Liquiditätsplanung & Kassenbuch für Vereine, NGOs, Stiftungen

Wie Sie mit Banana Buchhaltung Ihr Vereinskassenbuch führen, einen Cash-Flow Forecast (Liquiditätsplan) erstellen, Planabweichungen auswerten und Zukunftsszenarios simulieren.

Schaffen Sie solide Entscheidungsgrundlagen für Ihre Organisation

Mit Banana Buchhaltung können Sie eines der wichtigsten unternehmerischen Prinzipien effektiv umzusetzen: Planen-Ausführen-Kontrollieren. Das Programm ermöglicht es Ihnen einfach und blitzschnell eine Liquditätsplanung zu erstellen sowie Abweichungen gegenüber der laufenden Buchführung zu kontrollieren und vorauszusehen.

Wie das geht, erfahren Sie in diesem Tutorial. Darüber hinaus erläutern wir kurz und prägnant die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Begriffe und Vorgehensweisen.

Kurzanleitung

Die Tutorial Datei

Sie können eine Banana Buchhaltungsdatei mit Beispielbuchungen herunterladen (siehe oben, Vorlage mit Beispielen). So können Sie als zusätzliche Unterstützung alle in der Dokumentation aufgeführten Erläuterungen anhand eines konkreten Buchhaltungsbeispiels nachvollziehen.

Das Wichtigste im Überblick

Einige Grundbegriffe. Bei Liquidität und Cash-Flow geht es darum, durchgängig Zahlungsfähigkeit zu gewährleisten. Es werden grundsätzlich nur zahlungsrelevante Vorgänge erfasst, d.h. nur solche, bei denen tatsächlich Geld fließt.

Datei anlegen. Vorlage öffnen, Stammdaten eingeben (z.B. den Buchhaltungs- oder Planungszeitraum).

In allen 4 Tabellen in Banana Buchhaltung können Sie selbst bestimmen, welche Spalten Sie in welcher Reihenfolge sehen wollen. Sie können Zeilen markieren und formatieren.

1. Tabelle: "Konten". Das ist Ihre Liquidität  Hier lesen Sie den aktuellen Bestand Ihrer liquiden Mittel ab. Je nach gewählter Ansicht sehen Sie auch die Bewegungen im Buchungszeitraum oder Ihre geplante Liquidität sowie die Soll-Ist Differenz.

2. Tabelle: "Kategorien". Das ist Ihre Ergebnisrechnung. Hier lesen Sie die aktuellen Saldi aller Einnahmen- & Ausgabenpositionen ab. Die Kategorien sind wie eine Liquiditätsrechnung strukturiert und gliedern sich in die verschiedenen Vereinsbereiche nach deutschem Steuerrecht (ideeller Bereich, ertragsneutrale Positionen, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb wie DATEV SKR49). Sie können Konten hinzufügen, die Kategorien anders gliedern oder eine eigene Liquiditätsrechnung erstellen.

3. Tabelle: "Buchungen". Das ist Ihre aktuelle Buchführung. Hier verbuchen Sie Ihre tatsächlichen Ein- & Auszahlungen. Diese können auch einzelnen Mitgliedern oder Projekten zugeordnet werden.

4. Tabelle: "Budget". Das ist Ihre Liquiditätsplanung oder Ihr sog. Cash-Flow Forecast. Hier erfassen Sie Ihre erwarteten zukünftigen Ein- & Auszahlungen (regelmäßige, unregelmäßige, einmalige).

Soll-Ist-Vergleiche. Sie können für jede Postition eine graphische Darstellung der Entwicklung im Zeitverlauf anzeigen. So erstellen Sie sinnvolle Budgets für die nächste Planungsrunde.

Szenarios simulieren. Sie können auf Basis unterschiedlicher Annahmen über die zukünftige Entwicklung beliebig viele Modellrechnungen durchführen und als separate Datei abspeichern.

Hinweise zur Erstellung von Forecasts. Seien Sie realistisch und schätzen Sie Risiken ab.

Berichte & Auswertungen. Vielfältige Möglichkeiten Ihre Daten auszuwerten.

