Dans cette section nous expliquons les notions essentielles de la comptabilité en partie double.

Pour créer une nouvelle comptabilité, il y a plusieurs modalités. 

Créer une comptabilité à partir d'un modèle inclus dans le programme

Ci dessous, nous expliquerons la procédure à partir d'un modèle existant fourni par le programme. 

1. Menu Fichier, commande Nouveau.
2. Sélectionnez du Groupe, Comptabilité en partie double
3. Dans la section Fichier, sélectionnez Comptabilité en partie double ou Comptabilité en partie double avec TVA
4. Dans la section Exemples/Modèles sélectionnez la langue/nation et choisissez un des exemples, qui se correspondra le plus possible à vos besoins.

Utilisation du programme en général

Banana Comptabilité s'inspire d'Excel. Les commandes et le mode d'emploi ont été maintenus de façon à être le plus similaires à ceux de Microsoft Office.
Pour des détails sur l'utilisation, nous vous renvoyons à la page de l'interface du programme.
La comptabilité se fait dans des Tableaux qui fonctionnent tous de la même façon. 

Enregistrer le fichier

1. Exécutez la commande Fichier->Enregister sous, de préférence avec le nom de l'entreprise et l'année actuelle (par exemple "entreprise_2017").
2. Choisissez le dossier où vous voulez enregistrer le fichier (ex. Documents -> Comptabilité)
3. Le programme ajoute l'extension "AC2".

Personnaliser le plan de comptes

Dans le tableau Comptes, exécutez les modifications nécessaires pour adapter le plan à vos besoins, vous pouvez ainsi:

• Ajouter et éliminer des comptes existants (voir Ajouter une nouvelle ligne)
• Changer les numéros de compte, la description (ex. insérer le nom du compte courant bancaire de votre Banque), insérer d'autres groupes, etc.
• Pour créer des sous-groupes, veuillez consulter la page internet Groupes.

Dans le plan comptable, on peut également définir des Centres de coût ou des Segments qui servent à cataloguer les montants de façon plus détaillée et spécifique.

Les Écritures

Les écritures doivent être insérées dans le tableau Écritures et composent le Journal.

Dans les colonnes spécifiques:

• Insérez la date
• Insérez le numéro de pièce qui est manuellement attribué au document papier. Ceci permet de retrouver facilement les pièces une fois l'opération comptable comptabilisée.
• Insérez le libellé
• Dans le compte Débit, insérez le compte de destination
• Dans le compte Crédit, insérez le compte de provenance
• Insérez le Montant. Dans la comptabilité avec TVA, insérez le montant brut, TVA comprise; le programme sépare la TVA, en scindant le coût net ou la recette net.

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures on utilise:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment 
• la fonction des Écritures répétées qui permettent de mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
• l'importation des données des extraits bancaires ou postaux

Écritures avec TVA

Pour pouvoir enregistrer des opérations avec TVA, il faut dès le début:

• du menu Fichier, commande Nouveau, choisir comptabilité en partie double avec TVA.
• choisir un des plans comptables déjà prédéfini, dans lequel se trouve le tableau Codes TVA, avec tous les codes en vigueur.
  Pour les écritures avec TVA, consultez la page Écritures de la Gestion TVA.

Écritures composées
Les écritures composées, celles qui incluent des montants débités et/ou crédités sur plusieurs comptes (par ex. quand on paie plusieurs factures avec le compte courant bancaire), doivent être enregistrées sur plusieurs lignes:

• une ligne pour chaque compte débité et/ou crédité.
• quand tous les montants débités et/ou crédités sont introduits, il ne doit pas y avoir de différence.

Pour plus de détails, consultez la page Types d'Écritures composées.

Contrôles factures clients et founisseurs

Banana permet de tenir sous contrôle les factures à payer ainsi qu'à contrôler l'encaissement de celles qui ont été émises. Voir::

• Submenu Clients
• Submenu Fournisseurs

La Fiche de compte

La fiche de compte reprend automatiquement toutes les écritures enregistrées sur le même compte (Ex. caisse, banque, clients, etc...).

Pour afficher une fiche de compte, il suffit de se positionner avec la souris et de cliquer sur le petit symbol bleu qui apparaît.

Fiche de compte par période

Pour afficher les fiches de compte avec les soldes se référant à une période spécifique, il faut cliquer sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et dans la section Période, activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de fin de cette période.

Pour de plus d'informations, consultez la page Période.

Imprimer les fiches de compte

Pour imprimer une fiche de compte, il suffit d'afficher la fiche à partir du Tableau (Comptes ou Écritures) et ensuite démarrer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et sélectionner celle que l'on désire imprimer. A travers le Filtre présent dans la fenêtre, on peut automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte à imprimer: comptes, centre de coût, segments, groupes, etc.).

Pour plus de détails, consulter la page Fiche de compte.

Le Bilan et le Compte de Résultat

Le Bilan affiches les soldes de tous les comptes patrimoniaux, Actifs et Passifs. La différence entre les Actifs et les Passifs détermine le Capital propre.

Le Compte de Résultat (Pertes et Profits) affiches tous les comptes des Charges et des Produits. La différence entre les Charges et les Produits détermine le Bénéfice ou la Perte de l'exercice.

L'affichage et l'impression du Bilan s'effectue à partir du menu Compta1, commande Bilan formaté ou Bilan formaté par groupes.

• La commande Bilan formaté donne simplement une liste de tous les comptes sans distinguer les Groupes ou Sous-groupes.
• La commande Bilan formaté par groupes donne une liste des comptes avec les sous-divisions des groupes et des sous-groupes; en outre, la commande présente de nombreuses fonctions, permettant de personnaliser la présentation, qui ne sont pas présentes dans le Bilan formaté.

Archiver les données en PDF

À la fin d'une année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revisionnée, toutes les données peuvent être archivées avec la commande Créer dossier en PDF du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, vous pouvez élaborer un budget des frais et une prévision des revenus, afin d'avoir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux façons différentes:

1. Dans le tableau Comptes, colonne Budget. Pour chaque compte, le montant d'un budget annuel est indiqué.
   Dans ce cas, quand on élabore le Budget du menu Compta1, commande Bilan formaté par groupes, la colonne Budget reporte des montants qui font référence à toute l'année.
2. Dans le tableau Budget, qui peut être activé à partir du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
   Dans ce tableau, tous les budgets des dépenses et des revenus peuvent être enregistrés avec des écritures. Dans le cas où ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, on peut configurer un budget détaillé qui tient compte des variations possibles pendant l'année et durant les différentes périodes de l'année.

Pour plus de détails, consulter la page Budget.

Situation financière sous contrôle

C'est dans le tableau Comptes qu'il faut insérer le plan comptable: on y définit les comptes et les groupes dans lesquels les comptes devront être totalisés. Par cette opération, on crèe des comptes qui seront ensuite utilisés pour les écritures. La structure du plan comptable sera aussi celle qui figurera dans la présentation du Bilan et du compte de résultat.

On trouve aussi dans le tableau Comptes les colonne du solde d'ouverture, du mouvement et du solde actuel, qui sont ajournés automatiquement par le programme. Le plan comptable offre ainsi une vision immédiate et complète de votre situation financière.

• Comptes de liquidité
• Bilan
• Compte de Résultat
• Registre clients et fournisseurs
• Centres de Coûts et Profits

Les différents types de lignes et de sections

Le tableau Comptes (Plan comptable) est à la fois l'outil de configuration que l'outil pour l'affichage immédiat de la situation économique et finanière.

Dans le plan comptable, on indique les différents éléments nécessaires pour regrouper les mouvements:

• Les Comptes de la comptabilité
  Servent pour indiquer sur quel compte débit et crédit les opérations doivent être enregistrées.
  Chaque compte a un numéro ou une abréviation (numéro de compte), un libellé, la classe et le groupe d'appartenance, et le solde d'ouverture, le solde actuel, budget, etc.
• Centres de coût et de profit
  Des comptes qui ont le numéro précédé d'un point ".", d'une virgule "," ou d'un point-virgule ";" et servent pour attribuer les montants des écritures également à des comptes supplémentaires, au lieu d'uniquement aux comptes comptables de base. 
• Segments
  Sont comme des sous-comptes qui ont le numéro précédé d'un double-point ":"; ils servent à attribuer certaines opérations comptables à des sous-catégories du plan comptable.
• Groupes
  Servent à créer des lignes de totaux. 
• Sections
  Servent à indiquer les subdivisions du plan de comptes , pour l'impression du Bilan, Compte de Résultat, etc.
  • Partitario clienti
  • Partitario fornitori

Explication des colonnes de la comptabilité en partie double 

• Sections
  Ici on insère des codes qui, dans le Bilan formaté par groupes, permettent d'imprimer seulement des parties détéreminées du plan de comptes.
• Groupes
  Le code qui définit que la ligne est une ligne de groupe est indiqué ici. Le code du groupe est ensuite inséré dans la colonne GR pour indiquer la totalisation d'un compte ou d'un groupe.
• Compte
  On y insère le numéro de compte, le centre de coût ou le segment.
• Libellé
  Un texte pour indiquer le nom du compte, du groupe ou de la section.
• BClasse
  On y indique si le compte est: 1=Actifs, 2=Passifs, 3=Charges, 4=Produits; voir les Comptes.
• Gr (Totaliser dans...)
  On y indique le code d'un groupe de façon que le programme puisse totaliser cette ligne dans le groupe.
• Gr1 e Gr2
  Des codes de regroupement supplémentaires, à utiliser avec les fichiers de rapports externes.
• Solde d'ouverture
  Le solde du compte au début de l'année est inséré.
  Les montant en crédit doivent être insérés précédés par le signe moins (-). Les totaux des montants en débit (en positif) et ceux en crédit (en négatif) doivent résulter en zéro. Une différence est indiquée dans la fenêtre d'information si les soldes d'ouverture ne sont pas en équilibre.
  Si il y a des comptes ajoutés ou collés et la différence n'est pas exacte, il faut Recontrôler la comptabilité (Maj. + F9).
• Mouvement Débit et mouvement Crédit (Colonne protégée)
  Le total des mouvements Débit et Crédit des mouvements insérés dans le tableau Écritures.
• Solde  (Colonne protégée)
  Le solde du compte inclut le solde d'ouverture et les mouvements en Débit et en Crédit.
  Le solde Débit est indiqué en positif; le solde Crédit est indiqué en négatif (précédé par le signe moins [-] ).
• Budget
  On y insère le montant du budget de l'année courante.
  Le montant du budget des charges (débit) doit être inséré en positif; celui des produits en négatif (crédit).
• Différence Budget (Colonne protégée)
  La différence entre le Solde et le montant Budget.
• Année précédente
  Le solde du compte à la fin de l'année précédente.
  Avec les commandes "Créer Nouvelle année" ou "Mettre à jour soldes d'ouverture", les valeurs présentes dans la colonne Solde du fichier de l'année précédente sont reprises
  Si une nouvelle comptabilité a été créée et on desire avoir des impressions avec les montants de l'année précédénte, les valeurs de l'année précédente doivent être insérées manuellement.
• Différence Année précédente (Colonne protégée)
  La différence entre le solde et le montant de l'année précédente.
• Désactiver
  Si cette colonne contient la valeur "1", le compte n'est pas proposé dans la liste des comptes disponibles.
• Numéro de TVA
  Numéro de TVA si ce compte est associé à un client ou à un fournisseur.
• Code TVA
  Le code TVA qui doit être repris automatiquement quand, dans la colonne CtDébit ou CtCrédit des Écritures ce compte a été inséré.
• Colonnes adresses
  Le programme peut ajouter des colonnes pour les adresses pour la gestion des données des clients ou des fournisseurs.  

Liste des comptes triée par libellé ou autre

Pour obtenir des listes des comptes triés différemment il faut utiliser la commande Extraction et trier lignes du menu Données.

Ajouter ou déplacer des colonnes

• Si l'on ajoute une colonne du type Montant dans le plan comptable, le programme totalise les montants selon les regroupements choisis.
• Les colonnes ajoutées du type Numéro ne sont, au contraire, pas totalisées.
• Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes peuvent être affichées, la séquence peut être changée et d'autres colonnes peuvent être ajoutées. 
• Avec la commande Mise en page, la disposition d'impression (horizontale ou verticale) et le zoom peuvent être définis.

Vues

Le plan des comptes est créé avec des vues préconfigurées.

• Base: les colonnes principales sont affichées, les colonnes de regroupement, et les soldes.
• Mouvement: les colonnes avec le Mouvement Débit et le Mouvement Crédit sont affichées.
• Précédent: les colonnes Année précédente et Différence Année précédente sont affichées
• Divers: les colonnes Désactiver, Numéro TVA et Numéro fiscal sont affichées.
• Imprimer: les colonnes Compte, Libellé et Solde sont affichées.
   

Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en ajouter des autres avec la commande Organiser vues.

Bilan de vérification

A pratiquement tout moment, avec la commande Imprimer ou Aperçu d'impression (menu Fichier), à partir du tableau Comptes, vous pouvez imprimer le plan comptable ou en partie. 
Toujours à partir du tableau Comptes, en sélectionnant la vue Mouvement vous aurez l'inpression du bilan de vérification.

Impressions avancées

Les commandes suivantes permettent d'afficher et d'imprimer les comptes d'autres façons:

• Rapport comptable
  Pour imprimer seulement les comptes qui ont des mouvements, avoir des séries temporaires, ou des comptes regroupés selon le n° BClasse ou selon un système de regroupement externe.
• Bilan formaté
  Imprime tous les comptes de la comptabilité divisés par Classe: Actifs, Passifs, Charges et Produits.
• Bilan Formaté par groupes
  Permet de faire des impressions personnalisées et avec des groupes.
• Impressions spécifiques avancées avec les BananaApps

Avec Banana Comptabilité Plus, vous évitez les erreurs

Afin de faciliter les contrôles et de trouver immédiatement les différences, dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, une colonne Solde a été ajoutée, où vous pouvez voir les différences éventuelles sur chaque ligne et les corriger immédiatement. Il s'agit d'une fonction très utile pour la clôture de l'exercice financier.
Beaucoup de nos clients l'ont déjà essayé et sont enthousiastes à son sujet. Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Soldes d'ouverture

Quand on utilise Banana Comptabilité pour la première fois, il est nécessaire d'insérer les soldes initiales manuellement pour créer le bilan d'ouverture.

1. Se positionner dans le tableau Comptes, vue Base, colonne Ouverture
2. Reporter manuellement les soldes initiales des comptes Actifs et Passifs. Les soldes passifs sont insérés précédés par le signe moins (-) avant le montant.
3. Contrôler que le total Actifs est égal au total Passifs pour avoir l'équilibre comptable. Dans le cas qu'il y a des différences dans les soldes d'ouverture, il faut contrôler et corriger.

Pour reporter automatiquement les soldes d'ouverture pour l'année suivante, consulter la leçon Créer nouvelle année.

Avec Banana Comptabilité Plus, vous évitez les erreurs

Afin de faciliter les contrôles et de trouver immédiatement les différences, dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, une colonne Solde a été ajoutée, où vous pouvez voir les différences éventuelles sur chaque ligne et les corriger immédiatement. Il s'agit d'une fonction très utile pour la clôture de l'exercice financier.
Beaucoup de nos clients l'ont déjà essayé et sont enthousiastes à son sujet. Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Insérer les écritures

Les écritures doivent être insérées dans le Tableaux Écritures.

Les colonnes du tableau Écritures

Les colonnes listées ci-dessous et précédées d'un * ne sont normalement pas visibles. Pour les rendre visibles, utiliser la commande Organiser colonnes du menu Données.

Date
La date que le programme utilise pour attribuer l'écriture à une période.  La date doit être située dans la période comptable définie dans les Données de base de la comptabilité. Dans les options on peut indiquer que la date est obligatoire, autrement la valeur peut être vide. S'il y a des écritures bloquées, le programme signale une erreur quand on insère une date inférieure ou égale à la date du bloc. 

*Date Pièce
On peut y indiquer la date de la pièce, par exemple, la date d'émission d'une facture.

*Date valeur
On peut y indiquer la date valeur de l'opération bancaire. La valeur est importée d'un extrait de compte en format électronique.

