Banana Comptabilité comme saisie de données comptables pour les systèmes ERP

News • 03/06/2022 •
Dans cet article

Pour les grandes entreprises qui utilisent des ERP (Enterprise Resource Planning), il est très intéressant d'utiliser Banana Comptabilité comme une sorte de saisie de données comptables. Grâce à sa simplicité, la saisie des données peut être déléguée même à des personnes qui n'ont pas de formation en comptabilité ou en systèmes ERP, et grâce à sa flexibilité, il est facile d'intégrer des données au format électronique et d'avoir des états financiers spécifiques, qui permettent un contrôle plus précis des coûts.

Tabella registrazioni di Banana Contabilità

Afin de donner une idée des utilisations possibles, trois cas d'utilisation sont présentés. Les avantages et autres informations sont ensuite expliqués.

Écoles cantonales

Plusieurs cantons suisses utilisent Banana Comptabilité pour gérer le budget de dépenses dont disposent les écoles individuelles. La plupart des dépenses et des investissements des écoles cantonales, tels que les salaires, l'entretien ou les charges, sont gérés par les bureaux compétents par le biais de l'ERP centralisé. Cependant, chaque école dispose également de son propre budget annuel pour les dépenses liées à l'enseignement ou aux cours, avec des montants généralement limités.

Dans chaque école, une personne enregistre les transactions, collecte les recettes et réconcilie les comptes avec Banana Comptabilité. Le plan comptable est créé à partir d'un schéma prédéfini, mais chaque école l'adapte ensuite en fonction de ses propres besoins et peut ainsi disposer de relevés pour les dépenses individuelles des classes ou autres. De cette façon, les responsables sont en mesure de mieux gérer leurs budgets et de réaliser des audits.

A intervalles réguliers, un rapport est imprimé ou exporté pour mettre à jour les comptes centralisés. Ce rapport utilise les comptes du système centralisé et regroupe les dépenses de la période, de sorte que l'intégration des données est facile. Les données détaillées se trouvent toutefois sur le réseau interne et, par conséquent, toutes les informations comptables sont toujours accessibles de manière centralisée.

Le canton de Bâle-Ville utilise Banana Comptabilité (page en allemand).

Comptabilité de projet pour les grandes organisations humanitaires

Plusieurs organisations humanitaires, opérant dans différents pays du monde, utilisent Banana Comptabilité pour gérer directement la comptabilité de projets individuels sur place. La comptabilité locale est mise en place selon un modèle standard qui est ensuite adapté aux spécificités du projet individuel. Parfois, la comptabilité est gérée directement dans la monnaie locale et selon les normes comptables du pays concerné, sans qu'il soit nécessaire d'adapter le système comptable centralisé.

Le budget qui a été alloué au projet est également saisi. Les projets sont souvent financés par des tiers qui exigent leurs propres rapports. Dans ce cas, le plan comptable est fourni avec les centres de coûts nécessaires afin de disposer également de rapports supplémentaires. Chaque projet collecte les recettes, tient les comptes et réconcilie les comptes bancaires, les comptes de caisse et les comptes de liaison avec le siège. La direction locale dispose d'une vue actualisée de la situation financière et peut comparer le budget avec ce qui a déjà été dépensé.

La tenue des comptes directement sur place responsabilise les gens, permet un audit local et est également beaucoup plus efficace et moins coûteuse, car le personnel coûte moins cher et peut lire les reçus dans la langue locale. Sur une base mensuelle, trimestrielle ou même annuelle, un rapport est exporté avec les comptes utilisés dans le système centralisé. Les données comptables des différents projets peuvent ainsi être facilement intégrées dans le système comptable. Il existe des organisations qui importent des transactions individuelles et d'autres qui importent des données récapitulatives.

L'organisation Helvetas Swiss Intercooperation utilise Banana Comptabilité.

Gestion de sociétés financières ou offshore

Plusieurs grandes entreprises utilisent Banana Comptabilité pour gérer les comptes de leurs filiales, de leurs succursales à l'étranger, des sociétés financières ou des fondations appartenant au groupe. En général, la gestion de ces comptes (celle-ci peut souvent-être dans différentes langues, devises ou avec différentes structures de compte) avec le système centralisé peut être très compliquée ainsi que très coûteuse en termes de licences.

