Para poder mantener la contabilidad empresarial actualizada, es fundamental importar regularmente los movimientos bancarios. Los movimientos permiten automatizar el proceso de contabilización, evitando la introducción manual de los asientos individuales y eventuales errores. 

Dónde descargar los movimientos

Los documentos que contienen las transacciones bancarias, independientemente del método de adquisición, deben guardarse siempre en la misma carpeta. Esta puede estar dentro de la carpeta principal de la contabilidad o en una externa. Para una gestión ordenada, se recomienda dar una estructura a las carpetas creando una carpeta general y subcarpetas más específicas: de este modo se reduce el riesgo de errores, sobre todo si se decide importar los movimientos manualmente. 

Manteniendo los datos siempre en la misma ubicación, se evitan problemas de importación y no es necesario actualizar cada vez la ruta predeterminada para la importación. Además, se desaconseja abrir y modificar estos archivos antes de la importación, ya que esto puede causar errores en el reconocimiento de las transacciones. 

Diferentes formatos de archivos con movimientos bancarios

Nuestro software ofrece numerosas extensiones que permiten importar datos contables en varios formatos. Entre los formatos más comunes se encuentran CAMT, CSV y XLSX.

El formato CAMT (Cash Management), definido por el estándar ISO 20022, es utilizado por los bancos para proporcionar extractos bancarios electrónicos de forma estructurada. Los archivos contienen información detallada como fecha, importe, descripción y referencias de cada transacción. Hay diferentes tipos de archivos CAMT disponibles:

• camt.052: extracto bancario intradía (movimientos durante el día)
• camt.053: extracto bancario de fin de día
• camt.054: notificación de débitos y créditos con detalles de las operaciones individuales

El formato CSV (Comma-Separated Values) es un archivo de texto que utiliza comas para separar los datos contenidos en las celdas de una tabla. Este formato es compatible con la mayoría de los programas. El formato CSV varía según el banco y se actualiza regularmente.

El formato XLSX es un archivo de Microsoft Excel utilizado para almacenar hojas de cálculo. El archivo XLSX puede contener datos, fórmulas, formatos, gráficos y varias hojas dentro del mismo documento.

Recientemente hemos desarrollado una nueva extensión que permite importar archivos CAMT de todos los bancos, haciendo que la adquisición de movimientos sea aún más fácil e inmediata. 

Métodos para descargar los movimientos

Las formas principales de obtener estos datos son tres:

• La banca online
• El multibanking
• El software de Mammut Soft Computing AG

Dependiendo del método utilizado, se debe prestar más o menos atención a la ubicación de los archivos. La descarga manual desde el portal bancario requiere mayor atención.

Banca online

El método manual, tradicional y más difundido, consiste en acceder directamente al portal de banca online de su banco. Una vez iniciado sesión, es posible navegar a la sección dedicada a los movimientos de la cuenta y descargar los archivos en uno de los formatos estándar compatibles con los programas de contabilidad.

Este proceso, aunque sencillo, requiere una interacción manual: el usuario debe acceder a la plataforma bancaria, seleccionar la cuenta y descargar y guardar los archivos en su ordenador para luego importarlos en el programa contable.

Multibanking

El multibanking representa una evolución respecto a los métodos manuales tradicionales, pensado para empresas o profesionales que gestionan numerosas cuentas bancarias distribuidas en diferentes bancos. Gracias a esta funcionalidad, es posible acceder a una sola plataforma o interfaz de e-banking que agrupa varias cuentas, incluso de diferentes entidades, simplificando así la interacción con cada banco. La mayoría de las soluciones de multibanking se basan en el estándar internacional EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), que garantiza un intercambio seguro de información y órdenes de pago entre las empresas y los bancos.

Las principales fases para implementar el multibanking son:

• Actualización del contrato con el banco principal
  El primer paso consiste en contactar con el banco principal para solicitar la activación del servicio de multibanking. Será necesario firmar una adenda al contrato existente, que autorice al banco a actuar como gestor de varias cuentas bancarias.
• Firma de los mandatos con los bancos conectados
  Para cada banco tercero que se desea conectar, es necesario firmar una autorización que permita al banco principal acceder a la información de las cuentas correspondientes.
• Habilitación técnica y entrega de credenciales
  Una vez completados los pasos contractuales, será necesario seguir las instrucciones técnicas para habilitar el acceso mediante API o herramientas de terceros. Esto puede incluir la entrega de credenciales o la activación de métodos específicos de autenticación.

Una vez establecidas todas las conexiones bancarias, es posible descargar de forma centralizada los movimientos y datos bancarios, y procesar las operaciones de pago desde una única herramienta. Aunque sigue siendo en parte un proceso manual, el multibanking permite optimizar tiempo y recursos, reduciendo el número de accesos y simplificando la gestión general.

