Comptabilité avec structure tabulaire

Banana Comptabilité offre l’un des environnements les plus productifs et offrant un contrôle maximal grâce à la structure tabulaire.

• Structure claire, les données sont saisies et affichées dans des tableaux.
• Elle s’inspire de la tradition comptable pluriséculaire qui a également inspiré les feuilles de calcul.
• Grande visibilité, possibilité de comprendre le contenu et les chiffres. 
• Contrôle direct, liberté de mouvement et modifications directes. 
• Elle est similaire à Excel.
• Dans tous les domaines du programme, pour le Plan comptable, le Tableau Écritures, le Budget, les Changes, les Codes TVA et aussi pour afficher les fiches de compte, on utilise toujours la structure tabulaire.

Banana Comptabilité se distingue des autres logiciels de comptabilité, qui sont généralement structurés selon une logique procédurale, constituée de procédures guidées orientées vers la saisie des données et basées sur des fenêtres de dialogue, à l’intérieur desquelles il est plus difficile d’avoir une vue d’ensemble, de comprendre les chiffres et de maintenir le contrôle.

L'interface tabulaire

Cette image montre l’interface de Banana Comptabilité. Le tableau affiché est le Tableau Écritures, où sont saisies les écritures comptables.

Principaux avantages de la structure tabulaire

La structure tabulaire est très puissante et offre plusieurs avantages, parmi lesquels :

• Facilité de saisie
  Tout est très intuitif, car on voit immédiatement ce qu’il faut faire et où les données doivent être saisies. Il est possible de se déplacer librement pour les saisir, effectuer des modifications et les supprimer à tout moment. Pendant la saisie, le programme propose également des valeurs en fonction du texte saisi et il est possible de laisser le travail en suspens pour le compléter ultérieurement.
• Vitesse
  Les cellules permettent la saisie immédiate des données, qui peuvent être copiées et collées pour accélérer encore davantage le travail. Grâce à la complétion automatique des valeurs à saisir, il est possible de choisir, par exemple, une valeur déjà utilisée précédemment.
• Transparence et contrôle
  L’utilisateur a toujours la certitude que les données saisies sont correctes, car les tableaux sont déjà préparés et contiennent des formules intégrées qui fonctionnent en arrière-plan. Si des valeurs incorrectes sont saisies, le programme signale l’erreur à l’aide d’un message d’avertissement contextuel, afin que l’utilisateur comprenne où se trouve l’erreur et puisse la corriger immédiatement.

Les 10 principes heuristiques

Les tableaux et l’interface de Banana Comptabilité ont été conçus pour atteindre une productivité maximale et une grande facilité d’utilisation, en tenant compte des 10 règles heuristiques pour la conception d’interface élaborées au début des années quatre-vingt-dix par un groupe de chercheurs dirigé par Jakob Nielsen. Il s’agit de principes basés sur des études comportementales qui prennent en considération les capacités limitées de la mémoire à court terme et la capacité de traiter les informations. Ces principes se fondent sur des invariants humains et restent donc toujours actuels, constituant une référence pour la création de logiciels, de sites web et d’applications.

Banana Comptabilité Plus respecte les 10 règles. C’est pourquoi il est facile à utiliser et très productif. Les principes suivants sont présentés ci-dessous ainsi que leur mise en œuvre dans Banana Comptabilité.

1. Visibilité de l’état du système

« Chaque système devrait toujours tenir les utilisateurs informés de l’état de leurs actions grâce à un retour d’information. »

C’est le point le plus important. Banana Comptabilité le réalise pleinement grâce à l’interface en tableaux, inspirée d’Excel et en ligne avec la tradition de la comptabilité en partie double vieille de plus de cinq siècles. L’utilisateur a toujours la visibilité des données saisies, il sait donc quelles données ont été introduites et lesquelles doivent encore être saisies, et voit immédiatement s’il y a des erreurs, des avertissements ou d’autres indications.

• Si une ligne est ajoutée ou supprimée, si le format ou la couleur change, le résultat de l’opération est visible immédiatement.
• Si l’on reprend une comptabilité, ou si l’on a été interrompu par un appel téléphonique, on voit immédiatement quelle a été la dernière écriture saisie.
• Les calculs (soldes des comptes et autres) sont mis à jour et visibles immédiatement.
• Plusieurs fenêtres peuvent être ouvertes simultanément.
• La fenêtre d’aperçu ne bloque pas l’utilisation du programme, car elle peut rester ouverte en parallèle.
• Dans la fenêtre Info en bas, on obtient des informations supplémentaires sur l’écriture, sur les comptes ou sur la cellule dans laquelle on se trouve.
• Dans la fenêtre Graphiques, on voit l’évolution du solde du compte sélectionné. Si la caisse devient négative, on le voit immédiatement.