Zur Navigation innerhalb der Dokumentation

siehe Menu am rechten Bildschirmrand >>>

Einige Grundbegriffe

Liquidität ist gleichbedeutend mit Zahlungsfähigkeit, d.h. der Fähigkeit, den laufenden finanziellen Verpflichtungen fristgerecht nachzukommen (z.B. Rechnungen oder Gehälter pünktlich zu bezahlen). Ist die Liquidität zu irgendeinem beliebigen Zeitpunkt kleiner als Null, ist die Organisation formal insolvent! Dies kann u.a. weitreichende rechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen haben (Stichwort Insolvenzverschleppung). Cash-Flow ist die Veränderung der Liquidität in einem bestimmten Zeitraum.

Liquditätsrechnung (=Kapitalfluss- oder Cash-Flow Rechnung) erfasst alle zahlungsrelevanten Einnahmen und Ausgaben, also  Ein- und Auszahlungen. Das sind alle Vorgänge, die eine Veränderung des Zahlungsmittelbestands zur Folge haben (sofort verfügbares Bankguthaben und Bargeld).

Im Gegensatz hierzu erfasst die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung, Einnahmenüberschussrechnung) auch solche Einnahmen und Ausgaben, die keine Auswirkungen auf den Zahlungsmittelbestand haben wie z.B. Einahmen & Ausgaben auf Kredit, Abschreibungen, Rückstellungen o.ä.

Liquiditätsplanung hat zum Ziel, vorausschauend durchängig ausreichend Liquidität zu gewährleisten. Es geht darum dafür Sorge zu tragen, dass das verfügbare Bargeld und Bankguthaben zu jedem Zeitpunkt die laufenden Zahlungsverpflichtungen decken können. Dabei werden auch Unwägbarkeiten (Risiken) angemessen berücksichtigt.

Im Gegensatz hierzu betrifft die Finanzplanung ganz allgemein die Gestaltung aller zukünftiger Finanzentscheidungen. Hier geht es nicht nur um Zahlungsfähigkeit, sondern z.B. um das Erreichen bestimmter Gewinn- oder Rentabilitätsziele. Entsprechend ist die Liqudiitätsplanung ein Teilbereich der Finanzplanung.

Budgetierung ist der Vorgang, der einzelnen Teilbereichen Finanzziele zuordnet. Dies betrifft z.B. bestimmte Ausgabenkategorien, die nicht überschritten oder Einnahmen, die nicht unterschritten werden sollen. Budgets sollten immer so geplant sein, dass einerseits dem Betriebszweck bestmöglichst nachgekommen werden kann und gleichzeitig die Risiken möglichst niedrig sind (z.B. Insolvenz).

Hinweis zur Liqiditätsplanung mit anderen Buchhaltungsarten

In Banana Buchhaltung können Finanz- und Liquiditätsprognosen mit allen Buchhaltungsarten erstellt werden (Einnahmen/Ausgaben, Doppelte Buchhaltung, Fremdwährungen ). Falls Sie schon eine solche Buchhaltung angelegt haben und jetzt zusätzlich eine Finanzplanung einfügen wollen, so finden Sie in der Dokumentation Finanzprognose erstellen wie es geht.

 

Datei anlegen

Software schon installiert?

Ohne die geht es natürlich nicht. Falls noch nicht passiert: Banana Buchhaltung 9 kostenfrei herunterladen und installieren. Banana Buchhaltung ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Buchaltungsarten (Dieses Kassenbuch mit Cash-Flow Planung ist kostenlos, Einnnahmenüberschußrechnung und Bilanzierung ab 70 Buchungen lizenzpflichtig)

Öffnen Sie die Vorlagendatei

Kassenbuch mit Liquiditätsplanung für Vereine. Sie haben dafür 2 Möglichkeiten:

• Auf dieser Seite ganz oben: Entweder die Vorlage öffnen oder die Vorlage mit Bespielbuchungen,
• Aus dem Programm heraus, Menü Datei → Neu, Region Universell-Deutsch, Kategorie Non-Profit, Buchhaltungsart Cash Manager, Vorlage Liquiditätsprognose auf der rechten Seite.

Abrechnungszeitraum festlegen

In Eigenschaften-Stammdaten ist die wichtigste Information das

• Anfangs- und Enddatum der Buchhaltung

Dies kann genau ein Jahr sein, mehrere Jahre oder nur einige Monate. Die beiden Daten bestimmten auch, welcher Planungszeitraum zur Berechnung des Gesamtbudgets zugrunde gelegt wird.

Desweiteren sollten Sie ggf. die Basiswährung ändern sowie einen Namen der Organisation angeben.

 

Die 4 Tabellen

Die Vorlage besteht aus vier verknüpften Tabellen, die durch Reiter angezeigt werden.

2 Ergebnistabellen zeigen den Stand Ihrer Buchhaltungs- und Planungspositionen an

• Konten: Ihre aktuell verfügbare Liquidität (Bestand in Kasse oder Bank)
• Kategorien: Ihre Einnahmen- und Ausgabenpositionen (Kontenplan)

2 Arbeitstabellen: Hier buchen und planen Sie

• Buchungen: Hier verbuchen Sie die tatsächlichen Einzahlungen und Auszahlungen (Journal)
• Budget: Hier geben Sie Ihre geplanten Einzahlungen und Auszahlungen (Planung)

Tabellenansicht anpassen

Sie können auswählen, welche Spalten Sie anzeigen wollen

• Leiste Ansichten: Vordefinierte Ansichten
• Spalten ein-/ausblenden und
• Reihenfolge der Spalten

Sie können Informationen hervorheben

• Vergrößern/Verkleinern des Tabellenausschnitts
• Tabelle vs. Infobereich z.B. Diagramm: Mausklick auf Trennline, halten und nach oben oder unten ziehen
• Markieren, Formatieren von Zeilen

 

1. Konten: Ihre aktuelle Liquidität

Hier wird Ihre aktuelle Liquidität angezeigt (Dash-Board)

Tabelle Konten enthält nur ein einziges* Konto. Das zeigt immer den

• Aktuellen Stand Ihrer liquiden Mittel

Je nach Tabellenansicht sehen auch

• Liquiditätszuwächse oder -abgänge (Summe der Ein- und Auszahlungen in der Periode) und/oder
• Geplante Liquidität und/oder Abweichung vom Plan

Anfangsbestand zur Eröffnung eintragen

In Spalte Eröffnung bitte manuell eintragen

• Anfangsbestand an liqiden Mitteln zu Beginn der Buchhaltungs-/Planungsperiode

Das können Kassen- und/oder Bankguthaben sein, die Sie in einer Position zusammenfassen.*

*Hinweis: Banana Buchhaltung Kassenbuch ist unbegrenzt gratis nutzbar. Es verfügt über eine einzige Liquiditätsposition. Um mit mehreren zu arbeiten (Kasse, Bank, Forderungen etc.), wechseln Sie zu einer anderen Buchhaltungsvorlage (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung) und fügen Sie die Tabelle Budget hinzu. Für bis zu 70 Buchungen gratis nutzbar, Vollversion lizenzpflichtig.

Zeitverlauf Ihrer Liquidität als Grafik anzeigen lassen

Vergangenheit, Gegenwart und Zukuft gleichermaßen im Blick.

1. Im Infofenster den Reiter Diagramme wählen
2. Größe des Infofensters anpassen (Mausklick auf Trennlinie halten und nach oben oder unten ziehen)
3. Diagrammansicht einstellen (z.B. mit oder ohne Planvergleich, monatlich oder wöchentlich)

 

2. Kategorien: Ihre Liquiditätsrechnung

Liquiditätsrechnung und Kontenplan gleichermaßen

Tabelle Kategorien ist

• das Schema der Liquiditätsrechnung und gleichzeitig
• der Kontenplan.

Die jeweiligen Saldi der Einnahmen- & Ausgabenkategorien werden aus den Buchungen errechnet, die Sie in Tabelle Buchungen vornehmen.

