In dit artikel
Aan de basis van de boekhouding staan de boekhoudbescheiden en de bonnen.
De organisatie van de boekhouding hangt af van de omvang van de onderneming en de hoeveelheid documenten.
De manier waarop men dingen organiseert moet aangepast worden aan wat nodig is.
We geven een lijst van mogelijkheden die bewezen hebben erg nuttig te zijn.
De verschillende soorten documenten
Het is belangrijk de verschillende soorten documenten te onderscheiden en goed te organiseren.
- Basis documenten: contracten voor de huur, telefoonabonnementen, statuten, verzekeringscontracten en alles dat maar één keer ondertekend wordt en meerdere jaren geldig is. Deze documenten moeten in een aparte map, die alleen dit soort papieren bevat, bewaard worden. Het kan nuttig zijn om van een aantal van deze belangrijke documenten (zoals bonnen voor afbetalingen, etc.) een fotokopie te maken en het origineel in een kluis of op een veilige plaats te bewaren. Maak geen gaten in belangrijke documenten maar stop ze in transparante kunststof mappen. Deze ordner is de basis van uw activiteit/bedrijf en u dient hier zorgvuldig mee om te gaan.
- Documenten die met werknemers te maken hebben: Contracten, personeelsverzekeringen, en andere documenten; het is handig deze in een aparte ordner te houden.
Als er veel documenten zijn adviseren we u een ordner per onderwerp te maken. - BTW Aangiften: Het is goed een speciale ordner met de verschillende aangiften die u regelmatig (per kwartaal, maand of jaar) indient bij te houden. Uw BTW inschrijving en andere algemene documenten (Kamer van Koophandel inschrijving) kunt u beter samen bewaren met de basis documenten.
- Boekhoud bonnen en documenten voor het jaar: dit zijn bonnen, facturen of andere zaken die betrekking hebben op uitgaven of ontvangsten. Deze moeten per jaar gescheiden bewaart worden, voor ieder jaar een ordner.
Boekhouddocumenten
Een goede dagelijkse routine is nodig om de boekhoudtransacties in te voeren en de toestand van het bedrijf te beheersen, zoals de cashflow, de totalen van debiteuren en crediteuren, etc.
- Alle boekhouddocumenten (kwitanties, facturen, bonnen) moeten 7 tot 10 jaar bewaard worden (Zie deze pagina bij de Belastingdienst)
- Categoriseer de boekhouddocumenten en berg ze samen met het gerelateerde bankafschrift op voor betaling van de kwitantie.
- De bankafschriften moeten samen met de boekhouddocumenten opgeborgen worden.
- Nummer de boekhouddocumenten (afschriften en andere) oplopend. Met deze nummers die in de Doc kolom ingevoerd moeten worden kunt u het boekhouddocument vinden met de boekhouding als startpunt.
- Druk aan het eind van het jaar een kopie van het journaal af en bewaar dit samen met de boekhouddocumenten.
- Gebruik voor ieder jaar een nieuwe ordner voor de boekhouddocumenten..
Bij het boekhouden zijn er twee criteria voor het boeken van transacties:
- Boekhouding bij levering: facturen worden alleen geregistreerd op het moment van betaling (leveranciers) en inning (klanten).
- Omzetboekhouding: facturen worden geregistreerd op het moment van ontvangst (leveranciersfacturen) en uitgifte (klantenfacturen).
Boekhouding via het kasstelsel
Uitgaven en ontvangsten worden alleen geboekt als de facturen worden betaald of worden geïnd.
- Scheid de verstuurde facturen en de facturen waarvoor u de betaling ontvangen heeft.
- Controleer regelmatig de facturen waarvoor nog een betaling ontvangen moet worden. Zodra de vervaldatum voorbij is, is het handig om een betalingsherinnering te sturen. Laat er niet teveel tijd overheen gaan, zorg ervoor dat u de betalingen voor niet betaalde facturen ontvangt. Dit kost tijd maar dit is belangrijk.
- Nadat deze facturen zijn betaald bergt u deze op samen met de andere boekhouddocumenten.
Boekhouding via het factuurstelsel
Uitgaven en inkomsten worden geboekt als facturen worden verstuurd naar klanten of als facturen worden ontvangen van leveranciers.
Zie ook pagina's over: Klanten en Leveranciers registers.
- Scheid de verstuurde facturen en de facturen waarvoor u de betaling ontvangen heeft.
- Controleer regelmatig de facturen waarvoor nog een betaling ontvangen moet worden. Zodra de vervaldatum voorbij is, is het handig om een betalingsherinnering te sturen. Laat er niet teveel tijd overheen gaan, zorg ervoor dat u de betalingen voor niet betaalde facturen ontvangt. Dit kost tijd maar dit is belangrijk.
- Als u het versturen van de factuur in de boekhouding invoert maakt u een notitie van de boeking op de factuur. Gebruik de kolom Factuur in de transactie om het factuurnummer in te voeren.
- Nadat de facturen zijn betaald verplaats ze dan naar de sectie "betaald" en voer ze in de boekhouding in. Als u ze heeft ingevoerd in de boekhouding maak dan een notitie van de boekhoudtransactie op de factuur (bijvoorbeeld met een "vinkje").
Transacties / frequentie
- Het is goed om de transacties regelmatig in de boekhouding in te voeren (dagelijks, wekelijks, maandelijks).
- Wij raden u ten zeerste aan om het invoeren van de boekhoudtransacties niet te verwaarlozen, zodat u altijd over bijgewerkte informatie beschikt en de voortgang van uw bedrijf kunt evalueren.
- Door de verschillende rekeningnummers door te nemen, kunt u eenvoudig een overzicht krijgen van de verschillende uitgaven die u heeft gedaan.
- De boekhouding wordt niet alleen voor de belastingdienst gedaan.