Kassen-/Kompetenzprinzip (gemischtes System)

Die Buchhaltung zu führen kann komplex erscheinen, besonders für diejenigen, die sich auf ihre tägliche Arbeit konzentrieren möchten, ohne sich in Rechnungen und Buchungen zu verlieren. Die Methode „Abgrenzung–Zahlung“ ist eine Buchhaltungsform, die vor allem von kleinen Betrieben und Selbstständigen genutzt wird, die nach dem Zahlungsfluss buchen, am Jahresende jedoch offene Rechnungen gegenüber Kundinnen, Kunden und Lieferanten integrieren müssen.

Die Methode Abgrenzung–Zahlung ist ein hybrides Buchhaltungssystem, das während des Jahres das Kassensystem anwendet und am Jahresende die offenen Rechnungen nach dem Prinzip der Abgrenzung ergänzt.

Mit dieser Methode:

• werden Erträge und Aufwendungen beim Zahlungseingang oder bei der Zahlung berücksichtigt (Kassenprinzip)
• Am Jahresende werden zur Ermittlung der abgrenzungsrelevanten Kosten und Erträge die offenen Rechnungen von Kundinnen, Kunden und Lieferanten erfasst.

Die Methode Abgrenzung–Zahlung stellt somit eine Zwischenlösung zwischen der periodengerechten Buchhaltung und der Ist-Methode dar. Sie ermöglicht einen klaren Überblick über die finanzielle Lage, ohne die Komplexität einer vollständig nach dem Abgrenzungsprinzip geführten Buchhaltung.

Für wen diese Methode geeignet ist

Diese Lösung richtet sich an alle, die während des Jahres einfach arbeiten möchten, aber am Ende einen Abschluss benötigen, der dem Abgrenzungsprinzip entspricht. Die Methode Abgrenzung–Zahlung ist besonders geeignet für:

• Freiberufler
• Handwerker und Kleinstunternehmen
• Dienstleistungsbetriebe
• Betriebe, die viele Rechnungen von Lieferanten erhalten
• Betriebe, die wenige Rechnungen stellen und zu einem späteren Zeitpunkt Zahlungseingänge verzeichnen
• Personen, die die MWST nach dem Zahlungsprinzip abrechnen (gemäss Ein- und Auszahlungen).

Wann diese Methode nicht geeignet ist

Diese Methode ist nicht geeignet für:

• Personen, die die MWST nach dem Umsatzprinzip abrechnen (bei Rechnungsstellung und -empfang)
• Unternehmen, die eine vollständige Buchhaltung nach dem Abgrenzungsprinzip führen müssen
• Tätigkeiten mit komplexeren Buchhaltungspflichten
• Situationen, in denen ein gesetzlicher Abschluss nach dem Abgrenzungsprinzip erforderlich ist.

Warum diese Methode wählen

Mit der Digitalisierung der Zahlungen laufen heute die meisten Transaktionen über die Bank. Durch das Importieren der Bankbewegungen ist die Buchhaltung fast fertig. Es ist nicht mehr nötig, jede Rechnung manuell einzugeben.

Das bringt konkrete Vorteile: weniger Zeitaufwand für die Erfassung, geringeres Fehlerrisiko und vor allem die Möglichkeit, jederzeit einen aktuellen Überblick über die eigene Liquidität zu haben. Und für KMU ist Liquidität kein Detail, sondern ein zentraler Aspekt der Geschäftsführung.

Die Methode Abgrenzung–Zahlung erfüllt diese Anforderungen:

• Zeitersparnis – keine Pflicht, jede Rechnung bei Erhalt oder Ausstellung sofort zu erfassen
• Höhere Einfachheit – weniger Bürokratie und geringere Komplexität
• Immer aktuelle Daten – durch Import der Bankbewegungen
• Kontrolle über die Liquidität – die wichtigste Kennzahl für die Verwaltung von tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen.