Standardschema einer Liquiditätsrechnung

Der Gesamt Cash-Flow (=Änderung der Liquidität, Kapitalfluss) ist die Summe aus

• Cash-Flow aus gewöhnlichem Betrieb (laufende Geschäftstätigkeit)
• Cash-Flow aus Investitionstätigkeiten
• Cash-Flow aus Finanzierungstätigkeiten

Liquidität = Gesamt Cash-Flow + Anfangsbestand

In der Vorlage Liquiditätsrechnung & Vereinskassenbuch haben wir aus Gründen der Übersichtlichkeit den Cash-Flow aus Investitions- und Finanzierungstätigkeiten zusammengefasst.

Standardschema für Vereine und gemeinnützige Organisationen

Die zahlungsrelevanten Ein- und Ausgabenkategorien für den gewöhnlichen Vereinsbetrieb sind in die verschiedenen Vereinsbereiche nach deutschem Steuerrecht gegliedert (analog dem DATEV SKR49).  Folgende Bereiche werden gruppiert und weisen Teilergebnisse aus:

• Ideeller Bereich
• Ertragsneutrale Posten
• Vermögensverwaltung
• Zweckbetriebe

In der Vorlage finden Sie anstatt Kontonummern deskriptive Beschreibungen für die einzelnen Kategorien. Alternativ können Liquiditätsplanung und Kassenbuch für Vereine, NGOs, Stiftungen mit den Kontennummern des SKR49 verwenden.

Hier sehen Sie sich auch den vollständigen pdf Ausdruck dieser Systematik. In dieser Darstellung sehen Sie den aktuellen Stand der Buchführung mitsamt Gegenüberstellung der Planung.

Kontenplan anpassen, ändern, umgruppieren

Um die Liquiditätsplanung und Kassenbuchhaltung genau für Sie passend zu machen können Sie

• Konten hinzufügen
• Konten löschen oder die Reihenfolge ändern
• Konten und Kontenbezeichungen umbennen
• Ihre Liquiditätsrechnung ganz anders strukturieren oder Untergruppen mit eigenen Teilergebnissen bilden
• den Kontenplan komplett neu anlegen

Funktioniert ganz ähnlich wie in Excel

Wie Sie in einer Excel-Tabelle Zeilen einfügen oder löschen wissen Sie vermutlich bereits. Weitere Informationen speziell für die Arbeit in Banana Buchhaltung finden Sie hier:

• Allgemeine Hinweise zur Arbeit mit den Zellen eines Tabellenblatts
• Übersicht über die Benutzeroberfläche

Bei größeren Änderungen am Kontenplan, sollten Sie wissen, wie das Gruppierungs- und Totalisierungssystem in Banana Buchhaltung funktioniert. Es ist denkbar einfach.

Hier finden Sie auch weitere Links zur Dokumentation:

• Das alles können Sie im Kontenplan ändern
• Konten (Kategorien) hinzufügen oder löschen
• Berechnungsschema anders gliedern oder neu anlegen (Gruppierung/Totalisierung der Konten)

Mitgliederverwaltung, Projektcontrolling

Banana Buchhaltung ermöglicht die Verwendung von Kostenstellen als zusätzliche Möglichkeit, Ihre Buchungen zuzuordnen - zusätzlich zu den Kategorien des Kontenplans. Damit können Sie

• Mitglieder-Konten führen
• Projekte auswerten, z.B. Rohgewinn einzelner Aktivitäten
• und viele weitere Aufwands- und/oder Ertragsanalysen durchführen

Hier finden Sie auch weitere Links zur Dokumentation

• Dokumentation Deutschland für Vereine
• Mitglieder-Konten anlegen
• Kostenstellen in Banana Buchhaltung

Verwenden Sie auch die Tutorial-Datei mit Beispielbuchungen, so dass Sie alle Beschreibungen ganz leicht nachvollziehen können.

 

3. Buchungen: Ihr Journal

Ihre laufende Kassenbuchführung

Tabelle Buchungen ist das Journal (Grundbuch). Hier erfassen Sie

• Ihre laufenden Ein- und Auszahlungen
• zeilenweise
• direkt in der Tabelle

Sie können optional weitere Spalten anzeigen lassen oder die Reihenfolge ändern (z.B. für Kostenstellen).

