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Opérations diverses

Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Le numéro de la facture doit être inséré dans la colonne Facture (PièceFacture) qui n'est habituellement pas visible dans le tableau Écritures.

Pour rendre visible la colonne:

  • Sélectionnez le tableau Écritures
  • Menu Données
  • Commande Organiser Colonnes
  • Activez l'option Visible pour la colonne PièceFacture

La colonne Factures devient invisible

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture. (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures)

Compléter automatiquement des données de la facture

Quand un paiement ou une correction d'une facture émise sont enregistrés, le programme propose des suggestions pour compléter automatiquement l'écriture. Pour cela, il faut procéder comme suit:

  • Créez une nouvelle ligne d'écriture, en y ajoutant la date
  • Dans la colonne Facture, pressez la touche F2; la liste des factures encore ouvertes apparaîtra. Si vous insérez un numéro de facture ou un numéro de client, la liste sera filtrée selon le texte inséré.
  • Sélectionnez, dans la liste, la facture désirée et pressez Enter. Le programme complète de façon automatique l'écriture avec le Libellé, le compte Débit ou le compte Crédit et le montant. Évidemment, ces données peuvent être modifiées manuellement.
  • Il est également possible, en plus de la date, d'indiquer aussi le compte client avant de presser F2 pour faire afficher la liste des factures ouvertes; dans ce cas, la liste sera filtrée avec le compte client présent dans la ligne d'écriture.

Notes

La liste affichée dans la colonne Facture inclut les factures des clients ainsi que celles des fournisseurs. Une facture d'un fournisseur peut avoir le même numéro d'une facture d'un autre fournisseur étant donné que le critère d'affichage considère en plus du numéro de la facture aussi le numéro de compte fournisseur.
A la colonne Factures s'associent aussi les commandes Ouvrir lien facture et Extraire ligne facture décrits ci-dessous (Cliquez la touche droite de la souris sur la cellule de la colonne Factures).

Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture fait apparaître les mouvements de la facture sélectionnée.

La commande est disponible en cliquant sur le petit symbole bleu en haut à droite ou avec la touche droite de la souris. 

La commande Ouvrir lien à la facture établit le texte définitif dans les paramètres clients (Compta2 - Clients - Paramètres - Avancé - Lien à la facture).

Par exemple, si les factures ont été créées avec Winword et enregistrées dans le dossier Documents, ces fichiers peuvent directement être ouverts en définissant la ligne de commande avec le texte 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Le programme remplacera <DocInvoice> avec le contenu correspondant à la colonne et exécutera la commande.

Dans la ligne de commande on peut également indiquer d'autres colonnes du tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajoutez l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

Activer les colonnes Adresses (en option)

On peut faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichées pour y insérer l'adresse et des autres données du client:

  • Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
  • Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
    (Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).

Le programme ajoute dans le tableau Comptes:

  • Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
  • Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
    • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
    • Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser tableaux (menu Données).

Sélectionnez le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite. 

Définir les dates d'échéance des factures

Pour définir/modifier les échéances des factures, vous pouvez intervenir à trois niveaux avec une priorité plus élevée pour le premier niveau. Les dates d'échéance seront affichées dans le calendrier des paiements et imprimées sur les factures. 

1er niveau - fixation de la date d'échéance sur la facture individuelle

Dans la ligne d'écriture de la facture, tableau Écritures, vue Dates échéance, il y a une colonne Date Échéances. Si la date est fixée, elle aura priorité sur les dates fixées aux deuxième et troisième niveaux.

2ème niveau - fixation de la date d'échéance pour le compte unique client / fournisseur

Pour définir une échéance générale au niveau du client, par exemple +20 jours à compter de la date d'émission du document, sélectionnez le compte client dans le tableau Comptes, vue Adresse, colonne Jours (PaymentTermInDays) et définissez le nombre de jours souhaité.

3ème niveau - réglage général

Avec la commande Compta2 - Clients - Paramètres, vous pouvez définir les délais qui seront appliqués à l'ensemble du groupe de clients / fournisseurs.

Configurer les paramètres clients

  • Sélectionner la commande Compta2 - Clients - Paramètres.
  • Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des clients sont regroupés.
  • Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.

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