Pièce
Le numéro du justificatif qui est la base pour l'écriture comptable. Quand vous introduisez les écritures, il est conseillé d'indiquer un numéro progressif sur le document, de façon à ce que l'on peut facilement retrouver la pièce comptable.
La fonction de saisie sémi-automatique suggère des valeurs progressives et des codes d'écriture définis précédemment dans le tableau Écritures répétées.

Le programme propose le numéro suivant du document, qui peut être repris avec la touche F6.

• Numérotation numérique, le programme incrémente simplement la valeur plus élevée trouvée dans la colonne Doc;
   
• Numérotation alphanumérique, le programme incrémente la partie numérique finale; cette fonction est utile si l'on veut tenir des numérotations séparées pour la caisse ou la banque.
  Si précédemment C-01a été inséré, et on commence à taper C, le programme propose C-02.
  Si précédemment B104 a été inséré, et on commence à taper B, le programme propose B105.
  Si précédemment D10-04 a été inséré, et on commence à taper D, le programme propose D10-05.

Dans les écritures répétées vous pouvez prédisposer des groupes d'écritures qui seront reprises au moyen d'un code.

Pour ajouter une grande quantité de numéros, vous pouvez éventuellement profiter d'Excel. Créez dans Excel la quantité désirée de numéros de pièces et copier et coller dans la colonne Pièce du tableau Ecritures de Banana Comptabilité.

*PièceProtocole
Une colonne supplémentaire si l'on veut attribuer une autre numération aux écritures ou au document. La fonction de saisie sémi-automatique suggère une valeur progressive qui fonctionne de la même façon que la colonne Pièce.
Si, dans le cas d'une importation des écritures dans un autre fichier, on veut attribuer un autre numéro de pièce et tenir le numéro de pièce original, insérer le numéro de pièce dans la comptabilité source dans la colonne PièceProtocol.

*PièceType
Contient un code que le programme utilise pour identifier un type d'écriture. Si l'on préfère utiliser des codes personnels, il vaut mieux ajouter une autre colonne.

• 01 Dans les rapports, cette écriture est considérée comme une écriture d'ouverture, donc elle ne figure pas dans la période, mais dans les soldes d'ouverture.
• du 10 au 19 codes pour les factures clients
• du 20 au 29 codes pour les factures fournisseurs
• du 30 au 1000 codes réservés à des fins futures

*Numéro de la facture
Un numéro de facture émise ou payée qui est utilisé avec la fonction de contrôle-factures pour clients et fournisseurs.

*PièceOriginal
Le numéro de référence présent sur une pièce; pour insérer, par exemple, le numéro d'une note de crédit.

*Lien à fichier externe
Sert à insérer un lien à un fichier externe, habituellement le justificatif comptable. Avec la petite flèche en haut, le programme ouvre le document.

Cette colonne est utilisée avec la commande Lien à un document

*Référence Externe

Numéro de référence éventuel attribué par un programme qui a généré cette opération. Cette valeur peut servir à s'assurer qu'une même opération ne soit pas importée deux fois.

Libellé
Le texte de l'écriture.
La fonction de saisie sémi-automatique suggère le texte d'une écriture déjà insérée, ou insérée l'année précédente si l'option appropriée est active. 
En pressant la touche F6, le programme reprend les données de la ligne précédente avec le même libellé et complète les champs de la ligne actuelle.

Si le libellé commence par #CheckBalance, l'écritures est considérée comme une écriture pour le contrôle du solde. Pour de plus amples informtions, nous vous renvoyons vers la page d'explications Contrôler la Comptabilité.

*Notes
Sert à ajouter des notes à l'écriture.

Compte Débit
Le compte qui sera débité.

• Dans le compte Débit, on peut aussi insérer des segments, habituellement séparés d'un ":" ou d'un "-".
  En pressant la touche du signe de séparateur de segment on passe immédiatement au segment suivant.
• Si, par contre, on presse la touche Enter, l'introduction se termine et on passe à la colonne suivant.
• La fonction de saisie sémi-automatique propose les comptes et les segments.
• On peut aussi insérer un texte de recherche et le programme affichera tous les comptes qui contiennent ce texte dans une des colonnes.

*Compte Débit Description
La description du compte inséré, reprise du plan comptable

Compte Crédit
Le compte qui sera crédité. Pour le reste, nous renvoyons l'utilisateur à l'explication sous "Compte Débit".

*Compte Crédit Description
La description de ce compte, reprise du plan comptable

Montant
Le montant qui sera inséré sur le compte Débit et le compte Crédit.

Les colonnes TVA
Pour une explication des colonnes TVA, veuillez consulter la page Ecritures de la gestion TVA.

CC1
Le compte d'un centre de coût précédé par "." à insérer toutefois sans le ".".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P1", le montant sera écrit en crédit.

*CC1 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable

CC2
Le compte d'un centre de coût précédé par "," à insérer toutefois sans le ",".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P2), le montant sera écrit en crédit.

*CC2 Description
La description du centre de coût reprise du plan comptable

CC3
Le compte d'un centre de coût précédé par ";" à insérer toutefois sans le ";".
Si le sigle est précédé du signe moins (-P3), le montant sera écrit en crédit.

*CC3 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable

*Date d'échéance
La date pour laquelle cette facture doit être payée. Consultez les sous-menus Clients et Fournisseurs

*Date Paiement
Utilisée en combinaison avec la commande "Afficher échéances".
En revanche, pour utiliser les fonctions de contrôle clients et fournisseurs pour le paiement, il faut enregistrer une écriture pour l'émission de la facture et une autre pour le paiement.  

*Bloc Numéro, Bloc Montant, Bloc Progressif, Bloc Ligne
Voir la fonction Bloquer écritures.

Ajouter de nouvelles colonnes

Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes vous pouvez afficher, masquer, déplacer les séquences, et ajouter d'autres colonnes ou indiquer de ne pas imprimer certaines colonnes.

• Les colonnes ajoutées dans le tableau Écritures seront aussi ajoutées dans les tableaux Écritures répétées, Fiche de compte, Résumé TVA sans être affichées.
  Pour afficher ces colonnes dans les autres tableaux, il faut utiliser la commande Organiser colonnes.
• Si vous ajoutez une colonne Montant, les montants insérés seront inclus dans la fiche de compte. 

Vues

Quand une nouvelle comptabilité est créée, les vues suivantes sont automatiquement créées.

• Base: les colonnes principales sont affichées
• Centres de coût: les colonnes CC1, CC2 et CC3 sont affichées
• Échéances: les colonnes Date d'échéance et Date de paiement sont affichées
• Bloc: les colonnes du Bloc sont affichées.

Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en créer d'autres, avec la commande Organiser vues.
Avec la commande Mise en page, vous pouvez modifier le mode d'impression de la vue.

Fenêtre d'information

Dans la fenêtre en bas, les messages d'erreur sont affichés, ainsi que des informations supplémentaires relatives aux comptes et codes TVA utilisés.
Pour les comptes, le numéro de compte, le libellé, le montant du mouvement (Débit ou crédit) et le solde actuel du compte sont indiqués.

Dans les Propriétés fichier, les paramètres principaux du fichier comptable sont définis, comme l'en-tête, la date d'ouverture et de clôture, la devise de base, l'adresse de l'entreprise, le compte bénéfice et perte de change s'il s'agit d'une comptabilité multidevise, le compte TVA, le mot de passe, etc.

• Comptabilité
• Options
• Adresse
• TVA
• Devise étrangère
• Textes
• Mot de passe
• Divers

Nouvelles personnalisations

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, l'impression a été améliorée grâce à la possibilité de nouvelles personnalisations. En outre, vous pouvez imprimer la facture avec le code QR et d'autres mises en page prédéfinies et personnalisables.
Nous vous recommandons de passer dès maintenant à Banana Comptabilité Plus et de profiter de ses nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Bilan formaté par groupes - colonnes colorées

Cet exemple a été réalisé avec les fonctions suivantes:

• Bilan formaté par groupes
• Configurations colonnes pour indiquer quelles colonnes doivent s'afficher (dans l'exemple les colonnes Courante et Année précédente sont affichées)
• Propriétés colonnes couleurs pour indiquer la couleur d'une colonne

Compte de résultat avec budget

Cet exemple a été réalisé avec les fonctions suivantes:

• Bilan formaté par groupes
• Configurations colonnes pour indiquer quelles colonnes doivent s'afficher (dans l'exemple les colonnes Courante, Budget et Année précédente sont affichées)
• Propriétés colonnes couleurs pour indiquer la couleur d'une colonne

Bilan formaté

Cet exemple a été réalisé avec les fonctions suivantes:

• Bilan formaté - Base
• Configuration Style (pour cette impression, nous avons choisi le style Berlin)
   

Subdivision par trimestre

Cet exemple a été réalisé avec les fonctions suivantes:

• Bilan formaté par groupes
• Subdivision -> Subdivision par période pour configurer la subdivision par trimestre
• Configurations colonnes pour indiquer quelles colonnes doivent s'afficher 
• Propriétés colonnes couleurs pour colorer différemment les colonnes

Subdivision par segment

Cet exemple a été réalisé avec les fonctions suivantes:

• Bilan formaté par groupes
• Subdivision -> Subdivision par période pour choisir le niveau de segment à afficher
• Style d'impression
  Pour cette impression des segments, il n'est pas possible de configurer la couleur des colonnes

Archivage Pdf avec toutes les données de la comptabilité

Le fichier est créé avec un indice qui permet d'accéder facilement aux diverses impressions 

Il est prévu la sauvegarde en PDF des données suivantes:

• Bilan et Compte de résultat
• Tableaux Comptes, Ecritures, Codes TVA, Totaux
• Résumés TVA
• Fiches des comptes
   

Si vous sauvegardez ce fichier sur un CD non réinscriptible, (qui doit être conservé avec vos documents comptables) vous satisferez les exigences légales pour l'archivage des données comptables.

Cet exemple a été réalisé avec les fonctions suivantes:

Menu Fichier, commande Créer Dossier Pdf

Imprimer une colonne supplémentaire

Pour imprimer dans le Bilan une colonne supplémentaire nous avons utilisé les fonctions suivantes:

• Organiser colonne, menu Données, pour faire afficher ou ajouter la nouvelle colonne dans le tableau Comptes
• Bilan formaté par groupes
• Colonnes - Avancé, pour activer l'afficher de la colonne

Tableau Budget

Dans le tableau Comptes, il y a la colonne Budget, où le budget annuel peut être inséré.

Le tableau Budget offre, en revanche, de plus amples possibilités et permet ainsi de créer une planification détaillée des finances et des liquidités.

​Pour de plus amples informations sur le sujet et des exemples d'utilisation, il est recommandé de consulter la page Budget et plan de la liquidité.

Téléchargez le modèle: lucsbar.ac2

Ajouter le tableau Budget

Si une comptabilité n'a pas encore le tableau Budget:

• Aller dans le menu Outils
• Commande Ajouter de nouvelles fonctions
• Choisir "Ajouter tableau Budget
  Attention, cette opération ne peut pas être annulée. Si l'on désire retourner à la situation précédente, il faut absolument conserver une copie di fichier précédent.
• Ensuite, le programme:
  • Ajoute le tableau Budget en reprenant les valeurs du budget indiqué dans le tableau Comptes.
  • Bloque la colonne Budget dans le tableau Comptes.
    Les valeurs de cette colonne seront calculées selon les écritures de budget en utilisant comme période celle définie dans les données de base de la comptabilité.

Colonnes du tableau Budget

Les colonnes du tableau Budget sont similaires à celle du tableau Ecritures

Tableau Budget avec les colonnes des formules (vue Formules)

On y trouve, toutefois, des colonnes supplémentaires expliquées ci-dessous:

• Répéter
  Un code de répétition doit être inséré, possiblement précédé d'un numéro 
  (3M trimestriel, 6M semestriel, 7D hebdomadaire, 3ME trimestriel fin de mois)
  • Vide: aucune répétition ne se fait
  • "D" pour une répétition quotidienne (Day)
  • "W" pour une répétition hebdomadaire (Week)
  • "M" pour une répétition mensuelle (Month)
  • "ME" répétition mensuelle, mais avec une date de fin de mois
    Si l'on commence avec le 28.02.2017, la date suivante sera 31.03.2017
  • "Y" pour une répétition annuelle (Year)
  • "YE" chaque année, mais à la fin du mois
    Si la date est le 28.02.2015, la date suivante sera le 29.02.2016.
• Fin
  Vide ou il faut indiquer la date après laquelle il ne doit plus y avoir de répétition.
• Variante
  Sert à indiquer une variante éventuelle en ce qui concerne le budget, en combinaison avec les Apps.
• Pour Nouvelle Année
  Sert à indiquer comment se fera le transfert, en faisant Créer Nouvelle Année.
  • Aucune valeur: la date augmente d'une année. 
  • "1" La date reste identique.
  • "2" L'opération n'est pas transférée vers la nouvelle année
• Quantité
  Le quantitatif qui, multiplie par le prix unitaire, donne le totale du montant.
• Unité
  Une description qui se réfère à la quantité, par exemple, m², ton, pc...
• Prix/Unité
  Le prix pour chaque unité qui, multiplié par la quantité, donne le total du montant.
  • Dans la comptabilité des dépenses/recettes il faut insérer une valeur négative pour faire en sorte que le montant sois inséré dans la colonne dépenses 
• Montant (en devise de base)
  Le montant à enregistrer
  Dans le cas où il y aurait de répétitions, le montant est celui de la première écriture. Les montants des répétitions suivantes sont visbles dans la fiche de compte.
  Le montant est calculé automatiquement dans les cas suivants:
  • Si une valeur a été insérée dans la colonne Quantité ou Prix/Unité, le montant sera alors calculé selon le contenu de ces deux colonnes.
    • Dans la comptabilité en partie double le résultat est converti en une valeur positive.
    • Dans la comptabilité dépenses/recettes, si le résultat est positif il sera considéré comme recette, s'il est négatif comme dépense.
  • Si une formule est insérée, alors le montant sera le résultat de la formule.
    La formule a aussi la priorité sur la quantité et le prix.
• Total
  C'est le total des montants des lignes répétées qui font partie de cette période comptable.
  Pour afficher les différents montants, utiliser la commande Fiche de compte.
• Formule (en devise de base)
  Permet d'insérer des formules de calcul, du langage javascript, ainsi que les fonctions de programmation des Banana Apps
  Si il y a une formule (ou un texte quelconque) la valeur de la colonne montant sera définie selon le résultat de la formule.
  Voir le point plus bas pour savoir comment l'utiliser.
  • Dans la comptabilité en partie double le résultat de la formule doit toujours être un chiffre positif. 
  • Dans la comptabilité dépenses/recettes, si le résultat est positif il sera considéré comme une recette, si il est négatif comme une dépense.
• ​Montant en devise du compte 
  C'est le montant en devise du compte de l'écriture (voir les écritures multidevise).
  Ce montant sert au calcul de la valeur en devise de base, selon le change indiqué.
  Si il y a une formule, la valeur est le résultat du calcul de la formule.
  Dans le cas où il y aurait de répétitions, le montant est celui de la première écriture.
• Formule Montant devise du compte 
  Une formule de calcul peut être insérée.
  Dans le cas où il y aurait de répétitions, le montant est celui de la première écriture. Les montants des répétitions suivantes sont visbles dans la fiche de compte.
• Total Montant devise du compte 
  C'est le total des montants en devise du compte des lignes répétées qui font partie de la période comptable définie dans les Propriétés fichier.
  S'il n'y a pas de date ou si la date début ou fin ne fait partie de la période comptable, cette colonne reste vide.

Fonctions utilisables dans la colonne Formule

Pour des exemples concenrant les formules on peut consulter les explications suivantes:

• Modèle des écritures avec l'utilisation des colonnes quantité et formule
• Modèle des écritures pour la comptabilité multidevise chi utilisent la colonne formule pour la devise de base

Dans la colonne formule on peut y insérer une formule de calcul dans le langage javascript, ainsi que les fonctions de programmation des Banana Apps.