Grenzen des Systems Abgrenzung–Zahlung (und wie man damit umgeht)

Wie jede Methode hat auch die Methode Abgrenzung–Zahlung ihre Grenzen. Während des Jahres spiegelt das wirtschaftliche Ergebnis hauptsächlich Ein- und Auszahlungen wider; offene Rechnungen werden am Jahresende ergänzt, um den Jahresabschluss zu vervollständigen. Das bedeutet, dass das wirtschaftliche Bild vorübergehend unvollständig sein kann.

Die wichtigsten Grenzen:

• Forderungen und Verbindlichkeiten sind während des Jahres nicht sichtbar – offene Rechnungen erscheinen erst am Ende des Zeitraums
• Teilweise Sicht auf entstandene Erträge/Aufwendungen – es sind nur bereits bezahlte sichtbar
• Mehr Aufwand zum Jahresende – es sind Zusatzbuchungen nötig (offene Rechnungen, Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen)
• Nicht für alle Unternehmen geeignet – stark strukturierte Unternehmen bevorzugen oft die vollständige periodengerechte Buchhaltung.

Mit Banana lassen sich diese Grenzen leicht überwinden – Sie können jederzeit Rechnungen und Korrekturen erfassen und schrittweise auf die vollständige doppelte Buchhaltung umsteigen.

Wie Banana die Methode Abgrenzung–Zahlung vereinfacht

Mit Banana Buchhaltung lässt sich die Methode Abgrenzung–Zahlung verwalten, indem während des Jahres hauptsächlich mit Bankbewegungen gearbeitet wird, die aus dem E-Banking importiert und mit automatischen Regeln ergänzt werden. Offene Rechnungen und Abschlussbuchungen können bei Bedarf erfasst werden, um einen Abschluss gemäss dem Abgrenzungsprinzip zu erhalten. 

• Bankbewegungen importieren
  • Laden Sie die Datei von Ihrem E-Banking herunter (ISO 20022, CSV, MT940 usw.)
  • Importieren Sie die Bankbewegungen in Banana.
• Automatische Regeln anwenden
  • Definieren Sie Regeln zur Kategorisierung der Buchungen (Gegenkonto, MWST-Code, Kostenstelle)
  • Beim nächsten Import ergänzt Banana die Buchungen automatisch.
• Konten in Echtzeit überwachen
  • Bilanz, Cashflow, Margen und MWST sind nach jedem Import sofort aktualisiert.
• Offene Rechnungen am Jahresende verwalten
  • Nicht bezahlte Kundenrechnungen → Debitoren an Ertrag.
  • Nicht bezahlte Lieferantenrechnungen → Aufwand an Kreditoren.
  • Typische Abschlussbuchungen → Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Kursdifferenzen.
• Erstellen Sie einen Abschluss nach dem Abgrenzungsprinzip, bereit für Banken, Aktionärinnen, Aktionäre und Steuerbehörden.

Ein Vorteil auch für Treuhänderinnen, Treuhänder und Buchhaltungsbüros

Das System Abgrenzung–Zahlung ist auch für Fachleute interessant, die Kundinnen und Kunden betreuen. Sie müssen nicht mehr warten, bis der Kunde alle Rechnungen übermittelt – sie können die Buchhaltung direkt anhand der Bankbewegungen aufbauen, Arbeitsspitzen vermeiden und die Bearbeitungszeit deutlich reduzieren. Und bei Bedarf wird der Abschluss mit den nötigen Anpassungen ergänzt. Dieser Ansatz ermöglicht es, mehr Mandate in kürzerer Zeit zu verwalten und einen effizienteren Service zu bieten.

• Weniger manuelle Arbeit – keine Erfassung jeder einzelnen Kundenrechnung bei Erhalt oder Ausstellung notwendig
• Buchhaltung ist bereit – es genügt, mit den importierten Bankbewegungen zu beginnen
• Mehr Mandate verwalten – die gewonnene Zeit kann für Beratung und Analysen genutzt werden
• Professionelle Abschlüsse – am Ende des Zeitraums werden die nötigen Buchungen ergänzt, um vollständige Konten zu erhalten

Mit Banana können Treuhänderinnen und Treuhänder schnellere und effizientere Dienstleistungen anbieten und so den Mehrwert für die Kundschaft steigern.