En revanche, avec Banana Comptabilité, cette gestion est facilitée, car il est possible de configurer le plan comptable en fonction des besoins locaux spécifiques. La comptabilité et la collecte des recettes peuvent être effectuées directement sur place par les personnes qui gèrent l'entreprise ou même par le service central qui gère les filiales. Les rapports de Banana Comptabilité servent à la fois à la conformité et au contrôle de gestion. Selon les besoins, les données comptables sont, ensuite, importées ou insérées dans le système centralisé.

Avantages de l'utilisation de Banana Comptabilité

Les principaux avantages de l'utilisation de Banana Comptabilité pour gérer les comptes séparés sont les suivants :

  • La comptabilité peut être gérée même par des personnes qui n'ont pas de formation comptable spécifique.
  • Il est similaire à Excel, mais les informations sont saisies, structurées et vérifiées avec une logique comptable. Vous disposez de données de meilleure qualité à réinjecter dans le système ERP.
  • Les branches locales peuvent disposer d'un contrôle financier adapté à leurs besoins, sans devoir personnaliser le système comptable centralisé.
  • Chaque branche locale peut adapter son plan comptable en cours de travail, sans que cela ait un impact sur celui des autres branches locales ou que cela ne nécessite une intervention du service central.
  • Il est possible de prendre en charge des éléments locaux, tels que des comptes multidevises, des comptes locaux ou spécifiques, qui ne sont pas disponibles dans le système central.
  • Les comptes locaux peuvent être réconciliés et vérifiés beaucoup plus facilement sur place.
  • Le siège central, grâce aux systèmes de partage des données, peut accéder aux comptes de chaque branche locale.
  • S'il y a des changements de quelque nature que ce soit, une autre entité est ajoutée et il est très facile de s'adapter.
  • Chaque ordinateur personnel est suffisant pour mettre en œuvre la solution, aucun système informatique spécial n'est nécessaire.
  • Il n'est pas nécessaire de former le personnel à l'utilisation de systèmes complexes.
  • Seules les personnes en possession du dossier comptable ont accès aux données comptables spécifiques, évitant ainsi les problèmes juridiques de conformité, de confidentialité et de sécurité.
  • Le coût de la licence d'utilisation et de gestion de la solution est bien inférieur à celui de toute autre solution. Consultez les prix de Banana Accounting Plus.
  • Les données à intégrer dans l'ERP sont vérifiées, réconciliées et structurées correctement.

Importation de données à partir de relevés bancaires ou d'autres sources

Les systèmes centralisés sont, pour des raisons évidentes de sécurité, beaucoup plus rigides. L'intégration de données externes provenant de relevés bancaires ou d'autres sources doit être préparée très soigneusement par des techniciens spécialisés et après toute une série de tests. Malheureusement, il n'est pas toujours facile d'automatiser l'importation des données, parce que les formats peuvent changer ou parce qu'il est préférable que les données soient d'abord vérifiées, complétées ou corrigées à la main. De plus, ce n'est parfois qu'en fin de période, lors du rapprochement des données, que les différences sont découvertes.

L'importation de données dans Banana Comptabilité est beaucoup plus facile, car la personne qui fait la comptabilité a le contrôle de la situation, peut modifier et compléter les données et même annuler l'opération. Vous pouvez ouvrir le fichier d'importation dans Excel, puis le copier et le coller dans le tableau des Écritures. Dans certaines situations, tenir la comptabilité et réconcilier les comptes dans Banana Comptabilité puis les intégrer dans l'ERP peut être la solution la plus rapide et la plus simple.

Importare in Banana Contabilità

Blockchain pour l'alignement des données comptables

Banana Comptabilité inclut un système breveté de certification des données comptables basé sur la technologie blockchain qui permet d'être certain que les mouvements déjà importés dans la comptabilité centrale n'ont pas été modifiés, afin que la comptabilité locale et la comptabilité centralisée soient parfaitement en phase.

Rapports et exportations sur mesure

Des rapports et des exportations personnalisés peuvent être créés à l'aide d'extensions pour faciliter et même automatiser l'intégration des données comptables dans le système central. En règle générale, l'extension vérifie qu'il n'y a pas d'erreurs ou de différences, que les données sont structurées et formatées correctement afin que l'intégration puisse se faire de manière simple et sûre. Banana Comptabilité est utilisé en combinaison avec les ERP les plus importants tels que SAP, SAP Business One, Microsoft Dynamics, Oracle Financial, Infor, QuickBooks, XERO, Kingdee, YonYou, Abacus Research et bien d'autres solutions.