Organisez vos fichiers comptables localement, sur un réseau ou dans le nuage/Cloud

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Pour gérer efficacement les fichiers et documents comptables, en simplifiant leur recherche, leur partage et la conservation des données financières de l’entreprise, il est essentiel de créer une structure organisée de dossiers pour les sauvegarder. 

  • Organisez les dossiers dans une structure hiérarchique, où les dossiers principaux représentent des catégories générales ou le sujet de départ (par exemple, Comptabilité) et les sous-dossiers représentent des catégories plus spécifiques (par exemple : Comptabilité entreprise Rossi > Comptabilité Rossi 2024 > Documents).
  • Donnez des noms clairs et descriptifs aux dossiers afin que leur contenu soit compréhensible sans avoir à les ouvrir.
  • Effectuez des sauvegardes régulières des fichiers comptables et des documents importants pour garantir la sécurité et la disponibilité des données sur le long terme.
  • Partagez les fichiers en toute sécurité uniquement avec les personnes autorisées, et assurez-vous que les autorisations d’accès sont correctement configurées.

Quels dossiers créer

La définition et l’organisation des dossiers pour enregistrer les fichiers dépendent largement de vos besoins personnels et du type de travail que vous effectuez. Voici cependant quelques conseils généraux :

  • Dossier Comptabilité : commencez par créer un dossier principal dédié à la comptabilité.
    • Dossier année xxxx : dans le dossier Comptabilité, créez un sous-dossier pour chaque exercice fiscal. Il est utile de nommer ces dossiers avec l’année correspondante (par exemple : "2024").
      • Enregistrez le fichier comptable dans le dossier année xxxx, correspondant à l’année en cours.
      • Dossier Documents : dans le dossier année xxxx, créez un sous-dossier dédié aux documents. Vous pouvez le nommer Documents et y enregistrer tous les pièces jointes et justificatifs à inclure dans les fichiers comptables. 
        Dans le dossier Documents, vous pouvez créer des sous-dossiers pour mieux organiser les fichiers. Par exemple, vous pouvez créer un sous-dossier Cartes de crédit pour stocker les factures et justificatifs des cartes de crédit, ou un sous-dossier Factures étrangères pour conserver les factures provenant de l’étranger.
  • Gestion de plusieurs entités : si vous gérez la comptabilité de plusieurs entreprises ou entités, créez un dossier séparé pour chacune d’elles. Cela permettra de maintenir les fichiers et documents de chaque entité bien distincts. Suivez le même modèle d’organisation des dossiers pour chaque entreprise, avec des dossiers séparés pour chaque année et un dossier dédié aux documents.
gérer les dossiers et fichiers

Sauvegarde des fichiers comptables

Lorsque vous enregistrez un nouveau fichier, attribuez-lui un nom significatif qui inclut le nom de l’entreprise ou de votre activité (par exemple, Rossi & Fils SA). Cela facilitera la localisation et l’identification des fichiers dans le dossier de destination.

Vous pouvez enregistrer les fichiers comptables où vous le souhaitez. Vous pouvez opter pour un dossier local sur votre ordinateur, un lecteur réseau partagé au sein de l’entreprise ou un service Cloud. Pour suivre la logique de nos suggestions, enregistrez le fichier comptable sur le disque local, dans le sous-dossier de l’année concernée.

À l’aide de la commande du menu Fichier > Enregistrer ou Enregistrer sous, les données sont enregistrées, et les données existantes sur le disque sont remplacées par les nouvelles.

  • La destination et le nom du fichier sont définis lors de la première sauvegarde ou lors de l’utilisation de la commande Enregistrer sous (menu Fichier).
  • Si vous gérez plusieurs comptabilités, nous vous recommandons de créer un dossier séparé pour chaque entité et chaque exercice fiscal.
  • Chaque fichier peut être protégé par un mot de passe mot de passe.

Format des fichiers de Banana Comptabilité Plus

Les fichiers créés avec Banana Comptabilité ont l’extension *.ac2, quel que soit le système d’exploitation utilisé.

