Dans cet article
1. Importance de la protection des données dans le cadre de l'utilisation de Banana Comptabilité.
Il est très probable que la grande majorité des utilisateurs de Banana Comptabilité soient soumis à des réglementations qui protègent la vie privée et les droits fondamentaux des personnes physiques dont les données personnelles sont traitées. Le Règlement Général sur la Protection des Données de l'Union Européenne (RGPD) ou la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) sont des exemples de telles réglementations qui garantissent la confidentialité
Dans la mesure où les données comptables concernent une personne physique identifiée ou identifiable, elles doivent être considérées comme des données personnelles et leur traitement est donc soumis aux réglementations sur la protection des données. Il en résulte que l'utilisateur de Banana Comptabilité doit veiller à ce que le traitement des données effectué via Banana Comptabilité soit conforme aux réglementations sur la protection des données qui lui sont applicables (RGPD et/ou LPD et/ou autres réglementations sur la protection des données).
Il convient également de noter que la tenue de la comptabilité est généralement prescrite par la loi, de sorte qu'il est permis de présumer que, dans la plupart des cas, il est légitime et justifié de collecter les informations nécessaires à des fins comptables, même lorsque ces informations sont des données personnelles, et de mettre ces informations à la disposition des auditeurs et des autorités fiscales.
Dans ce contexte, Banana Comptabilité est un logiciel qui offre certaines fonctionnalités pour aider les utilisateurs à gérer correctement la protection des données et à se conformer aux réglementations sur la protection des données qui leur sont applicables. Cependant, Banana Comptabilité ne peut pas être certifié comme un outil conforme aux réglementations sur la protection des données, car la conformité dépend exclusivement de l'utilisation que l'utilisateur fait du logiciel et de ses fonctionnalités.
Il incombe donc exclusivement à l'utilisateur de s'assurer que l'utilisation de Banana Comptabilité est conforme aux réglementations sur la protection des données qui lui sont applicables. Dans ce contexte, banana.ch SA n'a aucun rôle, que ce soit en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant.
Voici quelques fonctionnalités que Banana Comptabilité met à la disposition des utilisateurs et qui peuvent les aider à appliquer correctement les réglementations sur la protection des données.
2. Quelles informations collecter et enregistrer
Banana Comptabilité, tout comme Excel et d'autres logiciels, permet de gérer des collections de données de n'importe quel type et d'entrer toutes sortes d'informations.
Banana Comptabilité n'a pas de fonctionnalités de collecte automatique de données et laisse une liberté totale à l'utilisateur pour décider quelles données collecter et enregistrer. Il appartient à l'utilisateur de déterminer si le type de données est personnel ou particulièrement sensible, et quelles données doivent et peuvent être collectées, saisies dans le logiciel, traitées et conservées. Il incombe à l'utilisateur de garantir que de telles opérations de traitement des données sont menées de manière appropriée et conforme aux réglementations en vigueur.
Si vous collectez et traitez des données personnelles en grande quantité et/ou de nature particulièrement sensible et/ou relevant d'un secteur soumis à des réglementations spécifiques, ou en cas de doute de quelque nature que ce soit, il est recommandé d'évaluer attentivement si Banana Comptabilité répond aux besoins spécifiques et aux réglementations en matière de protection des données.
3. Comment et où les données sont-elles sauvegardées
Dans Banana Comptabilité, toutes les données comptables sont enregistrées dans un seul fichier. En règle générale, un fichier est conservé pour chaque exercice comptable.
Banana Comptabilité ne propose pas de système cloud, mais laisse à l'utilisateur la liberté de décider où sauvegarder le fichier comptable généré par le logiciel. Il est possible de sauvegarder les fichiers sur l'ordinateur local, sur des dispositifs amovibles, sur un serveur réseau ou dans un système cloud auquel l'utilisateur a accès, tel que OneDrive, Dropbox, iCloud, Google Drive, etc.
L'accès et la possibilité de copier et de transférer les fichiers générés par Banana Comptabilité sont gérés par l'utilisateur et dépendent de la manière dont les autorisations d'accès aux fichiers ont été définies dans le cadre du système d'exploitation ou du système cloud utilisé par l'utilisateur. Il incombe à l'utilisateur de veiller à ce que les données soient stockées de manière appropriée et que le fichier soit accessible uniquement au personnel autorisé.
Banana Comptabilité ne comprend pas de système limitant l'accès aux données. Quiconque possède le fichier peut facilement accéder à son contenu. Il incombe à l'utilisateur de définir les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher tout accès éventuel par des personnes non autorisées.