2. Correspondance entre le système et le monde réel

« Le système doit toujours tenir l’utilisateur informé de ce qu’il fait, en fournissant un retour d’information approprié dans un délai raisonnable. Suivre les conventions du monde réel, en présentant les informations dans un ordre naturel et logique. »

Le tableau est la forme native de la comptabilité (livre de caisse, liste des comptes).

• La saisie des données dans le tableau entraîne un changement immédiat de l’état. Tout est mis à jour immédiatement en conséquence.
• Le Tableau Écritures contient les écritures, exactement comme elles sont exprimées dans la comptabilité.
• Dans le tableau Comptes, on définit le Bilan et le Compte de résultat avec les comptes et les groupes, ainsi que les montants correspondants mis à jour, comprenant les soldes, les mouvements, le budget et les écarts.

3. Donner à l’utilisateur contrôle et liberté

« Les utilisateurs choisissent parfois des fonctions du système par erreur et auront besoin d’une sortie d’urgence clairement indiquée pour quitter l’état indésirable sans devoir passer par un long dialogue. Prendre en charge Annuler et Rétablir. »

Dans Banana Comptabilité, l’utilisateur a un contrôle total sur le système :

• Il choisit librement la manière et l’ordre dans lesquels travailler.
  • Il n’est jamais bloqué par le système, il peut interrompre et modifier.
  • Il peut se déplacer librement dans le tableau et ajouter ou modifier n’importe quelle information.
  • Il peut filtrer et trier temporairement les lignes puis revenir à l’affichage normal.
  • Il peut passer d’un tableau à un autre.
  • Il peut passer d’un fichier à un autre.
• Il peut rechercher et remplacer des textes.
• Il peut annuler et rétablir des opérations et également décider de ne pas enregistrer le fichier s’il constate que le travail effectué n’est pas satisfaisant.
• Il peut interrompre tous les dialogues et procédures avec la touche Esc.
• Il peut sécuriser ses données :
  • Protéger n’importe quelle ligne contre les modifications.
  • Bloquer les lignes du Tableau Écritures avec la blockchain.
    Se conformer aux exigences de conservation des données comptables et éviter des modifications de la comptabilité à son insu.
• Il décide où enregistrer le fichier.
  Toutes les données comptables sont enregistrées dans un fichier auquel l’utilisateur attribue un nom et qu’il peut copier, déplacer, envoyer par e-mail, ou enregistrer sur un disque réseau ou dans le cloud.

4. Cohérence et standards

« Les utilisateurs ne devraient pas se demander si des mots, situations ou actions différents signifient la même chose. Suivez les conventions de la plateforme. »

Dans Banana Comptabilité tout est cohérent :

• La manière d’utiliser le programme est toujours la même, celle typique des tableaux. 
• Les commandes sont les mêmes : pour insérer un compte ou une écriture on ajoute une ligne. 
• L’interface et les commandes sont conformes à celles de Microsoft Excel et Office, des programmes de référence dans le domaine administratif. 
  Les personnes qui connaissent ces logiciels se sentent immédiatement à l’aise, car les principales commandes et méthodes de travail sont très similaires.
• Dans les dialogues et dans les autres interactions, on utilise les éléments graphiques et la logique propres au système d’exploitation utilisé.
• Les « Compositions » permettent de créer et d’enregistrer des paramètres de manière uniforme.
• On cherche à maintenir une continuité d’une version à l’autre. De nouveaux designs ne sont introduits que s’ils sont efficaces et apportent des avantages. 

5. Prévention des erreurs

« Encore mieux que de bons messages d’erreur est une conception attentive qui empêche l’apparition d’un problème. »

Dans Banana Comptabilité, il existe une correspondance entre la structure des données et leur visualisation, et plusieurs aides à la saisie sont disponibles :

• Les colonnes et les lignes rendent évident quelles informations doivent être saisies.
• Lors de la saisie des données, une liste de suggestions est proposée afin d’éviter des erreurs.
  • Dans la colonne date, si l’on saisit seulement le jour, le programme suggère la date complète avec mois et année en fonction de l’écriture précédente. 
  • Dans la colonne document, il indique le numéro suivant selon la convention de numérotation utilisée.
  • Dans la colonne compte ou Codes, il propose la liste de ceux existants et permet également de les rechercher en saisissant la description.
  • Dans la colonne description, il affiche des textes similaires déjà utilisés, qui peuvent être repris avec toute l’écriture.
• Le programme empêche la saisie de valeurs non valides.

