Forensic Accounting e Ricostruzione Contabile

Banana Contabilità è un software professionale internazionale, flessibile e adatto a diverse esigenze, eccezionale come strumento per la ricostruzione di scenari economico-finanziari.
È simile a Excel, quindi è facile da usare e permette di importare e categorizzare i movimenti in modo rapido ed efficace.

A differenza di Excel, Banana Contabilità utilizza il metodo della partita doppia, offrendo la possibilità di verificare la coerenza dei dati, semplificare la riconciliazione e ridurre sensibilmente errori o discrepanze. Genera in automatico bilanci, conti economici e schede dei movimenti, rendendo i risultati facilmente comprensibili a chi lavora in ambito finanziario e legale. Consente inoltre di riesportare i dati in Excel o in altri strumenti per ulteriori analisi.

Questa documentazione introduce il tema del Forensic Accounting e illustra, a grandi linee, come utilizzare Banana Contabilità nelle indagini finanziarie, con dei link che permettono di approfondire ulterimente determinati temi.

Forensic accounting

Il Forensic Accounting, o contabilità forense, è l’applicazione delle tecniche contabili e di revisione a indagini legali, giudiziarie e investigative, con l’obiettivo di ricostruire la verità economico-finanziaria quando i dati sono inesistenti, incompleti, manipolati o sospetti. Le indagini finanziarie analizzano spesso contabilità già esistenti e richiedono una buona conoscenza delle pratiche contabili. Sono generalmente svolte da contabili esperti, spesso con una formazione specifica.

Il successo di serie televisive investigative come CSI ha portato ad associare il termine forensic soprattutto a crimini quali frodi o riciclaggio, ma in realtà comprende anche la raccolta di elementi e le investigazioni in ambito civile, ad esempio nei conflitti tra azionisti o eredi, oppure in ambito tributario, come nel caso di imposte arretrate.

Con Forensic Accounting si intendono tutte le attività di indagine relative alla ricostruzione di situazioni finanziarie, in relazione a:

• Revisioni legali, perizie, consulenze tecniche finanziarie, quantificazione dei danni e analisi.
• Fallimenti, liquidazioni di imprese e ristrutturazioni finanziarie.
• Conflitti fra soci, trapassi ereditari o verifiche in caso di due diligence.
• Mancati adempimenti legali e fiscali.
• Frodi, bancarotta o riciclaggio di denaro.
• Controllo sull’uso dei fondi, spese illecite e corruzione.
• Mancato accesso o problemi al sistema informatico originale.

La contabilità per il Forensic Accounting

Molte indagini finanziarie, come la ricerca di frodi o di prelievi eccessivi da parte di manager, si basano su contabilità già esistenti. Ci sono però situazioni in cui è necessario ricostruire la contabilità e in questi casi si parla di “accounting for forensic accounting”, ovvero contabilità per il forensic accounting. Una contabilità specifica può essere necessaria quando non è stata tenuta alcuna contabilità, quando si sospetta che quella esistente sia incompleta o errata, quando occorre analizzare un settore aziendale specifico o quando è necessario ricostruire la situazione finanziaria di un ente o di una persona.

Le indagini tendono a concentrarsi su determinati aspetti e non richiedono sempre una tenuta contabile dettagliata e conforme a esigenze aziendali o fiscali. I software contabili e gli ERP usati in ambito aziendale risultano spesso eccessivi e troppo rigidi. Per questo motivo molti ricorrono a Excel, che consente di raccogliere informazioni rapidamente e di applicare filtri e strumenti di analisi. Excel è molto utile, ma manca della coerenza tipica dei software contabili e richiede grande attenzione, soprattutto quando si utilizzano formule. Inoltre non consente di categorizzare i movimenti secondo logiche contabili, rendendo più complessa la riconciliazione dei conti e l’individuazione di movimenti mancanti.

Excel è molto utile per le analisi interne all’azienda, ma quando le imprese devono presentare i dati a terzi è preferibile utilizzare la reportistica tipica della contabilità in partita doppia, con bilanci, conto economico e altri report standard, le cui logiche sono chiare a tutti. Nelle indagini forensi vi è anche la necessità di presentare i dati a esperti e giudici, in modo che siano facilmente comprensibili e ne consentano la verifica. In alcuni casi può essere utile ricorrere a tabelle costruite appositamente, ma, laddove possibile, anche in situazioni limitate, è senz’altro più professionale presentare i conti nei formati standard della contabilità in partita doppia.

