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Für grosse Unternehmen, die mit ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) arbeiten, ist es sehr interessant, Banana Buchhaltung für die Eingabe von Buchhaltungsdaten zu verwenden. Wegen seiner Einfachheit kann die Dateneingabe auch an Personen delegiert werden, die keine Vorkenntnisse in der Buchhaltung oder in ERP-Systemen haben, und dank seiner Flexibilität können die Daten leicht in elektronischem Format integriert und bestimmte Finanzberichte erstellt werden, was eine genauere Kostenkontrolle ermöglicht.
Um ein Verständnis für die möglichen Nutzungsarten zu vermitteln, stellen wir hier drei Anwendungsfälle vor.
Kassen der Kantonsschulen
Mehrere Schweizer Kantone verwenden Banana Buchhaltung, um das den einzelnen Schulen zur Verfügung stehende Kostenbudget zu verwalten. Die meisten Ausgaben und Investitionen der Kantonsschulen, wie Löhne, Unterhalt oder Gebühren, werden von den zuständigen Stellen über das zentrale ERP verwaltet. Jede Schule verfügt jedoch auch über ein eigenes Jahresbudget für Ausgaben im Zusammenhang mit dem Unterricht oder den Klassen, dessen Höhe im Allgemeinen begrenzt ist.
In jeder Schule erfasst eine Person die Geschäftsvorgänge, sammelt die Belege und gleicht die Konten mit Banana Buchhaltung ab. Der Kontenplan wird nach einem vordefinierten Schema erstellt, aber jede Schule passt ihn nach ihren eigenen Bedürfnissen an und kann so Kostenaufstellungen für einzelne Klassenoder anderes haben. Die zuständigen Personen können so ihre Budgets besser verwalten und die Konten prüfen.
In regelmässigen Abständen wird dann ein Bericht gedruckt oder exportiert, um die zentrale Buchhaltung zu aktualisieren. Dieser Auszug verwendet die Konten des zentralisierten Systems und gruppiert die Ausgaben der Periode, so dass die Datenintegration vereinfacht wird. Die detaillierten Daten befinden sich jedoch im internen Netzwerk, so dass alle Buchhaltungsdaten jederzeit zentral abgerufen werden können.
Projektbuchhaltung für grosse Hilfsorganisationen
Mehrere internationale Hilfsorganisationen, die in verschiedenen Ländern der Welt tätig sind, setzen Banana Buchhaltung ein, um die Buchhaltung der einzelnen Projekte vor Ort zu verwalten. Für die Einrichtung der lokalen Buchhaltung wird eine Standardvorlage verwendet, die dann an die Besonderheiten des jeweiligen Projekts angepasst wird. Manchmal wird die Buchhaltung direkt in der Landeswährung und nach den Buchhaltungsstandards des jeweiligen Landes geführt, ohne dass das zentrale Buchhaltungssystem angepasst werden muss.
Auch das für das Projekt vorgesehene Budget wird eingegeben. Häufig werden die Projekte von Dritten finanziert, die eine eigene Berichterstattung verlangen. In diesem Fall wird der Kontenplan mit den erforderlichen Kostenstellen versehen, um auch die zusätzliche Berichterstattung zu ermöglichen. Jedes Projekt sammelt die Belege, führt Buch und stimmt die Bank-, Kassen- und Verbindungskonten mit der Zentrale ab. Die örtliche Geschäftsführung hat stets einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation und kann das Budget mit den bereits erfolgten Ausgaben vergleichen.
Die Buchführung direkt vor Ort stärkt die Eigenverantwortung der Menschen, ermöglicht eine lokale Rechnungsprüfung und ist zudem wesentlich effizienter und kostengünstiger, da das Personal weniger kostet und man die Belege in der Landessprache lesen kann. Monatlich, vierteljährlich oder sogar jährlich wird ein Bericht mit den im zentralisierten System verwendeten Konten exportiert. Die Buchhaltungsdaten der einzelnen Projekte können so leicht ins Buchhaltungssystem integriert werden. Es gibt Organisationen, die einzelne Bewegungen importieren, und andere, die Gesamtdaten importieren.
Verwaltung von Finanz- oder Offshore-Gesellschaften
Mehrere grosse Unternehmen benutzen Banana Buchhaltung, um die Buchhaltung ihrer Tochtergesellschaften, Niederlassungen im Ausland, Finanzgesellschaften oder Stiftungen, die zur Gruppe gehören, zu verwalten. Die Verwaltung solcher Buchhaltungen (in verschiedenen Sprachen, Währungen oder mit unterschiedlichen Kontostrukturen) mit dem zentralisierten System kann sehr kompliziert und in Bezug auf die Lizenzen auch sehr teuer sein.