Software de Mammut Soft Computing AG

Una solución más moderna y completamente automatizada es la que ofrece el software desarrollado por Mammut Soft Computing AG. Este sistema, una vez implementado, permite omitir por completo el paso manual de descarga de archivos bancarios, ya que el guardado ocurre automáticamente en una carpeta definida durante la implementación. 

El software está enfocado en las interfaces de intercambio de datos entre bancos y empresas, ofreciendo conexión a múltiples bancos en todo el mundo y recuperando de forma segura y automatizada los datos bancarios en los formatos necesarios. Estos datos se sincronizan automáticamente con el sistema contable, haciendo innecesaria la intervención del usuario. 

Los pasos a seguir para comenzar a usar el software Mammut Soft Computing AG son los siguientes:

• Elección de la solución 
  Según las necesidades, se puede optar por la solución en la nube o la instalación local (on-premise), esta última consiste en la instalación física en los dispositivos del usuario.
• Configuración de las conexiones bancarias
  Para permitir la configuración y activación de la conexión con los bancos, es necesario firmar los contratos bancarios correspondientes. Estas conexiones con los bancos (EBICS, SWIFT, API) permiten descargar extractos y enviar pagos. Mammut ofrece asistencia para la activación ante los bancos.
• Autorización de acceso a las cuentas
  El cliente, para quien se lleva la contabilidad, concede al fiduciario el acceso a sus datos, para que toda la información necesaria esté disponible.
• Integración con el software contable/ERP
  El software se conecta al sistema contable o de gestión interna para la exportación e importación automática de los datos bancarios.

El verdadero valor añadido del software es la actualización constante de la contabilidad: descargas automatizadas de todos los bancos y sincronización directa con el sistema contable aseguran que los datos estén siempre actualizados y listos para su uso.

Importación y contabilización automatizada

Una vez que se dispone de los movimientos, es posible aprovechar las diversas funcionalidades que ofrece Banana. Independientemente del método establecido para la descarga de los datos bancarios, la función “Importar movimientos bancarios en formato ISO 20022 (avanzado) [BETA]” permite automatizar la actualización de la contabilidad en modo partida doble o ingresos/gastos utilizando los archivos CAMT (052/053/054). El programa lee los archivos XML desde una carpeta designada, los guarda en una base de datos local, identifica las transacciones nuevas que aún no han sido registradas y las propone para la importación, evitando duplicados. 

Esta funcionalidad está disponible únicamente con el plan Advanced de Banana Contabilidad Plus. También se puede probar con los planes Free o Professional hasta 70 líneas de transacción.

Una vez importados, los movimientos bancarios se transforman automáticamente en operaciones contables completas gracias a nuestras reglas de autocompletado (plan Advanced), ahorrando tiempo y evitando errores de introducción. De este modo, la contabilidad se realiza de forma más rápida, eficiente y precisa.

El diálogo Importar transacciones se activa desde el menú:

• Acciones > Importar en contabilidad > Importar: Transacciones

Contenido del diálogo

La visualización de los elementos del diálogo depende del tipo de archivo que se está importando:

• Transacciones por cuenta individual y extractos bancarios
  Se visualizan todos los elementos.
• Transacciones de contabilidad en partida doble u otras
  No se visualizan los siguientes elementos:
  • Cuenta
  • Cuenta temporal de contrapartida
  • Aplicar reglas.
• Agrupación por factura
  Este elemento solo se muestra si el archivo de importación contiene datos en la columna DocInvoice.

Diálogo Importar Transacciones

A continuación se muestra la ventana de diálogo que permite integrar los datos en la contabilidad de la mejor manera.

Cuenta de destino

Esta opción aparece cuando se importan datos desde extractos bancarios o postales o transacciones de entrada y salida de una cuenta en formato texto.

• Introduzca el número de cuenta bancaria de su plan de cuentas, correspondiente al extracto importado.
• Si se deja en blanco, el programa inserta la cuenta [A] (Account) para que se pueda entender si es un movimiento en Débito o Crédito.

Seleccionar transacciones

Fecha inicio, Fecha fin

Introduzca la fecha inicial y final del período relativo a las transacciones a importar. Es posible seleccionar el período automáticamente mediante las casillas debajo de las fechas.

No importar si ya existe la misma Referencia externa, Fecha e Importe

Si está activada, esta función permite no importar transacciones ya registradas, para evitar duplicados. Esta opción solo se activa si en los movimientos (archivo) a importar existe la columna "Ref.Externa"; de lo contrario, estará deshabilitada.

Ordenar transacciones por fecha

La opción está activada por defecto y permite tener las transacciones importadas en orden cronológico.