Si il y a une formule (ou un texte quelconque) la valeur de la colonne montant sera définie selon le résultat de la formule.
Permet d'insérer des formules de calcul, du langage javascript, ainsi que les fonctions de programmation des Banana Apps

• Résultat de la dernière opération.
  La formule est exécutée et le résultat repris.
  10*3 //sera retourné 30
  S'il y a plusieurs opérations en séquences, séparées par des points et virgules ";" la dernière opération sera reprise.
  10*3;7;
  C'est le 7; qui sera repris
• Séparateur des décimales.
  Pour le séparateur des décimales javascript utilise uniquement le point "."
  Si l'on utilise un séparateur différent, il est probable que le numéro sera coupé.
  ​
• DEBUG est une variante qui peut être vrai ou faux.
  Si "vrai", tous les résultats des formules sont affichés dans les messages.
• row
  C'est un objet javascript qui réfère à la ligne courante .
  Les valeurs des cellules peuvent être reprises avec la fonction value ("columnNameXml").
  row.value("date") retourne à la data de l'écriture.
• budgetCurrent
  C'est un tableau qui contient les lignes du Budget après la création des répétitions.
• budgetExchangeDifference(account,[date, exchangeRate])
  Cette formule rappelle la fonction Banana.document.budgetExchangeDifference.
• BudgetGetPeriod(tDate, period)
  Retourne à la date du début (startDate) et la date de fin (endtDate) relative à la date et à la période spécifiée.
  • "MC", "QC", "YC" pour indiquer le mois, le trimestre ou l'année courant.
  • "MP", "QP", "YP" pour indiquer le mois, le trimestre ou l'année précédente.
  • t = BudgetGetPeriod('2015-01-01', 'MP') retourne
    t.strartDate // 2014-12-01
    t.endtDate // 2014-12-31
• Les fonctions suivantes sont similaires à celles disponibles avec Banana.document, toutefois avec en plus la possibilité d'indiquer comme startDate la période du BudgetGetPeriod de façon à ce que la fonction utilise la date courante et comme date de début/fin la date retournée du BudgetGetPeriod.
  budgetBalance('1000', 'MP'); //retourne le solde du compte 1000 à la fin du mois précédent
  budgetTotal('1000', 'MC'); //retourne le mouvement total du compte 1000 pour le mois courant.
  • budgetBalance(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetOpening(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetTotal(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetBalanceCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetOpeningCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetTotalCurrency(account, startDate, endDate, extraParam)
  • budgetInterest( account, interest, startDate, endDate, extraParam)
• Crédit (montant)
  Si la valeur du montant passée à la fonction est négative (par exemple -100.00), la fonction retourne le montant converti en positif (100.00); sinon elle retourne la valeur zéro (0).
  Cette fonction est utile en liaison avec la fonction budgetBalance pour enregistrer les soldes qui sont négatifs.
• Débit (montant)
  Si la valeur du montant passée à la fonction est positive (par exemple 100.00), la fonction retourne le montant (100.00); sinon, si le montant est négatif, elle retourne la valeur zéro (0).
• Inclure
  Inclut et exécute un fichier javascript, avec la possibilité de créer des fonctions spécifiques et des variables qui peuvent être rappelés dans le script.
  • inclure "file:test.js" 
    Exécute le contenu du fichier indiqué. Le nom est relatif au fichier sur le quel l'on travaille.
  • inclure "documents:test.js" 
    Exécute  le document texte contenu dans le tableau documents
    Doit être un fichier de type "text/javascript"

Variables

Il est possible de définir et d'utiliser des variables directement à l'interne des lignes.

La variable doit pour autant avoir été définie au préalable.  

price  = 10;
total = price * 5;

Fonctions définies par l'utilisateur

L'utilisateur peut définir des fonctions avec le langage javascript et les rappeler dans les formules.

Il est possible de définir des fonctions:

• Directement dans une formule
• A l'intérieur d'un fichier attaché du type code javascript, indiqué dans un document chi a comme ligne id le nom "_budet.js"
• A l'intérieur d'un texte dans le tableau documents et inclus avec la commande inclure.

function calculerTaxes(bénéfice)
{
var taux = 10;
if (bénéfice > 50000)
    taux = 10;
else if (bénéfice > 100000)
    taux = 20;
return bénéfice * taux / 100;
}

Séquence de calcul et de recalcul

Chaque fois qu'une valeur dans la tableu Budget est modifiée ou que l'on fait un nouveau contrôle manuel (Maj. +F9), le programme:

• Si il existe, le contenu du document "_budget.js" vient avant tout.
• Recalcule les lignes du tableau Budget:
  • Le programme génère les lignes répétées sur la base de la colonne date début, date fin et répétition.
    Si en janvier il se trouve une ligne avec répétition mensuelle, 12 lignes seront créées identiques, mais avec la data per chaque mois de l'année.
  • Les lignes du budget sont donc élaborée par ordre de date (si elles ont la même date dans l'ordre d'insertion .)
    • Le calcul du montant de l'écriture sera calculé sur la base de la quantité et du prix unitaire ou si il y a une formule sur la base du résultat de la formule.
    • Pour la comptabilité multidevise c'est d'abord la formule du montant en devise qui sera exécutée et ensuite la formule du montant en devise de base.
      S'il n'y a pas de formule montant en devise de base, le programme reprendra le change historique et calcule l'équivalent en devise de base. 
    • Pour la comptabilité avec la TVA la TVA est calculée sur base au montant de l'écriture
  • Les lignes élaborées précédemment servent pour les calculs des lignes suivantes. 
    Les soldes des comptes à la date de la ligne du budget contiendront seulement les montant élaborés précédemment. 
    Si une écriture de février est utilisée dans une formule pour le calcul du solde pour toute l'année, on ne trouvera quand même que le solde jusqu'à février.
• Recalcule les valeurs du budget dans la colonne comptes, sur la base des lignes de budget et des soldes initiaux. 
• La valeur de la colonne total est ajournée dans le tableau budget.

Si la date de début/fin de la comptabilité est modifiée, ou d'autres valeurs qui sont nécessaires pour le calcul des valeurs du Budget (par exemple, le tableau TVA), il faut recalculer la comptabilité manuellement (Commande Contrôler la Comptabilité)

Le recalcul du tableau Budget pourrait rallentir l'émission si l'on a beaucoup de lignes, avec beaucoup de répétitions ainsi qu'avec une longue période de calcul. Dans ce cas, il faudrait désactiver le recalcul manuel dans les propriétés du fichier.

Imprimer un budget

Pour imprimer le budget il faut utiliser la commande Bilan formaté par groupes, du menu Compta1. Ensuite, dans la section Colonnes, activer la colonne Budget.

Si le budget a été inséré dans le tableau Budget il sera possible aussi d'imprimer le budget par période.

Passage à la nouvelle année

Quand on passe à la nouvelle année, les écritures dans la nouvelle année sont reportées selon les valeurs contenues dans la colonne Pour Nouvelle Année.

Avec Banana Comptabilité Plus, vous évitez les erreurs

Pour avoir une continuité et une sérénité de travail, ça vaut la peine de commencer la nouvelle année avec un logiciel mis à jour.
Afin de faciliter les contrôles et de trouver immédiatement les différences, dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, une colonne Solde a été ajoutée, où vous pouvez voir les différences éventuelles sur chaque ligne et les corriger immédiatement. Il s'agit d'une fonction très utile pour la clôture de l'exercice financier.
Beaucoup de nos clients l'ont déjà essayé et sont enthousiastes à son sujet. Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.
Autres ressources:

Clôture et nouvelle année

À la fin de l'année comptable, avant d'imprimer et d'archiver le bilan et le compte de résultat, il faut effectuer des procédures de contrôle.
Les informations sont disponibles dans le chapitre Comptabilité en partie double - Contrôler la comptabilité.

Aspects fiscaux

Avant de clôturer la comptabilité, il faut effectuer une série d'opérations qui ont des implications fiscaux. Il faut ajuster le compte de marchandises, enregistrer les amortissements, les Actifs et les Passifs de régularisation, effectuer les déclarations à la TVA, établir comment et sur quels comptes le bénéfice doit être reparti et effectuer beaucoup d'autres opérations.

Du point de vue du programme, c'est égal si le bénéfice à la fin de l'année est plus ou moins élevéè. Par contre, cela change beaucoup au niveau fiscal. Ces aspects doivent être vérifiés avec votre conseiller fiscal et/ou comptable. En particulier, il peut être très utile de se faire conseiller par un expert pour comprendre quelles sont les exigences, quand vous gérez pour la première fois une comptabilité. Les comptables sont très occupés au début de l'année et dans la période avant l'échéance de la déclaration des impôts. Il peut donc être utile de vous rencontrer avec votre comptable ou de l'envoyer votre comptabilité quelques mois avant la clôture, afin de pouvoir vous informer sur la procédure.

Créer une nouvelle année

À la fin de l'année comptable, le programme permet de passer automatiquement à la nouvelle année, même sans avoir réparti le bénéfice ou la perte de l'année qui vient de se terminer.
Une fois que la nouvelle année a été créée et enregistrée comme nouveau fichier, on peut travailler dans le fichier de la nouvelle année ainsi que celui de l'année précédente.

Si des modifications sont apportées dans l'année précédente, utiliser la commande Mettre à jour soldes d'ouverture du menu Compta2 pour mettre à jour les soldes d'ouverture de la nouvelle année.

Opérations effectuées

Avec cette fonction, le programme

• Crée un nouveau fichier (sans nom) avec le même plan comptable et les mêmes configurations du fichier ouvert, sans écritures.
• Copie les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Ouverture du nouveau fichier (seulement pour les classes indiquées)
• Additionne au solde d'ouverture des comptes "Répartition bénéfice/perte" le montant indiqué.
• Copie les données de la colonne Solde du fichier actuel dans la colonne Année précédente du nouveau fichier (pour tous les comptes)
• Met la date d'ouverture et de clôture à jour dans les données de base.

Commande Créer nouvelle année

Reporter soldes d'ouverture des comptes

Les soldes d'ouverture des postes activées sont reportées.

Activer la case du Bilan pour reporter les soldes d'ouverture. En général, les soldes d'ouverture des comptes du Compte de Résultat ne sont pas reportés, mais pour des cas particuliers, la case peut être activée.
 

Répartition bénéfice/perte

Total à répartir
Le programme indique automatiquement le montant du bénéfice ou de la perte à repartir.

Comptes
Si un seul compte est indiqué, le montant est automatiquement inséré.
Sélectionner le compte ou les comptes (jusqu'à trois) pour la répartition du bénéfice ou de la perte de l'exercice. Quand il y a plusieurs comptes pour la destination du résultat d'exercice, il faut insérér le montant manuellement dans les cases appropriées.

Le programme met les soldes d'ouverture automatiquement à jour; le Total Actifs correspond exactement au Total Passifs.

Repartition du résultat d'exercice sur plus de trois comptes
Dans ce cas, repartir automatiquement le résultat d'exercice seulement sur le compte Bénéfice/perte reporté, et continuer avec la création de la nouvelle année.
Dans la nouvelle année (nouveau fichier), dans le tableau Écritures, effectuer une écriture composée pour attribuer le résultat d'exercice du compte Bénéfice/perte reporté aux comptes choisis.  

• Confirmer les Données de base de la nouvelle année. Le programme reprend le en-têtes de l'année précédente.
• Du menu Fichier, activer la commande Enregistrer sous..., en indiquant le dossier où le nouveau fichier comptable doit être mémorisé.
   

Mettre à jour les soldes d'ouverture

La commande Mettre à jour Soldes d'ouverture:

• Reprend les données de clôture du fichier indiqué.
• Les copie somme données de l'année précédente dans le fichier courant (voir commande Créer nouvelle année)

La commande n'influence pas les écritures déjà insérées. En fait, c'est comme si on crée un nouvelle année et on enregistre dans l'année courante.

La commande Mettre à jour Soldes d'ouverture est nécessaire dans les cas suivants:

• Si on a créé une nouvelle année et par après on a fait d'ultérieures écritures ou corrections dans l'année précédente;
• Quand le bénéfice ou la perte de l'exercice n'a pas été reparti.

La procédure de mise à jour est la suivante:

• Ouvrir le fichier de l'année courante et du menu Compta2, cliquer sur la commande Mettre à jour soldes d'ouverture
• Spécifier le fichier de l'année précédente, avec le bouton Parcourir
• Suivre les mêmes instructions que celles pour la commande Créer nouvelle année (voir début de la page).
   

Dans cette séction, toutes les notions fondamentales concernant les taux de change sont expliquées.

Créer une comptabilité à partir d'un modèle inclus dans le programme

Pour créer une nouvelle comptabilité, il y a plusieurs modalités. 
Ci dessous, nous expliquerons la procédure à partir de modèles existants fournis par le programme. 

1. Menu Fichier, commande Nouveau.
2. Sélectionnez dans la section Groupe, Comptabilité en partie double
3. Dans la section Fichier, sélectionnez Comptabilité en partie double ou Comptabilité en partie double avec TVA
4. Dans la section Exemples/Modèles sélectionnez la langue/nation et choisissez, parmi les exemples, celui qui correspond le plus à vos exigences.
5. En cliquant sur le bouton Modèles en ligne, vous accédez à notre page web, où sont publiés tous les modèles des plans comptables disponibles gratuitement.
6. Sélectionnez la langue et la nation pour les modèles.

Utilisation du programme en général

Le programme Banana Comptabilité s'inspire d'Excel. Les commandes et le mode d'emploi ont été préservés de façon à ressembler le plus possible à ceux de Microsoft Office.
Pour des détails sur l'utilisation, nous vous renvoyons à la page de l'interface du programme.
La comptabilité se fait dans des Tableaux qui fonctionnent tous de la même façon. 

Enregistrer le fichier

1. Exécutez la commande Fichier->Enregistrer sous, de préférence avec le nom de l'entreprise et l'année actuelle (par exemple "entreprise_2017").
2. Choisissez le dossier où vous désirez enregistrer le fichier (ex. Documents -> Comptabilité)
3. Le programme ajoute l'extension "AC2".

Tableau Changes

Spécifiez les paramètres des devises, les taux de changes, qui seront utilisés pour la comptabilité, dans le tableau Changes.

Personnaliser les plans comptables

Dans le tableau Plan Comptable Multidevise, adaptez le plan comptable selon vos propres exigences, ainsi vous pouvez:

• Ajouter et éliminer des comptes existants (voir Ajouter une nouvelle ligne)
• Changer des numéros de compte, la description (Libellé) (ex. insérer le nom du compte courant bancaire de votre Banque), insérer d'autres groupes, etc.
• Pour créer des sous-groupes, veuillez consulter la page Groupes.

Le Tableau Écritures

Les écritures multidevises doivent être insérées dans le tableau Écritures ; elles représentent le Journal.

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment 
• la fonction des Écritures répétées qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
• l'importation des données de l'extrait bancaire ou postal

Contrôle factures clients et fournisseurs

Banana permet de tenir sous contrôle les factures à payer, ainsi qu'à contrôler l'encaissement de celles qui ont été émises. Voir:

• Submenu Clients
• Submenu Fournisseurs

La Fiche de compte

La fiche de compte reprend automatiquement toutes les écritures enregistrées sur le même compte (Ex. caisse, banque, clients, etc...).

Pour voir la fiche d'un compte, il suffit de placer la souris sur le numéro de compte et de cliquer ensuite sur le petit symbole bleu qui apparaît.

Fiche de compte par période

Pour afficher les fiches de compte avec les soldes se référant à une période spécifique, il faut cliquer sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et dans la section Période, activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de fin de cette période.

Pour de plus d'informations, consultez la page Période.

Imprimer les fiches de compte

Pour imprimer une fiche de compte, il suffit d'afficher la fiche de n'importe quel Tableau (Comptes ou Écritures) et ensuite démarrer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur le menu Compta1, commande Fiche de compte et sélectionnez celles que vous désirez imprimer. A travers le Filtre, vous pouvez automatiquement sélectionner toutes les fiches de compte, centres de coût, segments, groupes, etc.).

Pour plus de détails, consultez la page Fiche de compte.

Le Bilan et le Compte de Résultat

Le Bilan affiche les soldes de tous les comptes patrimoniaux, Actifs et Passifs. La différence entre les Actifs et les Passifs détermine le Capital propre.

L'affichage et l'impression du Bilan s'effectuent à partir du menu Compta1, commande Bilan formaté ou Bilan formaté par groupes.

• La commande Bilan formaté donne simplement une liste de tous les comptes sans distinguer les Groupes ou Sous-groupes.
• La commande Bilan formaté par groupes donne une liste des comptes avec les sous-divisions des groupes et des sous-groupes; en outre, la commande présente de nombreuses fonctions pour personnaliser la présentation, qui ne sont pas présentes dans le Bilan formaté.

Archiver les données en PDF

En fin d'année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revue, toutes les données peuvent être archivées avec la commande Créer dossier en PDF du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, on peut faire un budget des dépenses et une prévision des revenus, afin d'avoir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux façons différentes:

1. Dans le tableau Comptes, colonne Budget, le montant d'un budget annuel est indiqué pour chaque compte.
   Dans ce cas, quand on élabore le Budget du menu Compta1, commande Bilan formaté par groupes, la colonne Budget reporte les montants qui se réfèrent à toute l'année.
2. Le tableau Budget peut être activé à partir du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
   Dans ce tableau, tous les budgets des dépenses et des revenus peuvent être enregistrés avec des écritures. Dans le cas où ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, on peut configurer un budget détaillé, qui prendra en compte toutes les variations possibles pendant l'année et les différentes périodes de l'année.

Pour plus de détails, consultez la page Budget.

Compte bénéfice de change
De la liste des comptes, sélectionner le compte Bénéfice de change qui se trouve dans le plan comptable.

Compte perte de change
De la liste des comptes, sélectionner le compte Perte de change qui se trouve dans le plan comptable.

Devise2
Une devise étrangère peut être sélectionnée, afin de pouvoir visualiser les soldes des comptes dans une devise différente de la devise de base.

Change valable même à partir de la devise de base
Si cette option est activée, le programme utilise le dernier change inséré dans le tableau Changes (colonne Change).

Le plan des comptes de la comptabilité multidevise est le même que ceux de la comptabilité avec une seule devise, à l'exception des facteurs spécifiques indiqués ci-dessous.

Devise de base

Dans les Propriétés fichier, menu Fichier, vous devez définir la devise de base et dans le tableau Changes, il vous faut définir les devises étrangères.

Dans l'exemple qui suit, la devise de base est le CHF qui, comme vous pouvez le voir, apparaît dans les en-têtes des colonnes avec les montants en devise de base.

Devise du compte

Chaque compte possède un sigle de devise, qui peut être celui de la devise de base, ou celui d'une devise étrangère, indiqué dans le tableau Changes.

Les comptes Actifs et Passifs, en plus de la devise de base (dans l'exemple le CHF), peuvent être définis en plusieurs devises

Les comptes des Charges et Produits en plus de la devise de base (dans l'exemple le CHF), peuvent être définis en plusieurs devises étrangères

Explication des colonnes de la Comptabilité multidevise

Devise
Insérez le sigle de la devise du compte. Pour les comptes en devise étrangère, le sigle doit être présent aussi dans le tableau Changes.

Ouverture Devise
Pour chaque compte il faut insérer le solde initial, que ce soit un pour un compte en devise de base que pour un compte en devise étrangère.

Ouverture (devise de base)

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Le solde initial de la devise de base est calculé par le programme.
• Pour les comptes en devise de base, le solde d'ouverture est celui de la colonne Ouverture devise.
• Pour les comptes en devise étrangère, le solde présent dans la colonne Ouverture devise est reporté ici, converti selon le taux de change en vigueur dans le tableau de changes, dans la ligne sans date, colonne Ouverture.

Solde devise

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Le solde provient du solde d'ouverture et de l'importation des écritures en devise de base et étrangères; pour les comptes en devise étrangère, le solde est converti en devise de base selon les taux de change en vigueurs dans le tableaux Changes.

Solde

• Colonne protégée utilisée par le programme.
• Le solde est calculé par le programme et est le résultat de la somme du solde d'ouverture (pour les comptes en devise étrangère c'est le solde converti en devise de base) et de l'importation des écritures en devise de base et devise étrangère (montants convertis selon un taux de change, présent dans le tableau Changes).

Solde calculé

• Colonne protégée utilisée par le programme
• C'est le solde en devise du compte converti au taux de changes actuel (taux de changes du tableau Changes de la ligne sans date).
• Dans cette colonne, les soldes des comptes en devise, convertis en devise de base peuvent différer de ceux de la colonne Solde, en raison des différences de change.

Compte différence change

• Sont visibles dans la vue Divers
• Dans cette colonne, pour un compte déterminé, vous pouvez insérer un compte gain et perte de changes.
• Le compte indiqué sera utilisé par la procédure Créer des écritures différences de change au lieu des comptes gain et perte de changes, définis dans les propriétés fichier (devises étrangères).
• Dans la colonne Comtes différence change, vous pouvez préciser:
  • "0,0" Ce qui signifie que pour ce compte il n'est pas nécessaire de calculer la différence du change.
  • Deux comptes séparés d'un point virgule, "Compte perte de change; Compte Gain de change", par exemple: "6949;6999"
    S'il y a une perte, le premier compte sera alors utilisé, en revanche, s'il y a un gain, ce sera la deuxième qui sera utilisé.
  • "Un compte seul", par exemple: "6949"
    Ce compte sera toujours utilisé qu'il y ait perte ou gain de change.

Les soldes d'ouverture

Réévaluation des comptes et changes historiques

Les taux de change varient constamment. La contre-valeur effective du solde en devise varie donc selon la variation des changes.

La contrevaleur d'un compte en devise étrangère est calculée selon le change d'ouverture et les changes indiqués dans les écritures. Afin de faire correspondre cette valeur à la contrevaleur du change actuel, il faut réévaluer ce compte. Cette réévaluation s'effectue à l'aide du calcul des différences de change. Avec le calcul automatique des différences de change, le programme insère un montant en devise de base (différence de change) de façon à ce que le solde en devise de base soit égal à la contrevaleur (colonne solde calculé).

Cette opération d'alignement s'effectue à la fin de l'année, avant de clôturer la comptabilité ou lorsque l'on désire imprimer un bilan contenant des valeurs de change qui correspondent à la réalité actuelle. Voir la commande Différences de change.

Il existe des comptes (par exemple, en relation avec des investissements ou des participations) pour lesquels on utilise un taux de change dit "historique". Par change historique, on veut indiquer un change qui ne varie pas dans le temps.

Pour obtenir des taux de change qui ne varient pas, il y a deux méthodes possibles:

• créez un sigle de devise supplémentaire (par exemple USD2) dans le tableau Changes, à laquelle on attribuera toujours le même taux de change
  • Dans la description devise, indiquez qu'il s'agit d'un taux de change historique et, par conséquent, aussi dans les écritures correspondantes à ce compte.
  • Pour tout nouveau compte avec un taux de change historique différent, créez à nouveau un sigle supplémentaire de devise.
    Vous pouvez créez autant de sigles que nécessaires pour les différents comptes avec changes historiques.
  • Modifiez le taux de change du compte historique s'il y a d'autres achats ou vente nécessitant une adaptation de la valeur, en créant en même temps une écriture pour le gain ou la parte de change.
• Insérez les soldes d'ouverture comme des écritures d'ouverture
  • Au lieu d'utiliser la colonne soldes d'ouverture, les soldes d'ouverture sont insérés comme des écritures. Vous pouvez attribuer, ainsi, le taux de change d'ouverture que vous désirez.
  • Dans la colonne Compte Différence Change insérez la valeur "0;0" qui indique que le compte ne doit pas être réévalué.

Totaux groupes en devise étrangère

La colonne Montant en devise n'a, habituellement, pas de totaux, vu qu'il n'y a pas d'utilité de totaliser des valeurs en devises différentes.

Si vous avez un groupe qui regroupe seulement des comptes qui ont la même devise spécifique, vous pouvez insérer le sigle de cette devise au niveau de groupe et, dans le tableau Comptes, le programme totalisera ces montants. S'il y a des comptes avec les sigles de devise différents, aucun montant ne sera affiché (le programme ne signale pas d'erreur non plus).

Avant de commencer d' enregistrer des opérations multidevises, il faut d’abord spécifier les paramètres des devises utilisées pour la comptabilité, dans le tableau Changes.

Colonnes du tableau Changes

Les colonnes sont visibles dans la Vue Complète.

Date

La date du change.

• Ligne change sans date. Taux de change actuel et d'ouverture
  Pour chaque devise étrangère utilisée, il faut absolument avoir une ligne avec le taux de change et sans date
  • Change.
    C'est celui qui est considéré le plus récent et aussi celui de la clôture.
    Il est utilisé pour le calcul de la colonne soldes calculée dans le tableau des comptes et toujours si il n'y a pas de taux de change historique.
  • Change ouverture
    Est utilisé pour convertir le montant d'ouverture de la devise étrangère en celui de l'ouverture de la devise de base de la comptabilité.
• Lignes avec dates (taux de change historiques).
  Dans les cas indiqués ci-dessous le programme choisit le taux de change avec une date égale ou inférieure la plus proche de la date de la ligne d'écriture.
  • Quand l'on insère des écritures, si un compte historique existe, le programme le propose et l'utilise comme taux de change prédéfini.
  • Quand l'on crée des différences de change et qu'il est précisé qu'il faut utiliser le taux de change historique.
  • Dans les lignes avec date, le taux de change d'ouverture n'est pas utilisé.

Devise de référence

La devise de départ pour le change (le CHF dans l'exemple).

Devise

C'est la devise de destination, celle dans laquelle la valeur de la devise de référence est convertie.

Libellé

Un texte pour spécifier précisément de quelle devise étrangère il s’agit.

Fixe

Vrai ou faux. S’il s’agit d'un taux de change fixe, insérer Oui dans la colonne; dans ce cas, le taux change utilisé est précisé dans la colonne Change.

Mult.

Le multiplicateur est normalement de 1, 100 ou 1000 et sert à obtenir le change effectif. Comme certaines devises valent peu à l’unité et pour ne pas insérer des changes avec de nombreux zéros, on utilise le multiplicateur.
Le multiplicateur peut aussi être spécifié en négatif (-1). Dans ce cas, le programme utilise le taux de change à l’inverse et raisonne comme si les devises saisies dans les colonnes Devise de référence et Devise étaient inversées. Ne modifiez pas le multiplicateur s'il y a déjà des écritures insérées avec la même devise, autrement le programme signalera des erreurs dans les écritures, attribuables aux changes erronés.

Change

Le change actuel ou de clôture de la devise par rapport à la devise de référence.
Celui-ci sert aussi à calculer les différences de change. Avant de calculer les différences de change ou de clôturer la comptabilité, il faut mettre à jour la valeur en insérant la change de clôture.

Le change et le multiplicateur sont appliqués selon les formules suivantes:

• Avec multiplicateur > 0
  Montant Devise = Montant Dev.Référence * (change / |mult.|)
• Avec multiplicateur < 0
  Montant Dev.Référence = Montant Devise * (change / |mult.|)

Change d'ouverture

Le taux de change au moment de l’ouverture. À indiquer uniquement dans la ligne sans date.

• Il est utilisé pour convertir le montant d’ouverture de la devise étrangère en montant d’ouverture de la devise de base de la comptabilité.
• Doit correspondre au change de clôture de l'année précédente.
  Si les taux de clôture ne sont pas égaux à ceux de l'ouverture le total des actifs et passifs pourrait être différent, veuillez consulter la page Différences dans les soldes d'ouverture.
• Le change d'ouverture ne doit jamais être changé au cours de l'année, sinon des différences de change dans le total des soldes d'ouverture seront créées.
• Quand on passe à une nouvelle année ou quand on reprend les soldes d'ouverture, le programme définit le taux de change d'ouverture avec la valeur contenue dans la colonne Change (ligne sans date) de la comptabilité de l'année précédente.

Minimum

Le taux de change minimum accepté. Si dans les écritures un taux de change inférieur est utilisé, un avertissement apparaît.

Maximum

Le taux de change maximum accepté. Si dans les écritures un taux de change supérieur est utilisé, un avertissement apparaît.

Décimales

Le nombre de décimales avec lequel les montants pour cette devise sont arrondis.

Modifications dans le tableau Changes

Les changes insérés dans les écritures sont autonomes et indépendants du change indiqué dans le tableau Changes. Si l'on modifie un change dans le tableau Changes, il n'y aura pas de répercussions dans les écritures insérées précédemment.

En revanche, les modifications suivantes ont des répercussions :

• Modification du change d'ouverture
  La prochaine fois qu'un recalcul de la comptabilité sera effectué, le solde en devise de base des comptes sera recalculé avec le nouveau taux de change.
  Attention donc lorsque vous modifiez les taux de changes d'ouverture une fois que les soldes initiaux ont été insérés.
• Si vous apportez une modification dans les changes d'ouverture et qu'il y a des soldes d'ouverture, il sera important d'effectuer un recalcul de la comptabilité.
• Modification du multiplicateur
  • Si le multiplicateur d'une devise, déjà utilisée dans le tableau Écritures, est modifié, le programme donne un avertissement dès qu'un recalcul de la comptabilité est effectué ou lorsque vous passez à la ligne d'écriture. 
    Il faudra à nouveau insérer le montant de l'écriture et le montant correct dans la devise de base.
  • Quand on recalcule la comptabilité, les soldes d'ouverture seront aussi recalculés dans la devise de base.

Changes directs et indirects

• Les changes directs sont ceux où on indique la devise de base et la devise étrangère sur la même ligne.
  Dans l'exemple ci-dessous, voici les changes directs USD->EUR et USD-TRL.
• Les changes indirects sont ceux où un échange direct entre deux devises n'est pas spécifié (non recommandé)
  Le change est déduit par le programme sur la base d'autres combinaisons de devises insérées
  Dans l'exemple, le change EUR ->TRL n'a pas été défini, et le programme s'appuie sur la combinaison du change USD-EUR et USD-TRL.

Avec les changes indirects, il est possible que le change appliqué ne soit pas toujours clair.

En ce qui concerne les changes, le multiplicateur et les changes historiques, nous faisons référence à la page Tableau Changes.

Explication des colonnes

Dans le tableau Écritures de la Comptabilité Multidevise, il y a les colonnes supplémentaires suivantes: 

• Mont. Devise
  Le montant dans la devise spécifiée dans la colonne sigle devise.
  Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise du compte relatif. 
• Devise
  Le sigle de la devise à laquelle le montant fait référence.
  Le sigle devise doit correspondre à la devise de base, spécifié dans les Propriétés fichier, ou le sigle de la devise d'un compte indiqué dans les colonnes Débit ou Crédit.
  On peut également utiliser une devise différente, à condition que le compte Débit et le compte Crédit indiqués soient des comptes en devise de base. Dans ce cas, le montant en devise est utilisé comme référence, mais ne sera pas utilisé au niveau comptable.
• Change
  Sert à convertir le montant de la devise étrangère dans l'équivalent de la devise de base.
• Montant en devise de base
  Le montant de l'écriture exprimé en devise de base.
  Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise de base du compte relatif.
• Multiplicateur de change
  Normalement non visible dans cette vue, cette valeur est multipliée avec le change.

Types d'écritures
 

Attention

Tous les montants, ceux en devise de base ainsi que ceux en devise étrangère, doivent toujours être insérés dans la colonne Mont. Devise.

