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Mit Banana Buchhaltung können Sie Daten exportieren und damit Dokumente in Word erstellen. Sie können z.B. Mitgliedsbeitragsrechnungen in Form von Briefen erstellen, in die die Adressen dank der Word-Seriendruckfunktion automatisch eingefügt werden.
Angenommen, Sie möchten einen Brief schreiben, der an jedes Mitglied geschickt werden soll, wobei der Textkörper des Briefs für alle identisch ist; ausgenommen die Adresse, die natürlich für jedes Mitglied unterschiedlich ist. Um zu vermeiden, dass Sie alle Adressen manuell ändern müssen, können Sie die Word-Seriendruckfunktion verwenden.
Im Folgenden wird erklärt, wie Sie die Funktion unter Windows nutzen können. Für Mac sehen Sie bitte die spezifische Word-Dokumentation.
So vorgehen:
- Erstellen Sie in Banana Buchhaltung eine Mitgliederliste mit Adressen aufgrund der vordefinierten Musterdateien Vereine mit Mitgliederliste (Doppelte Buchhaltung) oder Vereine mit Mitgliederliste (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
- Exportieren Sie die Adresszeilen der Mitglieder aus Banana Buchhaltung im HTML-Format
- Verwenden Sie die Word-Seriendruckfunktion.
Referenz-Dokumentation
- Dokumentation zu Microsoft-Seriendruck in Word
- Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails
Adresszeilen aus Banana Buchhaltung in HTML-Format exportieren
Sie müssen zuerst die Adressen aus Banana Buchhaltung in HTML-Format exportieren, damit Word sie dann lesen und verwenden kann. So vorgehen:
- In der Tabelle Konten die Ansicht Adressen auswählen.
- Die zu exportierenden Adresszeilen auswählen bzw. markieren.
- Aus Menü Daten > Zeilen exportieren > Zeilen in HTML exportieren ausführen (siehe auch In HTML exportieren).
- Im Dialogfenster 'Zeilen in HTML exportieren':
- Dateiname eingeben.
- Auf die Schaltfläche Blättern klicken, um auszuwählen, wo die Datei gespeichert werden soll.
- Im Feld Überschrift 1 den gewünschten Text für die Dateiüberschrift eingeben. Die anderen Felder sind optional.
- Sich vergewissern, dass die Option Nur ausgewählte Zeilen exportieren aktiviert ist.
- Registerkarte HTML-Optionen öffnen und sicherstellen, dass die Optionen wie in der hierauf folgenden Abbildung aktiviert sind.
- Auf OK klicken, um den Export der Zeilen im HTML-Format zu beenden.
Word-Seriendruckfunktion benutzen
Nachdem Sie die Adressen im HTML-Format exportiert haben, können Sie in Word die Seriendruckfunktion anwenden.
Im Folgenden wird die Vorgehensweise beschrieben, jedoch empfehlen wir Ihnen, auf der Microsoft-Dokumentation nachzulesen: Personalisieren von Briefen für Massensendungen mit Hilfe des Seriendrucks von Microsoft.
So vorgehen:
- Hauptdokument (Brief) vorbereiten:
- Microsoft Word öffnen
- Registerkarte Sendungen (Mailings) auswählen
- Gruppe Seriendruck starten anklicken
- Befehl Seriendruck starten > Briefe ausführen
- In Word den Textkörper des Briefes eingeben, den Sie an alle Personen senden möchten.
- Exportierte Adressenliste (in HTML-Format) mit dem Word-Hauptdokument verknüpfen:
- In Registerkarte Sendungen die Gruppe Empfänger auswählen anklicken.
- Vorhandene Liste verwenden... auswählen.
- HTML-Datei mit der Erweiterung .html auswählen, die Sie aus Banana exportiert haben.
- Im Dialogfenster, das sich öffnet, auf OK klicken.
- Adressen hinzufügen:
- Den Cursor im Word-Dokument an der Stelle bewegen, an der die Adresse eingefügt werden soll (z.B. oben auf der Seite).
- In Registerkarte Sendungen die Gruppe Seriendruckfeld einfügen auswählen.
- Nacheinander die gewünschten Adressfelder auswählen, die hinzugefügt werden sollen.
- Gruppe Vorschau Ergebnisse auswählen (mit den Pfeilen Weiter oder Zurück ), um die Seriendruckergebnisse anzuzeigen.
- Seriendruckdokument:
- Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken... auswählen, um alle Briefe (Massensendung) zu drucken.
- Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten... und dann Alle auswählen, um evtl. Änderungen vorzunehmen und zu speichern.
- Nachrichten per E-Mail senden:
Alternativ zu Schritt 4, ist es auch möglich, Briefe per E-Mail zu versenden.
Für jedes Mitglied wird die in der Ansicht 'Adresse' von Banana Buchhaltung angegebene E-Mail-Adresse übernommen. Wenn es keine E-Mail-Adressen gibt, müssen Sie diese hinzufügen und schliesslich die Adresszeilen erneut im HTML-Format exportieren, so dass die exportierte Datei auch die neu hinzugefügten E-Mail-Adressen enthält.
Ausserdem ist es notwendig, das 'E-Mail-Programm Outlook' zu installieren und zu verwenden. Es ist nicht möglich, die Web-Version zu verwenden.
Für mehr Informationen sehen Sie Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails.
Um Nachrichten per E-Mail zu senden:- Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden...
- Im Feld "Zu" > E-Mail_Büro auswählen (es ist die Spalte, die in Banana Buchhaltung für die Eingabe der E-Mail-Adressen benutzt wird).
- Im Feld "Betreffzeile" im Text den E-Mail-Betreff eingeben.
- Im Feld "E-Mail-Format" das HTML-Format auswählen.
- Alle auswählen, um allen vorhandenen Mitgliedern eine E-Mail zu senden, die aus den Adressen von Banana Buchhaltung exportiert worden sind.
- Mit OK bestätigen.
- Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden...