In diesem Artikel
1. Relevanz des Datenschutzes im Zusammenhang mit der Nutzung von Banana Buchhaltung
Es ist sehr wahrscheinlich, dass die überwiegende Mehrheit der Nutzer von Banana Buchhaltung Vorschriften unterliegt, die die Persönlichkeit und die Grundrechte natürlicher Personen schützen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) oder das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sind Beispiele für solche Vorschriften, die den Datenschutz gewährleisten.
Soweit Buchhaltungsdaten eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person betreffen, sind sie als personenbezogene Daten zu betrachten, und ihre Verarbeitung unterliegt somit den Datenschutzbestimmungen. Daraus folgt, dass der Nutzer von Banana Buchhaltung sicherstellen muss, dass die Verarbeitung der Daten mithilfe von Banana Buchhaltung in Übereinstimmung mit den für ihn geltenden Datenschutzbestimmungen erfolgt (DSGVO und/oder DSG und/oder andere Datenschutzvorschriften).
Es ist zudem zu beachten, dass die Buchführung in der Regel gesetzlich vorgeschrieben ist. Daher kann davon ausgegangen werden, dass es in den meisten Fällen rechtmässig und gerechtfertigt ist, die für die Buchführung erforderlichen Informationen zu erfassen – selbst wenn es sich dabei um personenbezogene Daten handelt – und diese Informationen den Prüfern sowie den Steuerbehörden zur Verfügung zu stellen.
In diesem Zusammenhang ist Banana Buchhaltung eine Software, die einige Funktionen bietet, die den Nutzern helfen, den Datenschutz korrekt zu verwalten und die für sie geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Banana Buchhaltung kann jedoch nicht als datenschutzkonformes Tool zertifiziert werden, da die Einhaltung der Datenschutzvorschriften ausschliesslich von der Art und Weise abhängt, wie der Nutzer die Software und ihre Funktionen verwendet.
Es liegt daher in der alleinigen Verantwortung des Nutzers, sicherzustellen, dass die Nutzung von Banana Buchhaltung den für ihn geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht. In diesem Zusammenhang übernimmt banana.ch SA weder die Rolle des Verantwortlichen noch die des Auftragsverarbeiters.
Nachfolgend finden Sie einige Funktionen, die Banana Buchhaltung den Nutzern zur Verfügung stellt und die dabei helfen können, die Datenschutzbestimmungen korrekt anzuwenden.
2. Welche Informationen erfasst und gespeichert werden sollen
Banana Buchhaltung ermöglicht, ähnlich wie Excel und andere Software, die Verwaltung von Datensammlungen jeglicher Art sowie die Eingabe beliebiger Informationen.
Banana Buchhaltung verfügt über keine integrierten Funktionen zur automatischen Datenerfassung und überlässt es vollständig dem Nutzer, zu entscheiden, welche Daten erfasst und gespeichert werden. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, festzulegen, ob eine bestimmte Art von Daten personenbezogen oder besonders sensibel ist und welche Daten erfasst, in die Software eingegeben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass diese Datenverarbeitungen angemessen und im Einklang mit den geltenden Vorschriften erfolgen.
Falls personenbezogene Daten in großen Mengen und/oder besonders sensibler Natur verarbeitet werden oder sie einem spezifischen, regulierten Bereich unterliegen, oder falls Unsicherheiten bestehen, wird empfohlen, sorgfältig zu prüfen, ob Banana Buchhaltung den spezifischen Anforderungen und Datenschutzvorschriften entspricht.
3. Wie und wo die Daten gespeichert werden
In Banana Buchhaltung werden alle Buchhaltungsdaten in einer einzigen Datei gespeichert. In der Regel wird für jedes Geschäftsjahr eine separate Datei geführt.
Banana Buchhaltung stellt kein eigenes Cloud-System zur Verfügung, sondern überlässt es dem Nutzer, zu entscheiden, wo die vom Softwareprogramm erzeugte Buchhaltungsdatei gespeichert wird. Die Dateien können auf dem lokalen Computer, auf externen Speichermedien, auf einem Netzwerkspeicher oder in einem Cloud-System, auf das der Nutzer Zugriff hat (z. B. OneDrive, Dropbox, iCloud, Google Drive usw.), gespeichert werden.
Der Zugriff und die Möglichkeit, mit Banana Buchhaltung erstellte Dateien zu kopieren und zu übertragen, hängen davon ab, wie der Zugriff auf die Datei innerhalb des Betriebssystems oder des Cloud-Systems definiert wurde.
Es liegt in der Verantwortung des Datenverantwortlichen sicherzustellen, dass die Daten angemessen geschützt und der Zugriff auf die Datei nur für autorisiertes Personal möglich ist.
Der Zugriff auf die von Banana Buchhaltung erstellten Dateien sowie die Möglichkeit, diese zu kopieren und zu übertragen, wird vom Nutzer verwaltet und hängt von den Zugriffsrechten ab, die im Betriebssystem oder dem verwendeten Cloud-System definiert wurden. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß gespeichert und die Datei nur für autorisiertes Personal zugänglich ist.
Banana Buchhaltung verfügt über kein integriertes System zur Einschränkung des Datenzugriffs. Wer im Besitz der Datei ist, kann deren Inhalte problemlos einsehen. Es ist daher die Aufgabe des Nutzers, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern.
Banana Buchhaltung bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf die Datei mit einem Passwort zu schützen. Die im Dateiinhalt enthaltenen Daten werden jedoch nicht verschlüsselt. Falls die Art der Daten eine besondere Sicherheitsmaßnahme erfordert, muss der Nutzer eine zusätzliche Software verwenden, um die Datei mit dem erforderlichen Sicherheitsniveau zu verschlüsseln.
Beim Speichern der Daten erstellt Banana Buchhaltung eine Kopie der vorherigen Datei und ein temporäres Archiv für die geänderten, aber noch nicht gespeicherten Daten. Diese temporären Daten enthalten Kopien der Buchhaltungsinformationen und können somit auch personenbezogene Daten beinhalten. Wenn Daten von einem Computer entfernt werden, muss sichergestellt werden, dass auch die zugehörigen temporären Dateien gelöscht werden. Dasselbe gilt für den Export von Daten in andere Formate (z. B. PDF).
Um Buchhaltungsdaten separat aufzubewahren, sollten Kopien der Buchhaltungsdateien erstellt werden.
Falls Backup-Systeme verwendet werden, ist zu beachten, dass Kopien der Buchhaltungsdateien auch in den Backups enthalten sein können.
4. Wie lange sollen die Daten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsdaten hängt von den geltenden gesetzlichen Vorschriften ab. In der Regel sollten alle Elemente für den vorgeschriebenen Zeitraum zugänglich sein.
Um den Zugriff auf ältere Daten zu beschränken, können diese beispielsweise auf externen Speichermedien gesichert und vom Computer getrennt aufbewahrt werden. Dies stellt zudem eine wirksame Maßnahme gegen Cyberangriffe dar.
Nicht mehr benötigte Daten können durch das Löschen der Buchhaltungsdatei entfernt werden.
Beim Öffnen der Datei in Banana Buchhaltung können gespeicherte Informationen manuell gelöscht werden. Dabei sind jedoch folgende Punkte zu beachten:
- Häufig verlangen gesetzliche Vorschriften zur Buchführung, dass Buchhaltungsdaten nicht nachträglich geändert werden dürfen. Das Löschen oder nachträgliche Korrigieren von Buchhaltungsdaten aus vergangenen Jahren, selbst wenn sie fehlerhaft sind, könnte daher gegen geltende Vorschriften verstossen.
- Beim Beginn eines neuen Geschäftsjahres ist es empfehlenswert, Konten aus dem Kontenplan zu entfernen, die personenbezogene Daten enthalten und nicht mehr genutzt werden.
- Fehlerhafte Informationen sollten zum richtigen Zeitpunkt korrigiert werden.
- Banana Buchhaltung speichert keine Historie der gelöschten Daten oder vorgenommenen Änderungen.
Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, falls erforderlich, Kopien gelöschter oder geänderter Dateien aufzubewahren oder Änderungen zu dokumentieren.