Completar las transacciones con

Autocompletado de valores

La opción es relevante para contabilidad con IVA y multimoneda.
Si está activada, permite completar automáticamente los valores faltantes en los datos importados (por ejemplo, el tipo de cambio en la tabla Tipos de cambio).

Aplicar reglas (solo plan Advanced)

La opción no está disponible para importaciones desde archivos de contabilidad en partida doble (formato ac2).

Ver: Reglas para el autocompletado de transacciones.

• Si esta opción está activada, al confirmar con OK, se abre el diálogo Aplicar Reglas.
• Si no ha activado esta opción, puede acceder a las Reglas también desde el menú Acciones > Transacciones repetidas > Aplicar reglas...
• Esta opción se activa por defecto si ya existen reglas de importación en la tabla de Transacciones repetidas.

Cuenta temporal de Contrapartida

La opción no está disponible para importaciones desde archivos de contabilidad en partida doble (formato ac2).

Se indica una cuenta que sirve para completar la contrapartida de la transacción. La cuenta debe luego ser reemplazada manualmente o mediante reglas de autocompletado por la contrapartida correcta.
El programa propone por defecto la cuenta comentada [CA] (ContraAccount).
Una vez completadas las transacciones, no debería haber movimientos que usen la cuenta temporal.

Número de documento inicial

La opción no está disponible para importaciones desde archivos de contabilidad en partida doble (formato ac2).
Es el número de documento que se asigna a la primera transacción entre las importadas.
El número se incrementa automáticamente.

Agrupar transacciones por número de Factura

Si el archivo de importación contiene valores en la columna DocInvoice, en el diálogo también estarán disponibles las siguientes opciones:

• Agrupar transacciones por número de factura
  En este caso, las líneas de una misma factura se agrupan para que haya un solo asiento para la misma cuenta y el mismo código de IVA (ver explicación sobre importación de datos de facturas en inglés).
• Cuenta de destino para diferencias de saldo
  Cuando se usan códigos de IVA, puede haber diferencias de redondeo de algunos centavos.
  En ese caso, Banana Contabilidad Plus crea para cada factura una transacción adicional para registrar la diferencia.
  Obviamente, hay que asegurarse de que los datos proporcionados para la importación estén equilibrados entre Débito y Crédito. En caso contrario, la fila de la transacción mostrará la diferencia entre Débito y Crédito.

Modificación de las transacciones importadas

El programa crea transacciones y las añade al final de la tabla Registros.
Las transacciones pueden ser modificadas o eliminadas.
En la contabilidad en partida doble, en las columnas CuentaDébito y CuentaCrédito, y en la contabilidad Ingresos / Gastos, en las columnas Cuenta y Categoría, el programa inserta símbolos.
Estos símbolos deben ser reemplazados por la cuenta o categoría adecuada.

• [A]
  Este símbolo se indica si en el diálogo no se ha especificado ninguna cuenta.
  En lugar del símbolo [A], se debe introducir la cuenta correspondiente al banco en la contabilidad.
• [CA]
  Este símbolo indica que en la celda debe indicarse la cuenta de contrapartida, para que los movimientos en Débito se compensen con los del Crédito. 

Para las filas con una sola contrapartida, en la misma línea está tanto la cuenta o el símbolo [A] como el símbolo [CA] de la contrapartida.
Para las filas con múltiples contrapartidas, cada línea tendrá la cuenta o el símbolo de contrapartida [CA]. Si no se indica el símbolo [CA], sería imposible entender si el movimiento es en Débito o Crédito.

Banana Contabilidad Plus permite la importación de transacciones bancarias en diferentes formatos. 
El formato ISO 20022 es un estándar internacional que debería estar ya disponible por parte de todos los bancos europeos. Este formato también puede denominarse ISO xml, xml, camt.053, camt.054 u otros. La importación de transacciones bancarias en formato ISO20022 es posible de dos maneras:

Importación ISO20022 manual genérica

Importación manual de transacciones, un archivo a la vez, disponible con el plan Professional:

• El usuario descarga el archivo ISO20022 desde su banco y lo guarda en una carpeta en su ordenador.
• Luego, desde Banana, importa manualmente este archivo. 

Esta importación es posible gracias a la extensión Extracto bancario Camt ISO 20022 Suiza (Banana+) para Suiza y a un filtro genérico distribuido con la aplicación para otros países.
La importación debe repetirse manualmente cada vez.

Importación ISO20022 avanzada [Beta]

Importación avanzada de transacciones desde múltiples archivos al mismo tiempo, disponible con el plan Advanced. Acelera significativamente el trabajo porque el usuario ya no necesita verificar para qué período se deben importar los movimientos:

• El usuario define una carpeta que contiene los archivos ISO20022 de varias cuentas bancarias.
• En Banana, con un comando, el programa avisa si hay nuevos movimientos que deben ser importados.