Banana Contabilità è uno strumento particolarmente adatto per ricostruire situazioni contabili-finanziarie :

• Importazione e categorizzazione dei dati in modo veloce.
• Basato sulla contabilità in partita doppia, verifica automaticamente la consistenza dei dati e riduce la possibilità di errori o discrepanze.
• Comunicazione facilitata grazie alla produzione di bilanci, conti economici ed estratti conto.
• Utilizzo dei dati della contabilità come base per ulteriori analisi e report da sviluppare con Excel o altri strumenti.

Raccolta dati e valutazioni preliminari

Quando ci si trova di fronte a situazioni potenzialmente critiche, non si avvia subito una denuncia o una causa, ma è necessario farsi un’idea più precisa. Occorre raccogliere gli elementi principali per una valutazione preliminare, con l’obiettivo di capire se davvero esistono situazioni sospette e di stimarne la portata. Questa documentazione e le relative analisi iniziali diventano la base per confrontarsi con legali, consulenti aziendali o tributari, così da valutare i diversi aspetti e decidere come procedere.

Si può ricorrere a Excel, ma con Banana Contabilità si ottengono in genere risultati affidabili in meno tempo. I dati bancari possono essere importati rapidamente e classificati secondo una logica contabile grazie a regole deterministiche. In breve tempo si possono generare bilancio e conto economico, con una visione chiara dell’utilizzo dei movimenti bancari e delle voci di entrata e spesa. Anche se si tratta solo di indagini preliminari, è molto utile avere le informazioni in modo strutturato. Non solo si offre un’immagine più professionale del lavoro svolto, ma i dati contabili possono anche essere facilmente categorizzati secondo altri criteri o integrati per ulteriori approfondimenti.

Gestione dei dati locali

Banana Contabilità, a differenza di altri software contabili che lavorano solo in cloud, permette di scegliere dove salvare e conservare il file della contabilità. In questo modo si possono mantenere i dati in locale senza doverli caricare su sistemi cloud, evitando così la necessità di autorizzazioni specifiche. Le registrazioni contabili possono essere facilmente collegate ai documenti giustificativi in formato digitale presenti sul computer, così che durante l’analisi dei dati sia possibile verificare rapidamente e nel dettaglio le ragioni di determinate spese.

Questo aspetto può essere particolarmente utile nella fase di analisi preliminare, non solo per motivi di privacy, ma anche perché consente una condivisione più semplice delle informazioni e un riutilizzo più agevole dei dati nelle fasi successive.

Ideale per diversi ambiti

Banana Contabilità non è un software specifico e non sostituisce un software per analisi forensi, però può essere di notevole aiuto per figure professionali tipo:

• Contabili e revisori.
• Family office.
• Studi fiduciari, finanziari e gestori di immobili.
• Avvocati e studi legali.
• Specialisti in ristrutturazioni.
• Consulente Tecnico d’Ufficio o il Consulente Tecnico di Parte.
• Ispettori o esperti che operano all’interno di team giuridici.
• Dipartimenti di grandi organizzazioni. 

Simile a Excel 

Banana Contabilità è uno strumento simile ad Excel, non richiede una formazione specifica e offre una grande flessibilità. Si rivela quindi uno strumento molto utile per ricostruire situazioni finanziarie e tenere la contabilità per le analisi di forensic accounting.

• La contabilità è un file che contiene diverse tabelle.
• Le tabelle sono simili a dei fogli di Excel: puoi muoverti liberamente, inserire, selezionare celle, copiare e incollare.
• Puoi creare quanti file desideri, ciascuno con le proprie impostazioni.
• Il file può essere salvato e spostato dove desideri. 

Prova Banana Contabilità con la WebApp

Se vuoi scoprire quanto è semplice raccogliere dati contabili e categorizzarli:

• Guarda come iniziare con una contabilità in partita doppia, con anche un breve video esplicativo.
• Prova la WebApp di Banana Contabilità, che funziona all'interno del tuo browser (senza bisogno di registrarti): 
  è il modo più veloce per sperimentare, impostare una contabilità e inserire dati.
  Questi link lanciano la WebApp e aprono uno dei modelli universali, non legati a una nazione specifica:
  • Contabilità in Partita doppia - Business plan e pianificazione finanziaria di una Startup
  • Contabilità in Partita Doppia con Multi-moneta - Società Finanziaria e gestione Portafoglio (piano dei conti in inglese)
  • Cash Manager - Piano della liquidità per Freelance e piccole Aziende

Per gestire in seguito la contabilità in modo regolare e completo, consigliamo di usare la versione desktop di Banana Contabilità (da scaricare e installare sul tuo computer). Il piano Free di Banana Contabilità permette di creare contabilità e di utilizzare la maggior parte delle funzioni, con il limite di salvataggio fissato a 70 registrazioni. È il modo ideale per iniziare e valutare se lo strumento risponde alle vostre esigenze.

