Basisdocumenten

Een optimale organisatie van uw documenten is een fundamenteel onderdeel van elk bedrijf. U vindt belangrijke tips op de pagina Verschillende soorten documenten. Hierna richten we ons op de basisdocumenten van een bedrijf die geldig blijven en daarom voor onbepaalde tijd moeten worden bewaard.

Hier volgen enkele voorbeelden:

• Contracten voor het leasen of verhuren van een object of onroerend goed.
• Leasecontracten.
• Documenten voor het openen van een bankrekening.
• Verzekeringscontracten.
• Contracten met telefoon-, gas- en elektriciteitsbedrijven.
• Marketingovereenkomsten.
• Abonnement op een internetdienst.
• Contract voor het inhuren van een werknemer.
• Contract voor de aankoop van een vast (grond) of roerend (auto) goed.

Regels voor het archiveren

In principe moeten basisdocumenten tot tien jaar na het einde van het contract worden bewaard, tenzij de wet een andere termijn voorschrijft.

Een huurcontract moet daarom gedurende de volledige geldigheidsperiode van het contract worden bewaard. Wanneer het contract is afgelopen, omdat het object niet langer wordt gehuurd of omdat het is vervangen door een ander contract, moet het document worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn.

De wettelijke of de contractvoorwaarden

Het archiveren van documenten dient om het al dan niet bestaan van een verplichting te bewijzen of is wettelijk verplicht:

• Verplichting om boeken en boekhoudkundige documenten bij te houden. Meestal 10 jaar.
• Garantietermijn. Termijn waarbinnen het nodig is om gebreken te melden en de regeling ervan aan te vragen. Om de vaststelling van gebreken te vragen.
• Verjaringstermijn. De maximale tijd die de wet biedt voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld de termijn waarbinnen de rechtbank om betaling van een niet-geïnde factuur moet vragen.
• Verplichtingen die voortvloeien uit speciale regelingen. Specifieke bepalingen zijn bijvoorbeeld van toepassing in de bank- of notarissector.

Documenten onbeperkt bewaren

De documenten moeten worden gearchiveerd en zorgvuldig worden bewaard in ruimtes die daarvoor geschikt zijn.

• Ze moeten zich in ruimten bevinden waarin de houdbaarheid gegarandeerd kan worden.
• Voor belangrijke documenten is het nuttig om kopieën te bewaren, eventueel in digitaal formaat.

Ordners voor "Basisdocumenten"

• Gebruik een ordner voor "Basis Documenten".
  Het is ook mogelijk speciale dozen voor het opbergen te gebruiken. Het is belangrijk dat de documenten eenvoudig terug te vinden zijn.
  • Wanneer u veel basisdocumenten heeft, is het handig om ze te scheiden op basis van de wederpartij (naam van de huurder, verzekeringsmaatschappij) of per type (verzekeringen, bank contracten).
  • Plaats het originele contract in de juiste sectie.
• Meer ordners
  • Contracten en andere huurdocumenten. Voor onroerend goed.
  • Contracten of documenten met betrekking tot het inhuren van personeel.
  • U kunt ook beginnen met slechts één indeling en daarna kunt u er meer toevoegen.

Vervangen van documenten

Als een contract wordt vervangen, is het nog steeds noodzakelijk om het vorige contract te bewaren. Het document is onmisbaar als er later een geschil ontstaat, als er een herziening is of als u de uitgave aan de belastingdienst moet bewijzen.

Voor gearchiveerde basisdocumenten is het handig om een archiefkast (of archiefdoos) te bewaren.

• Deze documenten zullen zelden geraadpleegd worden.

Vermeld op het etiket documenten die gearchiveerd zijn vanaf het jaar 20XX, of huurcontracten of gearchiveerde personeelsdossiers.

• Plaats documenten in volgorde van archiveringsdatum.
• Als de kluis vol is, schrijf dan tot het jaar 20XX op het etiket.
• Maak een nieuw label.

Documenten met historische waarde

Het kan interessant zijn om een aantal historische documenten voor het bedrijf bij te houden, of die nuttig zijn om ideeën op te doen.
Maak vanaf het begin een map met historische documenten.

• Het eerste huurcontract
• De eerste factuur die u maakte
• De foto's van de opening van de winkel
• De dvd met de eerste promotievideo
• De foto van het eerste prototype
• Een kopie van de verkoopfolders

Opslag van documenten in een kluis

Belangrijke documenten, die van grote waarde zijn voor het bedrijf en onmisbaar zijn om een krediet te bewijzen, moeten in een kluis worden bewaard.
Toegang tot de kluis kost tijd, dus het is handig om een kopie van de documenten bij u te houden, zodat u de inhoud gemakkelijk kunt raadplegen.

Ga als volgt te werk:

• Maak een kopie voordat u het document in de kluis opbergt.
• Leg de kopie in de Basisdocumenten, met een briefje erbij dat het originele document in de kluis ligt.
• Houd een lijst bij met belangrijke documenten in de kluis.

Digitaal archiveren

Digitaliseren van papieren documenten

Het is ook handig om kopieën van de basisdocumenten in digitaal formaat te bewaren .

U kunt gemakkelijk kopieën maken en ze op meerdere plaatsen bewaren.

U moet per geval controleren of het mogelijk is om een papieren document te vervangen door een digitale kopie. Voordat u het papieren origineel weggooit, moet u controleren of het gescande document dezelfde geldigheid heeft en welke procedures moeten worden gevolgd.