Importeer je banktransacties in Banana Boekhouding

De eenvoudigste en snelste manier om transacties in Banana Boekhouding Plus in te voeren is de transacties rechtstreeks vanuit het bankafschrift te importeren in de Transacties tabel, zodat u ze niet handmatig hoeft in te voeren.

Na het importeren moeten de transacties worden aangevuld met de benodigde rekeningen en tegenrekeningen. Met het Advanced plan kan ook dit proces worden geautomatiseerd dankzij de Regels voor automatisch aanvullen, waarmee Banana Boekhouding transacties bij volgende importacties automatisch kan herkennen en aanvullen.

Als u daarentegen transacties uit andere bronnen wilt importeren, bijvoorbeeld uit een ander Banana Boekhouding-bestand, raadpleeg dan de pagina Transacties importeren.

▶ Video: Banktransacties importeren (Engelstalig) 

Importprocedure

  1. Kies in het menu Acties > Naar boekhouding importeren in het veld Importeren de optie Transacties.
  2. Kies het bestandstype dat u wilt importeren. De verschillende beschikbare formaten worden verderop beschreven.
  3. Selecteer met de knop Bladeren een of meer bestanden met de transacties die u wilt importeren.
  4. Stel de importparameters in volgens uw behoeften.
  5. Bevestig met OK.

Raadpleeg voor meer informatie over de verschillende beschikbare opties de pagina Naar boekhouding importeren.

Dialogo Importa in contabilità

Nadat u de import hebt bevestigd, worden de gegevens gelezen en verschijnen de dialoogvensters die nodig zijn om de bewerking te voltooien:

Meerdere bestanden tegelijk importeren

In het veld Bestandsnaam wordt het pad weergegeven van het bestand dat van de bank is gedownload. U kunt ook meerdere bestanden selecteren of een ZIP-bestand met verschillende bankafschriften.

Deze mogelijkheid is bijvoorbeeld handig:

  • als de bank voor elke dag een camt.053-bestand levert, kunt u alle bestanden van de maand selecteren en in één keer importeren
  • als de bank een ZIP-bestand levert, kunt u rechtstreeks het bestand selecteren dat alle bankafschriften bevat.

Bestanden die tegelijkertijd worden geïmporteerd, moeten van hetzelfde type zijn. Het is niet mogelijk verschillende formaten samen te importeren.

Importformaten voor bankafschriften

Vanuit het menu Acties > Naar boekhouding importeren > Transacties importeren kunt u het formaat kiezen dat overeenkomt met het bestand dat door uw bank wordt geleverd.

Veel formaten worden verwerkt via importextensies, waarmee Banana Boekhouding Plus bestanden kan lezen die door verschillende banken beschikbaar worden gesteld.

Extensies kunnen worden geïnstalleerd en bijgewerkt via het menu Extensies > Extensies beheren.

Standaardformaten

Er zijn verschillende standaardformaten beschikbaar:

Deze formaten zijn beschikbaar in de plannen Professional en Advanced en in het Free plan tot 70 rijen.

Bankspecifieke formaten

Naast de standaardformaten bieden veel banken CSV-bestanden of andere specifieke formaten aan.

Deze bestanden kunnen aanvullende informatie bevatten ten opzichte van een normaal bankafschrift, bijvoorbeeld:

  • IBAN;
  • QR-referenties;
  • informatie over de betaler of begunstigde;
  • factuur- of klantnummer;
  • aanvullende betalingsgegevens.

Banana Boekhouding biedt specifieke importextensies voor talrijke banken. Omdat bankformaten in de loop van de tijd kunnen veranderen, is het belangrijk de extensies up-to-date te houden.

Via het menu Extensies > Extensies beheren kunt u de extensie voor uw bank zoeken en installeren.

Bankspecifieke formaten zijn beschikbaar met het Advanced plan van Banana Boekhouding Plus.

Als u het Professional plan gebruikt, kunt u op elk moment overstappen naar het Advanced plan door het verschil te betalen.

Geïmporteerde transacties automatisch aanvullen

Wanneer u een bankafschrift importeert, voegt Banana Boekhouding de gegevens uit het bankbestand toe aan de Transacties tabel.

Met de Regels voor automatisch aanvullen, beschikbaar in het Advanced plan, kunt u bepalen hoe Banana terugkerende transacties automatisch moet aanvullen.

Bij volgende importacties kan het programma zo bepaalde transacties herkennen en automatisch de benodigde boekhoudgegevens invoeren, waardoor het handmatige werk verder wordt verminderd.

Structuur van het importbestand

Een bankafschriftbestand bevat normaal gesproken de belangrijkste informatie over elke transactie:

  • datum
  • transactienummer, indien beschikbaar
  • beschrijving
  • inkomend of uitgaand bedrag.

Bij het importeren geeft u de boekhoudrekening aan waartoe de transacties behoren. Banana Boekhouding kan vervolgens de boekingen aanmaken door de rekening in de juiste Debet- of Creditkolom in te voeren.

Het is ook mogelijk importextensies te maken voor andere formaten van bankafschriften.

Raadpleeg voor meer technische informatie de technische aanwijzingen voor het importeren van een bestand met inkomsten en uitgaven (Engelstalig).