Il nostro servizio clienti è a disposizione per ulteriori informazioni. I nostri specialisti possono anche consigliarvi su come procedere con la ripresa dei dati o con altre necessità.

Ricostruzione della situazione finanziaria

Qui di seguito verrà spiegato come usare Banana Contabilità per ricostruire la contabilità per attività di forensic accounting. 
Bisogna tenere conto che la ricostruzione può essere effettuata in due fasi:

• Raccolta e analisi dati preliminare per valutare la situazione.
• Raccolta dati e analisi con obiettivi più specifici.

La ricostruzione finanziaria, preliminare o definitiva, è generalmente strutturata in queste fasi:

• Definizione degli obiettivi dell’indagine.
• Raccolta documenti, estratti conti bancari e altre informazioni finanziarie.
• Ripresa dei movimenti in un sistema contabile, completamento e categorizzazione.
• Verifica, valutazione e analisi dei dati.
• Presentazione delle informazioni economico finanziarie.
• Valutazioni economico e legali, con preparazione dei rapporti. 

Creare una contabilità partendo da un modello 

A rendere Banana Contabilità particolarmente adatto all’ambito del forensic accounting è il fatto che è uno strumento di contabilità professionale internazionale, non indirizzato unicamente alle contabilità di aziende. È modulare e quindi si possono avere delle contabilità in partita doppia finalizzate a gestire l’attività di fondazioni, di associazioni, di privati, in diverse monete e lingue. Per delle situazioni più semplici si può usare anche il metodo delle entrate uscite, in grado di gestire comunque anche la situazione patrimoniale. 

Per iniziare una nuova contabilità parti da un modello già predisposto per un determinato uso:

• Menu File > Nuovo.
  Ti appare un dialogo dove scegliere il modello in base alla regione e tipo di contabilità.
• Modelli per specifiche Regioni.
  Sono impostati secondo degli schemi contabili nazionali. 
  Il piano dei conti ha l’identificativo dei conti generalmente numerico.
• Modelli Universali.
  Sono per un uso più generale. L’identificativo dei conti è generalmente testuale (conti descrittivi).

Piano dei conti e saldi di apertura

Dopo aver scelto il modello più adatto alle tue esigenze, dovrai personalizzare la tabella Conti, modificando, aggiungendo o rimuovendo conti. L’adattamento del piano dei conti e la modifica dei raggruppamenti possono essere eseguiti in qualsiasi momento.

Puoi creare dei piani dei conti con strutture di raggruppamento che riprendono la struttura di una contabilità esistente gestita con altri programmi.

Se stai ricostruendo una contabilità dovrai probabilmente inserire i saldi iniziali utilizzando la colonna “Apertura” nella tabella Conti.

Considera che Banana Contabilità, nella contabilità in partita doppia, visualizza gli importi esattamente seguendo la logica interna dei programmi di contabilità, quindi gli importi in Dare sono in positivo e gli importi in Avere sono in negativo. I saldi di apertura in Avere devono quindi essere inseriti in negativo.

Inserire e importare registrazioni 

Nella tabella Registrazioni si inseriscono i movimenti contabili:

• Puoi inserirli e modificarli manualmente.
• Nella tabella Registrazioni ricorrenti puoi impostare movimenti che si ripetono.
• Puoi copiare e incollare da Excel o altri programmi. Vedi Riprendere dati da altri programmi.
• Puoi importarli da file CSV o di altro genere.
• Puoi importarli da estratti bancari digitali.
  • Ci sono diverse estensioni di importazioni.
  • Puoi creare delle Regole di importazione che completano in automatico la contropartita e altri elementi.

In poco tempo la contabilità è fatta! Quando inserisci o importi i movimenti, il programma ti segnala eventuali errori o differenze.

Banana Contabilità è stato concepito per contabilità di piccole imprese, ma teoricamente non esistono limiti al numero di registrazioni o conti che si possono gestire. Il programma tiene tutti i dati in memoria, quindi le prestazioni sono dipendenti dalla quantitià di memoria (RAM) del computer e dalla potenza del processore. Alcuni nostri clienti gestiscono con successo contabilità molto estese, con anche decine di migliaia di conti e centinaia di migliaia di movimenti.

