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Il calcolo e la suddivisione delle spese rimborsabili dagli inquilini tiene conto di:
- Il conto del Conteggio annuale che serve per registrare i conteggi calcolati per gli Inquilini.
- Si registra ogni singola spesa che deve essere rimborsata dall'inquilino (esempio conto 1100 in Avere).
- La contropartita è il conto di Conteggio annuale (conto Dare).
- L'importo delle spese è quello riferito a tutto il periodo di spese da suddividere.
- Gli anticipi sulle spese pagati dagli inquilini durante l'anno devono essere considerati nel calcolo del conteggio.
- Si registra in un unica registrazione il totale degli anticipi richiesti durante il periodo nel conto degli Anticipi dagli inquilini (conto Dare).
- La contropartita è il conto del Conteggio annuale (conto Avere).
- L'importo da girare è il totale degli anticipi richiesti a tutti gli inquilini durante il periodo.
- Differenze nel conto del Conteggio annuale.
- Dopo le due operazioni precedenti l'importo restante del conto Conteggio annuale è uguale al totale dei conteggi da suddividere agli inquilini.
- Questo importo deve essere suddiviso per ogni inquilino tramite un calcolo che fa uso di chiavi o coefficienti di suddivisione.
- Quando si registrano i conteggi calcolati per ogni singolo inquilino nel conto del Conteggio annuale questo conto dovrebbe azzerarsi o dovrebbero restare pochi centesimi non più suddivisibili a tutti gli inquilini.
Suddivisione delle spese per ogni appartamento
La suddivisione delle spese è riferita a ogni singolo appartamento e eventualmente anche al periodo di tempo in cui un inquilino è stato effettivamente inquilino.
Banana Contabilità Plus permette di tenere nota delle spese rimborsabili, ma non si occupa della suddivisione, perché il tema della suddivisione è diverso per ogni immobile e a volte può avere anche delle suddivisioni molto complesse.
Per la suddivisione si consiglia quindi di creare una tabella Excel per ogni immobile e per ogni anno (o periodo di suddivisione) dove sono riportati i totali di ogni singola spesa e poi gli importi sono calcolati e suddivisi tramite delle chiavi o coefficienti di suddivisione (m2, consumo, ecc).
Vedi l'esempio di seguito e scarica il modello Excel.
Conteggio agli inquilini
Il conteggio calcolato deve essere registrato in contabilità:
- Se l'inquilino ha versato meno rispetto alle spese a lui assegnate si chiede la differenza e si registra nel conto dell'inquilino in Dare.
La contropartita è il conto per il Conteggio annuale. - Se l'inquilino ha versato di più rispetto alle spese a lui assegnate si rimborsa la differenza e si registra nel conto dell'inquilino in Avere.
La contropartita è il conto per il Conteggio annuale. - Dopo avere registrato i conteggi ai rispettivi inquilini il conto Conteggio annuale dovrebbe azzerarsi o dovrebbe restare un importo di pochi centesimi che non può essere ulteriormente suddiviso su tutti gli inquilini.
- Se il conto Conteggio annuale si azzera o restano solo pochi centesimi la suddivisione delle spese è avvenuta correttamente.
- Se il conto Conteggio annuale non si azzera o restano importi superiori a pochi centesimi la suddivisione non è avvenuta correttamente. È quindi necessario ricontrollare i calcoli fatti per suddividere le spese agli inquilini.
Spese calcolate nel periodo successivo
- Le spese che non rientrano nel periodo di conteggio corrente, non vengono spostate nel conto per il Conteggio annuale. Queste spese verranno spostate e calcolate solo nel periodo o anno successivo.
- Con i conti delle spese rimborsabili dagli inquilini negli Attivi di una contabilità in partita doppia queste spese verranno riportate automaticamente nell'anno contabile successivo.
- Con i conti delle spese rimborsabili dagli inquilini nei Costi queste spese, a fine anno, devono essere spostate tra gli importi sospesi del Bilancio per riportarle nell'anno successivo.
Spese rimborsabili dagli inquilini pro-rata
Quando due inquilini si sono alternati come inquilini dell'appartamento durante l'anno, potrebbe essere necessario suddividere le spese pro-rata:
- Potrebbero esistere tuttavia anche altri metodi di suddivisione come quello per mesi o per periodo caldo e freddo dell'anno e così via.
- I metodi per la suddivisione delle spese pro-rata variano secondo le normative locali vigenti o secondo i contratti di affitto dell'appartamento.