FAQ

Ik zie het formaat voor het bankafschrift van mijn bank niet. Wat kan ik doen?

Ga naar het menu Extensies > Extensies beheren en werk de lijst met beschikbare extensies bij. Vervolgens kunt u de filters of de zoekfunctie gebruiken om het formaat van uw bank te vinden.
Als het formaat niet beschikbaar is, controleer dan ook of uw bank het bankafschrift in een standaardformaat, zoals ISO 20022, kan downloaden.

Mijn bank staat niet in de lijst met ondersteunde formaten. Kan deze worden toegevoegd?

Ja. Het is mogelijk nieuwe extensies te maken voor bankformaten die nog niet worden ondersteund. 
U kunt contact opnemen met onze klantenservice. Er is ook betaalde ondersteuning beschikbaar voor de implementatie van aangepaste formaten.

Ik zie alleen verzamelopdrachten en niet de afzonderlijke betalingen. Waarom?

Dit hangt af van de instellingen die in internetbankieren worden gebruikt. Sommige banken groeperen betalingen die als verzamelopdracht zijn uitgevoerd en tonen daarom slechts één transactie op het bankafschrift.
Kies, indien beschikbaar, in internetbankieren de optie losse opdracht in plaats van verzamelopdracht, zodat de afzonderlijke betalingen apart op het bankafschrift worden weergegeven.

Is het ook mogelijk creditcardafschriften te importeren?

Ja. Met Banana Boekhouding kunt u transacties van verschillende creditcards importeren.
Als het formaat van uw creditcard nog niet beschikbaar is, kan worden bekeken of er op basis van een voorbeeldbestand een importextensie kan worden gemaakt.
Raadpleeg ook de pagina Creditcardtransacties importeren.

Is het mogelijk gegevens uit andere software, waaronder Easy Salary, te importeren?

Ja. Met Banana Boekhouding kunt u gegevens uit verschillende programma's overnemen.
Raadpleeg de pagina Gegevens van andere programma's overdragen voor de beschikbare mogelijkheden.

Download je banktransacties

Om de bedrijfsboekhouding up-to-date te houden, is het essentieel om regelmatig banktransacties te importeren. Met deze transacties kunt u het boekingsproces automatiseren, zodat u niet elke boeking handmatig hoeft in te voeren en mogelijke fouten voorkomt. 

Waar kunt u banktransacties downloaden?

Documenten met banktransacties moeten, ongeacht de manier waarop ze worden verkregen, altijd in dezelfde map worden opgeslagen. Deze map kan zich in de hoofdmap van de boekhouding of op een andere locatie bevinden. Voor een overzichtelijke organisatie is het raadzaam om een mappenstructuur aan te maken met een algemene hoofdmap en specifiekere submappen. Zo verkleint u het risico op fouten, vooral wanneer u besluit de transacties handmatig te importeren. 

Door de gegevens altijd op dezelfde locatie te bewaren, voorkomt u importproblemen en hoeft u het standaardpad voor het importeren niet telkens bij te werken. Bovendien wordt afgeraden deze bestanden vóór het importeren te openen en te wijzigen, omdat dit fouten bij het herkennen van transacties kan veroorzaken. 

Verschillende bestandsformaten voor banktransacties

Onze software biedt talrijke extensies waarmee u boekhoudgegevens in verschillende formaten kunt importeren. De meest voorkomende formaten zijn CAMT, CSV en XLSX.

Het CAMT-formaat (Cash Management), gedefinieerd door de ISO 20022-standaard, wordt door banken gebruikt om elektronische rekeningafschriften op een gestructureerde manier aan te bieden. De bestanden bevatten gedetailleerde informatie, zoals de datum, het bedrag, de beschrijving en de referenties van elke transactie. Er zijn verschillende soorten CAMT-bestanden beschikbaar:

  • camt.052: intraday-rekeningafschrift (transacties gedurende de dag)
  • camt.053: rekeningafschrift aan het einde van de dag
  • camt.054: melding van debet- en creditboekingen met details van afzonderlijke transacties

Het CSV-formaat (Comma-Separated Values) is een tekstbestand waarin komma's worden gebruikt om de gegevens in de afzonderlijke cellen van een tabel te scheiden. Dit formaat is compatibel met de meeste softwareprogramma's. Het CSV-formaat verschilt per bank en wordt regelmatig bijgewerkt.

Het XLSX-formaat is een Microsoft Excel-bestand dat wordt gebruikt om spreadsheets op te slaan. Een XLSX-bestand kan gegevens, formules, opmaak, grafieken en meerdere werkbladen binnen hetzelfde document bevatten.

Onlangs hebben we een nieuwe extensie ontwikkeld waarmee CAMT-bestanden van alle banken kunnen worden geïmporteerd. Hierdoor wordt het ophalen van banktransacties nog eenvoudiger en sneller. 

Bekijk welke formaten u met uw abonnement kunt downloaden.

Manieren om banktransacties te downloaden

Er zijn drie belangrijke manieren om deze gegevens te verkrijgen:

  • Online bankieren
  • Multibanking

Afhankelijk van de gekozen methode moet u meer of minder aandacht besteden aan de opslaglocatie van de bestanden. Het handmatig downloaden via het bankportaal vereist extra aandacht.

