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Bei der Verteilung der Immobilienkosten und der von den Miteigentümern zu tragenden Nebenkosten wird Folgendes berücksichtigt:
- Die Summe aller Immobilienkosten, also der Gesamtbetrag der Ausgaben, die unter den STWEG-Miteigentümern aufzuteilen sind.
- Die Summe aller erforderlichen Erlöse (Einnahmen), welche einen Teil der Immobilienkosten decken.
- Die Differenz zwischen der Summe aller Ausgaben und der Summe aller Einnahmen entspricht dem Gesamtbetrag der Abrechnungen gegenüber den Miteigentümern.
- Diese Differenz ist der Ausgleichsbetrag, der sich nach der Verteilung auf die einzelnen Wohneinheiten für alle Miteigentümer ergibt.
- Diese Differenz ist der Betrag, der gemäss den Miteigentumsanteilen (z.B. nach Quadratmetern) auf die einzelnen Miteigentümer zu verteilen ist.
- Wenn die Einnahmen die Immobilienkosten übersteigen, ergibt sich in der Regel ein Überschuss, der an die Miteigentümer ausgeschüttet werden kann.
- Sind die Einnahmen tiefer als die Immobilienkosten, entsteht in der Regel ein Fehlbetrag (auch Defizit genannt), der von den Miteigentümern zusätzlich eingefordert werden kann.
- Jede Kostenabrechnung kann entweder zugunsten des Miteigentümers oder zugunsten der Eigentümergemeinschaft (STWEG) ausfallen – unabhängig davon, ob ein Überschuss verteilt oder ein Fehlbetrag abgedeckt werden muss.
- Bei der korrekten Verrechnung der Nebenkosten auf die einzelnen Miteigentümer gilt: Die Summe aller Immobilienkosten entspricht exakt der Summe aller Einnahmen – es entsteht weder Gewinn noch Verlust.
Verteilung der Nebenkosten gemäss STWEG-Miteigentumsanteilen
Die von den STWEG-Miteigentümern zu tragenden Nebenkosten müssen auf die einzelnen Miteigentumsanteile – und gegebenenfalls auch auf den Zeitraum des Eigentums – verteilt werden.
Das Programm ermöglicht die Berücksichtigung der Grundstückskosten, übernimmt jedoch nicht die eigentliche Verteilung. Diese ist bei jeder Liegenschaft unterschiedlich und kann sehr komplexe Besonderheiten aufweisen.
Für die Verteilung empfiehlt es sich, für jede Liegenschaft und jedes Jahr (bzw. für jeden Abrechnungszeitraum) eine eigene Excel-Tabelle zu erstellen. In dieser werden die Gesamtsummen der relevanten Konten aufgeführt und die Beträge mithilfe von Verteilungsschlüsseln auf die Miteigentümer umgelegt. Siehe Beispiel unten sowie die beigelegte Excel-Vorlage.
Nebenkostenabrechnung für STWEG-Miteigentümer
Der Saldo der Ausgaben jedes STWEG-Miteigentümers muss in der Buchhaltung erfasst werden.
- Fällt der Saldo der Nebenkosten zugunsten der Eigentümergemeinschaft (STWEG) aus, wird dieser gutgeschrieben (das Konto 'Miteigentum' im 'Soll').
- Als Gegenkonto ist das Konto "Einnahmen aus Wohnungseigentumskosten" zu verwenden.
- Fällt der Restbetrag zugunsten des STWEG-Miteigentümers aus, entspricht dies einer Gutschrift (das Konto 'Miteigentümer' im 'Haben').
- Auch hier ist als Gegenkonto das Konto "Einnahmen aus Wohnungseigentumskosten" zu verwenden.
- Nachdem sämtliche Nebenkosten korrekt auf die STWEG-Miteigentümer verteilt wurden, sollte der Gewinn oder Verlust null betragen.
- Wenn der Gewinn oder Verlust auf null sinkt oder nur noch wenige Rappen verbleiben, wurde die Verteilung korrekt durchgeführt.
- Wenn der Gewinn oder Verlust jedoch nicht auf null sinkt oder Beträge von mehr als wenigen Rappen verbleiben, wurde die Verteilung nicht korrekt vorgenommen. In diesem Fall ist es erforderlich, die zur Verteilung der Kosten auf die Miteigentümer verwendeten Formeln zu überprüfen.
Verteilung der für den Steuerabzug relevanten Aufwendungen
Für die Verteilung der Ausgaben, die für einen möglichen Steuerabzug in Frage kommen, empfiehlt es sich, für jede Liegenschaft und jedes Jahr (bzw. für jeden Abrechnungszeitraum) eine eigene Excel-Tabelle zu erstellen. In dieser Tabelle werden die Gesamtsummen der abzugsfähigen Konten aufgeführt. Die Beträge werden anschliessend mithilfe von Verteilungskoeffizienten auf die Miteigentümer verteilt. Siehe Beispiel unten sowie die beigefügte Excel-Vorlage.