  • Le format de fichier "ac2" est spécifique à Banana. Lors de l’enregistrement, toutes les données sont compactées et stockées en un seul bloc.
  • Les fichiers .ac2 sont compatibles entre différents systèmes d’exploitation (Windows, Mac et Linux).
    Un fichier enregistré sous Windows peut être ouvert et retravaillé sous Mac, puis réouvert sous Linux ou Windows.
  • Le fichier peut être envoyé en pièce jointe par courrier électronique, modifié sur d’autres systèmes d’exploitation ou renvoyé à l’expéditeur.
  • Les fichiers sont entièrement distincts du programme Banana Comptabilité Plus, qui a l’extension ".exe" sous Windows.
  • Les fichiers d’installation ont l’extension ".dmg" pour Mac et ".deb, .rpm, .run ou .tgz" pour Linux.

Sauvegarde automatique

Banana Comptabilité Plus sauvegarde automatiquement le travail dans un fichier temporaire. Lorsque vous enregistrez ou quittez normalement le programme, le fichier temporaire est supprimé. Si l’ordinateur s’éteint de manière inattendue, les données peuvent être récupérées grâce à ce fichier.

Lorsque le programme est rouvert après un crash et détecte que le fichier de sauvegarde automatique (temporaire) n’a pas été supprimé, il affiche une boîte de dialogue Récupération de fichier de sauvegarde automatique qui demande à l’utilisateur s’il souhaite récupérer le fichier.

Dans les Options du programme, vous pouvez définir la fréquence de la sauvegarde automatique.

Copies de sauvegarde (backup)

Nous vous recommandons de créer régulièrement des copies de sauvegarde de vos fichiers comptables et de tous les documents importants de votre entreprise. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

  • Sauvegarde sur Cloud : utilisez des services de sauvegarde Cloud tels que Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure, ou d’autres.
  • Sauvegarde sur site : utilisez un logiciel de sauvegarde installé sur vos serveurs ou périphériques de stockage.
  • Sauvegarde hybride : combinez les deux options en conservant une copie des données à la fois localement et sur le Cloud pour une sécurité accrue.

Mettez en place une planification régulière des sauvegardes en vous assurant que toutes les données critiques sont incluses et respectez les réglementations sur la protection des données.

Surveillez régulièrement l’état des copies de sauvegarde pour vous assurer qu’elles sont correctement effectuées et que les données restent intactes. Stockez les copies de sauvegarde dans des lieux sécurisés et diversifiés pour les protéger contre des événements tels que des incendies, des inondations ou des vols.

Enregistrer les fichiers sur Dropbox, Google Drive et autres systèmes Cloud

Banana Comptabilité Plus est un programme qui s’installe sur votre ordinateur et fonctionne localement, mais il permet également de sauvegarder les fichiers sur le Cloud et de synchroniser les modifications chaque fois que vous travaillez localement.

Exemple d’organisation de répertoires pour sauvegarder les documents comptables

Visualiser les modifications

La version Android de Banana Comptabilité Plus fonctionne directement avec le serveur Dropbox. Si des modifications sont effectuées sur le PC, il faut généralement attendre quelques secondes pour qu’elles soient visibles sur le serveur et dans le fichier Banana Comptabilité Plus.

Pour être sûr que le fichier est correctement synchronisé avec le serveur sur votre ordinateur, le fichier doit être marqué d’une coche verte.
Si les icônes de synchronisation (vert, rouge, bleu) ne s’affichent pas, mettez à jour l’application Dropbox installée sur votre PC.

Une autre méthode pour vérifier l’état de la synchronisation depuis votre PC consiste à cliquer sur l’icône Dropbox dans la barre des tâches :

synchronisation des fichiers sur Dropbox ou Google Drive

De plus, sur Android, la synchronisation ne se fait pas pendant que l’application est en cours d’utilisation. Il est donc nécessaire de la fermer et de la rouvrir.