Pour chaque écriture il y a deux comptes (compte débit et compte crédit). Dans chaque ligne d'écriture, le programme permet d'avoir seulement une devise étrangère. On peut donc avoir les combinaisons directes suivantes:

• Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise de base (image ligne Pièce 1)
  La devise du compte débit et du compte crédit sont dans le devise de base
• Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise étrangère (Pièce 2)
  La devise du compte débit et du compte crédit sont dans le devise de base, mais le sigle de la devise (colonne Devise) et le montant indiqué dans la ligne d'écriture ne sont pas en devise de base mais en devise étrangère.
  Pour insérer la devise étrangère, il faut changer manuellement le sigle de la devise que le programme propose automatiquement.
  Ceci est utile quand on va à l'étranger et on change de l'argent pour payer dans la devise locale. Dans ce cas, on n'a pas de compte spécifique dans la comptabilité.
  Pour le calcul du solde (étant tous les deux en devise de base) seulement le montant de la colonne Devise de base est utilisé.
• Ecriture entre un compte en devise étrangère et un compte en devise de base (Pièce 3)
  Le devise doit être celle du compte en devise étrangère.
  Pour le calcul du solde du compte en devise étrangère, le programme utilise le montant en devise étrangère et pour le solde en devise de base, le programme utilise le montant en devise de base.
• Ecriture entre deux comptes dans la même devise (Pièce 4)
  La devise doit être la même que celle des comptes utilisé.
• Ecriture avec deux comptes contenant des devises étrangères différentes (Doc 5)
  Par exemple, la banque fait une opération de change entre deux devises étrangères.
  Dans ce cas, il faut insérer l'écriture sjur deux lignes.
  Le montant en devise de base doit nécessairement être le même. Il est utile d'utiliser un change proche de la réalité afin de pouvoir éviter des différences de change excessives.
  Afin d'obtenir des montants égaux en devise de base, il faut manuellement indiquer le montant en devise de base et laisser le programme calculer le change.
• Ecritures différences de change
  Le but de cette écriture est de réaligner le solde du compte en devise de base avec la contrevaleur du compte en devise étrangère au change du jour.
  Seulement le montant en devise de base, relatif au différence de change, est enregistré sur le compte en devise étrangère.
  Elles sont générées automatiquement avec la commande Créer écritures différences de change.
  • Pour les bénéfices de change, le compte à réévaluer est indiqué en débit et le compte Bénéfice de change en crédit. 
  • Pour les pertes de change, le compte à réévaluer est indiqué en crédit et le compte Perte de change en débit.
  • Le montant en devise reste vide
  • Le sigle de la devise est la devise de base
  • Dans la colonne Montant devise de base, le montant de la réévaluation du compte (bénéfice ou perte) est indiqué.

Etablir le change

C'est au comptable de décider quel est le change à utiliser pour chaque opération individuelle. Normalement, les règles suivantes s'appliquent:

• Pour les opérations usuelles, le change du jour est utilisé.
• Pour les opérations d'achat/vente de devises, les valeurs indiquées par le bureau de change ou par la banque dont utilisées.
  Dans le programme on indique d'abord le montant en devise et ensuite le montant en devise de base; le programme calcule le change. . Le change indiqué par la banque pourrait être légèrement différent, car les banques indiquent un change arrondi avec peu de décimales.
• Si l'on fait plusieurs opérations avec le même taux de change, il est utile de mettre le change dans le tableau Changes à jour, comme ça le programme le reprend automatiquement.
• Pour des opérations étrangères soumises à la TVA, il se peut que l'autorité nationale prescrive un change standard. Le cas échéant, insérer ce change dans la colonne Change de l'écriture.
• Pour l'achat d'immobilier ou des titres, un change historique est utilisé. Dans ce cas, il faut, dans le tableau Changes, créer un sigle de devise (par exemple, USD1) avec un change historique, qui ne subit pas les fluctuations de change.
  On peut créer des sigles de devise pour autant de changes historiques que l'on veut.

Ecritures avec TVA

Le compte TVA et le compte dont il faut déduire la TVA doivent être en devise de base. Il n'est pas possible d'utiliser un code TVA pour déduire la TVA d'un compte en devise étrangère.
Pour enregistrer des opérations avec TVA qui ont comme contrepartie des comptes en devise étrangère, il faut utiliser deux lignes d'écritures:

• D'abord on enregistre le montant de l'achat sur un compte d'attente en devise de base, et on y insère le code TVA relatif.
  Le montant en devise de base doit être calculé selon les conditions de l'adminitstration fiscale.
• Dans une deuxième ligne le compte d'attente est mis à zéro; comme contrepartie, on indique le compte en devise étrangère.
  Le montant utilisé pour cette écriture, en devise de base et en devise étrangère, doit être au net de la TVA. Naturellement, il faut utiliser le même taux de change que celui de l'écriture précédente.

Dans l'exemple, la devise de base est le CHF. L'achat dans l'exemple est d'ordre nationale, mais avec un paiement d'un compte en devise étrangère (EUR).

Automatismes lors de l'insertion des écritures multidevise

Quand on insère une nouvelle écriture, il faut compléter les données dans les colonnes mentionnées.

Quand certaines valeurs de la ligne d'écriture sont modifiées, le programme complète l'écriture avec les valeurs prédéfinies. Si ces valeurs ne répondent pas aux exigences personelles, celles-ci doivent être modifiées dans la ligne d'écriture. 

La modification des valeurs du tableau Changes n'a pas de répercussions sur les lignes d'écritures qui sont déjà insérées. Donc, quand on modifie le change dans le tableau Changes, ceci n'aura aucune influence sur les lignes qui sont déjà insérées.

• Quand on insère le montant en devise et il y a au moins le compte débit ou le compte crédit, et il n'y a pas d'autres valeurs
  • Le sigle de devise est repris du compte utilisé, en donnant priorité au compte qui n'est pas en devise de base. 
  • Le change, défini dans le tableau Changes, est repris selon la procédure suivante:
    • Le change historique avec une date précédente ou égale à celle de l'écriture est repris
    • Si aucun change historique est trouvé, le change de la ligne change-sans-date est repris.
  • Le multiplicateur, défini dans le tableau Changes est repris, ou '1' s'il s'agit de la devise de base. 
  • Le montant en devise de base est calculé.
• Si l'on modifie le montant en devise (et s'il y a déjà d'autres valeurs)
  Le montant en devise de base est calculé avec le change existant.
• Si l'on modifie le sigle de la devise
  Le change avec le multiplicateur est repris et le montant en devise de base est calculé (comme ci-dessus).
• Si l'on modifie le change
  Le montant en devise de base est calculé en utilisant le change qui a été inséré.
• Si l'on modifie le montant en devise de base
  Le change est recalculé.

Aide supplémentaire

• En pressant la touche F6 pendant que l'on se trouve sur la colonne Montant en devise, le programme réécrit toutes les valeurs avec la logique décrite auparavant, comme s'il n'y avait aucune valeur. Cette fonction est utile quand on change le compte Débit ou le compte Crédit.
• Smart fill colonne Change
  Le programme propose plusieurs changes, en les reprenant du tableau Changes ou des changes utilisés précédemment dans les écritures.

Fenêtre Info

Dans la fenêtre info, le programme indique:

• D'éventuelles différences entre le total des mouvements débit et le montant des mouvements crédit en devise de base.
• Des indications en ce qui concerne l'usage de la touche F6.

Pour les comptes relatifs à la ligne d'écriture dans laquelle on se trouve:

• Numéro de compte
• Libellé du compte
• Montant de l'écriture sur le compte en devise de base
• Solde actuel du compte en devise de base
• Sigle de la devise du compte
• Montant de l'écriture sur le compte en devise du compte
• Solde actuel du compte en devise

Ecritures des soldes d'ouverture

Pour la comptabilité en multidevise, lorsque l'on insère des soldes d'ouverture dans le tableau Comptes, le programme convertit le montant en devise de base, utilisant le taux de change défini dans le tableau change, colonne Change d'ouverture.
Pour utiliser des changes historiques dans les soldes d'ouverture, vous pouvez créer un autre sigle de devise ou bien créer des écritures dans le tableau écritures avec les soldes d'ouverture. De cette façon, vous pouvez utiliser des soldes différents pour les comptes.

• Insérez une écriture pour chaque compte avec solde d'ouverture, en indiquant la date de début de la comptabilité et le compte en débit et crédit.
• Dans la colonne PièceType insérez la valeur "01" pour indiquer que c'est une valeur d'ouverture.
  • Dans les calculs et les impressions de Banana, ce montant sera inséré comme solde d'ouverture.
  • L'écriture ne mettra cependant pas à jour la colonne solde d'ouverture dans le tableau comptes.

A considérer si vous désirez utiliser les écritures d'ouverture:

• Pour éviter la réévaluation des comptes au taux de change actuel, dans le tableau Compte, pour le compte qui ne doit pas être réévalué, insérez "0,0" dans la colonne Compte différence change.
• Le programme permet d'insérer autant des soldes d'ouverture que d'écritures d'ouverture.
  Les deux montants seront considérés dans les calculs et s'il s'agit du même compte, ils seront additionnés.
  Il est toutefois conseillé d'utiliser les deux méthodes simultanément pour éviter des erreurs et des différences difficiles à retracer.
• Les écritures d'ouverture doivent être insérées manuellement.
  Les éventuelles différences de débit et crédit seront indiquées comme différence dans les écritures.

Reprise données des versions précédentes

Dans la version 4 ou précédente, l'absence d'un sigle de devise dans le tableau Ecritures était interprétée comme une écriture en devise de base.
Dans la version 7, chaque écriture doit avoir son propre sigle de devise. Il faut donc, quand on passe de la version 4 à la version 7 compléter les écritures où le sigle de devise manque dans le fichier de comptabilité.

Colonnes et vues de la fiche de compte

Dans la fiche de compte, il y a trois groupes de colonnes avec les mouvements Débit, mouvements Crédit et le solde en différentes devises.  

• Devise de base
  Sont indiqués le solde d'ouverture, les mouvements et le solde dans la devise de base.
• Devise du compte
  Sont indiqués les mouvements dans le devise du compte
  S'il s'agit des comptes en devise de base, ces valeurs sont les mêmes que celles de la devise de base.
• Devise2
  Pour chaque mouvement, le montant en Devise2 est indiqué. Le montant en Devise2 est la contre-valeur du montant en devise de base, convertie au taux de change actuel pour le sigle Devise2.
  Voir Changes et problématiques comptables.
• Vue Base
  Sont visibles, en même temps, les colonnes avec les montants en devise de base et les montants en devise du compte. 

Dans les en-têtes des colonnes, les devises concernées sont indiquées.

Avec les commandes appropriées, la disposition des colonnes peut être modifiée et d'autres vues peuvent être créées.

Modifier les données

Dans la fiche de compte, on ne peut pas modifier des données. Un double-clic sur le numéro de ligne (souligné) de la fiche de compte vous permet de retourner sur la ligne du tableau d’origine (Écritures ou Budget) d'où on peut modifier les données. Plus d'informations sont disponibles à la page Fiche de Compte (paragraphe Mettre à jour la fiche de compte).

Fenêtre d'information

En bas de l'écran, dans la fenêtre d'information, les valeurs des comptes inclus dans l'écriture active sont indiquées.

• Numéro de compte
• Libellé du compte
• Montant de l'écriture sur le compte en devise de base
• Solde actuel du compte en devise de base
• Sigle devise du compte
• Montant de l'écriture sur le compte en devise du compte
• Solde actuel du compte en devise du compte

Le Bilan formaté dans la comptabilité multidevise est rédigé de la même façon que celui de comptabilité en partie double. Les informations sont disponibles sous le lien suivant: Bilan formaté.

La différence se trouve dans le fait que les comptes en devise étrangère démontrent les montants en devise étrangère ainsi que ceux convertis en devise de base.

Le Bilan formaté par groupes dans la comptabilité multidevise est rédigé de la même façon que celui de comptabilité en partie double. Les informations sont disponibles sous le lien suivant: Bilan formaté par groupes.

La différence se trouve dans le fait que les comptes en devise étrangère démontrent les montants en devise étrangère ainsi que ceux convertis en devise de base.

Les rapports comptables dans la comptabilité multidevise sont rédigés comme ceux de la comptabilité en partie double. Les informations sont disponibles aux pages internet suivants: Rapports comptables, Rapport comptable externe.

Pour démarrer avec la comptabilité dépenses / recettes, il faut procéder comme suit:

• Téléchargez le programme Banana Comptabilité 8
• Installez Banana Comptabilité 8 et insérez-y la clé de licence.

Créer une nouvelle comptabilité

• Lancez le programme et à partir du Menu Fichier, activez la commande Nouveau
• Sélectionnez le grouppe dépenses/recettes, choisissez dépenses / recettes avec ou sans TVA.
• Sur la base de la langue et du pays, choisissez un modèle préfiguré.

Banana met à disposition des modèles déjà configurés. Vous pouvez les télécharger:

• Dans le programme, sélectionnez la langue/pays et ensuite choisissez le modèle qui vous convient
• En cliquant sur le bouton Modèles en ligne - vous serez dirigés vers notre site internet aux pages Apps où se trouvent tous les modèles de plans comptables mis gratuitement à votre disposition. Vous pouvez exécuter une recherche détaillée, en insérant la langue, le pays et la catégorie d'activité (Entreprise, associations, indépendants...)

Configurer les propriétés du fichier 

Configurer les données du fichier dans Propriétés fichier (Données de base) et enregistrez le fichier sous...

Personnaliser le Tableau de comptes

Dans le tableau Comptes, personnalisez les comptes de patrimoine pour les adapter à vos besoins:

• Il est possible de changer les numéros de compte
• Il est possible de changer le libellé
• Dans la colonne Ouverture, insérez le solde d'ouverture

Les soldes d'ouverture des comptes passifs doivent être insérés avec le signe moins devant le montant.
Cette opération se fait seulement la première fois qu'on utilise Banana Comptabilité, parce que chaque fois que le programme crée une nouvelle année (menu Compta2, commande Créer nouvelle année), le solde d'ouverture est automatiquement mis à jour.

Personnaliser le Tableau Catégories

Dans le tableau Catégories, personnalisez les catégories des recettes (gains, produits) et des dépenses (frais, charges).
Les numéros des catégories peuvent être changés, ainsi que les descriptions (libellés).
Les catégories, au début de l'année, ne doivent contenir aucun solde d'ouverture afin de pouvoir déterminer le résultat d'exercice correspondant à l'année.

Tableau des Écritures

Dans le tableau Écritures on insère les dépenses et les recettes en indiquant le compte sur lequel ont été effectués le mouvement et la catégorie à laquelle sont attribuées les dépenses et les recettes.

Dans les colonnes appropriées:

• Insérez la date
• Insérez le numéro de la pièce qui est attribué manuellement à la pièce justificative. Ceci permet de retrouver facilement les documents, une fois l'opération comptable comptabilisée
• Insérez le libellé
• Dans la colonne Recettes, insérez le montant des recettes
• Dans la colonne Dépenses, insérez le montant des dépenses
• Insérez le 'compte' (un compte présent dans le tableau Comptes, ex. Banque)
• Insérez la 'catégorie' des dépenses ou des recettes (une catégorie présente dans le tableau Catégories).

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures on utilise:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment 
• la fonction des Écritures répétées (menu Compta2) qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
• l'importation des données de l'extrait bancaire ou postal

Écritures avec TVA

Pour pouvoir écrire les opérations avec la TVA il faut:

• Dans le menu Fichier, commande Nouveau, choisir la comptabilité Dépenses/Recettes avec TVA
• Choisir un des Modèles déjà configurés, selon le pays, et dont le type correspond à la Comptabilité Dépenses/Recettes avec TVA.
• Pour les écritures avec TVA, veuillez consulter la page Écritures.

Écritures composées

Pour les Écritures composées, celles qui concernent les débits et les crédits sur plusieurs comptes et/ou catégories (ex. lorsque l'on règle des factures différentes avec le compte courant bancaire) il faut écrire ce mouvement sur plusieurs lignes:

• dans la première ligne écrivez le montant total des dépenses ou des recettes et le compte avec lequel les factures sont payées ou encaissées
• dans la ligne suivante, écrivez le montant de la dépense ou de la recette, et dans la colonne catégorie, insérez la catégorie correspondant à la dépense ou à la recette.
  Chaque montant s'inscrit sur une seule ligne. Une fois toutes les dépenses et les recettes insérées il ne doit pas y avoir de différences.

La fiche de Compte

La fiche de compte permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables qui appartiennent au même compte ou au même groupe.

• Pour ouvrir une fiche de compte cliquez sur la cellule où se trouve le numéro du compte et cliquez ensuite sur le petit symbole bleu qui apparaît en haut à droite de la cellule.
• Pour ouvrir plusieurs fiches de compte il faut sélectionner la commande Fiches comptes du menu Compta1.
• Pour mettre à jour les fiches de compte, suite à des modifications dans le tableau Écritures, il suffit de cliquer sur le symbole bleu, celui avec deux flèches circulaires, se trouvant en haut à droite de la fiche de compte.

La fiche Catégorie

La fiche catégorie permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables qui correspondent à la même catégorie.

• Pour ouvrir une fiche catégorie il faut cliquer sur la cellule où figure le numéro de la catégorie et ensuite cliquer sur le petit symbole bleu qui se trouve en haut à droite de la cellule.
• Pour ouvrir plusieurs fiches catégories il faut sélectionner la commande Fiches Comptes du menu Compta1.
• Pour mettre à jour les fiches catégories, suite à des modifications dans le tableau Écritures, il suffit de cliquer sur le symbole bleu, celui avec deux flèches circulaires, se trouvant en haut à droite de la fiche de catégorie.