Mit Banana Buchhaltung kann der Kontenplan nach den besonderen lokalen Bedürfnissen eingerichtet werden. Die Buchhaltung und die Erfassung der Belege können direkt vor Ort von den Personen, die das Unternehmen leiten, oder auch von der zentralen Dienststelle, die die Tochtergesellschaften verwaltet, durchgeführt werden. Die Berichte von Banana Buchhaltung dienen sowohl der Erfüllung als auch der Kontrolle des Managements. Je nach Bedarf werden die Buchhaltungsdaten dann in das zentrale System importiert oder eingegeben.
Vorteile von Banana Buchhaltung
Die wichtigsten Vorteile von Banana Buchhaltung für die Verwaltung von separaten Buchhaltung sind:
- Die Buchhaltung kann auch von Personen geführt werden, die keine spezielle Buchhaltungsausbildung haben.
- Es ist ähnlich wie Excel, aber die Informationen werden mit einer Buchhaltungslogik eingegeben, strukturiert und überprüft. Man verfügt über qualitativ hochwertigere Daten, die in das ERP-System einfliessen können.
- Die lokalen Stellen können die Finanzkontrolle nach ihren eigenen Bedürfnissen ausüben, ohne das zentrale Buchhaltungssystem anpassen zu müssen.
- Jede Einheit kann den Kontenplan nach und nach anpassen, ohne dass dies Auswirkungen auf den Kontenplan der anderen Organisationseinheiten hat oder ein Eingreifen des zentralen Dienstes erforderlich ist.
- Bedürfnisse, z. B. Konten in Fremdwährung, lokale oder besondere Abrechnungen, die im zentralen System nicht verfügbar sind, können berücksichtigt werden.
- Die lokalen Konten können viel einfacher vor Ort abgeglichen und überprüft werden.
- Die Zentrale kann dank der Systeme zur gemeinsamen Nutzung von Daten auf die Buchhaltung der einzelnen lokalen Einheiten zugreifen.
- Bei Änderungen jeglicher Art wird eine weitere Einheit hinzugefügt, und es ist sehr einfach, sich anzupassen.
- Für die Umsetzung der Lösung reicht ein Personal Computer aus, ein besonderes Computersystem ist nicht erforderlich.
- Es ist nicht notwendig, das Personal für die Nutzung komplexer Systeme zu schulen.
- Nur die Personen, die im Besitz der Buchhaltungsdatei sind, haben Zugang zu den Buchhaltungsdaten, wodurch Probleme in Bezug auf die Einhaltung von Rechtsvorschriften, Vertraulichkeit und Sicherheit vermieden werden.
- Die Kosten für die Lizenzierung und Verwaltung der Lösung sind weitaus geringer als bei anderen Lösungen.
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Die in das ERP zu integrierenden Daten werden überprüft, abgeglichen und korrekt strukturiert.
Importieren von Daten aus Kontoauszügen oder anderen Datenbanken
Zentralisierte Systeme sind aus offensichtlichen Sicherheitsgründen viel starrer. Die Integration von externen Daten aus Kontoauszügen oder anderen Datenquellen muss von Fachleuten sehr sorgfältig und nach einer Reihe von Tests erfolgen. Leider ist es nicht immer einfach, den Datenimport zu automatisieren, weil sich Formate ändern können oder weil es besser ist, die Daten zunächst von Hand zu überprüfen, zu ergänzen oder zu korrigieren. Zudem werden Unterschiede manchmal erst am Ende des betreffenden Zeitraums beim Abgleich der Daten festgestellt.
Das Importieren von Daten in Banana Buchhaltung ist viel einfacher, weil derjenige, der die Buchhaltung führt, die Kontrolle über die Situation hat, die Daten bearbeiten und vervollständigen und sogar den Vorgang abbrechen kann. Man kann die Importdatei in Excel öffnen und sie dann kopieren und in die Tabelle Buchungen einfügen. In bestimmten Situationen kann es die schnellste und einfachste Lösung sein, die Buchhaltung in Banana Buchhaltung zu führen und sie dann in das ERP zu integrieren.
Blockchain für den Abgleich von Buchhaltungsdaten
Banana Buchhaltung verfügt über ein patentiertes System zur Zertifizierung der Buchhaltungsdaten, das auf der Blockchain-Technologie basiert. Damit kann man sicher sein, dass die bereits in die zentrale Buchhaltung importierten Bewegungen nicht verändert wurden, so dass die lokale und die zentrale Buchhaltung perfekt aufeinander abgestimmt sind.
Massgeschneiderte Berichte und Exporte
Mit Hilfe von Erweiterungen können massgeschneiderte Berichte und Exporte erstellt werden, um die Integration von Buchhaltungsdaten in das zentrale System zu erleichtern und sogar zu automatisieren. In der Regel prüft die Erweiterung, dass keine Fehler oder Differenzen vorhanden sind, dass die Daten richtig strukturiert und formatiert sind, so dass die Integration einfach und sicher erfolgen kann. Banana Buchhaltung wird in Kombination mit führenden ERPs wie SAP, SAP Business One, Microsoft Dynamics, Oracle Financial, Infor, QuickBooks, XERO, Kingdee, YonYou, Abacus Research und vielen anderen Lösungen verwendet.