Categorizzazione automatica dei movimenti

Banana Contabilità mette a disposizione un sistema di regole deterministiche, impostate dal contabile, per categorizzare e completare in automatico i movimenti importati dagli estratti conto bancari. Grazie a queste regole, è possibile processare velocemente un grande volume di operazioni. Le Regole applicate sono sempre visibili nella tabella Registrazioni ricorrenti, dove possono essere stampate e verificate da periti. Rimane comunque una buona prassi controllare sempre le singole schede.

Esistono numerosi programmi che digitalizzano documenti cartacei e che, grazie all’uso dell’intelligenza artificiale, estraggono informazioni, analizzano e categorizzano i contenuti basandosi su logiche probabilistiche. Questi strumenti possono essere molto utili e permettere un notevole risparmio di tempo. Bisogna però considerare che la categorizzazione fondata su logiche probabilistiche non rappresenta una fonte sicura e richiede sempre una verifica puntuale.

Gli strumenti basati sull’AI danno la possibilità di esportare i dati in formato CSV o Excel, così da poterli facilmente importare in Banana Contabilità per poi essere controllati, modificati e completati manualmente.

Controllo e aggiunta di informazioni supplementari

Una volta ripresi i movimenti puoi verificarli, modificarli e completarli manualmente con le informazioni che ti necessitano:

• Puoi evidenziare e colorare le righe, oppure metterle in grassetto o cambiare la dimensione del carattere.
• Con Menu Dati > Disponi colonne
  • Puoi rendere visibili colonne già predisposte (per esempio Note, collegamenti),
  • Puoi aggiungere nuovi tipi di colonne.
• Puoi aggiungere collegamenti ai documenti (giustificativi) digitali.
• Puoi utilizzare:
  • Centri di costo e profitto - Ti permettono di categorizzare i movimenti secondo altre logiche.
  • Segmenti - Ti permettono di suddividere l’attività per ambiti, succursali o altro.

Filtrare e altre funzioni utili 

Ci sono tante funzioni utile che ti permettono di analizzare e completare i dati velocemente, tra cui:

• La colonna Saldo nella tabella Registrazioni indica se vi è uno sbilancio fra Dare e Avere, dovuto ad errori nella codifica dei conti oppure a registrazioni su più conti che non si compensano.
• La funzione Filtro righe temporaneo ti mostra solo le righe che contengono un determinato testo. C’è però anche una sintassi avanzata, che permette ricerche molto più potenti.
  Quando il Filtro è attivo, puoi modificare il contenuto dei movimenti, selezionando e copiando e incollando celle esattamente come fai con Excel.
• Con l'Ordine temporaneo delle righe visualizzi le righe nell’ordine ascendente o discendente di una colonna. Puoi togliere l'ordine temporaneo per ritornare alla sequenza originale delle righe.
• Cerca e sostituisci.
• Il comando Copia righe copia la selezione con le intestazioni colonne. Quando incolli in Excel, hai già le intestazioni per applicare facilmente filtri o creare tabelle pivot.
• Il Controllo contabilità è un comando che ricontrolla il piano dei conti e tutti i movimenti inseriti e segnala se vi sono errori o differenze.

Bilanci e Schede conto 

Il vantaggio principale di Banana Contabilità rispetto a Excel è che, una volta inserite le registrazioni, ottieni in automatico il Bilancio, il Conto Economico, le schede con i movimenti di ogni conto. 

Nella tabella Conti hai una visione immediata di tutti i conti e i gruppi, con i movimenti e i saldi aggiornati. Così vedi a colpo d'occhio la situazione aggiornata del Bilancio e del Conto economico. Rimane naturalmente fondamentale verificare che i saldi bancari corrispondano a quelli registrati in contabilità.

Funzionalità contabili aggiuntive 

In qualsiasi momento puoi adattare la tua contabilità, aggiungere o rimuovere funzionalità. Vedi:

• Funzionalità contabili aggiuntive.

Estensioni 

Banana Contabilità, come Excel, mette a disposizione un linguaggio di programmazione che consente di effettuare elaborazioni di ogni genere. 
Viene generalmente usato per creare dei report personalizzati, ma può anche essere usato ad esempio per creare estensioni di importazione o che modificano i dati esistenti:

• Creare estensioni per Banana Contabilità (in inglese)
• Informazioni per importare dati in Banana Contabilità (in inglese)
• Informazioni per esportare dati da Banana Cobtabilità (in inglese)

Abbiamo anche creato degli assistenti in ChatGPT che ti permettono di creare delle estensioni per generare report. Le estensioni vengono poi eseguite localmente da Banana, pertanto non si devono inviare i dati all’Assistente AI cloud.