Méthodes d’ouverture des fichiers

Pour ouvrir un fichier de comptabilité, vous devez lancer Banana Comptabilité Plus, et vous avez deux options :

  • Choisir la commande Ouvrir dans le menu Fichier.
  • Utiliser l’icône correspondante dans la barre d’outils pour accéder aux fichiers rapidement et facilement.

Les données présentes sur le disque sont celles qui ont été sauvegardées et mémorisées. Elles peuvent être ouvertes et modifiées.

  • Les fichiers comptables peuvent être ouverts s’ils sont stockés sur l’ordinateur local ou accessibles via un lecteur réseau. 
    S’ils ont été partagés par email, ils doivent d’abord être déplacés dans un dossier de l’ordinateur.
  • Un seul utilisateur à la fois peut ouvrir le fichier en mode modification.
    Si vous effectuez des modifications sur un fichier protégé ou déjà utilisé, vous devrez choisir un autre nom pour l’enregistrement.
  • Si le fichier est protégé par un mot de passe, une fenêtre de saisie du mot de passe s’affichera.
    Si l’année précédente est protégée par un mot de passe et que vous souhaitez exécuter la commande du Bilan amélioré avec groupes, le programme demandera le mot de passe de l’année précédente. Vous pouvez également suivre les suggestions indiquées sur la page fenêtre de saisie du mot de passe.
  • Le programme vous avertit que le fichier a été ouvert en mode lecture seule dans les cas suivants :
    • Le fichier se trouve sur un support non inscriptible (CD-ROM).
    • Le fichier se trouve dans un dossier temporaire non inscriptible.
    • Le fichier est protégé en écriture ou l’utilisateur n’a pas les droits pour le modifier.
    • Le fichier est déjà ouvert par un autre utilisateur.
    • Le fichier a déjà été ouvert par le même utilisateur ou dans une autre session. 

Rechercher les fichiers comptables *.ac2

Si vous ne vous souvenez plus dans quel dossier sont stockés les fichiers comptables, vous pouvez utiliser la recherche de Windows Explorer ou du Finder sur Mac.

Rechercher des fichiers comptables sur un ordinateur Windows

Les fichiers de Banana Comptabilité ont l’extension ".ac2". La fonctionnalité de recherche peut varier selon les versions de Windows.

  • Windows 10 : cliquez sur l’icône Rechercher et entrez ac2 ou le début du nom du fichier, puis cliquez sur la flèche Documents.
  • Dans le Gestionnaire de fichiers de l’Explorateur, entrez l’extension "*.ac2" ou le nom de votre comptabilité et laissez Windows effectuer la recherche.
  • Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier > Ouvrir dans Banana Comptabilité Plus, entrez l’extension *.ac2 dans la boîte de recherche située en haut à droite de la fenêtre de dialogue, puis cliquez sur l’icône Rechercher sur tout l’ordinateur ou sélectionnez le dossier où chercher le fichier.

Rechercher des fichiers comptables sur un ordinateur Mac

  • Dans Banana Comptabilité Plus, dans la fenêtre de dialogue d’ouverture Fichier > Ouvrir, entrez ac2 ou un mot du nom du fichier dans la boîte de recherche (en haut à droite). Utilisez les icônes pour choisir où effectuer la recherche (sur tout l’ordinateur ou dans les dossiers sélectionnés).
  • Ouvrez le Finder et entrez ac2 ou le début ou un mot du nom du fichier que vous souhaitez rechercher.
  • Faites un clic droit sur l’icône du Finder, cliquez sur Rechercher puis entrez ac2 ou le nom du fichier.

