Banana Contabilità e privacy

Consigli agli utenti su come gestire i propri dati sensibili con Banana Contabilità.

Tutte le organizzazioni sono soggette a leggi nazionali che tutelano la privacy e prescrivono i principi per il trattamento dei dati personali.

Queste normative, come per esempio la GDPR Europea, si applicano a delle organizzazioni. I software, come tali devono offrire le funzionalità adeguate per permettere alle organizzazioni di conformarsi, ma non possono essere certificati come conformi o meno al GDPR in quanto a determinare la conformità è il modo in cui gli strumenti sono usati.

Detto questo ovviamente Banana Contabilità permette di organizzarsi in maniera conforme alle normative.

Quali informazioni raccogliere e salvare

Banana Contabilità lascia completa libertà all'utilizzatore di decidere quali dati raccogliere e salvare. Spetta all'utilizzatore definire se il tipo di dato è personale o particolarmente sensibile. Le informazioni salvate in contabilità sono di regola dei dati da considerare personali e sottostanno quindi alle normative in materia di privacy.
In molti casi la tenuta della contabilità è prescritta dalla legge, per cui si dovrebbe presumere che sia giustificato raccogliere le informazioni necessarie alla rilevazione contabile e che devono essere messi a disposizione dei revisori e alle autorità fiscali.

Banana Contabilità non ha funzionalità dirette di raccolta automatica di dati personali.

Banana Contabilità, similmente a Excel, permette di gestire collezioni di dati di qualsiasi genere e d'inserire qualsiasi genere di informazione. Spetta all'utente verificare che la raccolta, il trattamento e la custodia di questi dati avvenga in maniera adeguata e conforme alle normative.

Qualora si raccolgano e si elaborino dati personali in grandi quantità e/o di natura particolarmente sensibile e/o relativi a un settore dove valgono normative specifiche, o qualora vi siano dubbi di qualsiasi genere, si consiglia di valutare attentamente se Banana Contabilità soddisfa le specifiche esigenze e normative. 

Come e dove si devono custodire i dati

In Banana Contabilità tutti i dati della contabilità sono salvati in un unico archivio. Di regola viene tenuto un file per ogni anno contabile.
Banana Contabilità lascia facoltà all'utente di decidere dove salvare il file. L'accesso e la possibilità di copiare e trasferire i file Banana dipende da come sono stati definiti gli accessi al file nell'ambito del sistema operativo.
Spetta al responsabile dei dati di fare in modo che i dati siano custoditi in modo adeguato e che il file sia accessibile solo al personale autorizzato.

Banana Contabilità non include un sistema che limita l'accesso ai dati. Chi è in possesso del file può facilmente accedere ai sui contenuti. Spetta all'organizzazione stessa definire le misure tecniche adeguate per impedire l'eventuale accesso.  Banana Contabilità permette di limitare l'accesso con una password. I dati non sono però crittografati in maniera da prevenire accessi a persone determinate a leggere i contenuti. In caso che la natura dei dati richieda una protezione particolare, è necessario munirsi di un software con il quale crittografare il file con il livello di sicurezza necessario.

Banana Contabilità quando salva i dati crea una copia dell'archivio precedente e crea un archivio temporaneo per i dati modificati, ma non ancora salvati. Questi dati contengono copie dei dati della contabilità e i contenuti rientrano nell'ambito delle normative. Se si rimuovono i dati da un computer è necessario assicurarsi di eliminare anche gli archivi collegati. Se si esportando i dati in altri formati (per esempio pdf) vale lo stesso principio.

Per copiare e tenere delle copie dei dati contabili è necessario fare delle copie dei file della contabilità.

Se si usano dei sistemi di backup, bisogna considerare che eventuali copie dei file della contabilità saranno presenti anche sui backup.

Per quanto tempo custodire i dati

Il periodo di conservazione dei dati contabili dipende dalle normative specifiche applicabili. Di regola per tutto il tempo prescritto tutti gli elementi dovrebbero essere accessibili.

Per limitare l'accesso ai dati vecchi questi possono essere salvati su dei supporti dati esterni, staccati dai computer.

Per eliminare dati che non sono più necessari si può cancellare l'archivio della contabilità.

Aprendo il file in Banana Contabilità si può procedere a cancellare delle informazioni.  A questo riguardo è utile considerare che:

  • Di regola i dati della contabilità non devono essere modificati a posteriori. Cancellare o correggere dei dati di anni precedenti, anche se errati, può non essere legalmente corretto. 
  • Quando si inizia un nuovo anno, può essere utile eliminare dei conti dal piano dei conti con dati personali, che non sono più usati. 
  • Informazioni erronee devono essere corrette al momento opportuno. 
  • Banana Contabilità non tiene traccia dei dati eliminati e delle modifiche fatte.
    Se necessario si consiglia di tenere delle copie dei file o annotare le modifiche fatte.

Diritti in relazione alla raccolta ed elaborazione di informazioni

L'organizzazione che elabora e raccoglie i dati deve garantire i seguenti diritti.

  • Diritto di accesso.
    I cittadini hanno il diritto di accedere ai loro dati personali e informazioni su come questi dati personali vengono elaborati.
    Per trovare informazioni si deve aprire il file specifico della contabilità con Banana Contabilità e dare il comando cerca.
  • Diritto alla rettifica.
    Quando i dati personali sono imprecisi, devono essere corretti.
    Banana Contabilità permette di modificare i dati. Bisogno però assicurarsi che l'eventuale cambiamento non contrasti con l'obbligo di non modificare i dati contabili.
  • Diritto alla cancellazione.
    Il soggetto interessato ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali ad essi correlati.
  • Banana Contabilità permette di cancellare le informazioni. Bisogno però assicurarsi che l'eventuale cancellazione non contrasti con l'obbligo di non modificare i dati contabili.
  • Diritto alla portabilità dei dati.
    Una persona è quella di essere in grado di trasferire i dati personali da un sistema di elaborazione elettronica a e in un altro, senza essere impedito di farlo dal responsabile del trattamento.
    Banana Contabilità mette a disposizioni diverse modalità per esportare i dati.

Per ulteriori informazioni su come diventare GDPR compliant, contattare l'autorità locale per la privacy dei dati e consultare una delle numerose risorse disponibili su Internet.

Siamo comunque sempre volentieri a disposizione per ulteriori informazioni o precisazioni.

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