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Introduire les écritures

Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Le numéro de la facture doit être inséré dans la colonne Facture (PièceFacture) qui n'est habituellement pas visible dans le tableau Écritures.

Pour afficher (rendre visible) la colonne:

  • Sélectionnez le tableau Écritures
  • Menu Données
  • Commande Organiser Colonnes
  • Activez l'option Visible pour la colonne PièceFacture

La colonne Factures devient invisible

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture. (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Compléter automatiquement des données de la facture

Quand un paiement ou une correction d'une facture émise sont enregistrés, le programme propose des suggestions pour compléter automatiquement l'écriture. On procède comme suit:

  • Créez une nouvelle ligne d'écriture, en y ajoutant la date
  • Dans la colonne Facture, pressez la touche F2; la liste des factures encore ouvertes apparaîtra. Si vous insérez un numéro de facture ou un numéro de client, la liste sera filtrée selon le texte inséré.
  • Sélectionnez la facture désirée de la liste et pressez Enter. Le programme complète de façon automatique l'écriture avec le Libellé, le compte Débit ou le compte Crédit et le montant. Évidemment, ces données peuvent être modifiées manuellement.
  • Il est également possible, en plus de la date, d'indiquer aussi le compte client avant de presser F2 pour faire afficher la liste des factures ouvertes; dans ce cas, la liste sera filtrée avec le compte client présent dans la ligne d'écriture.

Notes

La liste affichée dans la colonne Facture inclut les factures des clients ainsi que celles des fournisseurs. Une facture d'un fournisseur peut avoir le même numéro d'une facture d'un autre fournisseur étant donné que le critère d'affichage considère en plus du numéro de la facture aussi le numéro de compte fournisseur.

A la colonne Factures s'associent aussi les commandes Ouvrir lien facture et Extraire ligne facture décrits ci-dessous (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Enregistrer l'émission d'une facture

Enregistrer un paiement

  • Introduisez la date d'écriture
  • Placez-vous sur la cellule de la colonne Facture et pressez la touche F2. Dans le cas où la touche F2 ne fonctionnait pas, il faudrait activer les configurations clients/fournisseurs en introduisant le groupe du Registre (ex: menu Compta2, Clients, Configurations). La liste de toutes les factures ouvertes s'affichera.
  • Un autre solution alternative est de commencer à introduire le numéro de facture, le nom du client / fournisseur ou le montant, et alors la liste des factures correspondantes aux données introduites s'affichera.
  • Sélectionnez la facture désirée et pressez Enter.
    Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Crédit et le Montant.

Introduisez le compte sur lequel le montant de la facture a été versé.

 

Enregistrer une note de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture initiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.

Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture fait apparaître les mouvements de la facture sélectionnée.

La commande est disponible en cliquant sur la petite flèche bleue en haut à droite ou avec la touche droite de la souris. 

La commande Ouvrir lien à la facture établit le texte définitif dans les paramètres clients (Compta2 - Clients - Configurations - Lien à la facture).

Par exemple, si les factures ont été créées avec Winword et enregistrées dans le dossier Documents, ces fichiers peuvent directement être ouverts en définissant la ligne de commande avec le texte 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Le programme remplace <DocInvoice> avec le contenu correspondant à la colonne et exécute la commande.

Dans la ligne de commande on peut également indiquer d'autres colonnes du tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajoutez l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

 

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