Copier ou déplacer les fichiers

Banana Comptabilité Plus peut enregistrer les fichiers sur n’importe quel lecteur reconnu par le système d’exploitation, tel qu’un disque inscriptible.
À partir de supports non inscriptibles (CD ou DVD), Banana Comptabilité peut uniquement lire les fichiers. Les fichiers *.ac2 peuvent être déplacés :

  • D’un dossier à un autre
    • Utilisez Windows Explorer ou Finder sur Mac pour localiser le dossier où les fichiers ont été enregistrés.
    • Copiez-les et déplacez-les dans le nouveau dossier de destination (une fois collés, ils peuvent être supprimés du dossier précédent si nécessaire).
  • D’un ordinateur à un autre
    • Enregistrez les fichiers sur une clé USB, puis transférez-les sur le nouvel ordinateur :
      • Ouvrez le fichier à sauvegarder.
      • Dans le menu Fichier > Enregistrer sous, choisissez comme destination la clé USB.
      • La copie peut également être effectuée en lançant l’Explorateur et en faisant glisser le fichier comptable vers le lecteur de la clé USB.
    • Vous pouvez également les envoyer en pièce jointe par email et les enregistrer sur le nouvel ordinateur.

Supprimer ou renommer les fichiers

Banana Comptabilité Plus ne possède pas de fonction intégrée pour supprimer ou renommer les fichiers. Pour cela, utilisez la fonction appropriée du système d’exploitation (Windows Explorer ou Finder sur Mac).

Travailler à plusieurs sur le même fichier 

Banana Comptabilité Plus fonctionne comme Excel : une seule personne à la fois peut travailler sur le même fichier. Faites donc attention à ce que d’autres personnes ne travaillent pas simultanément sur ce fichier.
Si vous travaillez sur un réseau local sous Windows et que le fichier est déjà utilisé par quelqu’un d’autre, vous recevrez un message indiquant que le fichier est disponible en lecture seule.
Sur d’autres systèmes d’exploitation, il n’y a pas de tels messages, il faut donc être prudent lorsqu’on travaille à plusieurs.
Si deux personnes travaillent en même temps sur le même fichier, la personne qui enregistre les données écrase celles qui ont été précédemment sauvegardées. 

Banana Comptabilité Plus ne peut pas détecter si un fichier est ouvert et modifié simultanément sur plusieurs ordinateurs. Il pourrait donc arriver qu’une personne supprime des données ou qu’une autre en ajoute de nouvelles. Seule la dernière version enregistrée du fichier sera conservée.  Il est donc important de veiller à ne pas travailler simultanément sur le même fichier.

Liens vers les fichiers numériques

Chaque opération comptable peut être liée à un justificatif comptable numérique.

  • Enregistrez les justificatifs de l’année dans un sous-dossier de l’année en cours. De cette manière, le programme crée des liens relatifs, qui fonctionneront même si les fichiers sont synchronisés sur différents ordinateurs.
  • Enregistrez les documents de base, tels que les polices d’assurance ou les contrats de location, dans un dossier séparé, car leur validité n’expire pas.

Travailler sur un réseau local

Si votre entreprise utilise un réseau local, vous pouvez créer la structure des dossiers sur ce réseau, de manière à ce qu’elle soit accessible à plusieurs utilisateurs.

Sur un réseau local, vous pouvez généralement attribuer des droits d’accès, afin de limiter le nombre de personnes pouvant accéder aux données comptables.

Travailler avec des systèmes Cloud

Si vous utilisez des systèmes Cloud tels que Dropbox, iCloud, OneDrive, Google Drive ou un autre service similaire, un dossier contenant les données synchronisées sera créé sur votre ordinateur.

Pour travailler sur plusieurs ordinateurs, il vous suffit de créer, dans le dossier des données synchronisées, un sous-dossier contenant les données de l’entreprise, en suivant la structure indiquée précédemment. 

Partager les données avec votre comptable

Les systèmes Cloud permettent également de partager les données avec d’autres utilisateurs. Vous devez créer la structure des dossiers comme indiqué ci-dessus, à l’intérieur du dossier principal synchronisé. Utilisez la commande de partage de Dropbox pour partager le dossier avec votre comptable, qui pourra ainsi consulter et modifier vos fichiers.

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