Fiche de compte par période

Pour voir la fiche de compte avec les soldes correspondant à une période précise, il faut cliquer sur menu Compta1, commande Fiches comptes et dans la section Période activer Période spécifiée, en insérant la date de début et de la fin de la période.

Pour de plus amples informations consultez la page Période.

Imprimer la fiche de compte

Pour imprimer la fiche de compte il suffit de visualiser la fiche de n'importe quel tableau (Comptes ou Écritures) et, ensuite, lancer l'impression à partir du menu Fichier.

Pour imprimer plusieurs ou toutes les fiches de compte, cliquez sur menu Compta1, commande Fiche de compte et sélectionnez les fichiers de compte que vous désirez imprimer. Avec le filtre présent dans la fenêtre, vous pouvez exécuter une sélection automatique de tous les comptes, des centres de coût, des segments, des groupes, etc...

Pour de plus amples informations veuillez consulter la page Fiches de Compte

Rapport formaté

Pour voir le Rapport formaté et le Rapport formaté par groupe, cliquez sur le menu Compta1 et puis sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupe. Il est aussi possible de présenter des rapports par période.

• Le Rapport formaté fait apparaître tous les comptes et les catégories sans les éventuels sous-groupes.
• Le Rapport formaté par groupe fait apparaître tous les comptes et les catégories, avec les sous-groupes.

Archivage données en PDF

A la fin de l'année, lorsque toute la comptabilité est complétée, corrigée et révisée, il est possible d'archiver toutes les données comptables avec la commande Créer dossier PDF, du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, il est possible d'établir un budget des dépenses et de faire une prévision des recettes, de manière à tenir sous contrôle la situation économique et financière de votre entreprise.

Le budget peut être configuré de deux manières:

1. Dans le tableau Catégories, colonne Budget. Pour chaque compte vous devez indiquer le montant du budget annuel.
   Dans ce cas, quand on élabore un Budget du menu Compta1, commande Rapport formaté par groupes, la colonne du budget reporte les montants qui se rapportent à l'année entière.
2. Dans le tableau Budget, activé par le menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
   Dans ce tableau on introduit, avec des écritures, tous les budgets des recettes et des dépenses. Lorsque ce tableau est activé, la colonne Budget du tableau Comptes sera automatiquement désactivée. 
   Dans ce cas, il est possible de configurer un budget détaillé qui tient compte des variations possibles pendant l'année ou durant les différentes périodes de l'année.

Dans le tableau Comptes sont insérés les comptes patrimoniaux. Dans le Livre de caisse sont insérés un seul compte (caisse, banque, compte postal...); dans la comptabilité Dépenses/Recettes, on peut y insérer plusieurs comptes (liquidités, clients, fournisseurs....) et les comptes qui se réfèrent à des dettes doivent nécessairement apparaître avec le montant d'ouverture précédé du signe moins.

Regroupements:

Dans l'exemple qui suit, dans le tableau Comptes tous les comptes sont regroupés dans le Groupe 1 (Total patrimoine). Les comptes actifs sont additionnés aux comptes passifs et la différence détermine le Patrimoine net.

Les colonnes du tableau Comptes:

Sections
Il faut insérer un astérisque pour le changement de section. Par exemple pour distinguer le Total patrimoine des centres de coûts.
Les valeurs insérées dans le tableau Sections sont fondamentales pour la présentation du Bilan formaté par groupes.
Vous trouverez de plus amples informations sur la page web: Sections.

Groupes
Les valeurs qui totalisent les catégories qui possèdent le même GR sont insérées ici. Elles sont fondamentales pour la totalisation. 

Compte
C'est ici qu'on insère le numéro ou le sigle du compte à gérer (caisse, banque, poste).

Libellé
On y insère la description relative au compte inséré.

Gr
On y insère la valeur qui identifie la catégorie appartenant à un groupe spécifique.

Ouverture
Seulement, lors de la première utilisation d'un nouveau fichier, ou lorsque vous utilisez Banana Comptabilité pour la première fois, il faut insérer un solde d'ouverture. Au début de la nouvelle année, les soldes seront automatiquement ajournés, lors de l'ouverture automatique.

Recettes
La colonne est protégée et reporte le solde des écritures pour les recettes. Après chaque écriture, le solde est mis à jour automatiquement.

Dépenses
La colonne est protégée et reporte les écritures des dépenses. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Solde
La colonne est protégée et reporte le solde global entre les dépenses et les recettes. Après chaque écriture, le solde est mis à jour automatiquement.

Soldes d'ouverture

La première fois que vous utilisez Banana Comptabilité et que vous créez un nouveau fichier, les soldes d'ouverture doivent être insérés manuellement dans le tableau Comptes, colonne Ouverture.

Les comptes passifs doivent être insérés avec le signe moins (-) précèdant le montant.
Quand on passe automatiquement au nouvel an, Banana Comptabilité reporte, automatiquement, tous les soldes d'ouverture du tableau Comptes.

Dans le tableau Catégories on y insère les données des dépenses  et des recettes en regroupements principaux, qui peuvent à leur tour contenir des sous-groupes.
L'ensemble des catégories détermine le gain ou la perte de l'exercice comptable.

Regroupement:

Dans l'exemple, nous trouvons deux regroupements principaux:

• Groupe 3 - Totalise toutes les catégories possédant Gr 3 (Total recettes)
• Groupe 4 - Totalise toutes les catégories possédant Gr 4 (Total dépenses).
• Groupe 00 - Totalise les groupes 3 et 4 (Total recettes / dépenses) qui déterminent le Résultat d'Exercice.

Les colonnes du tableau Catégories

Sections
Il faut insérer un astérisque dans la ligne où est introduit le titre, qui sera ensuite repris dans le Rapport formaté avec groupes.
(Dans notre exemple, l'astérisque est inséré sur la ligne du titre Résultat).

Si, en plus des dépenses et recettes il est prévu d'autres sections, par exemples centres de coûts et de profit, dans la colonne Section, toujours sur la ligne du titre, vous pouvez insérer un autre astérisque. De plus amples détails sont disponibles sur la page web Sections.

Groupes
Ici, un identifiant (un numéro ou un sigle) égal à celui inséré pour chaque catégorie dans la colonne GR. Ceci sert à totaliser les montants de toutes les catégories appartenant aux même GR (dans l'exemple, le Groupe 3 totalise toutes les catégories des recettes et le Groupe 4 totalise toutes les catégories des dépenses).

Libellé
On y inscrit la description pour identifier la catégorie des recettes et des dépenses.

GR
Chaque catégorie possède un identifiant qui sert à définir dans quel groupe il doit être totalisé (dans l'exemple toutes les catégories des recettes contiennent le GR 3, parce que dans le Groupe 3 sont totalisées les recettes.

Recettes
La colonne est protégée et reporte le solde des écritures des recettes. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Dépenses
La colonne est protégée et reporte le solde des écritures des dépenses. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Solde
La colonne est protégée et reporte le solde global des recettes et dépenses. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.

Avec Banana Comptabilité Plus, vous évitez les erreurs

Afin de faciliter les contrôles et de trouver immédiatement les différences, dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, une colonne Solde a été ajoutée, où vous pouvez voir les différences éventuelles sur chaque ligne et les corriger immédiatement. Il s'agit d'une fonction très utile pour la clôture de l'exercice financier.
Beaucoup de nos clients l'ont déjà essayé et sont enthousiastes à son sujet. Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Les écritures sont insérées dans le Tableau Écritures.
Pour chaque opération il faut insérer: la date, le numéro de pièce, le libellé, la recette ou la dépense, le compte et la catégorie.

• Recettes/Dépenses: le montant des recettes ou des dépenses.
• Compte: insérez un des comptes patrimoniaux  (caisse, banque, compte courant postal, clients, fournisseurs, etc.).
• Catégorie: insérez une catégorie relative aux recettes ou aux dépenses.

Accélérer l'insertion des Écritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment 
• la fonction des Écritures répétées qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
• l'importation des données de l'extrait bancaire ou postal

Exemples d'écritures sans TVA

Les colonnes du tableau Ecritures

Date
Insérez la date de l'écriture pour les dépenses ou les recettes

Pièce
Insérez le numéro de la Pièce. En général, on reproduit à cet endroit le même numéro repris sur la pièce justificative en papier; ceci permet, dans le cours du temps, de retrouver facilement les pièces justificatives.

Libellé
Insérez ici une description de la transaction pour pouvoir plus facilement identifier votre écriture des dépenses ou des recettes.

Recettes
Insérez le montant des recettes

Dépenses
Insérez le montant des dépenses

Comptes
Insérez les comptes patrimoniaux (caisses, compte courant bancaire, compte courant postal, fournisseurs...)

Catégorie
Insérez la catégorie des dépenses ou des recettes, définie dans le tableau Catégories.

Exemples d'écritures avec TVA

Colonnes supplémentaires

Selon le type de comptabilité Dépenses / Recettes configuré (avec ou sans TVA) on trouvera des colonnes supplémentaires dans lesquelles il faut insérer les données de la TVA.

Cod.TVA
Insérez le code TVA qui se réfère à une vente ou à un coût. Il faut que ce soit un code présent dans le tableau Codes TVA.

Pour l'explication des autres colonnes TVA, vous trouverez de plus amples informations à la page Ecritures.

Dans la colonne Compte et Catégories pour faciliter l'introduction, au lieu d'insérer le numéro de compte et de la catégorie, écrivez le texte vous voulez rechercher. Le programme propose la liste de tous les comptes et des catégories qui contiennent le texte recherché. Avec la touche Flèche bas, sélectionnez le compte souhaité avec la touche Enter.

Après avoir inséré les écritures, pour afficher les mouvements d'un compte ou d'une catégorie, il vous suffit de cliquer sur le petit symbole bleu présent dans chaque cellule.

Fiche de compte/catégories

Sur la fiche de compte ou catégorie, la présentation des mouvements est similaire à celle du tableau Écritures.
Si vous modifiez ou ajoutez des écritures dans le tableau Écritures, vous pouvez mettre la fiche de compte à jour en cliquant sur le symbole Actualiser (flèche bleue arrondie, dans la partie droite de l'écran).

Informations immédiates

Dans les tableaux Comptes et Catégories, les soldes de tous les comptes, dépenses et recettes, s'affichent automatiquement.
Après chaque écriture individuelle, les soldes sont automatiquement mis à jour et il ne faut, donc, pas rappeler des rapports pour tenir la situation sous contrôle; il suffit simplement de se positionner sur les tableaux Comptes ou Catégories.

Impressions avancées

Toutes les impressions s'exécutent à partir du menu Compta1, où se trouvent les fonctions pour les différentes impressions:

• Journal - Commande Journal par période. Vous pouvez visualiser et imprimer toute la période ou une période déterminée
   
• Fiches de compte, catégories ou groupes - Commande Fiches de Compte / Catégorie. Vous pouvez sélectionner toutes les fiches ou seulement une sélection de fiches. Dans la section Période, vous déterminerez la période et dans la section Option, vous pouvez activez les différentes options d'impression à inclure ou exclure. La section Compositions permet de mémoriser les configurations de vos impressions avec leurs options respectives, et quand vous en aurez besoin, les rappeler sans devoir répéter toute la configuration de l'impression.
   
• Rapport formaté - Commande Rapport formaté. Vous pouvez même imprimer par période et inclure différentes options dans l'impression, mais aussi produire des compositions.
• Rapport formaté par groupes - Commande Rapport formaté par groupes. Vous pouvez même imprimer par période et inclure différentes options dans l'impression, mais aussi produire des compositions.
• Rapport Comptable - Commande Rapport comptable. Dans le tableau Comptes, s'affichera le rapport avec les options demandées. Sont possibles les rapports par période, même la comparaison des périodes avec les années précédentes; chaque période peut contenir des sous-divisions et il aussi possible de mémoriser les compositions.

Exemple d'une impression pour Rapport formaté avec groupes.

Il vous est possible de passer automatiquement  à la nouvelle année de la façon suivante:

• Ouvrez le fichier de l'année que vous venez de terminer et à partir du menu Compta2, sélectionnez Créer nouvelle année
• Confirmez les données de base dans Propriétés fichier
• Enregistrez le nouveau fichier sous un nouveau nom.

Le programme reprend automatiquement:

• Les comptes, en reportant les soldes d'ouverture.
• Les catégories sont reprises sans reporter un solde d'ouverture, puisqu'on commence à zéro, et cela afin de pouvoir déterminer le résultat d'exercice de l'année en cours.

Pour commencer à travailler avec le Livre Caisse, procédez comme suit:

• Téléchargez le programme Banana Comptabilité 8
• Installez Banana Comptabilité 8, en y insérant la clé de licence.

Créer une nouvelle comptabilité

• Ouvrir le programme et du Menu Fichier, cliquez sur la commande Nouveau
• Sélectionnez le Groupe dépenses / recettes et pour Fichier, sélectionnez Livre de Caisse (avec ou sans TVA)
• Selon la langue et la nation, veuillez choisir un des modèles préconfigurés

Banana met à disposition des modèles déjà configurés:
Vous pouvez télécharger:

• Depuis le programme - sélectionnez la langue/pays et choisissez la modèle qui vous convient
• En cliquant sur le bouton Modèles en ligne - vous pouvez accéder à notre site internet dans les pages Apps, où sont publiés tous les modèles des plans comptables disponibles gratuitement. Il est possible de faire une recherche détaillée, en insérant la langue, le pays et la catégorie d'activité (Entreprise, Association, Indépendant...).

Configurer les Propriétés Fichier

Configurez vos propres données dans les Propriétés fichiers (Données de base) et sauvez le fichier en cliquant Enregistrez sous...

Insérer le solde initial du compte

Dans le Livre de caisse, dans le tableau Compte, insérez le compte à gérer et dans la colonne Ouverture, insérez le solde initial. Avec le passage à la nouvelle année , avec la commande Créer Nouvelle année du menu Compta2, le solde d'ouverture sera automatiquement reporté.
Il n'est pas possible d'insérer plus qu'un compte.

Personnaliser le Tableau Catégories

Dans le tableau Catégories vous pouvez personnaliser les catégories des dépenses et recettes pour répondre à vos besoins. Pour ce, il est possible de:

• changer les numéros de catégories
• changer le libellé
• éliminer des catégories
• ajouter des catégories
• insérer des sous-groupes
• éliminer des sous-groupes

Tous les soldes des catégories déterminent le résultat d'exercice (gain ou perte) et pour cette raison, en début d'année, il ne doit pas y avoir de solde.

Ajouter de nouvelles catégories

Si vous avez besoin d'ajouter de nouvelles catégories dans un groupe déjà existant, procédez de la manière suivante:

• Insérez des lignes vides (menu Edition, commande Insérer ligne) avant la ligne du Groupe totalisation
• Insérez dans la colonne Catégories le numéro ou le sigle de la catégorie
• Insérez la description pour identifier la catégorie
• Insérer dans la colonne GR, le même Gr des autres catégories appartenant au même Groupe de totalisation.

Ajouter des sous-groupes

Pour ajouter de nouveaux sous-groupes, veuillez procéder comme suit:

• Insérez des lignes vides (menu Edition, commande Insérer Lignes) dans la zone où vous désirez insérer le nouveau sous-groupe.
• Dans la dernière ligne vide insérez dans la colonne Groupe un numéro ou un sigle pour la totalisation (dans l'exemple 31 - Autres recettes)
• Insérez la description pour identifier le nouveau sous-groupe
• Insérez dans la colonne GR le Groupe de totalisation (dans l'exemple 3 - Total recettes)

Eliminer des catégories ou des sous-groupes

Pour éliminer des catégories ou des sous-groupes il faut sélectionner les lignes avec les catégories et le sous-groupe à éliminer et exécuter la commande Supprimer lignes du menu Edition.

Ecritures

Dans le tableau Ecritures on peut insérer les dépenses et les recettes, en indiquant la catégorie à laquelle est attribuée la dépense ou la recette.

