Registrazioni contabili di chiusura

A fine esercizio, prima di passare al nuovo anno, ci sono delle operazioni contabili di chiusura da eseguire. Si tratta di registrazioni di assestamento, rettifiche di valore e conguagli relativi ai contributi del personale. 

Qui di seguito ne elenchiamo le principali, ma consigliamo sempre di farsi seguire da un commercialista, almeno le prime volte, visto che ci sono delle ripercussioni a livello fiscale.
Inoltre, alcune di queste operazioni di chiusura dipendono dal tipo di contabilità (contabilità sul fatturato, incassato, con o senza IVA, ecc...) e dalla natura giuridica dell'azienda.

Conguagli AVS/AD/IPG/AD

• Durante l'anno, nel conto dei contributi AVS, solitamente vengono registrati gli acconti pagati alla Cassa Cantonale di Compensazione AVS (in Dare) e le quote trattenute sugli stipendi ai dipendenti (Avere).
• Se durante l’anno gli assegni familiari pagati ai dipendenti sono stati registrati in un conto dedicato, per esempio nel conto “Contributi assegni familiari”, per riconciliare la contabilità con il conteggio di chiusura AVS e registrare il relativo assestamento si può girare il saldo di questo conto sul conto Contributi AVS/AD.

Conguagli Lainf, Lainf complementare

Con la registrazione degli ultimi stipendi di dicembre e il pagamento delle tredicesime, occorre stampare la lista degli stipendi con l'indicazione di tutti gli stipendi lordi. Il lordo complessivo AVS devi comunicarlo alle assicurazioni del personale, che determineranno eventuali conguagli da pagare.

Conguagli cassa pensione

Con la registrazione degli ultimi stipendi di dicembre e il pagamento delle tredicesime, occorre stampare la lista degli stipendi con l'indicazione di tutti gli stipendi lordi. Il lordo complessivo AVS devi comunicarlo alle assicurazioni del personale, che determineranno eventuali conguagli da pagare.

Fatture clienti aperti al 31.12

Nel caso in cui tu tenga la contabilità sull'incassato, a fine anno devi registrare le fatture dei clienti emesse e non ancora incassate e quelle ricevute dai fornitori e non ancora pagate. Questa operazione di chiusura serve a determinare i costi e i ricavi di competenza dell'esercizio. Per facilitare la procedura, con la funzione delle fatture aperte per cliente e fatture aperte per fornitore puoi rapidamente rilevare i valori al 31.12.

Fatture fornitori aperti al 31.12

Nel caso in cui tu tenga la contabilità sull'incassato, a fine anno devi registrare le fatture dei clienti emesse e non ancora incassate e quelle ricevute dai fornitori e non ancora pagate. Questa operazione di chiusura serve a determinare i costi e i ricavi di competenza dell'esercizio. Per facilitare la procedura, con la funzione delle fatture aperte per cliente e fatture aperte per fornitore puoi rapidamente rilevare i valori al 31.12.

Ammortamenti

A fine esercizio bisogna rilevare il deprezzamento dei beni mobili e immobili e valutare eventuale l'ammortamento accelerato per quei beni soggetti a una rapida obsolescenza.
Puoi utilizzare il nostro applicativo Registro beni ammortizzabili che crea in automatico le registrazioni di ammortamento e puoi riprenderli nel file della contabilità. La registrazione dell'ammortamento varia a dipendenza se viene effettuato con uno dei seguenti metodi:
Ammortamento diretto: si registra il deprezzamento direttamente nel conto economico, utilizzando in dare il conto ammortamento e in avere il conto del bene patrimoniale. Nel bilancio il bene patrimoniale risulta sempre con il valore residuo

• Ammortamento indiretto: in questo caso l'ammortamento viene registrato non come diminuzione del bene patrimoniale ma come rettifica registrando in un fondo ammortamento (diminuzione di attivo). 

Assestamento magazzino

Il valore del magazzino a fine anno deve essere rettificato nella contabilità. Durante l'anno, nel file della contabilità, non vengono registrati movimenti, inerenti al magazzino, ma solo annotate le quantità di entrata e uscita e i rispettivi valori nel file o nell'applicativo specifico del magazzino. 
Il nostro applicativo Magazzino ti aiuta nella gestione delle quantità in entrata e in uscita, i prezzi unitari e i valori finali del magazzino, aiutandoti a determinare più velocemente l'assestamento del tuo magazzino.

Assestamento conto Imposte e tasse

Verificare che gli acconti pagati durante l'anno si riferiscano all'anno in corso. I pagamenti di imposte che concernono anni precedenti, bisogna registrarli a chiusura dei relativi accantonamenti che risultano nel conto “Imposte dirette” (patrimoniale). Se il saldo degli accantonamenti non è sufficiente o è eccessivo, la differenza deve essere registrata come costo/ricavo straordinario o relativo a periodi precedenti.