5. Rechte in Bezug auf die Erfassung und Verarbeitung von Informationen
Die Datenschutzbestimmungen verlangen, dass der Verantwortliche für die Datenverarbeitung bestimmte Rechte der Personen gewährleistet, deren Daten verarbeitet werden. Banana Buchhaltung stellt einige Funktionen zur Verfügung, die helfen können, diesen Verpflichtungen nachzukommen, darunter:
- Recht auf Zugang
Betroffene Personen haben das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und Informationen darüber zu erhalten, wie diese verarbeitet werden.
Banana Buchhaltung bietet eine Suchfunktion innerhalb der Buchhaltungsdateien, mit der die benötigten Daten gefunden werden können. - Recht auf Berichtigung
Wenn personenbezogene Daten fehlerhaft sind, müssen sie korrigiert werden.
Banana Buchhaltung ermöglicht die Bearbeitung von Daten. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass Änderungen nicht gegen das zuvor erwähnte Verbot der nachträglichen Änderung von Buchhaltungsdaten verstossen. - Recht auf Löschung
Betroffene Personen haben das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Banana Buchhaltung ermöglicht das Löschen von Daten. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass eine Löschung nicht (i) gegen das oben erwähnte Verbot der Änderung von Buchhaltungsdaten verstößt oder (ii) gegen gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Daten. Darüber hinaus sehen Datenschutzbestimmungen häufig vor, dass der Verantwortliche die Löschung verweigern kann, wenn er eine rechtliche Begründung für die Aufbewahrung der Daten hat. - Recht auf Datenübertragbarkeit
Betroffene Personen können verlangen, dass ihnen ihre personenbezogenen Daten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung gestellt werden.
Banana Buchhaltung bietet verschiedene Möglichkeiten zum Exportieren von Daten.
6. Datenschutz im Rahmen der Support-Dienstleistungen von Banana.ch
Banana.ch bietet seinen Kunden Support-Dienstleistungen an, wie zum Beispiel Unterstützung bei der Optimierung der Nutzung der Software Banana Buchhaltung, Hilfe bei Fehlern und Schulungen zur Nutzung der Software. Im Rahmen dieser Tätigkeiten ist es manchmal notwendig, dass Mitarbeiter von Banana.ch Einsicht in Buchhaltungsdateien der Kunden nehmen, die auch personenbezogene Daten enthalten können. Die von Banana.ch erbrachten Dienstleistungen konzentrieren sich jedoch auf die Funktionsweise der Banana-Software und beinhalten nicht die Delegation der Verarbeitung personenbezogener Daten: In diesem Zusammenhang erfolgt die mögliche Einsicht der Mitarbeiter von Banana.ch in personenbezogene Daten in den Buchhaltungsdateien des Kunden nur zufällig im Rahmen der Erbringung des Support-Dienstes.
Aus diesem Grund ist Banana.ch nicht als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 LPD (Schweizer Datenschutzgesetz) und Art. 28 DSGVO (Europäische Datenschutz-Grundverordnung) zu betrachten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich Banana.ch nicht verpflichtet, die Informationen der Kunden, auf die sie im Rahmen ihrer Support-Tätigkeiten Einsicht hat, vertraulich zu behandeln.
Im Übrigen wird im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bei banana.ch auf unsere Datenschutzrichtlinie verwiesen, die unter folgendem Link verfügbar ist: https://www.banana.ch/de/privacypolicy. Sollte der Kunde, trotz der Verpflichtung von Banana.ch zur Wahrung der Vertraulichkeit, es vorziehen, dass die Mitarbeiter von Banana.ch keine zufällige Einsicht in personenbezogene Daten in ihren Buchhaltungsdateien haben, muss er die Datei vor der Weitergabe an Banana.ch anonymisieren.
Die Informationen auf dieser Seite sind nicht abschliessend und dienen als allgemeine Hinweise zum Datenschutz. Um die Konformität der Nutzung von Banana Buchhaltung mit den geltenden Datenschutzvorschriften zu gewährleisten, empfehlen wir den Nutzern, sich an ihre Rechtsberater, die zuständigen lokalen Datenschutzbehörden und/oder die zahlreichen öffentlich verfügbaren Ressourcen im Internet zu wenden.
Wir stehen Ihnen jedoch jederzeit gerne für weitere Informationen oder Klarstellungen zu den Funktionen von Banana Buchhaltung zur Verfügung.