Pour accélérer l'insertion des Ecritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser les fonctions suivantes:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet de reprendre automatiquement des données déjà insérées auparavant.
• la fonction des Ecritures répétées (menu Compta2) qui permet de mémoriser un tableau réservé pour les écritures répétées
• l'importation des données directement des extraits bancaires ou postaux

Ecritures avec TVA

Pour pouvoir enregistrer des opérations avec la TVA il faut:

• Du menu Fichier, commande Nouveau, choisir comptabilité Dépenses / Recettes - Livre de caisse avec TVA
• Choisir un des Modèles déjà préconfigurés selon le pays.
  Pour les écritures avec la TVA, veuillez consulter la page Ecritures.

La fiche Catégorie ou Groupe

La fiche catégorie ou groupe permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables correspondant à la même catégorie ou au même groupe.

• Pour ouvrir une fiche catégorie ou d'un groupe cliquez sur la cellule où se situe le numéro du compte, catégorie ou groupe et encore un clic sur le petit symbole qui se trouve en haut à droite de la cellule.
• Pour ouvrir plusieurs fiches catégories ou d'un groupe il faut sélectionner la commande Fiches de compte du menu Compta1
• Pour mettre à jour les fiches de catégories ou d'un groupe, suite à des modifications dans le tableau Ecritures, vous devez cliquer sur le symbole bleu, les deux flèches circulaires, qui se trouvent en haut à droite de la fiche.

Fiches catégorie par période

Pour voir les fiches catégorie avec les soldes se référant à une période précise, cliquez sur menu Compta1, commande Fiche comptes/catégorie, et dans la section Période activez Période Spécifiée

Pour de plus amples informations consultez la page Période

Imprimer les fiches catégorie

Pour imprimer une fiche catégories, il suffit de voir la fiche de n'importe quel tableau (Compte ou Ecritures) et de lancer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer différentes fiches ou toutes les fiches, cliquez sur menu Compta1, commande Fiches Comptes/catégories et sélectionnez les fiches de compte/catégorie que vous désirez imprimer. 
Le filtre présent dans la fenêtre permet de sélectionner automatiquement toutes les catégories, centres de coût, segments, groupes, etc..

Pour de plus amples informations veuillez consulter la page Fiche de Compte

Rapport Formaté

Pour voir le Rapport formaté et le Rapport formaté par groupes, cliquez sur menu Compta1 et ensuite sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupes. Des rapports par période sont aussi possibles.

• Le Rapport formaté affiche toutes les comptes et les catégories sans d'éventuels sous-groupes
• Le Rapport formaté par groupes affiche tous les comptes et les catégories aussi avec les sous-groupes.

Archivage des données en PDF

A la fin de l'année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revue, il est possible d'archiver toutes les données comptables avec la commande Créer dossier PDF, du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, il est possible de élaborer un budget des dépenses et des prévisions des recettes, de façon à tenir la situation économique et financière sous contrôle. 

La budget peut être configuré de deux manières:

1. Dans le tableau Catégorie, colonne Budget. Pour chaque catégorie indiquez le montant du budget annuel.
   Dans ce cas, lorsque vous élaborez le Budget du menu Compta1, commande Rapport formaté par groupes, la colonne du budget rapporte les montants qui se réfèrent à l'année entière.
2. Dans le tableau Budget qui s'active du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
   Dans ce tableau vous pouvez insérer tous les budgets dépenses et recettes avec des écritures. Au cas où vous activez ce tableau, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, vous pouvez configurer un budget détaillé qui tient compte des possibles variations durant l'année et les diverses périodes de l'année

.

Les écritures sont introduites dans le Tableau Ecritures

Pour des explications concernant les colonnes dans le Tableau Ecritures du Livre de caisse, veuillez consulter la page Ecritures (Comptabilité Dépenses / Recettes). 

Pour chaque opération insérez:

• la date
• le numéro de la Pièce
• la description
• Le montant de la dépense ou de la recette
• la catégorie relative à la dépense ou à la recette présente dans le tableau Catégorie
• Au cas où les écritures seraient déjà soumises à la TVA, insérez dans la colonne Cod. TVA, le code de la TVA.
  La liste des codes TVA se trouve dans le tableau Codes TVA.

Accélérer l'introduction des Ecritures

Pour accélérer l'introduction des écritures on peut utiliser:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet de reprendre automatiquement des données déjà insérées préalablement.
• la fonction des Ecritures répétées (menu Compta2) qui permet de mémoriser un tableau réservé pour les écritures répétées

Exemples d'écritures sans TVA

Exemples d'écritures avec TVA

Fiche de catégorie

Après avoir inséré les écritures, pour afficher les mouvements d'une catégorie, il suffit de faire un clic sur la petite flèche bleue présente dans chaque cellule.

Dans la Fiche de catégorie, la présentation des mouvements est très similaire à celle du tableau Ecritures.
Si vous ajoutez de nouvelles écritures ou si vous effectuez des changements (toujours dans le tableau Ecritures), il est possible de mettre à jour la fiche d'une catégorie en cliquant sur le symbole Mettre à jour (flèche bleue arrondie, située sur la partie droite de la fenêtre).

Informations immédiates

Dans les tableaux Comptes et Catégories s'affichent immédiatement les soldes de tous les comptes, les dépenses et les recettes.
Après chaque écriture individuelle, les soldes sont automatiquement mis à jour et il n'est pas nécessaire de faire appel à des rapports pour tenir la situation sous contrôle, mais il suffit simplement de se positionner sur le tableau Comptes et Catégories.

Impressions avancées

Toutes les impressions s'exécutent du menu Compta1, où se trouvent les fonctions pour les différentes impressions:

• Journal - Commande Journal par période. On peut ainsi afficher et imprimer toute la  période ou une période déterminée.
   
• Fiche de compte, catégorie ou groupes - Commande Fiche de comptes / catégorie. Vous pouvez sélectionner toutes les fiches ou une sélection.
  Dans la section Période vous déterminez la période et dans la section Option vous pouvez activer différentes options à inclure ou exclure de l'impression. La section Composition permet de mémoriser les configurations des impressions avec différentes options pour pouvoir ainsi les reprendre sans devoir répéter chaque fois les configurations particulières de l'impression. 
   
• Rapport formaté - Commande Rapport formaté. Vous pouvez imprimer aussi par période et inclure dans l'impression différentes options et même proposer des compositions.
   
• Rapport formaté par groupes - Commande Rapport formaté par groupes. Permet aussi d'imprimer par période, et d'inclure dans l'impression différentes options ainsi que de proposer des compositions
   
• Rapport comptable - Commande Rapports Comptables. Dans le tableau des Comptes le rapport avec les options requises s'affiche. Il est possible alors d'opter pour des rapports par période, même de les comparer avec des périodes ou des années précédentes; chaque période peut avoir des subdivisions et peuvent aussi mémoriser les compositions.

Exemple d'impression pour un Rapport formaté par groupes

Nouveaux paramètres et documentation

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Comptes, de nouvelles colonnes ont été ajoutées afin de pouvoir saisir beaucoup plus d'informations sur vos clients et, de nouvelles fonctions pour récupérer automatiquement les données dans la Facturation. En outre, vous trouverez une documentation nouvelle et approfondie pour travailler de manière très professionnelle :

• Configurer les comptes Clients selon le principe de trésorerie
• Configurer les comptes Clients selon le principe de la comptabilité d'exercice
• Clôture automatisée des factures

Nous vous recommandons de passer dès maintenant à Banana Comptabilité Plus et de profiter de ses nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Introduction

Ci-dessous se trouvent des explications indiquant comment configurer des comptes séparés pour chaque client et un groupe pour les clients, de manière à obtenir une liste de factures séparées par client.

Si il y a peu de factures et que vous ne désirez pas de fiche détaillée par client, il est aussi possible avoir un seul compte où enregistrer toutes les factures clients. La liste des factures sera pour l'ensemble des clients et non pas par client individuel.

Configurer le registre Clients

Ci-dessous est indiqué comment créer une section séparée dans le plan comptable où tous les comptes des clients sont énumérés.

• Chaque client a une ligne dans le plan comptable et a son propre numéro de compte
• Tous les comptes clients sont regroupés dans un groupe.
  À son tour, ce groupe est totalisé dans un group présent dans les Actifs.

À la fin du plan comptable, il faut ajouter:

• Une section * (en-tête)  (voir sections)
• Une section 01 pour les clients (voir sections)
• Les comptes clients que l'on souhaite (voir ajouter un nouveau compte). La numération des comptes est libre (voir Comptes)

• Le total Clients est totalisé dans les groupe global 110A de la colonne Gr.
• Le même numéro ou code, utilisé pour le Gr (110A), doit être configuré dans le colonne Groupe des Actifs, pour le reporter dans le total Clients du Bilan. La numération des groupes est libre (voir groupes).

Gérer le registre avec des Centres de coût

Si l'on ne veut pas que les clients soient affichés dans le bilan (par exemple, pour des écritures TVA sur l'encaissé), on peut créer des comptes clients en utilisant les centres de coût (CC3).
 

Configurer le registre clients/fournisseurs avec les centres de coût

Pour les utilisateurs en Suisse qui ont la TVA sur l'encaissé, cette configuration permet de gérer la TVA de façon optimale.

Le registre clients/fournisseurs peut aussi être géré comme centres de coût (voir aussi la page Centres de coût et de profit):

• Il est conseillé d'utiliser le centre de coût CC3 (avec les comptes précédés d'un point virgule ";")
• Les soldes des centres de coût clients et fournisseurs n'apparaissent donc pas dans le Bilan.
   

Écritures

Les informations sont disponibles sur la page Clients et fournisseurs avec TVA sur les prestations reçues.

Sans registre

Les comptes et les groupes des clients peuvent être insérés comme des comptes normaux, directement dans la section Actifs.

Activer les colonnes Adresses (en option)

On peut faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichées pour y insérer l'adresse et des autres données du client:

• Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
• Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
  (Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).

Le programme ajoute dans le tableau Comptes:

• Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
• Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
  • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
  • Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser vues (menu Données).

Sélectionner le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite. 

Configurer les paramètres clients

• Sélectionner la commande Compta2 - Clients - Paramètres.
• Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des clients sont regroupés.
• Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.
   

Ce dialogue est identique autant pour la fonctionnalité clients que fournisseurs.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs.
Tant que l'on n'indique pas le groupe client ou fournisseur, les choix du menu clients sont désactivés.

Groupe ou compte

Sélectionnez le groupe ou le compte général qui contient la liste des clients ou fournisseurs. Le groupe ou le compte doit déjà être présent dans le tableau Comptes. Voir Configurer le registre Clients et Configurer le registre Fournisseurs.

Date d'échéance des factures (en jours)

Pour le calcul des échéances des factures le programme utilise en ordre de priorité:

• La date d'échéance  si elle a été introduite dans la ligne des écritures.
  Si pour le même numéro de facture il y a plusieurs dates, la plus récente.
• Si le numéro des jours est indiqué dans la colonne TerminePagamentoInGiorni, se sera la date des écritures augmentée du numéro de jours.
• La date des écritures augmentée des jours indiqués dans le dialogue de configuration.

Inclure écritures précédentes (en années)

• Si 0, le programme n'affichera pas les factures de l'année précédente, mais seulement les soldes d'ouverture du compte client.
• Si 1, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures de l'année précédente.
• Si 2, ou plus, le programme inclura aussi dans la fiche client les factures des années précédentes.

Lien à la pièce facture

Vous pouvez insérer un lien à un fichier de la facture (pdf, doc ou autre). Quand vous ouvrez le lien, le programme remplace la valeur <DocInvoice>  avec le numéro de la facture contenu dans la ligne.  

Le lien peut contenir:

• Le nom XML <DocInvoice> ou d'une autre colonne contenue entre < >. 
  Si vous utilisez la commande "<DocInvoice>.pdf" et que vous êtes sur la ligne avec le numéro de la facture 100, le programme essaiera d'ouvrir le fichier "100.pdf". Vous pouvez aussi faire précéder le nom du fichier par le nom d'un répertoire.
• Toute extension de fichier peut être utilisée. Celle-ci doit toutefois être présente dans la liste des extensions de fichier considérées sécurisées (Outils - Options programme - Avancé).
• Vous pouvez également indiquer un chemin d'accès avant le nom du champ qui contient le nom du document à ouvrir.
  Avec le lien "c:\temp\<DocInvoice>.pdf" et le numéro de la facture 100, le programme essayera d'ouvrir le fichier c:\temp\100.pdf.
  Le nom du répertoire est relatif au répertoire où se trouve le fichier de comptabilité.

Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Le numéro de la facture doit être inséré dans la colonne Facture (PièceFacture) qui n'est habituellement pas visible dans le tableau Écritures.

Pour afficher (rendre visible) la colonne:

• Sélectionnez le tableau Écritures
• Menu Données
• Commande Organiser Colonnes
• Activez l'option Visible pour la colonne PièceFacture

La colonne Factures devient invisible

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture. (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Compléter automatiquement des données de la facture

Quand un paiement ou une correction d'une facture émise sont enregistrés, le programme propose des suggestions pour compléter automatiquement l'écriture. On procède comme suit:

• Créez une nouvelle ligne d'écriture, en y ajoutant la date
• Dans la colonne Facture, pressez la touche F2; la liste des factures encore ouvertes apparaîtra. Si vous insérez un numéro de facture ou un numéro de client, la liste sera filtrée selon le texte inséré.
• Sélectionnez la facture désirée de la liste et pressez Enter. Le programme complète de façon automatique l'écriture avec le Libellé, le compte Débit ou le compte Crédit et le montant. Évidemment, ces données peuvent être modifiées manuellement.
• Il est également possible, en plus de la date, d'indiquer aussi le compte client avant de presser F2 pour faire afficher la liste des factures ouvertes; dans ce cas, la liste sera filtrée avec le compte client présent dans la ligne d'écriture.

Notes

La liste affichée dans la colonne Facture inclut les factures des clients ainsi que celles des fournisseurs. Une facture d'un fournisseur peut avoir le même numéro d'une facture d'un autre fournisseur étant donné que le critère d'affichage considère en plus du numéro de la facture aussi le numéro de compte fournisseur.

A la colonne Factures s'associent aussi les commandes Ouvrir lien facture et Extraire ligne facture décrits ci-dessous (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Enregistrer l'émission d'une facture

Enregistrer un paiement

• Introduisez la date d'écriture
• Placez-vous sur la cellule de la colonne Facture et pressez la touche F2. Dans le cas où la touche F2 ne fonctionnait pas, il faudrait activer les configurations clients/fournisseurs en introduisant le groupe du Registre (ex: menu Compta2, Clients, Configurations). La liste de toutes les factures ouvertes s'affichera.
• Un autre solution alternative est de commencer à introduire le numéro de facture, le nom du client / fournisseur ou le montant, et alors la liste des factures correspondantes aux données introduites s'affichera.
• Sélectionnez la facture désirée et pressez Enter.
  Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Crédit et le Montant.

Introduisez le compte sur lequel le montant de la facture a été versé.

Enregistrer une note de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.

Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture fait apparaître les mouvements de la facture sélectionnée.

La commande est disponible en cliquant sur la petite flèche bleue en haut à droite ou avec la touche droite de la souris. 

La commande Ouvrir lien à la facture établit le texte définitif dans les paramètres clients (Compta2 - Clients - Configurations - Lien à la facture).

Par exemple, si les factures ont été créées avec Winword et enregistrées dans le dossier Documents, ces fichiers peuvent directement être ouverts en définissant la ligne de commande avec le texte 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Le programme remplace <DocInvoice> avec le contenu correspondant à la colonne et exécute la commande.

Dans la ligne de commande on peut également indiquer d'autres colonnes du tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajoutez l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

Afficher les factures émises aux clients

Ce dialogue est identique autant pour la fonctionnalité clients que fournisseurs.
Ci dessous, nous expliquons les fonctionnalités relatives aux clients, mais ces explications s'appliquent aussi aux fournisseurs.

Tous les clients 

Cette option fait afficher les extraits de compte de tous les clients qui appartiennent au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.

Uniquement client sélectionné

Cette option fait afficher l'extrait de compte du client sélectionné qui appartient au groupe défini dans Configurations clients et fournisseurs.

Exemple d'un Détail clients (commande: Compta2 - Clients - Factures émises au clients...)

Afficher les factures ouvertes

Commande: Compta2 - Clients - Factures ouvertes par client.

