Banana Contabilità come data-entry contabile per ERP Systems

News • 25/05/2022 •
In questo articolo

Per grandi aziende che usano degli ERP (Enterprise Resource Planning) è molto interessante impiegare Banana Contabilità come una sorta di data entry contabile. Grazie alla sua semplicità, l’immissione dei dati può essere delegata anche a persone che non hanno una formazione contabile o dei sistemi ERP, e grazie alla sua flessibilità si possono integrare facilmente i dati in formato elettronico e avere dei rendiconti finanziari specifici, che consentono un più preciso controllo dei costi.

 

Tabella registrazioni di Banana Contabilità

Per fare capire le possibili modalità d’impiego, presentiamo tre casi d’uso. In seguito vengono spiegati anche i vantaggi e date altre informazioni.

Casse delle scuole cantonali

Diversi Cantoni svizzeri usano Banana Contabilità per gestire il budget di spesa a disposizione delle singole scuole. La maggior parte delle spese e degli investimenti delle scuole cantonali, come stipendi, manutenzioni o oneri, è gestita dagli uffici competenti tramite l’ERP centralizzato. Ogni scuola dispone però anche di un proprio budget annuale per spese legate all’insegnamento o alle classi, generalmente con importi limitati.

In ogni scuola una persona registra le operazioni, raccoglie i giustificativi e riconcilia i conti con Banana Contabilità. Il piano dei conti viene creato usando uno schema preimpostato, però poi ogni scuola lo adatta in base alle proprie esigenze e può così avere dei rendiconti per le spese delle singole classi o per altro tipo. I responsabili riescono così a gestire al meglio il proprio budget ed effettuare le verifiche dei conti.

A intervalli regolari, viene poi stampato o esportato un rendiconto che serve per aggiornare la contabilità centralizzata. Questo rendiconto usa i conti del sistema centralizzato e raggruppa le spese per il periodo, così che l’integrazione dei dati è semplice. I dati di dettaglio sono comunque sulla rete interna e quindi anche a livello centrale è sempre possibile accedere a tutte le informazioni contabili.

Contabilità progetti di grandi organizzazioni umanitarie

Diverse organizzazioni umanitarie, che operano in diverse nazioni del mondo, impiegano Banana Contabilità per gestire direttamente sul posto la contabilità dei singoli progetti. La contabilità locale è impostata usando un modello standard che viene poi adattato alle specifiche del singolo progetto. A volte la contabilità viene gestita direttamente nella moneta locale e seguendo le norme per la tenuta contabile nella singola nazione, senza quindi la necessità di adattare il sistema contabile centralizzato.

Viene anche inserito il budget che è stato allocato per il progetto. Spesso i progetti sono finanziati da enti terzi che richiedono una rendicontazione propria. In questo caso il piano dei conti viene provvisto dei necessari centri di costo per avere anche la rendicontazione supplementare. Ogni progetto raccoglie i giustificativi, tiene la contabilità e riconcilia i conti bancari, cassa e quelli di collegamento con la centrale. La direzione locale ha una visione sempre aggiornata della situazione finanziaria e può avere il confronto fra il budget e quanto già speso.

Tenere la contabilità direttamente sul posto responsabilizza le persone, permette un auditing locale ed è anche molto più efficiente e meno costoso, perché il personale costa meno e sa leggere i giustificativi in lingua locale. Con frequenza mensile, trimestrale o anche annuale, viene esportato un rendiconto con i conti usati nel sistema centralizzato. I dati contabili dei singoli progetti possono così essere facilmente integrati nel sistema contabile. Ci sono organizzazioni che importano i singoli movimenti e altri invece che importano i dati riassuntivi.

Gestione società finanziarie o offshore

Diverse grandi società usano Banana Contabilità per gestire i conti delle proprie controllate, succursali all’estero, società finanziarie o fondazioni che fanno parte del gruppo. Gestire queste contabilità (magari in lingue, monete o con strutture conti diverse) con il sistema centralizzato può risultare molto complicato oltre che molto costoso in termine di licenze.

