Verbuchung der Bruttolöhne

Die Bruttoverbuchung der Löhne besteht darin, den gesamten Lohn in der Buchhaltung zu verbuchen, einschliesslich aller Lohnabzüge der Mitarbeitenden sowie der Sozialversicherungsbeiträge.

Im Gegensatz zur Nettoverbuchung der Löhne bietet diese Methode eine vollständige Übersicht über den Lohnaufwand und die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungen.

Was wird verbucht

Bei der Verbuchung der Bruttolöhne werden monatlich folgende Positionen verbucht:

• der Bruttolohn
• die Abzüge der Mitarbeitenden (AHV, BVG, Quellensteuern usw.)
• die Sozialversicherungsbeiträge zulasten des Arbeitgebers
• die Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen und Versicherungen (bei Buchführung nach dem Periodenabgrenzungsprinzip)
• der ausbezahlte Nettolohn

Bei der Bruttoverbuchung der Löhne ermöglicht die Buchhaltung eine klare Unterscheidung zwischen:

• dem Anteil zulasten der Mitarbeitenden (vom Lohn abgezogen)
• dem Anteil zulasten des Arbeitgebers

Vorteile der Bruttoverbuchung der Löhne

• vollständige Übersicht über den Lohnaufwand
• höhere Transparenz in der Buchhaltung
• detaillierte Kontrolle der Abzüge und Beiträge
• korrekte Darstellung der Verbindlichkeiten 

Einschränkungen der Bruttoverbuchung der Löhne

• höhere Komplexität
• mehr Buchungen
• mehr Konten und höherer Abstimmungsaufwand

Rechnungslegungsprinzip

Die Bruttoverbuchung der Löhne folgt normalerweise dem Periodenabgrenzungsprinzip. Mit Banana Buchhaltung können die Löhne im Bruttoverfahren jedoch auch nach dem Kassenprinzip verbucht werden.
Beim Periodenabgrenzungsprinzip werden der Lohnaufwand und die entsprechenden Verbindlichkeiten in der Periode verbucht, in der sie entstehen, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt.

Unterschied zur Nettoverbuchung der Löhne

Im Gegensatz zur Nettoverbuchung der Löhne, bei der nur die effektiven Zahlungen verbucht werden, werden bei der Bruttoverbuchung der Löhne alle Bestandteile des Lohns sowie die entsprechenden Verbindlichkeiten verbucht.

Wann die Bruttoverbuchung der Löhne verwendet werden sollte

Die Bruttoverbuchung der Löhne ist geeignet, wenn:

• eine vollständige und detaillierte Buchhaltung erforderlich ist
• der Lohnaufwand genau überwacht werden soll
• Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen und Steuerbehörden verbucht werden müssen
• die Buchhaltung für Analysen und Reporting verwendet wird

Üblicherweise verwendete Konten

Die Bruttoverbuchung der Löhne erfordert mehr Konten als die Nettoverbuchung der Löhne.

Aufwandskonten

• 5000 Bruttolöhne
• 5700 Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber
• 5710 Beiträge Familienausgleichskasse
• 5720 Beiträge berufliche Vorsorge (BVG)
• 5730 Prämien Unfallversicherung (UVG)
• 5740 Krankentaggeldversicherung

Passivkonten (Verbindlichkeiten)

• 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV)
• 2272 Verbindlichkeiten Pensionskasse (BVG)
• 2273 Verbindlichkeiten Unfallversicherung
• 2274 Verbindlichkeiten Krankentaggeldversicherung
• 2209 Verbindlichkeiten Quellensteuern
• 2371 Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden

Zahlungskonten

• 1020 Bank
• weitere Liquiditätskonten

Arbeitgeberanteil an Sozial- und Versicherungsbeiträgen

Bei der Bruttoverbuchung der Löhne ermöglichen die Konten für Sozialversicherungsbeiträge und Versicherungsaufwand eine klare Identifikation des Anteils, der effektiv zulasten des Arbeitgebers geht.

In den entsprechenden Kontoblättern (z.B. AHV, BVG, Unfallversicherung usw.) werden verbucht:

• im Soll die gesamten Beträge gegenüber den Institutionen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil),
• im Haben die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden.

Die Differenz zwischen diesen Beträgen entspricht dem Arbeitgeberanteil, also dem Teil, den das Unternehmen als eigenen Aufwand trägt.

Dieser Ansatz ermöglicht:

• eine klare Unterscheidung zwischen Unternehmensaufwand und den von den Mitarbeitenden getragenen Anteilen,
• eine transparente Übersicht über die Verpflichtungen gegenüber den Sozialversicherungen,
• eine genaue Kontrolle der Auswirkungen des Lohnaufwands auf das Unternehmensergebnis.

Buchhalterische Verbuchung der Bruttolöhne

Am Ende der Lohnperiode werden der Bruttolohn sowie die entsprechenden Lohnabzüge der Mitarbeitenden verbucht. Mit der Bruttoverbuchung der Löhne werden sowohl der gesamte Lohnaufwand als auch die Abzüge und die Verbindlichkeiten gegenüber Dritten verbucht.

Die Bruttoverbuchung der Löhne kann erfolgen:

• für jede einzelne Person, oder
• als Sammelbuchung, bei der jedes Konto die Gesamtbeträge aller Mitarbeitenden ausweist.

In kleinen Unternehmen mit ein oder zwei Mitarbeitenden können wiederkehrende Buchungen verwendet werden, um die Lohnverbuchung für jede Person zu automatisieren. Auf diese Weise ermöglicht die Buchhaltung eine detailliertere Darstellung des Lohnaufwands pro Person.