Online bankieren

De traditionele en meest gebruikte handmatige methode bestaat uit het rechtstreeks aanmelden bij het onlinebankierportaal van uw bank. Nadat u bent ingelogd, kunt u naar het gedeelte met rekeningtransacties gaan en de bestanden downloaden in een van de standaardformaten die compatibel zijn met boekhoudsoftware.

Hoewel dit proces eenvoudig is, vereist het handmatige handelingen: de gebruiker moet inloggen op het bankplatform, de rekening selecteren en de bestanden downloaden en op de computer opslaan om ze vervolgens in de boekhoudsoftware te importeren.

Multibanking

Multibanking is een verdere ontwikkeling van de traditionele handmatige methoden en is bedoeld voor bedrijven en professionals die veel bankrekeningen bij verschillende banken beheren. Dankzij deze functie kunt u via één platform of e-bankinginterface meerdere rekeningen raadplegen, ook wanneer deze bij verschillende banken worden aangehouden. Dit vereenvoudigt het contact met elke afzonderlijke bank. De meeste multibankingoplossingen zijn gebaseerd op de internationale EBICS-standaard (Electronic Banking Internet Communication Standard), die een veilige uitwisseling van informatie en betaalopdrachten tussen bedrijven en banken waarborgt.

De belangrijkste stappen voor het implementeren van multibanking zijn:

  • Het contract met de hoofdbank aanpassen
    De eerste stap is contact opnemen met uw hoofdbank om de activering van de multibankingdienst aan te vragen. U moet een aanvulling op het bestaande contract ondertekenen, waarmee u de bank toestemming geeft om meerdere bankrekeningen te beheren.
  • Overeenkomsten sluiten met de aangesloten banken
    Voor elke andere bank die u wilt koppelen, moet u een machtiging ondertekenen waarmee de hoofdbank toegang krijgt tot de gegevens van de betreffende rekeningen.
  • Technische activering en verstrekking van toegangsgegevens
    Nadat de contractuele stappen zijn afgerond, moet u de technische instructies volgen om toegang via API's of tools van derden mogelijk te maken. Dit kan onder meer het verstrekken van toegangsgegevens of het activeren van specifieke authenticatiemethoden omvatten.

Zodra alle bankrelaties zijn gekoppeld, kunt u banktransacties en bankgegevens centraal downloaden en betaalopdrachten vanuit één toepassing verwerken. Hoewel het proces gedeeltelijk handmatig blijft, helpt multibanking tijd en middelen te besparen door het aantal afzonderlijke aanmeldingen te verminderen en het algemene beheer te vereenvoudigen.

Geautomatiseerd importeren en boeken

Zodra de banktransacties beschikbaar zijn, kunt u gebruikmaken van de verschillende functies die Banana biedt. Ongeacht de gekozen methode voor het downloaden van bankgegevens kunt u met de functie “Banktransacties importeren in ISO 20022-formaat (geavanceerd) [BETA]” het bijwerken van de boekhouding automatiseren, zowel voor dubbel boekhouden als voor de boekhouding van inkomsten en uitgaven, met behulp van CAMT-bestanden (052/053/054). Het programma leest de XML-bestanden uit een aangewezen map, slaat ze op in een lokale database, herkent nieuwe transacties die nog niet zijn geboekt en stelt deze voor om te importeren. Zo worden dubbele boekingen voorkomen. 

Deze functie is uitsluitend beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus. U kunt deze functie ook met het Free- of Professional-abonnement uitproberen, tot maximaal 70 transactieregels.

Nadat de banktransacties zijn geïmporteerd, worden ze dankzij onze regels voor automatisch aanvullen (Advanced-abonnement) automatisch omgezet in volledige boekingen. Dit bespaart tijd en voorkomt invoerfouten. Zo kunt u uw boekhouding sneller, efficiënter en nauwkeuriger bijhouden.

Transacties importeren dialoogvenster

U opent het dialoogvenster Transacties importeren vanuit het menu:

De weergave van de elementen in het venster hangt af van het soort bestand dat wordt geïmporteerd:

Transacties importeren dialoog

Met deze dialoog kunt u aangeven hoe gegevens worden ingevoerd in de rekeningen.

Voorbeeld dialoogvenster Transacties importeren

Doelrekening

Deze optie verschijnt wanneer gegevens worden geïmporteerd vanuit een bankafschrift of vanuit de inkomsten en uitgaven transacties van een boekhouding in tekst formaat.

  • Voer de rekening van uw rekeningschema in dat bij het geïmporteerde afschrift hoort.
  • Als u dit veld leeg laat vult het programma de rekening [A] (van Account) in zodat u later kunt aangeven of het een debet of credit transactie is.

Selecteer transacties

Start datum, Eind datum

Voer de start- en einddatum in van de periode die bij de te importeren transacties hoort. De periode kan ook automatisch worden gekozen in de velden onder het data gedeelte.

Niet importeren indien dezelfde Externe verwijzing, Datum, Bedrag bestaat

Wanneer deze optie actief is kunt u het importeren van reeds geïmporteerde transacties achterwege laten om te voorkomen dat transacties dubbel geboekt worden. Deze optie kan alleen geactiveerd worden als in te importeren transacties de kolom "Externe verwijzing" aanwezig is.