6. Facilité de comprendre quoi faire

« Rendez visibles les objets, actions et options. L’utilisateur ne doit pas avoir à mémoriser des informations d’une partie du dialogue à une autre. Les instructions d’utilisation du système doivent être visibles ou facilement accessibles à tout moment. »

Dans Banana Comptabilité, comme dans les feuilles de calcul ou dans un registre comptable, il est assez évident de savoir quoi faire et comment agir.
Il n’est pas nécessaire de mémoriser la manière d’opérer :

• Pour ajouter une écriture, un compte ou un groupe, on ajoute une ligne.
• Pour supprimer une écriture, un compte ou un groupe, on supprime la ligne.
• Pour formater, changer la couleur, copier et coller des données, on sélectionne d’abord la zone puis on exécute la commande.
• Toutes les commandes sont facilement visibles dans le menu contextuel, dans le menu supérieur ou dans la barre d’outils.
• Les numéros de compte ou d’autres valeurs à saisir sont proposés lorsque l’on est en mode modification (voir point précédent).

7. Flexibilité et efficacité

« Les accélérateurs – invisibles pour l’utilisateur débutant – peuvent souvent accélérer l’interaction pour l’utilisateur expert, de sorte que le système puisse satisfaire à la fois les utilisateurs novices et expérimentés. Permettez aux utilisateurs de personnaliser les actions fréquentes. »

Il existe plusieurs possibilités pour les utilisateurs avancés de travailler plus rapidement :

• Il existe des accélérateurs (combinaisons de touches).
• Il existe des commandes contextuelles qui automatisent un certain nombre d’opérations (par exemple inverser les comptes Débit et Crédit). 
• Il est possible d’appliquer les commandes (copier, coller, supprimer, formater) à toute une zone sélectionnée. D’autres programmes de comptabilité permettent généralement de travailler uniquement sur une ligne à la fois.
• Reprise de lignes d’écritures répétitives.
• Paramétrage de lignes d’écritures répétées.
• « Compositions » pour définir et enregistrer les paramètres des rapports et d’autres commandes.

8. Esthétique et conception minimaliste

« Les dialogues ne devraient pas contenir d’informations non pertinentes ou rarement nécessaires.
Chaque unité d’information supplémentaire dans un dialogue entre en concurrence avec les unités d’information pertinentes et diminue leur visibilité relative. »

Banana Comptabilité souhaite s’adapter exactement aux besoins de l’utilisateur, en lui donnant la possibilité d’avoir un fichier comptable qui inclut uniquement les données nécessaires :

• La comptabilité peut être créée uniquement avec les options nécessaires. Les fonctionnalités (TVA, multi-monnaie, centres de coûts et de profit, segments) ne sont pas présentes si elles ne sont pas nécessaires, mais peuvent être activées de manière sélective en cas de besoin.
• Le tableau peut être personnalisé. Les colonnes qui ne sont pas nécessaires peuvent être masquées.
• Il est possible de créer différentes vues des colonnes afin d’y accéder au moment et de la manière la plus appropriée. 

9. Aider les utilisateurs à reconnaître, diagnostiquer et résoudre les erreurs

« Les messages d’erreur devraient être exprimés dans un langage simple (sans codes), indiquer précisément le problème et suggérer de manière constructive une solution. »

Banana Comptabilité offre plusieurs moyens permettant à l’utilisateur de remarquer d’éventuelles erreurs ou problèmes : 

• Message d’erreur bien décrit lorsqu’une saisie incorrecte est effectuée ou lorsqu’une opération erronée est exécutée.
• Signalisation en couleur de la ligne contenant des erreurs ou des avertissements.
• Indication de l’explication de l’erreur dans la fenêtre Info.
• Commande « Contrôler la comptabilité » qui recalcule et vérifie toutes les données saisies et signale d’éventuelles erreurs ou problèmes.
• Fenêtre contenant la liste de tous les messages, avec la possibilité de cliquer et d’aller directement à la ligne où l’erreur s’est produite.

10. Documentation

« Bien qu’il soit préférable d’utiliser le système sans documentation, il peut être nécessaire de fournir de l’aide et de la documentation. Toute information de ce type devrait être facile à rechercher, centrée sur la tâche de l’utilisateur, énumérer les actions concrètes à effectuer et ne pas être trop volumineuse. »

• Chaque message d’erreur possède sa propre page de documentation, accessible en un clic, contenant les causes, les solutions et des liens vers des pages d’information utiles pour résoudre le problème. 
• Lorsque l’on se trouve dans un tableau, la commande d’aide mène directement à la page d’explication spécifique à l’application et au tableau de données.
• Chaque dialogue possède un bouton d’aide qui mène à la page d’aide spécifique. 
• Il existe une documentation complète et très détaillée, structurée selon la logique du programme et contenant des liens vers des sujets connexes.
• À côté de la documentation se trouve un index qui permet d’en comprendre la structure et de naviguer facilement.
• Les dialogues créés avec des extensions du programme écrites en Javascript possèdent également des liens vers une page d’aide spécifique.