Per mantenere la contabilità aziendale aggiornata, è fondamentale importare regolarmente i movimenti bancari. I movimenti permettono di automatizzare il processo di contabilizzazione, evitando l'inserimento manuale delle singole registrazioni ed eventuali errori. Principalmente esistono tre modalità per ottenere questi dati:
- lo scaricamento manuale tramite online banking
- una soluzione intermedia offerta dal multibanking
- una completamente automatizzata grazie all’integrazione del mammut software.
Online banking
Il metodo manuale, tradizionale e più diffuso, prevede l’accesso diretto al portale di online banking della propria banca. Una volta effettuato il login, è possibile navigare alla sezione dedicata ai movimenti del conto e scaricare i file in uno dei formati standard compatibili con i software di contabilità. I formati più comuni sono camt.053, camt.054 e csv.
Questo processo, seppur semplice, richiede un’interazione manuale: l’utente deve periodicamente accedere alla piattaforma bancaria, selezionare il conto e scaricare e salvare i file sul proprio computer per poi importarli nel software contabile.
Multibanking
Il multibanking rappresenta un'evoluzione del metodo manuale, pensata per le aziende che gestiscono più conti correnti distribuiti su banche diverse. Attraverso questa funzione, è possibile accedere a una sola piattaforma bancaria che aggrega più conti, anche appartenenti a istituti diversi, e scaricare tutti i movimenti bancari necessari. Pur trattandosi ancora di un processo manuale, il multibanking semplifica e velocizza le operazioni, riducendo il tempo e il numero di accessi necessari.
Software della Mammut Soft Computing AG
Una soluzione più moderna e automatizzata è offerta dal software sviluppato dalla Mammut Soft Computing AG. Questo sistema, una volta implementato, permette di saltare completamente il passaggio manuale di download dei file bancari. Il software è focalizzato sulle interfacce di scambio dati tra le banche e le aziende, offrendo il collegamento a molteplici banche nel mondo e recuperando in modo sicuro e automatizzato i dati bancari nei formati necessari. Questi dati vengono poi sincronizzati automaticamente con il gestionale contabile, rendendo superfluo l'intervento dell’utente.
I passaggi da seguire per iniziare a utilizzare il software Mammut Soft Computing AG sono i seguenti:
- Scelta della soluzione
In base alle esigenze, si può optare per la soluzione in cloud o l’installazione on-premise, quest’ultima consiste nell’installazione fisica sui dispositivi dell'utente. - Configurazione delle connessioni bancarie
Per consentire la configurazione e l’attivazione del collegamento con le banche, è necessario sottoscrivere i relativi contratti bancari. Questi collegamenti con le banche (EBICS, SWIFT, API) permettono di scaricare estratti conto e inviare pagamenti. Mammut fornisce assistenza per l’attivazione presso le banche. - Autorizzazione per l'accesso ai conti
Il cliente, per il quale viene tenuta la contabilità, concede al fiduciario l’accesso ai propri dati, affinché tutte le informazioni necessarie siano disponibili. - Integrazione con il software contabile/gestionale
Il software viene collegato al sistema contabile o gestionale interno per l’esportazione e l’importazione automatica dei dati bancari.
Il vero valore aggiunto del software è il costante aggiornamento della contabilità: download automatizzati da tutte le banche e sincronizzazione diretta con il sistema contabile assicurano che i dati siano sempre aggiornati e pronti all’uso.
Qualsiasi sia la modalità stabilita per lo scaricamento dei dati bancari, la funzione “Importa movimenti bancari in formato ISO 20022 (avanzato) [BETA]”, permette di automatizzare l’aggiornamento della contabilità in modalità partita doppia o entrate/uscite sfruttando i file Camt (052/053/054). Il programma legge i file XML da una cartella designata, li salva in un database locale, identifica le transazioni nuove non ancora registrate e le propone per l’importazione, evitando duplicati.
I movimenti bancari, una volta importati, grazie alle nostre regole di completamento automatico (piano Advanced) vengono trasformati automaticamente in operazioni contabili complete, risparmiando tempo ed evitando errori di inserimento. In questo modo la contabilità viene effettuata in maniera più veloce, efficiente ed accurata.