Op datum sorteren

Deze optie is standaard actief en daarmee kunnen de geïmporteerde transacties op datum gesorteerd worden.

De transacties voltooien met

Waarden automatisch aanvullen

Deze optie is alleen nodig voor boekhoudingen met BTW en vreemde valuta. Als deze is geactiveerd kunnen waardes die ontbreken in de geïmporteerde gegevens automatisch worden aangevuld (bijvoorbeeld de wisselkoers in de wisselkoerstabel).

Regels toepassen (alleen Advanced plan)

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).

Zie ook: Regels voor automatisch aanvullen van transacties.

  • Wanneer deze optie is geactiveerd en wanneer u bevestigd met OK wordt de Apply Rules dialoog geopend.
  • Wanneer u deze optie niet heeft geactiveerd kunt u deze ook openen door het commando uit te voeren vanuit het menu Acties → Terugkerende transacties→ Regels toepassen...
  • Deze optie wordt standaard geactiveerd als er al import regels in de terugkerende transacties tabel staan.

Tijdelijke tegenrekening

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).

Er moet een tijdelijke rekening worden aangegeven om een tegenrekening voor de boeking te hebben. De  rekening moet daarna worden vervangen door de correcte tegenrekening, handmatig of met de regels voor automatisch aanvullen.
Het programma stelt standaard rekening [CA] (Contra account) voor.
Nadat de boekingen voltooid zijn zou er geen transacties mogen zijn met de tijdelijke rekening.

Initieel documentnummer

De optie is niet beschikbaar voor het importeren van transacties vanuit een dubbel boekhouden bestand (.ac2 formaat).
Dit is het documentnummer dat toegekend wordt aan de eerste boeking van de geïmporteerde transacties. 
Volgende nummers worden automatisch opgehoogd.

Transacties groeperen op factuurnummer

Als het importbestand waarden bevat in de kolom Factuur laat de dialoog ook de volgende opties zien:

Voorbeeld importeren uit bestand met facturen

  • Transacties groeperen op factuurnummer
    In dit geval worden de rijen met hetzelfde factuurnummer gegroepeerd zodat er maar één transactie is voor dezelfde rekening en dezelfde BTW code. Zie uitleg over het importeren van factuurgegevens (Engelstalig).
     
  • Doelrekening voor saldiverschillen
    Wanneer BTW codes worden gebruikt kunnen er afrondingsverschillen ontstaan van een paar centen.
    In dit geval creëert Banana Boekhouding Plus een extra transactie, waarin dit verschil kan worden geboekt, voor iedere factuur.
    Het is uiteraard nodig er op te letten dat in de gegevens die geïmporteerd worden credit en debet in balans zijn. Als dit niet het geval is bevat de transactie het verschil tussen debet en credit.

Bewerken van geïmporteerde transacties

Het programma maakt transacties aan en voegt deze toe aan het einde van de transactietabel.
De transacties kunnen bewerkt worden of verwijderd.
Het programma vult symbolen in de kolommen debetrekening en creditrekening in een dubbel boekhoudbestand en in de kolommen rekening en categorie in een inkomsten/uitgaven boekhoudbestand.
De symbolen moeten vervangen worden door de juiste rekening of categorie.

  • [A]
    Dit symbool wordt getoond als er geen doelrekening is aangegeven in het dialoogvenster.
    In plaats van het symbool [A] moet de rekening die hoort bij de bankrekening ingevuld worden.
  • [CA]
    Dit symbool geeft aan dat het juiste tegenrekening nummer ingevoerd moet worden de cel om de debet- of creditrekening aan te geven.

Voor rijen met slechts één tegenrekening staan zowel de rekening of het symbool [A] als het symbool van de tegenrekening [CA] op dezelfde rij.
Voor rijen met meerdere tegenrekeningen (transacties op meerdere rijen), zal elke rij het rekening- of tegenrekening symbool [CA] hebben. Als het symbool [CA] niet zou worden vermeld, zou het onmogelijk zijn om te zien of de mutatie een debet- of een creditmutatie is.

 

ISO20022-bestand importeren

Met Banana Boekhouding Plus kunt u banktransacties in verschillende formaten importeren. 
Het ISO 20022-formaat is een internationale standaard die inmiddels door alle Europese banken beschikbaar zou moeten worden gesteld. Dit formaat kan ook ISO xml, xml, camt.053, camt.054 of anders worden genoemd. Banktransacties in het ISO 20022-formaat kunnen op twee manieren worden geïmporteerd:

Algemene handmatige ISO 20022-import

Handmatige import van banktransacties, één bestand tegelijk, beschikbaar met het Professional-abonnement:

  • De gebruiker downloadt het ISO 20022-bestand van de bank en slaat het op in een map op de computer.
  • Vervolgens importeert de gebruiker dit bestand handmatig in Banana. 

Deze import is mogelijk dankzij de extensie Bankafschrift Camt ISO 20022 Zwitserland (Banana+) voor Zwitserland en een algemeen importfilter dat met de toepassing wordt meegeleverd voor andere landen.
De import moet telkens handmatig worden herhaald.