Das folgende Beispiel basiert auf einer Sammelbuchung, bei der jedes Konto die Gesamtbeträge ausweist, zum Beispiel:

• Bruttolöhne: Summe der Löhne aller Mitarbeitenden
• AHV: Summe der von den Löhnen abgezogenen AHV-Beiträge usw.

Beispiel:

• 5000 Bruttolöhne → Soll
• 1181 Familienzulagen → Soll
• 5700 Beiträge AHV/IV/EO/ALV → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 5720 Beiträge BVG → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 5730 Beiträge UVG  → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 5740 Krankentaggeldversicherung → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 2209 Verbindlichkeiten Quellensteuern → Haben (vollständig zulasten der Mitarbeitenden).
  Die vom Lohn abgezogenen Quellensteuern sind vollständig an die Steuerbehörde abzuführen und stellen eine Verbindlichkeit des Unternehmens dar.
• 2371 Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden → Haben

Zahlung des Nettolohns

Wenn die Löhne zum Zeitpunkt ihrer Entstehung verbucht wurden und die Zahlung später erfolgt, wird die Zahlung wie folgt verbucht:

• 2371 Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden → Soll
• 1020 Bank → Haben

Erfassung und Zahlung der AHV-Akontobeiträge

Monatlich oder in einem anderen regelmässigen Rhythmus erhält der Arbeitgeber vom kantonalen AHV-Amt Akontorechnungen für die zu zahlenden AHV-Beiträge. Diese Beträge umfassen auch allfällige im Lohn vorfinanzierte Zulagen für berechtigte Mitarbeitende.
Die Akontorechnung umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Erfassung der Rechnung

Am 03.01.2026 wird die Rechnung für die AHV-Akontobeiträge wie folgt verbucht:

• 5700 Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber → Soll
• 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV) → Haben

Zahlung

Am 30.01.2026 wird die Zahlung der AHV-Akontobeiträge wie folgt verbucht:
Es werden die Beiträge gemäss Rechnung bezahlt, wobei allfällige Familienzulagen oder andere Entschädigungen berücksichtigt sind.

• 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV) → Soll
• 1020 Bank → Haben

Das AHV-Konto übernimmt eine zentrale Kontrollfunktion:

• im Haben werden die Lohnabzüge der Mitarbeitenden verbucht
• im Soll die Zahlungen an die Institution

Der Saldo des Kontos entspricht somit dem Arbeitgeberanteil.

Im AHV-Kontoauszug (siehe Abbildung) werden im Soll die geleisteten Akontozahlungen und im Haben die von den Löhnen abgezogenen Beiträge verbucht. Der Saldo des Kontos entspricht somit dem Arbeitgeberanteil. Diese Darstellung ermöglicht eine einfache Überprüfung der Korrektheit der Beiträge und der geleisteten Zahlungen.

BVG-Beiträge und Zahlung

Beim Erhalt der jährlichen BVG-Rechnung wird der gesamte Aufwand des Arbeitgebers sowie die Verbindlichkeit gegenüber der Pensionskasse verbucht.

Erfassung der BVG-Rechnung:

• 5720 Beiträge berufliche Vorsorge (BVG) → Soll
• 2272 Verbindlichkeiten Pensionskasse (BVG) → Haben

Zahlung der BVG-Rechnung:

• 2272 Verbindlichkeiten Pensionskasse (BVG) → Soll
• 1020 Bank → Haben

Jährliche Unfallversicherungsprämien (UVG) und Zahlung

Beim Erhalt der jährlichen UVG-Rechnung wird der gesamte Aufwand des Arbeitgebers sowie die Verbindlichkeit gegenüber der Unfallversicherung verbucht.

Erfassung der UVG-Rechnung:

• 5730 Prämien Unfallversicherung (UVG) → Soll
• 2273 Verbindlichkeiten Unfallversicherung → Haben

Zahlung der UVG-Rechnung:

• 2273 Verbindlichkeiten Unfallversicherung → Soll
• 1020 Bank → Haben

Jährliche Krankentaggeldversicherung (KTG) und Zahlung

Beim Erhalt der jährlichen Prämie für die Krankentaggeldversicherung wird der gesamte Aufwand (einschliesslich Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) sowie die Verbindlichkeit gegenüber der Versicherung verbucht.

Erfassung der KTG-Rechnung:

• 5740 Krankentaggeldversicherung  → Soll
• 2274 Verbindlichkeiten Krankentaggeldversicherung → Haben

Zahlung der KTG-Rechnung:

• 2274 Verbindlichkeiten Krankentaggeldversicherung → Soll
• 1020 Bank → Haben

Zahlung der Quellensteuern

Die Quellensteuern, die von den monatlichen Löhnen der quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden abgezogen werden, müssen vom Arbeitgeber fristgerecht deklariert und bezahlt werden. Sie gehen vollständig zulasten der Mitarbeitenden.

• 2209 Verbindlichkeiten Quellensteuern → Soll
• 1020 Bank → Haben

Kontrolle und Überprüfung

Es ist wichtig, regelmässig Folgendes zu überprüfen:

• die Übereinstimmung zwischen Buchhaltung und Lohnabrechnungen
• die Salden der Verbindlichkeitskonten gegenüber den Sozialversicherungen
• die geleisteten Zahlungen

Während des Jahres werden die Sozialversicherungsbeiträge häufig in Form von Akontozahlungen geleistet.
Nach den definitiven Abrechnungen der Sozialversicherungen werden allfällige Ausgleichsbuchungen verbucht, um den Aufwand und die Verbindlichkeiten an die effektiv geschuldeten Beträge anzupassen.