Contrôles de clôture | Comptabilité Recettes/Dépenses

Les clôtures comptables regroupent toutes les opérations de vérification et de contrôle effectuées en fin d’année (ou en fin de période comptable) afin de s’assurer que les données sont correctes et que le résultat de l’exercice est calculé sans erreurs.

Avec Banana Comptabilité, de nombreuses opérations sont simplifiées et automatisées, mais il est important d’utiliser les fonctions disponibles, parmi lesquelles :

• La colonne Solde signale d’éventuels écarts et les reporte sur les lignes suivantes jusqu’à leur correction.
  Conseil : surveillez cette colonne durant l’année pour corriger immédiatement les erreurs et éviter leur accumulation.

 Avec le Filtrer lignes (uniquement avec le plan Advanced), vous pouvez rechercher rapidement des écritures avec les mêmes textes, montants ou comptes, et les corriger sans parcourir tout le tableau. 

Contrôle automatique de la comptabilité

La commande  contrôler comptabilité (menu Actions) exécute automatiquement une série de contrôles pour identifier immédiatement d’éventuelles erreurs ou différences.

Nous vous conseillons de l’utiliser :

• lorsque des messages d’erreur apparaissent
• après avoir modifié Comptes, Catégories ou Codes TVA
• lors de la clôture annuelle
• après avoir créé la nouvelle année et effectué d’autres modifications.

Les erreurs sont affichées dans la fenêtre Messages, avec l’indication du tableau et de la ligne à corriger.

Avec la commande Vérifier comptabilité, le programme recherche et signale :

• Différences dans le tableau Écritures
  Tous les montants doivent être équilibrés : les recettes et dépenses ne doivent pas générer de différences.

• Différences entre soldes comptables et soldes réels
  Avec la fonction CheckBalance, vous pouvez comparer automatiquement les soldes enregistrés avec ceux des relevés bancaires et identifier les différences.
  Ceci est fondamental pour garantir la véracité et l’exactitude de la comptabilité : les soldes des comptes doivent correspondre aux soldes réels :

  • les comptes bancaires et cartes de crédit doivent correspondre aux relevés bancaires/postaux,
  • le solde de caisse doit correspondre à l’argent effectif,
  • le compte TVA due doit correspondre au solde du compte TVA Décompte.

  Plus d’informations sur les écritures de vérification des soldes sont disponibles à la page Écritures de vérification des soldes.

• Erreurs de totalisation dans le tableau Comptes et Catégories
  Si, dans le tableau Comptes ou Catégories, vous avez ajouté, supprimé ou renommé des comptes, groupes ou sous-groupes, des erreurs de regroupement peuvent survenir.
  Celles-ci sont signalées par la commande Vérifier comptabilité et doivent être corrigées, sinon les totaux des rapports seront erronés.
   
• Différences dans les soldes d’ouverture
  Dans le tableau Comptes, les soldes des comptes de bilan doivent toujours correspondre précisément aux soldes finaux de l’exercice précédent (fichier de l’année précédente).
  Des différences peuvent exister pour les raisons suivantes :
  • Dans le fichier de l’année précédente, des écritures ont été ajoutées ou supprimées après avoir créé la nouvelle année.
  • Dans le fichier de l’année précédente, des erreurs ont été corrigées après avoir créé la nouvelle année.
  • Dans ces cas, pour corriger les soldes d’ouverture, il faut utiliser Mettre à jour les soldes d’ouverture.

Comment commencer la nouvelle année

Dans Banana Comptabilité, chaque année a son propre fichier séparé :

• depuis le menu Actions > Créer nouvelle année, vous générez le fichier de la nouvelle année,
• vous pouvez travailler simultanément sur l’ancien fichier et sur le nouveau,
• une fois la clôture terminée, mettez à jour les soldes dans le nouveau fichier avec Mettre à jour les soldes d’ouverture.

Impression du Rapport annuel 

Le Rapport annuel est le document qui résume toutes les recettes et dépenses de l’année, en affichant le solde final et le résultat (bénéfice ou perte).

Il se base sur le schéma de calcul suivant :

• Somme des recettes → revenus et produits.
• Somme des dépenses → charges et frais.
• Différence recettes et dépenses → bénéfice ou perte.

Vous pouvez le préparer depuis le menu Rapports > Rapport formaté avec groupes, en personnalisant les colonnes et paramètres d’impression.

Report du résultat d’exercice dans la comptabilité Recettes / Dépenses 

Dans la comptabilité Recettes/Dépenses, il n’est pas nécessaire de répartir le bénéfice ou la perte, car le Total patrimoine du tableau Comptes représente déjà les fonds propres.
Le résultat d’exercice (recettes – dépenses) est automatiquement reporté dans le bilan.

Si vous souhaitez afficher également les résultats des années précédentes, vous pouvez créer un compte spécifique Résultats des années précédentes et saisir manuellement le montant dans la colonne Ouverture.

Blocage des écritures

Une fois les vérifications et les clôtures terminées, vous pouvez bloquer les écritures :

• Depuis le menu Actions > Bloquer écritures
• Les lignes seront numérotées et protégées par un code blockchain garantissant leur intégrité.

Dossier PDF

Avec la commande Créer dossier PDF, vous pouvez sauvegarder tous les documents de l’année (fiches de compte, journal, rapport, rapport TVA, etc.) dans un seul fichier PDF. Nous vous conseillons de l’enregistrer et, par sécurité, de faire des copies sur des supports externes.