Geavanceerde ISO 20022-import [Beta]

Geavanceerde import van banktransacties uit meerdere bestanden tegelijk, beschikbaar met het Advanced-abonnement. Dit versnelt het werk aanzienlijk, omdat de gebruiker niet meer hoeft te controleren voor welke periode de transacties moeten worden geïmporteerd:

  • De gebruiker kiest een map met ISO 20022-bestanden van verschillende bankrekeningen.
  • Met één opdracht in Banana geeft het programma aan of er nieuwe banktransacties zijn die moeten worden geïmporteerd.

Deze nieuwe functie voor geavanceerde import is mogelijk dankzij de extensie Swiss Camt ISO20022 Reader.

Deze functie is uitsluitend beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus. U kunt deze functie ook met het Free- of Professional-abonnement uitproberen, tot maximaal 70 boekingsregels.

Vereisten:

Banktransacties importeren in ISO 20022-formaat (generiek)

Met Banana Boekhouding Plus kunt u banktransacties in verschillende formaten importeren.

ISO 20022 is een internationale standaard voor het versturen van financiële gegevens die nu gebruikt zou moeten worden door alle Europese banken. 

Dit formaat wordt ook wel aangeduid als ISO xml, xml, camt.053, camt.054, en andere. Bij sommige banken is het ISO 20022 formaat misschien niet standaard beschikbaar maar moet worden aangevraagd. Het ISO 20022 formaat vervangt de oude MT940 standaard. Met het importeren van het ISO 20022 formaat kunt u met Banana Boekhouding Plus ook automatisch open facturen van klanten afsluiten.

De CAMT categorie groepeert de formaten de gebruikt worden voor het rekeningoverzicht, overzicht van rekeningtransacties en rekening saldo verificatie:

  • camt052: Rekeningoverzicht
  • camt053 (inclusief versie 4): Rekeningtransacties
  • camt054: Credit / Debet bevestiging

Het  ISO-20022 bestand bekijken

Banana Boekhouding Plus biedt de mogelijkheid om de inhoud van een CAMT bestand te bekijken.

Gegevens importeren in de boekhouding

Ga te werk als aangegeven voor het commando Menu>Naar boekhouding importeren.
Gecomprimeerde bestanden kunnen ook worden geopend met deze functie. In dat geval vraagt het programma aan de gebruiker uit welk bestand de te importeren gegevens gehaald moeten worden.

Technische opmerkingen over het converteren van ISO 20022 bestanden

De ISO 20022-norm codeert de boekhoudkundige gegevens van het bankafschrift zeer nauwkeurig. Desalniettemin laat zij enige ruimte voor het invoegen van aanvullende informatie over de rekening en de transacties.
Bij het lezen van het bestand probeert Banana Boekhouding Plus zichzelf aan te passen aan de manier waarop het ISO 20022 bestand geordend is.
  • Leest de van toepassing zijnde coderingen voor het openingssaldo
  • Leest de van toepassing zijnde coderingen voor het eindsaldo
  • De hele inhoud wordt gelezen en omgezet in transacties
    • Transactiedatum (Datum)
    • Valutadatum
    • Transactiebedrag (positief of negatief)
    • Beschrijving 
      Nu laat Banana Boekhouding Plus de verschillende beschrijvingen als één enkele tekst zien. In de toekomst is het mogelijk deze informatie gescheiden op te halen kolommen aan te geven waar de gegevens terecht moeten komen.
    • Onderscheid van transacties per regel en transacties over meerdere regels.
      Voor transacties over meerdere regels wordt één regel gebruikt voor de totale som en aparte regels voor transacties die samen het totaal vormen.

Landspecifieke informatie

Ieder land en/of bank heeft de mogelijkheid naar eigen wensen extra informatie toe te voegen in het ISO 20022 bestand. Banana Boekhouding Plus biedt een algemeen filter bij het programma (Engelstalig) en meerdere land en/of bank-specifieke filters uitgegeven als Banana Extensie. Om deze extra informatie in uw boekhouding te importeren moet u het filter installeren en gebruiken dat het meest geschikt is voor uw bank en/of land. Bijvoorbeeld filters voor gebruik in Nederland.

 

Banktransacties importeren in ISO20022-formaat (geavanceerd) [BETA]

Met deze nieuwe functie kunt u uw boekhouding bijwerken door banktransacties automatisch te importeren uit Camt-bestanden (052, 053, 054). Dankzij deze vernieuwing kunt u:

  • Het volledige proces voor het boeken van transacties versnellen.
  • Het risico op handmatige fouten verminderen.
  • Dubbele boekingen voorkomen, omdat alleen transacties worden geïmporteerd die nog niet in uw boekhouding voorkomen.

Het programma leest de Camt-bestanden uit een geselecteerde map, slaat de inhoud op in een lokale database en herkent nieuwe transacties die nog niet zijn geboekt. Deze worden vervolgens voorgesteld om in uw boekhouding te importeren, waardoor het financiële beheer aanzienlijk eenvoudiger wordt. Na het importeren kunt u regels voor automatisch aanvullen gebruiken om uw werk verder te vereenvoudigen.

Deze functie bevindt zich momenteel in de BÈTA-versie en is beschikbaar voor experimenteel gebruik met Banana Boekhouding Plus (Advanced-abonnement), zowel voor dubbel boekhouden als voor een boekhouding van inkomsten en uitgaven. Wij verwelkomen suggesties en feedback om deze functie te verbeteren.