Buchhaltungsmethoden und MWST in der Schweiz

In der Schweiz, im Bereich der MWST (Mehrwertsteuer), abhängig vom Zeitpunkt, an dem die MWST fällig wird:

• Methode nach dem Abgrenzungsprinzip  – Die MWST wird fällig, wenn Sie eine Rechnung an die Kundschaft ausstellen oder eine Rechnung von einer Lieferantin erhalten.
• Methode nach vereinnahmter MWST –  Die MWST wird fällig, wenn Sie eine Kundenrechnung kassieren oder eine Lieferantenrechnung bezahlen.
• Methode Abgrenzung–Zahlung – Die MWST wird beim Zahlungseingang oder bei der Zahlung fällig, wie im Kassensystem.

Zusammenfassung

• Wenn Sie die Methode nach dem Abgrenzungsprinzip anwenden – MWST wird bei Rechnungsstellung erfasst
• Wenn Sie die Methode nach vereinnahmter MWST anwenden – MWST wird erst beim effektiven Zahlungseingang erfasst.

In der Schweiz sind sowohl die Ist-Buchhaltung als auch die Buchhaltung nach dem Abgrenzungsprinzip für die MWST-Abrechnung erlaubt, vorausgesetzt, die Anforderungen für die Ist-Methode sind erfüllt (typischerweise ein Umsatz unter CHF 5 Millionen). 

• Mehr Informationen zur MWST in der Schweiz.

Ein hybrides System für die Schweiz und das Ausland

Hier eine kleine Liste mit Praxisbeispielen von Personen und Organisationen, die einen hybriden Buchhaltungsansatz in der Schweiz und im Ausland nutzen, empfehlen oder fördern:

• Banana.ch – MWST nach vereinnahmter Methode und Abgrenzungen am Jahresende
  Erklärt die Mischmethode als optimale Praxis für jene, die nach Zahlungseingängen buchen, aber am Jahresende offene Posten integrieren, um einen vollständigen Jahresabschluss zu erhalten.
• Raiffeisen – Digitale Buchhaltung mit E-Banking und AbaNinja
  Zeigt, wie durch den Import von Bankbewegungen Zahlungen automatisch mit Rechnungen verknüpft werden können – Doppelbuchungen werden vermieden und die Kontrolle über offene Rechnungen bleibt erhalten.
• FiscoOggi (Italien) – Kassensystem für Kleinstunternehmen
  Das italienische System für Kleinstunternehmen ist in Wirklichkeit ein hybrides System: die Buchhaltung erfolgt nach dem Kassensystem, jedoch mit Jahresabschlussbuchungen für Lager, Abschreibungen, offene Rechnungen usw.
• HMRC UK – Erweiterung der Ist-Methode für Selbstständige (PDF)
  Artikel über Massnahmen der britischen Regierung zur Erweiterung der Cash-Basis-Methode, inklusive Möglichkeit zur Übertragung von Gewinnen und Verlusten ähnlich dem Abgrenzungssystem.
• IRS (USA) – Publication 538: Accounting Methods
  In den USA ist die „hybrid method“ gesetzlich zulässig und weit verbreitet: Sie erlaubt die Nutzung der Cash-Methode für laufende Vorgänge und das Abgrenzungsprinzip für Lager, Verbindlichkeiten, Abgrenzungen usw.

Fazit

In der Schule lernen wir, dass das Kassen- und das Abgrenzungsprinzip klar voneinander getrennt sind. Die Realität moderner KMU verlangt jedoch nach einem flexiblen, automatisierten und präzisen System.

Banana Buchhaltung Plus ist das Werkzeug, das die operative Einfachheit des Kassenprinzips mit der buchhalterischen Vollständigkeit des Abgrenzungsprinzips vereint.

Banana Buchhaltung stellt vordefinierte Vorlagen für die Buchhaltung nach Zahlungseingängen zur Verfügung, mit der Möglichkeit, Forderungen und Verbindlichkeiten gemäss dem Abgrenzungsprinzip zu ergänzen.