Banana Comptabilité permet de limiter l'accès au fichier en utilisant un mot de passe. Cependant, les données contenues dans le fichier ne sont pas cryptées. Si la nature des données nécessite une protection particulière, il est nécessaire que l'utilisateur utilise un logiciel capable de crypter le fichier avec le niveau de sécurité requis.
Lorsque Banana Comptabilité enregistre les données, le logiciel crée une copie de l'archive précédente et génère un fichier temporaire pour les données modifiées mais non encore sauvegardées. Ces données contiennent des copies des données comptables et peuvent donc également contenir des données personnelles. Si vous supprimez des données d'un ordinateur, il est nécessaire de vous assurer que vous supprimez également les archives associées. Le même principe s'applique lorsque vous exportez des données dans d'autres formats (par exemple, PDF). Il est important de prendre des mesures appropriées pour protéger la confidentialité des données, en supprimant de manière sécurisée les archives et les fichiers temporaires, le cas échéant.
Pour conserver séparément les données comptables, il est nécessaire de générer des copies des fichiers.
Si l'on utilise des systèmes de sauvegarde, il faut prendre en compte que d'éventuelles copies des fichiers comptables seront également présentes dans les sauvegardes.
4. Pour combien de temps conserver les données
La durée de conservation des données comptables dépend des réglementations applicables à l'utilisateur.
Pour limiter l'accès aux données anciennes, il est par exemple possible de les sauvegarder sur des supports de données externes, déconnectés des ordinateurs. Cela constitue également une mesure efficace contre les attaques cybernétiques.
Afin de supprimer des données qui ne sont plus nécessaires, il est possible de supprimer l'archive comptable.
En ouvrant le fichier dans Banana Comptabilité, il est possible de supprimer des informations sauvegardées dans le logiciel. Cependant, il est important de prendre en considération ce qui suit :
- Souvent, les réglementations applicables à la tenue de la comptabilité imposent que les données comptables ne soient pas modifiées ultérieurement. Supprimer ou corriger des données comptables d'années précédentes, même si elles sont erronées, pourrait donc violer les règles applicables.
- Lorsqu'une nouvelle année commence, il est recommandé de supprimer du plan comptable les comptes qui contiennent des données personnelles et qui ne sont plus utilisés.
- Les informations incorrectes doivent être corrigées au moment opportun.
- Banana Comptabilité ne garde pas trace des données supprimées et des modifications apportées.
Il revient donc à l'utilisateur, le cas échéant, de conserver des copies des fichiers supprimés ou modifiés, ou de suivre les modifications apportées.
5. Les droits des personnes concernées
Les réglementations sur la protection des données prévoient que le responsable du traitement doit garantir certains droits aux individus dont les données sont traitées. Banana Comptabilité met à disposition certaines fonctionnalités qui peuvent aider à satisfaire ces obligations, par exemple :
- Droit d'accès.
Les personnes concernées ont le droit d'accéder à leurs données personnelles et d'obtenir des informations sur la manière dont ces données personnelles sont traitées. Banana Contabilità met à disposition dans les fichiers de comptabilité une fonction de recherche qui permet d'accéder aux données demandées. - Droit de rectification.
Lorsque des données personnelles sont incorrectes, elles doivent être corrigées. Banana Comptabilité permet de modifier les données. Il convient toutefois de s'assurer que toute modification éventuelle ne contrevient pas à l'interdiction de modifier les données comptables mentionnée précédemment. - Droit à l'effacement.
La personne concernée a le droit de demander la suppression de ses données personnelles. Banana Comptabilité permet la suppression des données. Il convient toutefois de s'assurer que toute suppression éventuelle n'est pas en contradiction (i) avec l'interdiction de modifier les données comptables mentionnée précédemment et (ii) avec les obligations légales qui imposent la conservation des données. Souvent, les réglementations sur la protection des données prévoient également que le responsable du traitement peut refuser de supprimer les données s'il a une justification pour conserver les données. - Droit à la portabilité des données.
La personne concernée peut exiger du responsable du traitement la remise de ses données personnelles qu'elle lui a fournies, dans un format électronique couramment utilisé. Banana Comptabilité propose plusieurs méthodes pour exporter les données.
Les informations contenues dans cette page ne sont pas exhaustives et doivent être comprises comme une orientation générale en matière de protection des données. Afin de garantir la conformité de l'utilisation de Banana Comptabilité avec les réglementations sur la protection des données applicables, nous recommandons aux utilisateurs de consulter leurs conseillers juridiques, les autorités locales chargées de la protection de la vie privée, et/ou de consulter les nombreuses ressources disponibles publiquement en ligne.
Nous sommes toujours à votre disposition pour de plus amples informations ou clarifications concernant les fonctionnalités offertes par Banana Comptabilité.