Vereisten

Gegevens voorbereiden

Controleer voordat u met het importeren begint of aan de volgende vereisten is voldaan:

  • CAMT-bestanden organiseren:
    Maak een aparte map met alle Camt-bestanden (*.xml) die u in uw boekhouding wilt importeren.
    U kunt de bestanden in deze map naar wens organiseren, bijvoorbeeld per boekjaar of per financiële instelling.
  • Toegangsrechten:
    Zorg ervoor dat het programma de geselecteerde map kan lezen en erin kan schrijven. Zo worden de gegevens en importinformatie correct opgeslagen.
  • IBAN's instellen:
    Controleer voor elke rekening in het boekhoudbestand of u het IBAN hebt ingevoerd in de kolom 'BankIban' van de tabel 'Rekeningen'.

Eerste gebruik

Wanneer u de opdracht "Banktransacties importeren (Camt ISO20022)" in het menu Acties voor het eerst gebruikt, vraagt het programma u de map met de Camt-bestanden te selecteren. Deze keuze wordt opgeslagen, zodat het programma bij volgende importbewerkingen automatisch dezelfde map gebruikt zonder opnieuw naar het pad te vragen.

Houd er rekening mee dat de eerste uitvoering langer kan duren. Het programma moet alle bestanden in de map lezen, verwerken en opslaan en analyseert de inhoud van elk bestand. Tijdens deze fase toont een voortgangsbalk de huidige status van de bewerking, met zowel het voltooiingspercentage als het aantal verwerkte bestanden ten opzichte van het totaal. Dezelfde voortgangsindicator verschijnt zowel tijdens het lezen van de bestanden uit de map als tijdens het openen en lezen van de inhoud ervan.

Bij volgende importbewerkingen verloopt het proces veel sneller, omdat het programma alleen de inhoud van nieuwe bestanden leest en importeert. Het weet immers al welke gegevens eerder in de database zijn opgeslagen. Hierdoor kosten toekomstige bewerkingen aanzienlijk minder tijd en verloopt het werk vlotter en efficiënter.

Bestanden verwerken

Progress dialog

De verwerking van Camt-bestanden verloopt in twee afzonderlijke fasen:

  • Bestanden in de map lezen:
    In de eerste fase analyseert het programma de geselecteerde map en identificeert het alle aanwezige bestanden, die aan de interne database worden toegevoegd. Tijdens dit proces verschijnt een voortgangsbalk die aangeeft welk deel van de bestanden al is gelezen ten opzichte van het totale aantal.
  • De inhoud van de bestanden lezen:
    Nadat het lezen van de bestanden is voltooid, begint de tweede fase. Het programma opent de bestanden die in de database zijn opgeslagen, leest hun inhoud en verwerkt de gegevens. Ook tijdens deze fase verschijnt een afzonderlijke voortgangsbalk die duidelijk het voltooiingspercentage en het aantal verwerkte bestanden weergeeft.

Als een van deze processen om welke reden dan ook wordt onderbroken, bewaart het programma de gegevens die al zijn opgeslagen. Bij de volgende import wordt het proces automatisch hervat vanaf het punt waar het was onderbroken, zonder opnieuw te moeten beginnen. Dit zorgt voor een efficiënte werkwijze en voorkomt dat reeds voltooide verwerkingsstappen moeten worden herhaald.

Dialoogvenster Banktransacties importeren

Het importdialoogvenster biedt een overzicht van de verwerkte bestanden, de gebruikte parameters en de transacties die moeten worden geïmporteerd. U kunt de parameters in het dialoogvenster op elk moment wijzigen. De gegevens worden dan onmiddellijk opnieuw berekend.

Tabblad Map

Folder Tab

Het tabblad 'Map' biedt een algemeen overzicht van de import en toont de momenteel geselecteerde map, de bestanden die moeten worden verwerkt en enkele opties om de inhoud te filteren.

  • Map selecteren:
    Hier kunt u het pad naar de werkmap bekijken en wijzigen. Het programma controleert voortdurend of het geselecteerde pad geldig is en toont een foutmelding als de map niet bestaat of niet toegankelijk is.
  • De map hernoemen of verplaatsen:
    Als u de naam of locatie van de map wijzigt, moet u het pad in dit dialoogvenster bijwerken. Het programma bewaart het laatst gebruikte pad en toont een waarschuwing als het de map niet kan vinden.
  • Bestanden in de map hernoemen:
    U kunt de bestanden in de map vrij hernoemen. Het programma baseert zich niet op de bestandsnaam, maar op de inhoud. Zelfs als twee bestanden verschillende namen maar dezelfde inhoud hebben, beschouwt het programma ze als duplicaten en importeert het er slechts één.
  • Submappen negeren:
    Deze optie is standaard ingeschakeld, zodat bestanden in submappen worden uitgesloten. Dit is handig als u bijvoorbeeld alleen bestanden wilt importeren die betrekking hebben op de huidige boekhoudperiode, zonder oudere of niet-relevante gegevens mee te nemen. Als u deze optie uitschakelt, worden alle Camt-bestanden in submappen in de database opgenomen, ongeacht de datum of bestandsorganisatie.
  • Bestanden ouder dan ... negeren:
    Als u in dit veld een datum instelt, leest het programma de inhoud van bestanden die ouder zijn dan die datum niet. Standaard worden bestanden die ouder zijn dan de begindatum van de boekhouding wel in de database opgeslagen, maar niet geanalyseerd. Door deze datum aan te passen, kunt u de periode nauwkeuriger afbakenen. Als u een ongeldige datum invoert, vervangt het programma deze automatisch door de huidige datum.
  • Alle bestanden lezen:
    Met deze knop dwingt u het programma om onmiddellijk alle bestanden in de map opnieuw te lezen, zonder op de normale dagelijkse controle te wachten. Dit is vooral handig wanneer u nieuwe bestanden toevoegt en deze meteen wilt importeren, zonder op de volgende automatische update te wachten.

