Rundschreiben an Mitglieder mit Word-Seriendruckfunktion

Mit Banana Buchhaltung können Sie Daten exportieren und damit Dokumente in Word erstellen. Sie können z.B. Mitgliedsbeitragsrechnungen in Form von Briefen erstellen, in die die Adressen dank der Word-Seriendruckfunktion automatisch eingefügt werden.

Angenommen, Sie möchten einen Brief schreiben, der an jedes Mitglied geschickt werden soll, wobei der Textkörper des Briefs für alle identisch ist; ausgenommen die Adresse, die natürlich für jedes Mitglied unterschiedlich ist. Um zu vermeiden, dass Sie alle Adressen manuell ändern müssen, können Sie die Word-Seriendruckfunktion verwenden.

Im Folgenden wird erklärt, wie Sie die Funktion unter Windows nutzen können. Für Mac sehen Sie bitte die spezifische Word-Dokumentation.

So vorgehen:

1. Erstellen Sie in Banana Buchhaltung eine Mitgliederliste mit Adressen aufgrund der vordefinierten Musterdateien Vereine mit Mitgliederliste (Doppelte Buchhaltung) oder Vereine mit Mitgliederliste (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
2. Exportieren Sie die Adresszeilen der Mitglieder aus Banana Buchhaltung im HTML-Format
3. Verwenden Sie die Word-Seriendruckfunktion.

Referenz-Dokumentation

• Dokumentation zu Microsoft-Seriendruck in Word
• Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails
   

Adresszeilen aus Banana Buchhaltung in HTML-Format exportieren

Sie müssen zuerst die Adressen aus Banana Buchhaltung in HTML-Format exportieren, damit Word sie dann lesen und verwenden kann. So vorgehen:

1. In der Tabelle Konten die Ansicht Adressen auswählen.
2. Die zu exportierenden Adresszeilen auswählen bzw. markieren.
   
   
    
3. Aus Menü Daten den Befehl Zeilen exportieren -> Zeilen in HTML exportieren ausführen (siehe auch In HTML exportieren). 
4. Im Dialogfenster 'Zeilen in HTML exportieren':
   • Dateiname eingeben.
   • Auf die Schaltfläche Blättern klicken, um auszuwählen, wo die Datei gespeichert werden soll.
   • Im Feld Überschrift 1 den gewünschten Text für die Dateiüberschrift eingeben. Die anderen Felder sind optional.
   • Sich vergewissern, dass die Option Nur ausgewählte Zeilen exportieren aktiviert ist.
     
     
      
   • Registerkarte HTML-Optionen öffnen und sicherstellen, dass die Optionen wie in der hierauf folgenden Abbildung aktiviert sind.
     
     
      
5. Auf OK klicken, um den Export der Zeilen im HTML-Format zu beenden.
    

Word-Seriendruckfunktion benutzen

Nachdem Sie die Adressen im HTML-Format exportiert haben, können Sie in Word die Seriendruckfunktion anwenden.
Im Folgenden wird die Vorgehensweise beschrieben, jedoch empfehlen wir Ihnen, auf der Microsoft-Dokumentation nachzulesen: Personalisieren von Briefen für Massensendungen mit Hilfe des Seriendrucks von Microsoft.

So vorgehen:

1. Hauptdokument (Brief) vorbereiten:
   • Microsoft Word öffnen
   • Registerkarte Sendungen (Mailings) auswählen
   • Gruppe Seriendruck starten anklicken
   • Befehl Seriendruck starten -> Briefe ausführen
     
     
      
   • In Word den Textkörper des Briefes eingeben, den Sie an alle Personen senden möchten.
      
2. Exportierte Adressenliste (in HTML-Format) mit dem Word-Hauptdokument verknüpfen:
   • In Registerkarte Sendungen die Gruppe Empfänger auswählen anklicken.
   • Vorhandene Liste verwenden... auswählen.
     
     
      
   • HTML-Datei mit der Erweiterung .html auswählen, die Sie aus Banana exportiert haben.    
   • Im Dialogfenster, das sich öffnet, auf OK klicken.
     
     
      
3. Adressen hinzufügen:
   • Den Cursor im Word-Dokument an der Stelle bewegen, an der die Adresse eingefügt werden soll (z.B. oben auf der Seite).
   • In Registerkarte Sendungen die Gruppe Seriendruckfeld einfügen auswählen.
     
     
      
   • Nacheinander die gewünschten Adressfelder auswählen, die hinzugefügt werden sollen.
     
     
      
   • Gruppe Vorschau Ergebnisse auswählen (mit den Pfeilen Weiter oder Zurück ), um die Seriendruckergebnisse anzuzeigen.
     
     
      
4. Seriendruckdokument:
   • Fertig stellen und zusammenführen -> Dokumente drucken... auswählen, um alle Briefe (Massensendung) zu drucken.
   • Fertig stellen und zusammenführen -> Einzelne Dokumente bearbeiten... und dann Alle auswählen, um evtl. Änderungen vorzunehmen und zu speichern.
     
     
5. Nachrichten per E-Mail senden:
   Alternativ zu Schritt 4, ist es auch möglich, Briefe per E-Mail zu versenden.
   
   Für jedes Mitglied wird die in der Ansicht 'Adresse' von Banana Buchhaltung angegebene E-Mail-Adresse übernommen. Wenn es keine E-Mail-Adressen gibt, müssen Sie diese hinzufügen und schliesslich die Adresszeilen erneut im HTML-Format exportieren, so dass die exportierte Datei auch die neu hinzugefügten E-Mail-Adressen enthält.
   Ausserdem ist es notwendig, das 'E-Mail-Programm Outlook' zu installieren und zu verwenden. Es ist nicht möglich, die Web-Version zu verwenden.
   Für mehr Informationen sehen Sie Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails.
   
   Um Nachrichten per E-Mail zu senden:
   • Fertig stellen und zusammenführen-> E-Mail-Nachrichten senden...
     
     
   • Im Feld "Zu" -> E-Mail_Büro auswählen (es ist die Spalte, die in Banana Buchhaltung für die Eingabe der E-Mail-Adressen benutzt wird).
   • Im Feld "Betreffzeile" im Text den E-Mail-Betreff eingeben.
   • Im Feld "E-Mail-Format" das HTML-Format auswählen.
   • Alle auswählen, um allen vorhandenen Mitgliedern eine E-Mail zu senden, die aus den Adressen von Banana Buchhaltung exportiert worden sind.
   • Mit OK bestätigen.
     
     

Weiterführende Informationen:

• Vereine
• Liste der Mitglieder
• Projekte verwalten
• Spendenbescheinigung für Vereine
• Spendenbescheinigung für Vereine in Deutschland