Con Banana Contabilità si può impostare il piano dei conti secondo le specifiche necessità locali. La tenuta della contabilità e raccolta dei giustificativi può essere fatta direttamente in loco dalle persone che gestiscono la ditta o anche dal servizio centrale che gestisce le controllate. I rendiconti di Banana Contabilità servono sia per gli adempimenti, sia per il controllo di gestione. Secondo le necessità, i dati della contabilità sono poi importati o inseriti nel sistema centralizzato.

Vantaggi dell’uso di Banana Contabilità

I principali vantaggi di usare Banana Contabilità per gestire le contabilità separate, sono:

  • La contabilità può essere gestita anche da persone che non hanno una formazione contabile specifica.
  • È simile a Excel, ma le informazioni sono inserite, strutturate e verificate con logiche contabili. Si hanno dei dati di maggiore qualità per essere ripresi nel sistema ERP.
  • Le entità locali possono avere un controllo finanziario secondo le proprie esigenze, senza la necessità di personalizzare il sistema di contabilità centralizzata.
  • Ogni entità può adattare il piano dei conti in corso d’opera, senza che questo abbia un impatto su quello delle altre entità o richieda un intervento dal servizio centrale.
  • Si può fare fronte a necessità, per esempio conti multi-moneta, rendicontazioni locali o specifiche, che non sono disponibili sul sistema centrale.
  • I conti locali possono essere riconciliati e verificati molto più facilmente in loco.
  • La sede centrale, grazie a sistemi di condivisione dei dati, può accedere alla contabilità di ogni entità locale.
  • Se ci sono cambiamenti di qualsiasi genere, si aggiunge un’altra entità ed è molto facile adattarsi.
  • Basta qualsiasi Personal Computer per implementare la soluzione, non serve un sistema informatico particolare.
  • Non è necessario formare il personale per utilizzare dei sistemi complessi.
  • Solo le persone in possesso del file contabile ha accesso ai dati contabili specifici, evitando così che nascano problemi legali di compliance, di confidenzialità e di sicurezza.
  • Il costo della licenza d’uso e della gestione della soluzione è di gran lunga inferiore a qualsiasi altra soluzione.
  • I dati da integrare nell’ERP sono verificati, riconciliati e strutturati correttamente.

Importazione di dati da estratti bancari o altre fonti

I sistemi centralizzati sono, per ovvi motivi di sicurezza, molto più rigidi. L’integrazione di dati esterni provenienti da estratti conto o altre fonti, deve essere predisposta con molta cura da dei tecnici specializzati e dopo avere effettuato tutta una serie di test. Purtroppo, non è però sempre facile automatizzare l’importazione dei dati, perché i formati possono cambiare o perché è meglio che i dati siano prima verificati, completati o corretti a mano. Inoltre, certe volte è solo alla fine del periodo, quando si riconciliano i dati, che si scoprono delle differenze.

Importare i dati in Banana Contabilità è molto più semplice, perché chi fa la contabilità ha il controllo della situazione, può modificare e completare i dati e anche annullare l’operazione. Si può aprire il file di importazione in Excel, e poi fare il copia e incolla nella tabella Registrazioni. In certe situazioni tenere la contabilità e riconciliare i conti in Banana Contabilità e poi integrarli nell’ERP può essere la soluzione più veloce e semplice.

Importare in Banana Contabilità

Blockchain per l’allineamento dei dati contabili

Banana Contabilità include un sistema brevettato di certificazione dei dati contabili basato sulla tecnologia blockchain, che permette di essere certi che i movimenti già importati nella contabilità centrale non sono stati modificati, così che le contabilità locali e quella centralizzata sono perfettamente in linea.

Report ed esportazione su misura

Grazie alle estensioni si possono creare report ed esportazioni su misura, per facilitare e anche automatizzare l’integrazione dei dati contabili nel sistema centrale. L’estensione di regola verifica che non ci siano errori o differenze, che i dati siano strutturati e formattati correttamente così che l’integrazione può avvenire in modo semplice e sicuro. Banana Contabilità viene usato in combinazione dei più importanti ERP come SAP, SAP Business One, Microsoft Dynamics, Oracle Financial, Infor, QuickBooks, XERO, Kingdee, YonYou, Abacus Research e tante altre soluzioni.