvoorbeeld de totalen voor alle export-of importtransacties.

Gerelateerd document: BTW-codes importeren

Dit tabblad verschijnt alleen als een boekhouding met BTW is gekozen.

BTW-rekening
De Automatische BTW-rekening, die aanwezig is in het rekeningschema, staat hier standaard ingesteld. In dit geval hoeft de BTW rekening niet toegevoegd te worden aan de BTW-codes tabel.

BTW-afronding
Hier voert de gebruiker in hoe de BTW bedragen moeten worden afgerond; als de gebruiker bijvoorbeeld 0.05 invoert wordt de BTW bedragen afgerond naar veelvouden van 0.05.

Kostenplaats 1 (KP1), 2 (KP2), 3 (KP3)
Voor ieder Kostenplaats kan de gebruiker kiezen welk bedrag gebruikt moet worden voor de transactie in kostenplaats.

• Transactiebedrag gebruiken
• Bedrag met BTW gebruiken
  (Wanneer kostenplaatsen worden gebruikt voor Klanten/Leveranciers rekeningen)
• Bedrag zonder BTW gebruiken
  (Wanneer kostenplaatsen worden gebruikt voor Inkomsten en Uitgaven)

Nota bene: Als één van deze parameters veranderd wordt moet de boekhouding opnieuw berekend worden.

Gerelateerde pagina's: BTW Beheer, Kostenplaatsen en Winstcentra

Le système TVA suisse prévoit pour le calcul de la TVA que celle-ci se fait calculé au centime, sans arrondi.  

Pour ceux qui ont la nécessité d'avoir un arrondi des montants TVA pour les centimes, la procédure suivante a été prévue:

• Dans le tableau Écritures, insérer les Écritures comme d'habitude, en appliquant le code TVA approprié
• Dans la ligne suivante, enregistrer le compte des charges ou des produits, utilisé dans la ligne précédente, en débit et en crédit
• Dans la colonne montant, enregister les centimes de l'arrondi
• Dans la colonne Code TVA, insérer un code TVA avec type montant 2 (montant TVA au 100%) par exemple M80-2
• Quand les centimes doivent être déduits, insérer le code précédé par le signe moins "-M80-2".

In een boekhouding met BTW is het mogelijk in de Rekeningentabel een BTW code te koppelen aan inkomsten/uitgaven rekeningen. Daardoor kan het programma, tijdens het boeken van in- en verkopen, automatisch de BTW code invoeren en de kolommen aanvullen met BTW gegevens wanneer het rekening nummer ingevoerd wordt.

Om de codes te koppelen:

• Klik op weergave Andere. In deze weergave is de BTW code kolom standaard zichtbaar.
  Als u de BTW code kolom in de weergave Basis wilt tonen klikt u in het menu Gegevens op het commando Kolommen instellen (zie de verwijzing onder aan deze pagina).
• Voer de BTW codes in voor de inkomsten/uitgaven in de BTW code kolom.

.

Zie ook pagina: Kolommen instellen.

BTW rekeningen in de Rekeningen-tabel

Om te kunnen berekenen wat er aan de Staat verschuldigd is, is het nodig de volgende rekeningen in het rekeningschema (Rekeningen-tabel) op te nemen:

1. De BTW rekening "BTW volgens het BTW overzicht" – wanneer deze ingesteld is in de Bestandseigenschappen, wordt deze door het programma gebruikt om automatisch de BTW bedragen te registreren, elke keer wanneer er een BTW code wordt ingevoerd waarvoor er in de tabel BTW-codes geen specifieke BTW rekening is aangegeven.

2. De BTW rekening "Te betalen BTW" – wordt alleen gebruikt voor het storten en afsluiten van het saldo van de rekening "BTW volgens het BTW overzicht" aan het einde van de periode. De afsluiting vindt plaats door het betalen van de verschuldigde BTW aan de Staat, of door het eventueel ontvangen van een BTW credit van de BTW-diensten.