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Les fichiers d'exemple suivants sont disponibles pour commencer :
- Comptabilité dépenses/recettes pour associations en Suisse
- Comptabilité en partie double pour associations en Suisse
Banana Comptabilité permet de configurer la liste des membres avec les données des adresses et une série d'autres paramètres qui permettent d'obtenir automatiquement :
- Liste de membres
- Factures aux membre (utilisation de la facturation intégrée)
- Fiches de compte des membres avec tous les mouvements et le solde
- Attestation de dons
Ci-dessous est expliqué comment configurer la liste des membres comme des centres de coût (comptabilité sur les encaissements).
Dans l'un des paragraphes suivants, il est indiqué comment configurer la liste des membres avec des comptes actifs, dans le cas où l'on enregistre selon le principe de trésorerie.
Configurer les comptes des membres - comptabilité selon le principe de trésorerie
Les associations qui gèrent la comptabilité selon le principe trésorerie doivent configurer les comptes des membres avec le centre de coût CC3 (;). La cotisation sociale est ainsi enregistrée comme un revenu au moment du versement. Le code du membre est enregistré comme une information supplémentaire à celle de la comptabilité. La liste des membres est ajoutée dans le Tableau Comptes, à la fin du plan comptable :
- Dans la colonne Section, ajoutez une astérisque (*) pour le changement de section.
- Dans la colonne Section de la ligne suivante, inscrivez 04 comme revenus.
- Utilisez le centre de coût CC3 (;) pour chaque compte des membres.
Dans la colonne Section, ajoutez une astérisque (*) pour le changement de section.
Dans la colonne Section de la ligne suivante, inscrivez 04 comme revenus.Utilisez le centre de coût CC3 (;) pour chaque compte des associés.
Insérer les données d'adresse
Les données des membres, telles que l'adresse, le téléphone, l'e-mail, sont insérées dans les colonnes appropriées, qui sont visibles dans la vue Adresses. Si la vue Adresses n'est pas visible, ajoutez-la depuis le menu Outils > Ajouter/Supprimer une fonction > Ajouter les colonnes d'adresses dans le Tableau Comptes.
Ecritures des cotisations sociales sur CC3
Les versements et autres mouvements liés aux membres sont enregistrés dans le tableau Ecritures. Si les membres ont été configurés avec le centre de coût CC3, enregistrez comme suit :
- Insérer la date et le numéro de document.
- Insérer la description.
- Dans la colonne Débit, inscrire le compte bancaire, et dans la colonne Crédit, inscrire le compte de revenu Don.
- Dans la colonne "CC3", insérer le compte associé sans ponctuation.
Si la colonne CC3 n'est pas visible, cliquez sur le menu Données > Organiser colonnes... > CC3, en activant visible dans la petite case en bas de la fenêtre de dialogue.
Les mouvements et le solde de chaque membre sont visibles via la fiche de compte, en cliquant sur la petite icône bleue de la cellule, ou bien depuis le menu Rapports → Fiches compte/catégorie.
Factures pour le paiement des cotisations sociales
Avec les enregistrements saisis, que ce soit en présence du centre de coût CC3 ou du grand livre, il est possible de créer les factures pour le paiement des cotisations sociales :
- Depuis le menu Rapports > Clients > Imprimer Factures, vous accédez à la fenêtre de dialogue pour la personnalisation et l'impression des factures.
Pour plus d'informations, veuillez consulter le tutoriel sur les factures pour le paiement des cotisations sociales.
Attestation de don aux membres
Si les recettes sont enregistrées avec les informations relatives au membre, il est alors possible d'utiliser l'extension pour imprimer les certificats de don.
Cela prépare automatiquement une lettre avec les versements aux membres.
Impression de la liste des membres
Pour imprimer la liste des membres :
- Sélectionnez dans le tableau des Comptes les lignes des membres que vous souhaitez imprimer.
- Allez sur Fichier > Imprimer et cochez Imprimer la sélection.
Vous pouvez également utiliser la commande Extraire lignes pour sélectionner les comptes à extraire, puis imprimer le tableau avec la liste affichée.
Exporter les données des membres
Si vous avez besoin d'une sélection spécifique de données pour envoyer des communications spécifiques telles que des e-mails, vous pouvez suivre ces étapes :
- Utilisez la commande Extraire lignes.
- Copiez et collez les données des cellules de Banana Comptabilité dans Excel.
- Exportez les données au format CSV ou Excel.
Configurer les comptes des membres - comptabilité sur le chiffre d'affaires
Les associations qui gèrent la comptabilité sur le chiffre d'affaires peuvent enregistrer les comptes des membres soit comme des comptes ordinaires dans le bilan, directement dans les comptes actifs, soit comme des comptes du Registre Clients à la fin du plan comptable.
La cotisation sociale est ainsi enregistrée comme un revenu au moment où la facture est émise (ou au début de la période comptable), avec le compte de membre débité. Lors du paiement, le compte de membre est crédité.
Les informations détaillées sur la manière d'insérer les comptes des membres dans ce cas sont identiques à celles pour configurer le Registre Clients.
Enregistrement et facturation des cotisations sociales avec le Registre des membres.
Lorsque les membres sont configurés avec le Registre, pour enregistrer les cotisations sociales dans le tableau des enregistrements, procédez comme suit :
- Saisissez la date et le numéro du document
- Saisissez la description et le numéro de facture
- Dans la colonne Debit, inscrivez le compte du membre et dans la colonne Crédit, inscrivez le compte de revenu Don.
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