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La ripartizione delle spese e il conguaglio spese a carico degli inquilini avviene in questo modo:
- Il conto Conteggio annuale serve per calcolare e registrare i conguagli spese agli inquilini.
- Si accredita ogni spesa a carico dell'inquilino (esempio conto 1100 in Avere).
- La contropartita sarà il conto Conteggio annuale (conto Dare).
- L'importo sarà quello riferito al periodo di conteggio da ripartire nel conguaglio.
- Gli acconti spese pagati dagli inquilini durante l'anno devono essere considerati nel calcolo del conguaglio spese.
- Si addebita il conto Acconti spese richiesti agli inquilini (conto Dare).
- La contropartita sarà il conto Conteggio annuale (conto Avere).
- L'importo da girare sarà il totale degli acconti richiesti durante il periodo di conteggio a tutti gli inquilini.
- Conto Conteggio annuale.
- Dopo le operazioni precedenti il saldo del conto Conteggio annuale corrisponde al totale dei conguagli spese di tutti gli inquilini.
- Questo saldo è l'importo che deve essere ripartito a ogni inquilino secondo le ripartizioni relative a ogni unità abitativa.
- Quando si addebitano i conguagli nel conto Conteggio annuale questo conto dovrebbe azzerarsi.
Per ottenere l'importo del conguaglio spese di ogni inquilino è necessario calcolarlo secondo le corrette ripartizioni di ogni immobile.
Ripartizione delle spese per le unità
Le spese a carico degli inquilini sono generalmente riferite a tutte le unità abitative, successivamente devono essere ripartite a ogni unità abitativa e eventualmente anche per il periodo di tempo in cui un inquilino è stato in affitto.
Il programma permette di tenere conto delle spese complessive a carico degli inquilini, ma non si occupa della ripartizione, perché il tema della ripartizione è specifico per ogni immobile e può avere delle particolarità che sono molto complesse.
Per la ripartizione si consiglia di creare una tabella Excel specifica per ogni immobile e per ogni anno contabile (o periodo di ripartizione) dove sono riportati i totali dei conti contabili a carico degli inquilini e poi gli importi sono suddivisi tramite dei coefficienti di ripartizione.
Vedi l'esempio di seguito e scarica il modello Excel.
Conguaglio spese inquilino
Il conguaglio spese di ogni inquilino deve essere registrato in contabilità.
- Se il conguaglio è a favore del proprietario si addebita l'inquilino (conto inquilino Dare).
- La contropartita è il conto Conteggio annuale.
- Se il conguaglio è a favore dell'inquilino si accredita l'inquilino (conto inquilino Avere).
- La contropartita è il conto Conteggio annuale.
- Dopo avere registrato tutti i conguagli spese agli inquilini il conto Conteggio annuale dovrebbe azzerarsi o dovrebbe restare un saldo di pochi centesimi che non possono essere ulteriormente ripartiti su tutti gli inquilini.
- Se il conto Conteggio annuale si azzera o restano solo pochi centesimi la ripartizione è avvenuta correttamente.
- Se il conto Conteggio annuale non si azzera o restano importi superiori a pochi centesimi la ripartizione non è avvenuta correttamente ed è quindi necessario ricontrollare le formule usate per ripartire le spese agli inquilini.
Sospesi
- Le spese che non rientrano nel periodo di conteggio corrente, e che quindi non sono state spostate nel conto Conteggio annuale, devono essere riportate all'anno successivo e ripartite con il conguaglio spese successivo.
- Con i conti delle spese a carico degli inquilini negli Attivi i saldi di ogni conto saranno ripotati automaticamente nell'anno contabile successivo.
- Con i conti delle spese nel Conto Economico i saldi di ogni conto delle spese a carico degli inquilini devono essere spostati nei sospesi in Bilancio durante la fase di chiusura e riapertura del nuovo anno contabile. Successivamente è necessario azzerare il sospeso e spostare nuovamente le spese rimanenti nel Conto Economico.
Spese a carico degli inquilini pro-rata
Le spese a carico dei comproprietari devono essere ripartite sulle diverse unità abitative.
- Un'unità abitativa potrebbe avere nel corso di un anno contabile più di un inquilino a causa dei traslochi, disdette e inquilini subentranti.
- In caso di più inquilini nella stessa unità abitativa durante un periodo contabile si dividono le spese con il calcolo pro-rata.
- Esistono tuttavia altri metodi di suddivisione come quello per mesi interi o per periodo caldo e freddo dell'anno e così via.
- I metodi di suddivisione delle spese pro-rata variano secondo le normative locali vigenti o secondo i contratti sottoscritti.