Esta nueva función de importación avanzada es posible gracias a la extensión Swiss Camt ISO20022 Reader.

Esta funcionalidad está disponible únicamente con el plan Advanced de Banana Contabilidad Plus. También se puede probar con los planes Free o Professional hasta 70 líneas de transacción.

Requisitos:

• Uso de Banana Contabilidad Dev-Channel con el plan Advanced.
• Uso de una contabilidad en Partida Doble o de Ingresos y Egresos.
   

Cash movements can be managed separately from the main accounting file via the Cash Manager. On a regular basis, the movements are imported into the main accounting file, grouping them according to a chosen period.

In this case you have two separate files:

1. One file contains all the general accounting data (including the cash account).
2. A file contains only the cash register data.

In order to integrate the cash data into the main accounting, a link must be established between the main accounting and the Cash Manager file.
There are two different ways to create the link:

• In the Cash Manager file, give the categories the same numbers as the accounts of the main accounting (double-entry accounting or Income / Expense).
• Enter the corresponding accounts of the main accounting file in the Category2 column (Categories table).
  If the Category2 column is not present, it must be displayed via Data → Columns setup.

Set up the internal transfer account

When importing the cash data into the accounting file, certain settings are required so that there are no overlaps of accounting entries for payment operations between the cash account of the main accounting and the transactions imported from the Cash Manager file.

In the Main accounting file:

• In the Accounts table, enter the Internal transfer account.

In the Cash Manager file:

• In the Categories table, Categories column in the Revenue group, enter the internal transfer account (the same number set in the main accounting) as a category for payments from the bank or postal current account.
• Alternatively, in the Categories table, Categories2 column in the Revenue group, enter the internal transfer account. In this case, a category is set in the Categories column to determine payments from the bank. The internal transfer account, located in the Categories2 column, creates the link when you import the transactions into the main ledger.

Payments from the bank account to cash account

Whenever a payment is made from the bank account to the cash desk, the movement is recorded both in the main accounting file and in the cash register file. To avoid overlapping of accounting entries when importing data from the cash desk, the internal transfer account account is used

• The receipt of funds is recorded in the cash register file, using the tour account as category or alternatively the category for payments from the bank account, if the tour account has been set in the Category2 column.
• The outflow of funds is recorded in the main accounting file, with the bank account in credit and the internal transfer account in debit.

When importing the cash register data into the main accounting file, the tour account is reset.

Import the cash register data

• Open the main accounting file
• Click Action→ Import to accounting
• In the window that appears, from the drop-down menu Import → select Transactions → Cash book movements (* .ac2) "
• Using the Browse button, select the Cash Manager file.

The explanations of this window are available at the page Import to accounting.

In accounting

Destination account

You must select the cash account number, present in Double-entry accounting or Income / Expense accounting, where the movements are to be imported.

Initial document number

An initial document number can be entered which will be attributed to the first imported transaction. In subsequent recordings, the program automatically assigns a progressive number, starting from the initial one entered.
If you do not wish to assign progressive numbering automatically, leave the box empty.

Select movements

Start date / End date (inclusive)

Enter the start and end date of the period to which the imported transactions refer.

Group transactions

By activating one of the options it is possible to choose how the movements of the period should be grouped:

• No period groupingAll rows are imported with their column contents. The Doc number present in the corresponding column of the cash register file is also imported.
• If you want to use a different numbering in the accounting and simultaneously keep the original document of the file, in the Cash Manager insert the document in the DocProtocol column.
• Monthly - groups the transactions by month.
• Quarterly - groups movements by quarter.
• Semi-annual - groups the movements by semester.
• Annual - groups the transactions by year.

One registration per account

If several categories are grouped into a single account in the accounting, but separate transactions are desired for each category, this box must be activated; the program creates recordings for each category. When using VAT codes, postings are created not only by category, but also by different VAT codes for the same category.

Note

When you have an accounting with VAT, the VAT calculations may be slightly different. If the transaction amounts are entered net, the cash account balance may also differ due to rounding differences.

The accounting file is updated with the cash register data.

On the page Web filter for PayPal transactions you will find the information about the new feature that makes it possible to import all the Paypal transactions directly into Banana Accounting and the instructions on how to proceed (see below).

We have also prepared specific predefined templates for double-entry or multi-currency accounting that you can look at as an example or use as a separate accounting file just for the accounting transactions from Paypal.

More information about all types of import filters can be found on the Import filters page.

• Banana extension for importing Paypal transactions - how to proceed
• examples for the Double-entry accounting
• examples for the Multi-currency accounting
   

Learn more

• Double-entry accounting
• Multi-currency accounting
• Import filters - complete list