Tabblad Bankrekeningen

Bank Accounts Tab

Het tabblad 'Bankrekeningen' biedt een gedetailleerd overzicht van alle bankrekeningen in uw boekhouding. Voor elke rekening toont het programma zowel statische informatie (zoals het huidige saldo in uw boekhouding) als dynamische gegevens, die op basis van de recentste importbewerkingen worden bijgewerkt.

Informatie die voor elke rekening wordt weergegeven

  • Boekhoudsaldo:
    Toont het huidige bedrag dat voor deze rekening in de boekhouding is geregistreerd.
  • Laatste banksaldo:
    Toont het meest recente banksaldo dat rechtstreeks uit de Camt-bestanden is opgehaald. Zo kunt u het saldo in uw boekhouding onmiddellijk vergelijken met het werkelijke banksaldo.
  • Nieuwe transacties:
    Geeft aan hoeveel nieuwe transacties in de Camt-bestanden zijn gevonden die nog niet in de boekhouding zijn geregistreerd.
  • Totaal nieuwe transacties:
    Toont het totale bedrag van de nieuwe transacties die voor deze rekening moeten worden geïmporteerd, zodat u snel inzicht krijgt in de omvang van de openstaande transacties.
  • Laatste import:
    Geeft de datum aan waarop de map voor het laatst volledig is gelezen. Dit biedt een nuttige tijdsaanduiding voor de laatste update.
  • Status:
    • Bijgewerkt: Er zijn geen nieuwe transacties om voor deze rekening te importeren.
    • Nieuwe transacties: Er zijn nog niet geboekte transacties gevonden die klaarstaan om in de boekhouding te worden geïmporteerd.

Tabblad Transactiedetails

Transaction Details Tab

Op het tabblad 'Transactiedetails' vindt u alle banktransacties die in de Camt-bestanden zijn geïdentificeerd maar nog niet in de boekhouding zijn geïmporteerd, gegroepeerd per rekening. In dit overzicht kunt u openstaande transacties snel analyseren, hun relevantie controleren en selecteren welke u wilt importeren.

  • Transacties selecteren om te importeren:
    Met de beschikbare selectievakjes kunt u bepaalde transacties tijdelijk uitsluiten of, indien gewenst, alle transacties van een specifieke rekening. Uitgesloten transacties worden niet definitief verwijderd. Ze worden opnieuw voorgesteld wanneer u het dialoogvenster de volgende keer opent, zodat u op elk moment opnieuw kunt beslissen of u ze wilt importeren. Momenteel is het niet mogelijk een transactie definitief uit te sluiten.
  • Alleen transacties vanaf een bepaalde datum meenemen:
    Om het aantal weergegeven transacties te beperken, kunt u een datum instellen vanaf wanneer nieuwe transacties voor import in aanmerking komen. Standaard gebruikt het programma de begindatum van de boekhouding. Als u een andere datum instelt, worden alleen transacties weergegeven die na die dag hebben plaatsgevonden. Eerdere transacties worden genegeerd. Deze functie is vooral handig als transacties in het verleden zonder unieke identificatiecode (kolom ExternalReference) zijn geïmporteerd, bijvoorbeeld vanuit CSV-bestanden. In dat geval kunt u een datum instellen die na de laatst geboekte transactie ligt, zodat oudere transacties niet opnieuw worden voorgesteld. Als u een ongeldige datum invoert, vervangt het programma deze automatisch door de huidige datum.
  • Unieke identificatie van transacties:
    Transacties uit CAMT-bestanden (052, 053 en 054) moeten volgens de ISO 20022-standaard altijd een unieke identificatiecode bevatten. Het programma gebruikt deze identificatiecode samen met het IBAN van de bankrekening waartoe de transactie behoort om de transactie eenduidig te identificeren. De identificatiecode wordt daarom samengesteld volgens het formaat: IBAN:TransactionId.

Tabblad Instellingen

Settings tab

Tabblad Instellingen

Op het tabblad 'Instellingen' kunt u enkele geavanceerde aspecten van het importproces beheren, waaronder de mogelijkheid om de oorspronkelijke gegevensstatus te herstellen en te bepalen hoe reeds verwerkte bestanden worden herkend.

  • Opgeslagen gegevens verwijderen:
    Met deze functie kunt u alle gegevens van eerdere importbewerkingen verwijderen die in de interne database zijn opgeslagen. Nadat u de verwijdering hebt bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar het tabblad 'Map', waar de standaardwaarden worden hersteld.
    • Nieuwe import: Als u na het verwijderen van de gegevens een nieuwe import wilt uitvoeren, klikt u op de knop 'Alle bestanden lezen'.
    • Beperkte gevolgen voor importgegevens: Het verwijderen van gegevens uit de interne database heeft geen invloed op informatie die al in de boekhouding aanwezig is.
    • Database volledig verwijderen: Met deze opdracht worden alleen de databasetabellen leeggemaakt. Als u de database volledig wilt verwijderen, moet u het bestand '*.db' in de geselecteerde map handmatig verwijderen.
  • Altijd controleren of bestanden bestaan met behulp van hashing:
    Met deze optie bepaalt u hoe het programma reeds verwerkte bestanden herkent:
    • Hashing (langzamer): Als u deze optie selecteert, berekent het programma voor elk bestand een unieke hash. Hierdoor worden duplicaten nauwkeurig herkend, ook wanneer bestandsnamen of paden veranderen. Deze methode kan het lezen van bestanden echter vertragen.
    • Naam, datum en grootte controleren (standaard): Als het selectievakje niet is ingeschakeld, vergelijkt het programma alleen de bestandsnaam (inclusief het pad), de aanmaakdatum en de bestandsgrootte om te bepalen of een bestand uniek is. Deze methode is sneller, maar mogelijk minder betrouwbaar wanneer bestanden worden hernoemd terwijl de inhoud hetzelfde blijft.

De boekhoudrekening wijzigen die aan een IBAN is gekoppeld

U kunt de boekhoudrekening die aan een IBAN is gekoppeld rechtstreeks in de tabel Rekeningen wijzigen.
Als banktransacties voor dezelfde bankrekening in het verleden echter al met een andere boekhoudrekening zijn geïmporteerd, moeten de gegevens die in de database zijn opgeslagen worden verwijderd.

Dit kunt u doen op het tabblad Instellingen van het importdialoogvenster, met de knop Opgeslagen gegevens verwijderen.
Daarna moet u de gegevens opnieuw uit de map laden met de knop Alle bestanden lezen op het tabblad Map.

Met deze procedure kan het programma de juiste koppelingen tussen het IBAN en de boekhoudrekening opnieuw aanmaken volgens de nieuwe instellingen.

Het verwijderen van gegevens uit de database heeft op geen enkele manier invloed op de reeds geboekte gegevens.

Databasebestand

Het programma gebruikt een SQLite-database om gegevens met betrekking tot het importeren op te slaan. Wanneer u deze functie voor het eerst activeert, wordt er een databasebestand (*.db) aangemaakt in de geselecteerde map, mits deze geldig is.

Het is belangrijk dit bestand niet te verplaatsen of te verwijderen, omdat het programma het als referentie gebruikt voor alle volgende bewerkingen. Als het bestand verloren gaat of wordt verwijderd, maakt het programma een nieuw .db-bestand aan. Hierdoor moeten alle bestanden in de map opnieuw worden gelezen en verwerkt.

Wat wordt in de database opgeslagen?

  • Bestandslijst:
    Alle bestanden die in de map worden gevonden, worden opgeslagen. Als u in de instellingen hebt gekozen om submappen te negeren, worden de bestanden daarin niet opgeslagen. Deze optie is standaard ingeschakeld.
  • Bankrekeningen en bijbehorende gegevens:
    De database bewaart informatie over de bankrekeningen in de boekhouding. Als deze gegevens in het boekhoudbestand worden gewijzigd, worden ze ook in de database bijgewerkt.
  • Geïmporteerde transacties:
    Transacties die in geopende en gelezen bestanden worden gevonden, worden in de database opgeslagen. Zo kunt u ze later opnieuw verwerken of bekijken zonder de bestanden opnieuw te moeten lezen.
  • Importgeschiedenis:
    Het programma registreert wie de importbewerkingen heeft uitgevoerd, wanneer deze zijn uitgevoerd en met welke softwareversie. Zo ontstaat een gedetailleerd historisch overzicht van de activiteiten.

Logbestand

Tijdens het importproces maakt het programma een logbestand aan om mogelijke problemen te helpen identificeren en onderzoeken. Bij afwijkingen of onverwacht gedrag bevat het logbestand gedetailleerde informatie over de uitgevoerde bewerkingen, zodat ontwikkelaars de oorzaak van de fout kunnen achterhalen.
Als u hulp nodig hebt bij het vinden of interpreteren van het logbestand, neem dan contact op met onze ondersteuning. Zij helpen u stap voor stap om het bestand in uw actieve map te vinden.

Problemen oplossen

Als er geen transacties worden weergegeven om te importeren, hoewel u de juiste map hebt geselecteerd, controleer dan het volgende:

  • Bankrekeningen: Controleer of de gegevens van de bankrekeningen (inclusief de IBAN's) in de tabel 'Rekeningen' volledig en correct zijn.
  • Boekhoudperiode: Controleer of de momenteel ingestelde boekhoudperiode de datums omvat van de transacties die u wilt importeren. Als de transacties buiten de ingestelde periode vallen, stelt het programma ze niet voor om te importeren.

Als het probleem na deze controles blijft bestaan, neem dan contact op met onze technische ondersteuning voor verdere hulp.