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Die SAP Buchführung dezentralisieren: das Beispiel des Kantons Basel-Stadt

Der Kanton Basel-Stadt bewirtschaftet seine Finanzen mit dem ERP-System SAP R/3 (eine Standardsoftware für Grossbetriebe). Das Erziehungsdepartment des Kantons Basel-Stadt hat sich jedoch bereits 2010 dazu entschieden, die Buchführung der Ausgaben, die in der Kompetenz der Schulen liegen, dezentral handzuhaben und zwar mit Hilfe von Banana Buchhaltung.

  • Jeder Schulstandort der Volksschulen Basel (momentan 41 reguläre Schulen und 14 Tagesstrukturen) führt eine Buchhaltung am eigenen Sitz.
  • Alle 4 Monate werden die Bewegungen des Zeitraums mit Hilfe eines Banana-Berichts zusammengefasst, ausgedruckt und ans Departement gesandt. Dieses überträgt die Daten in die mit SAP R/3 geführte Buchhaltung des Kantons.

Die auf Banana Buchhaltung basierende Lösung hat sich aus diversen Gründen als sehr effizient erwiesen:

  • Mit Banana hat man gegenüber einer Lösung, bei der die Dateneingabe mit Microsoft Excel erfolgt, den Vorteil, dass die eingegebenen Daten sofort überprüft werden, auch unter buchhalterischen Aspekten. Ausserdem verfügt jede Schule über alle relevanten Daten zur eigenen finanziellen Lage und weiss somit jederzeit, wie viel des Budgets noch vorhanden ist.
  • In Banana kann man die Kontonummern des SAP-Systems hinterlegen. Auf diese Weise können die jeweiligen Buchführungsstellen die vom Kanton festgelegten Kontonummern nutzen und gleichzeitig ist sichergestellt, dass die Daten für die Übertragung ins SAP bereits eingabebereit sind.
  • Jede einzelne Schule hat zudem die Möglichkeit, den Kontenplan an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, sowohl unter Hinzufügung bereits vordefinierter Konten aus dem Zentralsystem, als auch durch Nutzung von Kostenstellen oder des Sortierfeldes von Banana. So hat die Schule eine Buchhaltungskontrolle, die auf ihre eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist und dennoch mit dem Zentralsystem kompatibel ist.
    Die einzelnen Schulen sind für die Verwaltung des ihnen zur Verfügung stehenden Budgets verantwortlich. Somit macht es auch Sinn, dass sie ihre Buchhaltung selber einrichten und bewirtschaften.
  • Die Qualität der Buchhaltungen ist sehr gut, weil die Daten auch jederzeit von der übergeordneten Volksschulleitung eingesehen und kontrolliert werden können. Bei Bedarf können die Banana-Buchungen sehr einfach korrigiert, gelöscht oder ergänzt werden. Geprüfte Daten werden anschliessend mit einer Sperre gegen weitere Änderungen geschützt. Vor dem Datenübertrag ins kantonale Rechnungswesen werden ausserdem die Bestandskonten (Kasse, Bank, Post etc.) abgestimmt und falls nötig bereinigt.
  • Die Buchhaltungsdateien der Schulen befinden sich auf einem Server des Departements. Die Volksschulleitung, das Departmentsrechnungswesen sowie die Revisoren der Finanzkontrolle haben somit jederzeit Zugriff auf die Detaildaten der diversen Schulen, auch zu denen aus den Vorjahren.
  • Die Kosten für den Kauf von Banana hielten sich in Grenzen und vor allem kommen keine wiederkehrenden Lizenzgebühren hinzu. Ausserdem kann Banana bequem von Personen benutzt werden, die keine buchhalterische Schulung oder Kenntnisse des SAP-Systems haben. Unter dem Strich hat der Kanton eine sehr effiziente und kostengünstige Lösung realisiert.

Die Schulen nutzen zur Zeit immer noch die Version 5 von Banana Buchhaltung, die sich als extrem stabil und leistungsstark herausgestellt hat. Trotzdem wägt der Kanton momentan ab, ob man zu einer aktuelleren Version übergehen soll, damit das Programm auch auf Mac oder Linux Systemen verwendet werden kann. Ausserdem könnten dann die neuen Funktionen von Banana zur Erstellung von Dateien genutzt werden, die automatisch ins SAP-System übernommen werden können.

Die Nutzung von Banana Buchhaltung als dezentralisiertes Dateneingabesystem hat sich für den Kanton Basel-Stadt als äusserst interessant gezeigt. Ein weiteres interessantes Beispiel ist das der Schweizer Entwicklungshilfeorganisation HELVETAS Swiss Intercooperation, die es dank der Banana Buchhaltung geschafft hat, die Buchführung den Projektleitern anzuvertrauen, die für die in den diversen Nationen verteilten Projekte verantwortlich sind.

 

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