Sla uw Banana bestanden ook op in de cloud

  Veel software is tegenwoordig gebaseerd op en werkt uitsluitend in de cloud. Dit betekent dat u, om deze te gebruiken, uw eigen gebruikersaccount moet aanmaken en uw eigen inloggegevens moet invoeren, zonder dat er een lokale installatie nodig is. Het betekent echter ook dat alles wat in de cloud gebeurt, inclusief de gegevens en documenten van de gebruiker, worden opgeslagen op de servers van de serviceprovider.

Banana Boekhouding Plus werkt met uw cloud

Banana Boekhouding Plus heeft geen eigen cloud, maar stelt u in staat om met een eigen cloud te werken! Het programma wordt op uw computer geïnstalleerd en werkt lokaal. We hebben hiervoor gekozen omdat we van mening zijn dat boekhoudgegevens bijzonder gevoelig zijn. Ons bedrijf heeft geen toegang tot uw gebruikersgegevens.

Gegevens opslaan waar u maar wilt

Uw gegevens en boekhoudbestanden zijn exclusief van u. In Banana Boekhouding vormt elk boekhoudjaar meestal een apart bestand in .ac2-formaat.
Met Banana Boekhouding Plus kunt u vrij kiezen waar u uw gegevens opslaat: lokaal, op externe apparaten, op cloud systemen zoals Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive, om ze met anderen te delen.

In Banana Boekhouding is het opslaan van uw bestanden in de cloud dus een van de vele mogelijkheden, een vrije keuze.

Sla uw Banana bestanden op in de cloud

Met Banana Boekhouding Plus kunt u uw boekhoudbestanden in elke cloud bewaren. Totale keuzevrijheid, zonder extra kosten.

• U kiest de cloud service van uw voorkeur:
  • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive of elke andere openbare service.
  • Uw eigen privé cloud .
  • Als u al een actieve cloudservice heeft, hoeft u geen extra kosten te betalen om te kunnen werken.
• Uw boekhoudgegevens zijn altijd beschikbaar.
  • Zelf als het Banana Boekhouding abonnement verloopt blijven uw gegevens altijd in uw bezit en toegankelijk.
  • Met het Free plan van Banana Boekhouding Plus kunt u altijd de inhoud van bestanden lezen en afdrukken.
  • U kunt kopieën op elke gegevensdrager of computer bewaren om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor het bewaren en archiveren van boekhoudgegevens.
• U kunt alle soort bestanden opslaan en delen:
  • Boekhoudbestanden
  • Bonnen of andere documenten die u koppelt aan transacties.
  • Andere Excel-, Word-, correspondentie-, foto- of andere bestanden die te maken hebben met de boekhouding.
• U kunt gegevens delen met anderen
  • Gebruik de functies voor delen van uw cloud provider.
  • U kunt meerdere mensen uw gegevens laten benaderen.
  • U kunt alleen lezen of schrijfrechten verlenen.
  • Gegevens kunnen direct vanuit het web benaderd worden.
• U kunt de accounts zelfs behouden als u geen actieve internetverbinding heeft.

De enige beperking met Banana is dat maar één persoon tegelijk hetzelfde boekhoudbestand kan aanpassen. Wanneer meer dan één persoon de veranderingen opslaat ontstaat er een conflict dat gegevensverlies kan veroorzaken. Dit is daardoor een ideale oplossing voor kleine teams.

Cloud gegevensbeheer instellen

Om de clouddienst in te stellen moet u de instructies van uw provider volgen. In de regel verloopt de procedure als volgt:

• Maak een account aan bij de cloud service.
• Installeer het programma om de cloud gegevens op uw computer te benaderen.
  • Er wordt aan u gevraagd om de inloggegevens van uw cloud account.
  • Het programma maakt een lokale map aan.
  • In deze map synchroniseert het program de gegevens met het cloud systeem.
  • Wanneer u lokaal wijzigingen aanbrengt, worden deze automatisch gekopieerd naar de cloud of andere apparaten waarmee u via de cloud verbonden bent.
  • Wanneer u geen verbinding heeft met de cloud kunt u toch met uw bestanden werken. Wanneer u weer verbinding maakt synchroniseert het programma de bestanden.
  • Met het cloud systeem kunt u specificeren welke mappen en bestanden automatisch gesynchroniseerd moeten worden.
  • U kunt de bestanden zowel op uw computer als op uw mobiele apparaten gebruiken.
• Installeer de Banana Boekhouding Plus software op uw computer.
• In de lokale map van de cloud service:
  • Maak een map aan voor uw bedrijf of boekhouding.
    • Sla een nieuw boekhoudbestand op in de map die u heeft aangemaakt.
    • Maak submappen aan voor de beste organisatie van uw boekhoudgegevens.
  • Uw gegevens worden dan automatisch gesynchroniseerd in de cloud.
  • U kunt andere mappen aanmaken voor andere bedrijven of organisaties.

Deel uw gegevens met anderen

Alle systemen in de cloud bieden de mogelijkheid om gegevens met anderen te delen, een functie die handig kan zijn voor een klein bedrijf of een vereniging. Om gegevens met anderen te delen, is de procedure als volgt:

• Maak een account aan bij de Cloud dienst die je gebruikt (dit is meestal gratis).
• Ga naar de map die je wilt delen.
  • Geef met de functionaliteit voor delen het e-mailadres op van de gebruiker aan wie toegang moet worden verleend.
    • Je kunt met zoveel mensen delen als je wilt.
    • Je kunt toegangsrechten toekennen (alleen lezen, schrijven).
  • Alle submappen worden ook automatisch gedeeld.
• De gebruiker heeft toegang tot de gegevens:
  • Via de webinterface
  • Door de cliënt voor gegevenssynchronisatie op uw computer te installeren
• De gegevens worden gesynchroniseerd tussen de verschillende gebruikers.
  • Let op: wijzig een bestand niet tegelijkertijd.

Beheer meerdere bedrijven en deel gegevens met klanten

Als u meerdere bedrijven beheert, is het beter om de mappen zo te organiseren dat u ze gemakkelijker kunt delen met anderen. Hier stellen we u een mogelijke organisatie van gegevens voor, u kunt natuurlijk de structuur kiezen die u het meest geschikt lijkt.

• Maak in de lokale map van uw cloudsysteem aparte mappen voor elk van uw klanten.
• Maak voor elke klant twee submappen:
  • Intern - Hier kunt u de gegevens opslaan die u niet wilt delen.
  • Gedeeld-[Bedrijfsnaam]
    • Sla hier de bestanden op die u wilt delen met uw klant.
    • Geef ook de bedrijfsnaam aan, zodat uw klant deze kan herkennen
• Deel de gedeelde map met uw klant via het systeem van de cloud service.

Gebruik van de cloud door accountants

Als u een accountant bent en samenwerkt met uw klant om hun boekhouding bij te houden, kunnen cloud systemen u helpen om dit proces heel eenvoudig te maken.

Over het algemeen heeft u twee opties:

• De klant heeft zijn eigen cloud service en deelt de gegevens met u.
• U heeft een cloud systeem waarop u de gegevens van de klant opslaat en deelt de map met de klant.

Belangrijk: gegevens back-up service

• Werken met een gegevenssynchronisatiesysteem is als werken met een netwerksysteem. Wanneer een gebruiker een bestand of map verwijdert van zijn lokale computer, wordt het bestand of de map automatisch ook verwijderd uit de cloud. Ook als iemand de gegevens overschrijft, gaan de eerdere gegevens verloren.
• Daarom is het belangrijk dat u een back-updienst heeft: 
• Controleer hoe lang uw cloud-provider kopieën van uw verwijderde gegevens bewaart. De duur kan variëren afhankelijk van het plan dat u kiest.
• Het systeem kan u ook beschermen tegen hardwaredefecten of ransomware aanvallen.
• Het kan nuttig zijn om een lokaal back-upsysteem te hebben, dat uw gegevens ook op schijf opslaat.
• Een systeem dat het verwijderen van gegevens met eenvoudige commando's voorkomt verdient de voorkeur. 

Andere nuttige pagina's

• Organiseer uw boekhouding in mappen en bestanden.
• Sla documenten op en koppel deze aan uw transacties.
• Digitaliseer papieren documenten en synchroniseer deze automatisch.