Assestamento Fondo svalutazione crediti o Delcredere

Il Fondo svalutazione crediti / Delcredere è un conto rettificativo dell’attivo, associato ai crediti verso clienti. Le aziende che registrano sul fatturato, se prevedono delle perdite presunte sui clienti, devono assestare il conto Fondo svalutazione crediti registrando un accantonamento.

Consumo proprio

Il consumo proprio si verifica quando l’imprenditore utilizza per scopi privati beni o servizi appartenenti all’impresa (merci, materiale, auto, locali, ecc.).
Fiscalmente è come se l’azienda vendesse a sé stessa, quindi va registrato come ricavo imponibile IVA.

Secondo la Legge sull’IVA (LIVA), il consumo proprio è imponibile perché rappresenta un utilizzo privato di beni per i quali l’impresa ha dedotto l’IVA precedente.

Il valore da considerare è generalmente:

• valore di mercato del bene utilizzato, oppure
• costo di acquisto se più basso.

L’aliquota IVA applicabile è quella del bene (p.es. 8,1%).

Se l’imprenditore preleva merce dall’azienda per uso personale:

• Si registra un ricavo (come se fosse una vendita).
• Si calcola l’IVA sul valore del bene.
• Si riduce il magazzino.

Consumo proprio su veicoli aziendali:

• Uso privato di un’auto dell’azienda → occorre registrare un importo forfettario o calcolato secondo regole fiscali (p.es. 0.8% del prezzo d’acquisto al mese).
• L'uso privato è considerato ricavo.
• L’IVA va dichiarata come IVA a debito.
• La contropartita può essere:
  • una riduzione dei costi auto (6900), oppure
  • una riduzione del valore dell’attivo (auto), spesso preferito per ditte individuali.

Registrare IVA e dichiarazione IVA

Prima di inoltrare la dichiarazione IVA, consigliamo le seguenti verifiche:

• Utilizzare il comando Controlla Contabilità. In caso di errori e differenze trovi i messaggi nella finestra informativa in basso, nella sezione Messaggi.
• Verificare che nella colonna Saldo della tabella Registrazioni che non ci siano differenze.
• Controllare i saldi bancari se sono corrispondenti a quelli inviati dalla banca.
• Verificare che il conto IVA in automatico dopo aver stornato il saldo nel conto IVA dovuta (IVA da pagare all'AFC) sia a zero. Nel conto IVA dovuta deve risultare l'importo da versare o l'importo a credito da ricevere.
• Prima di inoltrare l'ultima dichiarazione IVA, visualizzare nuovamente i rendiconti IVA degli altri trimestri per controllare che gli importi versati all'AFC siano ancora corrispondenti a quelli visualizzati.
• Utilizzare il comando del Riassunto IVA per visualizzare i vari report e creare una stampa in PDF per l'archiviazione dei dati. In caso di controlli fiscali saranno utili.

Conguaglio Imposte alla fonte

Durante l’anno il datore di lavoro trattiene l’imposta alla fonte sui salari dei dipendenti stranieri non domiciliati fiscalmente in Svizzera. Gli importi trattenuti devono essere versati all'Ufficio imposte alla fonte ogni trimestre. 

A fine anno, con l'ultimo conteggio di dicembre, si esegue la dichiarazione delle imposte alla fonte dell'ultimo trimestre. Si controllano tutti gli stipendi lordi versati e in caso di modiche salariali o errori, le rettifiche possono essere fatte con l'ultima dichiarazione delle imposte alla fonte. 

In genere, l'importo complessivo da pagare per le imposte alla fonte per il quarto trimestre, si registra come debito al 31.12 o, nel caso sia stato versato troppo si registra come credito. La contropartita è sempre il conto dei salari (conto 5000). 

Rimborsi per quadri superiori

Per “quadri superiori” si intendono figure dirigenziali (CEO, direttori, responsabili di unità).
I rimborsi possono essere per le spese effettive che il dipendente dirigenziale ha sostento per l'azienda. Non sono imponibili per il dipendente, quindi non soggette ad AVS, LPP e imposte alla fonte, a condizione che queste siano documentate, o in caso di indennità forfettarie, sono state approvate tramite regolamentato dall'AFC.

In questo caso, contabilmente sono registrate come costi per rimborso spese o spese del personale.

Assestamento conto Privato

Il conto privato (di solito 2850 / 2860) è usato nelle ditte individuali o nelle società di persone per registrare:

• Prelievi personali del titolare
• Versamenti personali del titolare
• Utilizzo di beni aziendali per scopi privati (consumo proprio)
• Spese private erroneamente pagate dall’azienda
• Rettifiche di fine anno

Alla fine dell’anno, questo conto deve essere assestato per riflettere il saldo corretto fra titolare e azienda.

Se il conto privato è attivo (saldo Dare) e rappresenta quindi un credito del titolare verso l’azienda, in teoria potrebbero essere riconosciuti degli interessi.