Dans ce tableau, les factures, dont les solde est ouvert, sont affichées.

Afficher les factures expirées

Commande: Compta2 - Clients - Factures ouvertes par date d'échéance

Dans ce tableau s'affichent toutes les factures, dont le solde est ouvert, regroupées par date d'échéance.

Nouveaux layouts

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, deux nouveaux layouts hautement personnalisables ont été ajoutés : 

• Le layout CH10 pour tous les utilisateurs en Suisse (avec ou sans Code QR) 

• Le layout UNI11 pour tous les utilisateurs en d'autres pays. 

Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Fonction disponible uniquement dans la version Banana Comptabilité 9

Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation correspondante de Banana 9.

• Configurer le registre
• Activer les colonnes Adresses (en option)
• Configurer les paramètres fournisseurs

Configurer le registre fournisseurs

Les comptes et les groupes des fournisseurs peuvent être insérés comme des comptes ordinaires, directement dans le plan comptable. Mais il est également possible de créer une section séparée avec le registre des fournisseurs. De cette façon, dans le plan comptable seulement le total est affiché et dans le registre sont, au contraire, affichés tous les comptes des fournisseurs.

À la fin du plan comptable, il faut ajouter:

• Une section * (en-tête)  (voir sections)
• Une section 01 pour les fournisseurs (voir sections)
• Les comptes fournisseurs que l'on souhaite (voir ajouter un nouveau compte). La numération des comptes est libre.

• Les total fournisseurs est totalisé dans le groupe global 200A dans la colonne Gr. 
• Le même numéro ou code, utilisé pour le Gr (200A), doit être configuré dans le colonne Groupe des Passifs, pour le reporter dans le total Fournisseurs du Bilan. La numération des groupes est libre (voir groupes)

Gérer le registre avec des Centres de coût

Si l'on ne veut pas que les clients soient affichés dans le bilan (par exemple, pour des écritures TVA sur l'encaissé), on peut créer des comptes clients en utilisant les centres de coût (CC3). La configuration est similiaire à celle des centres de coût des clients.

Activer les colonnes Adresses (en option)

On peut faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichés pour y insérer l'adresse et des autres données du client:

• Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
• Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
  (Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).

Le programme ajoute dans le tableau Comptes:

• Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
• Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
  • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
  • Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser vues.

Sélectionner le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite.

Configurer les paramètres fournisseurs

• Sélectionner la commande Compta2 - Fournisseurs - Paramètres.
• Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des fournisseurs sont regroupés.
• Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.

• Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
• Enregistrer une facture reçue
• Enregistrer un paiement
• Enregistrer une nôte de crédit
• Commande Détail solde fournisseur et Ouvrir facture

Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Le numéro de la facture doit être inséré dans la colonne Facture (PièceFacture) qui habituellement n'est pas visble dans le tableau Écritures.

Pour afficher (rendre visible) la colonne:

• Sélectionner le tableau Écritures
• Menu Données
• Commande Organiser Colonnes
• Activer l'option Visible pour la colonne PièceFacture

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture.
 

Enregistrer une facture reçue

Enregistrer un paiement

• Introduire la date d'écriture
• Se positionner sur la colonne Facture, et presser la touche F2.
  La liste des factures ouvertes apparaît.

• Sélectionner la facture désirée et presser Enter.
  Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Débit et le Montant.

Introduire le compte utilisé pour le paiement de la facture.

Enregistrer une nôte de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture intiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.

Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture affiche les mouvements de la facture sélectionnée.

La commande est disponible en cliquant sur la petite flèche bleu en haut à droite ou avec la touche droite de la souris.

La commande Ouvrir lien à la facture établie le texte définitif dans les paramètres clients (Compta2 - Fournisseurs - Configurations - Lien à la facture).

Par exemple, si les factures ont été créées avec Winword et enregistré dans le dossier Documents, ces fichiers peuvent directement être ouverts en définissant la ligne de commande avec le texte 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Le programme remplace <DocInvoice> avec le contenu correspondant à la colonne et exécute la commande.

Dans la ligne de commande on peut également indiquer d'autres colonnes du tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajouter l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

• Afficher les factures ouvertes
• Afficher les factures échues
• Afficher les factures reçues des fournisseurs

Afficher les factures ouvertes

Commande: Compta2 - Fournisseurs - Factures ouvertes par fournisseur.

Dans ce tableau, uniquement les factures qui ont un solde ouvert sont affichées.

Afficher les factures échues

Commande: Compta2 - Fournisseurs - Factures ouvertes par date d'échéance.

Dans ce tableau, uniquement les factures qui ont un solde ouvert sont affichées, regroupées par période d'échéance.

Afficher les factures reçues des fournisseurs

Commande: Compta2 - Fournisseurs - Factures reçues des fournisseurs...  Dans ce tableau, toutes les factures qui appartiennent au registre clients ou à un seul client sont affichées

Veuillez consulter la page  Menu Clients - Complétion automatique de la facture

La TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) est une taxe chargée au consommateur final. Chaque assujetti à la TVA doit calculer et verser périodiquement l'Impôt à l'Etat.

Chaque pays a ses taux TVA qui sont établis en pourcentages différents selon le type de marchandise ou service. Certains marchandises ou services sont exempts ou exclus.

Les pourcentages TVA varient selon les besoins financiers de l'Etat et sont donc sujets à des changements dans le courant des années.

Taux TVA

Dans ce document, pour faciliter les calculs, les taux suivants sont utilisés:

• 10 % taux normal
• 4% taux réduit
• 0% opérations exclues ou non assujetties à la TVA

Calcul de la TVA

Prix net x Pourcentage TVA/ 100 = Montant TVA

Exemple:
Prix net 300

Taux 10%

Montant TVA = 300 x 10 / 100 = 30

Calcul du prix brut

Prix net + Montant TVA = Prix brut

Exemple:
300 + 30 = 330

Il y a des fois où on connait le montant brut; dans ces cas, il faut calculer le montant net et la TVA

Calcul du prix net

Prix brut / (100 + taux TVA) x 100 = Prix net

Exemple:

330 / (100 + 10) x 100 = 300

Le prix net représente la charge (achat) ou le produit (vente) de la société.

Calcul du montant TVA

Prix brut – Prix net = Montant TVA

Exemple:
330 - 300 = 30

ou

330 – [330 / (100 + 10) x 100] = 30

Le montant TVA représente la dette (dans les ventes) ou le crédit (dans les achats) envers le Trésor Publique.

Calcul du taux TVA

Montant TVA / Montant net x 100 = Taux TVA

Exemple:
30 / 300 x 100 = 10%

ou

[330 - 330 / (100 + 10) x 100]/100 = 10%

Autre exemple:
20 / 400 x 100 = 5%

Cette procédure de calcul est appliquée quand le taux n’est pas connu.

Les configurations dans le tableau Codes TVA permettent de définir tous les paramètres nécessaires pour gérer les modalités des écritures avec TVA. Les configurations concernent:

• TVA due ou à récupérer
• Montant de l'écriture au brut, au net ou montant TVA au 100% (TVA à la douane).
• Pourcentage TVA à appliquer
• Le compte sur lequel la TVA doit être enregistrée
• L'arrondi spécifique pour chaque code
• La méthode de regroupement et de totalisation

Le tableau Codes TVA a une vue Base e une vue Complète (voir en haut du tableau). La différence est due au fait que la vue Complète présente quelques colonnes pour configurer des options spéciales, ces colonnes ne sont pas présentes dans la vue Base.

Modalité de calcul

Les paramètres indiqués dans le tableau TVA sont utilisés pour calculer la TVA des écritures individuelles. 
Dans les écritures, on ne peut pas changer les paramètres établis dans le tableau Codes TVA. Cette modalité assure que les calculs TVA soient corrects et uniformes.  
Attention: si la valeur d'un code TVA, qui a déjà été utilisé dans les écritures, est modifiée, les modifications ne sont pas directement reportées, mais il est nécessaire d'activer la commande pour recontrôler la comptabilité (Menu Compta1 -> Contrôler comptabilité).
Quand on modifie le tableau TVA, par prudence, le programme affiche un message dans la fenêtre d'information qui invite l'utilisateur à procéder à un recontrôle complet.

Le tableau qui suit se réfère aux codes utilisés selon les normes suisses.

Description détaillée des colonnes

Dans les colonnes suivantes, insérez les données suivantes:

• Groupe: un sigle ou un numéro qui indique le groupe d'appartenance.
  Dans l'exemple, nous avons inséré 1 pour les ventes, 2 pour les achats, T pour le total. 
• Cod.TVA:
  • Codes TVA normaux
    Le sigle pour identifier et reprendre le code TVA dans les écritures.
  • Codes précédés d'un signe deux points ":"
    Ce ne sont pas des codes TVA, mais se sont utilisables dans la colonne écritures "Info Extra TVA"
    Ils servent à spécifier plus précisément les détails des cas de la TVA.
• Libellé: un texte pour la description du code TVA ou du Groupe
• Désactiver:
  Permet de désactiver des codes qui ne sont pas utilisés. Ceci facilite la saisie de données dans le tableau d'écritures.
  - 1, le code TVA n'est pas visible dans la liste de saisie semi-automatique (tableau Écritures), mais il peut quand-même être utilisé;
  - 2, le code TVA n'est pas visible dans la liste de saisie semi-automatique ne doit pas être utilisé.
• Gr: sigle du Groupe dans lequel la ligne doit être totalisée.
• Gr1: Dans l'image sont présents les regroupements pour la codification qui représente les chiffres du Rapport TVA Suisse.
• Gr2: sigle de regroupement ultérieur.
• TVA due:
  Si dans la cellule de cette colonne Oui est insérée, ceci veut dire que la TVA est due (à l'Etat)
  Si rien n'est indiqué, ceci veut dire que la TVA est à crédit (TVA récupérable)  
• Montant type:
  Le code indique comment doit être compris le montant de l'écriture.
  0 (ou cellule vide); la TVA est incluse dans le montant de l'écriture 
  1 = hors TVA; la TVA n'est pas inclue dans le montant de l'écriture
  2 = montant TVA, le montant de l'écriture est considéré comme montant TVA à 100%
• % TVA: taux du code TVA
• % Non déd.:
  La partie de la TVA qui n'est pas déductible en pourcentage. A être utilisé quand la déduction de la TVA n'est pas applicable complètement. Les modifications pour ce champ ne sont reprises que pour de nouvelles écritures.
• % au brut: d'habitude, cette colonne reste vide. Dans des cas particuliers, on doit y insérer Oui seulement si le taux TVA doit être appliqué sur le montant brut (TVA comprise) et non sur l'imposable (par exemple lors de taux de TVA forfaitaires) 
• Compte TVA: le numéro de compte sur lequel la TVA calculée est enregistrée automatiquement.
  Si la cellule du 'Compte TVA' est vide, alors c'est le compte général défini dans Propriétés fichier (menu Fichier) qui sera utilisé
• Arrondi Min: Valeur minimale d'arrondi, c'est l'arrondi qui a été inséré dans les données de base de la comptabilité qui sera utilisé.
• Ne pas aviser: il y a des écritures particulières que le programme pourrait interpréter comme erronées, mais qui, en vérité, sont correctes. Pour éviter que le programme signale des messages d'erreur, insérer Oui pour le code concerné. 

Quand les écritures avec TVA sont insérées, en appliquant le code TVA dans la colonne Cod.TVA, le programme calcule automatiquement tous les montants relatifs à la TVA et les transfère dans le compte TVA.

Recalcul de la comptabilité

Quand on recalcule la comptabilité et les écritures ne sont pas bloquées, le programme reprend dans les écritures les paramètres TVA affectés à chaque code. Ainsi, si vous avez modifié les paramètres d'un code TVA, ce sont ces derniers qui seront repris dans les colonnes respectives des les écritures qui ne sont pas modifiables par l'utilisateur.

C'est pour cela que, lorsque l'on fait des modifications dans le tableau TVA, le programme signale qu'il est nécessaire de faire un nouveau calcul complet de la comptabilité.

Ajouter un nouveau taux 

Quand un nouveau taux est introduit, il faut ajouter une nouvelle ligne et insérer les données du nouveau code TVA avec le nouveau taux, en faisant attention d'insérer correctement le regroupement. Il est conseillé de ne pas modifier un code TVA qui a déjà été utilisé dans les écritures.  

Regroupements personnels

En créant des groupes personnels avec des niveaux multiples de totalisation, on peut obtenir les totaux nécessaires pour la déclaration de la TVA.

Dans le Résumé TVA, si on active l'option Utiliser le regroupement personnel, le programme calcule les totaux exactement comme indiqués dans la séquence du tableau Codes TVA.
Les regroupements peuvent être utilisés pour obtenir des totaux par groupe d'écritures, par exemple, les totaux de toutes les exportations, importations.

Document corrélé:

Importer le tableau des codes TVA

Cette section est seulement disponible dans la comptabilité avec TVA.

Compte TVA
Le compte TVA automatique, configuré dans le plan comptable, est inséré comme prédéfini. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’insérer le compte TVA dans le tableau Codes TVA. 

TVA arrondi
Elle définit comment les montants TVA doivent être arrondis; si par exemple on insère 0.05, les montants TVA sont arrondis aux multiples de 0.05. 

Centre de coût 1 (CC1) , 2 (CC2) , 3 (CC3)
Pour chaque type de Centre de coût, on peut choisir quel montant utiliser pour l'écriture dans le centre de coût.

• Utiliser le montant de l'écriture
• Utiliser le montant avec TVA incluse
  (Dans le cas des centres de coût utilisés pour comptes clients ou fournisseurs)
• Utiliser le montant sans TVA. 
  Celle-ci est la configuration si le centre de coût est utilisé pour des charges ou des produits.

Note: si un de ces paramètres est modifié, il faut recalculer la comptabilité.

Documents corrélés: Gestion TVA,  Centres de coût et de profit

Dans la comptabilité avec TVA, on peut, dans le tableau Comptes, relier un code TVA aux comptes de charges et de produits, afin qu'en saisissant le compte, pendant qu'on enregistre les opérations relatives aux ventes et aux achats, le programme insère automatiquement le code TVA et complète les colonnes avec les données de la TVA.

Pour la liaison des codes:

• Cliquer sur la vue Divers. Dans cette vue, la colonne Code TVA est visible par defaut.
  Si l'on désire afficher la colonne Code TVA dans la vue Base, il faut cliquer sur le menu Données, commande Organiser Champs (voir Document corrélé).
• Insérer, dans la colonne Code TVA, les codes TVA des charges et des produits.

Document corrélé: Modifier les colonnes.

Le système TVA suisse prévoit pour le calcul de la TVA que celle-ci se fait calculé au centime, sans arrondi.  

Pour ceux qui ont la nécessité d'avoir un arrondi des montants TVA pour les centimes, la procédure suivante a été prévue:

• Dans le tableau Écritures, insérer les Écritures comme d'habitude, en appliquant le code TVA approprié
• Dans la ligne suivante, enregistrer le compte des charges ou des produits, utilisé dans la ligne précédente, en débit et en crédit
• Dans la colonne montant, enregister les centimes de l'arrondi
• Dans la colonne Code TVA, insérer un code TVA avec type montant 2 (montant TVA au 100%) par exemple M80-2
• Quand les centimes doivent être déduits, insérer le code précédé par le signe moins "-M80-2".

Quels sont les comptes TVA?

Les comptes TVA sont des fiches comptables d'où on enregistre les montants TVA, calculés selon les configurations des codes TVA.

Quand on utilise un code TVA, le programme calcule automatiquement, selon les valeurs de l'écriture:

• le montant imposable et le montant TVA
• le montant qui doit être enregistré sur le compte Débit
• le montant qui doit être enregistré sur le compte Crédit
• le montant qui doit être enregistré sur le compte TVA
• comment doit être enregistré le montant TVA (en Débit ou en Crédit)

En déplaçant le curseur sur l'écriture, en bas de la fenêtre d'information, le programme affiche les montants enregistrés sur les différents comptes.

Configurer les comptes TVA

Compte TVA général (automatique)

Si configuré dans les Propriétés fichier (menu Fichier) comme prédéfini, ce compte TVA est utilisé à chaque fois qu'il y a une écriture pour un code TVA qui n'a pas de compte TVA défini.