Buchhaltung für ein Restaurant | Beschreibende Konten

Budget für ein Restaurant erstellen

In jedem Gastronomiebetrieb ist es entscheidend, im Laufe des Jahres fundierte Entscheidungen über die wirtschaftliche und finanzielle Situation treffen zu können – idealerweise frühzeitig, bevor Probleme entstehen. Deshalb bietet Banana Buchhaltung in seinen Vorlagen die praktische Funktion "Budget", mit der Sie den Finanzplan (Budget) für Ihr Restaurant einfach und strukturiert erstellen können.

Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Budgeterstellung. Folgen Sie einfach den nachstehenden Anleitungen –  schnell, unkompliziert und praxisnah. So können Sie sich voll und ganz auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die erfolgreiche Führung Ihres Betriebs und die Zufriedenheit Ihrer Gäste.

1.  Einnahmen eingeben

Zuerst müssen die fixen Einnahmen erfasst werden. Zur Orientierung können Sie sich dabei an den Einnahmen des Vorjahres orientieren. In der Regel setzen sich die Einnahmen aus folgenden Bereichen zusammen:

• Lebensmittelverkäufen
• Getränkeverkäufen

Gerade bei Restaurants ist es sinnvoll, die Umsätze für Speisen und Getränke monatsweise aufzuteilen, da diese je nach Feiertagen und Jahreszeiten stark schwanken können. Selbstverständlich können Sie die Verkaufspositionen individuell anpassen – z.B. nach Art der Speisen oder Getränke noch weiter untergliedern.

Darüber hinaus gibt es möglicherweise Einnahmen, die nicht direkt mit dem Tagesgeschäft Ihres Betriebs zusammenhängen, zum Beispiel:

• Mieteinnahmen aus Immobilien
• Zinserträge aus Bank- oder Postkonten

Eine Anleitung, wie Sie die Budgetdaten im Banana-Programm technisch eingeben, finden Sie auf unserer Webseite unter Tabelle Budget.

2.  Fixe und variable Ausgaben eingeben

Listen Sie alle Ausgaben auf, die im Laufe des Jahres zu erwarten sind. Auch hier können Sie sich an den Ausgaben des Vorjahres orientieren und überlegen, ob es Änderungen geben wird – und die Beträge entsprechend anpassen.

Zu den wichtigsten Ausgabeposten zählen:

• Waren- und Rohstoffeinkauf (z.b. Lebensmittel und Getränke)
• Löhne und Gehälter
• Ausrüstung und Ausstattung
• Sozialversicherungsbeiträge
• Versicherungen (z.B. für Personal, Maschinen, Sachwerte)
• Miete, Hypotheken, Zinsen
• Steuern und Abgaben
• Energie- und Betriebskosten (Strom, Wasser, Gas)
• Telefon- und Internetkosten
• Reinigungsdienste
• Werbung und Marketing

Besonders bei Lebensmitteln und Getränken lohnt es sich, die Ausgaben auf Monatsbasis aufzuteilen – denn je nach Saison oder Feiertagen können die Kosten stark schwanken.

3. Einnahmen und Ausgaben überprüfen

Nachdem Sie alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben aufgelistet haben, ist es an der Zeit, diese miteinander zu vergleichen. Ziel ist es zu prüfen, ob der angestrebte Gewinn – also Ihr Hauptziel – realistisch erreichbar ist.

Für diesen Vergleich benötigen Sie einen Budgetbericht. Wenn Sie mit einer Banana-Buchhaltungsvorlage arbeiten, öffnen Sie im Menü Berichte den Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen und wählen dort den gewünschten Jahresbudget-Bericht aus – dieser ist in diesem Fall besonders aussagekräftig.

Die Analyse des Budgetberichts verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre voraussichtliche Liquidität, Ihre Schulden (Verbindlichkeiten) und Ihr Gesamtvermögen – basierend auf den geplanten Einnahmen und Ausgaben.

Diese Übersicht hilft Ihnen zu erkennen, ob Sie bestimmte Einnahmen oder Ausgaben möglicherweise überschätzt oder unterschätzt haben.

Sollte sich ein möglicher Verlust abzeichnen, empfiehlt es sich, umgehend Sparmassnahmen zu ergreifen: Überdenken Sie Ihre geplanten Ausgaben – und passen Sie die Beträge gegebenenfalls an, um Ihre finanziellen Ziele abzusichern.

4.  Überprüfung mit der Bilanz zum Jahresende

Am Ende des Jahres, wenn alle Buchungen erfasst wurden, können Sie einen Bericht erstellen, der Ihnen den Endbestand aller Konten anzeigt und diesen mit den budgetierten Werten vergleicht. So prüfen Sie zuverlässig, ob Ihre zu Jahresbeginn erstellte Planung realistisch war – und ob Sie den damals angestrebten Gewinn tatsächlich erreicht haben.

Um den Vergleich zwischen den geplanten Werten und den tatsächlichen Endsalden zu erstellen, gehen Sie ins Menü Berichte, wählen Formatierte Bilanz nach Gruppen und klicken dort auf Jährlicher Ausdruck mit Budgetvergleich.

Bei grösseren Abweichungen können Sie analysieren, bei welchen Einnahmen oder Ausgaben Ihre ursprünglichen Schätzungen ungenau waren – und diese Beträge im Budget für das neue  Jahr entsprechend anpassen.