Weitere Informationen für das Buchen im Banana Kassenbuch. In derTutorial-Datei mit Beispielbuchungen können Sie sich ansehen wie's geht.

Hilfen für schnelles und korrektes Buchen

Bei der Eingabe in die jeweilige Zelle werden in vielen Spalten automatische Vervollständigungen oder Dropdown-Menus angezeigt, so dass Sie aus Vorschlägen auswählen können

• Datum
• Fortlaufende Belegnummerierung
• Bereits verwendete Beschreibungstexte
• Kategorie

Des weiteren können Sie

• Bankauszüge importieren (csv, MT, ISO Formate)
• Kürzel für sich wiederholende Buchungen erstellen
• Sammelbuchungen vornehmen
• Buchungszeilen duplizieren
• Zellen oder Tabellenbereiche kopieren und einfügen
• Daten bequem aus Excel übernehmen, einfach durch kopieren-einfügen

Falls Sie einmal falsch buchen: Im Infofenster werden kontextbezogene Fehlermeldungen angezeigt. Die Meldungen verfügen über Links, die Sie an die richtige Stelle der Dokumentation führen, damit Sie das Problem selbständig lösen können.

• Reiter Info zeigt Buchungsfehler an
• Reiter Meldungen zeigt Unstimmigkeiten in der Buchhaltung an

 

4. Budget: Ihr Forecast

Zukünftige Liquidität planen

In Tabelle Budget notieren Sie einfach und schnell Ihre erwarteten Ein- und Auszahlungen zu den erwarteten Zahlungszeitpunkten. Sie können

• einmalige
• regelmäßig wiederkehrende

Ein- oder Auszahlungen erfassen.

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen

Über eine einfache Einstellung in der entsprechenden Buchungszeile (Spalte Wiederholung) legen Sie das Wiederholungsschema Ihrer erwarteten Ein- und Auszahlungen fest:

• täglich
• wöchentlich
• monatlich
• quartalsweise
• halbjährlich
• jährlich

Des weiteren können Sie

• ein Enddatum für sich wiederholende Zahlungen festlegen
• Ein- und Auszahlungen Kostenstellen oder Mitgliedern zuordnen und so noch detaillierter analysieren, wo genau Sie im Plan abweichen

Tipp: Wenn Sie Ihre Planung erstellen, können Sie sich am Schema der Liquiditätsrechnung (Tabelle Kategorien) orientieren. Das verschafft Ihnen einen Überblick über alle für Sie relevanten Einnahmen- und Ausgabenkategorien. So können Sie sicher sein, dass Sie nichts vergessen

Ziel der Liquiditätsplanung: Niemals negative Gesamtliquidität!

Sobald Sie Ihre Planung erstellt haben können Sie mit Banana Buchhaltung sofort ersehen, ob das Ziel einer durchgängig positiven Gesamtliquidität gewährleistet ist. Sie erkennen ebenfalls auf einen Blick, wann Sie an welchen Stellschrauben drehen müssen, um die Zahlungsfähigkeit Ihrer Organisation zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten.

Im Infobereich Diagramme können Sie den Zeitverlauf Ihrer Liquiditätsplanung anzeigen und sofort erkennen, ob und wann Sie in Zahlungsschwierigkeiten geraten:

In diesem Beispiel rutscht die Liquidität bereits in der Planung in den negativen Bereich. Obwohl am Ende des Jahres die Liqiuidität wieder im positiven Bereich prognostiziert wird, sind hier laut Planung spätestens Mitte April, die Zahlungsreserven aufgebraucht. Das bedeutet faktisch, dass die Organisation spätestens zu diesem Zeitpunkt nicht mehr in der Lage ist, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Nun ist es an der Zeit, Entscheidungen zu treffen und vorausschauend zu handeln, z.B. mit Gläubigern zu verhandeln, Kosten zu reduzieren oder weitere Einnahmequellen zu akquirieren.

Bewegungen mit den Kontoauszügen kontrollieren

Während des Eingebens Ihrer Buchungen kann es sinnvoll sein, zu prüfen, wie sich Ihr Liquiditätskonto oder eine bestimmte Kategorie von Ausgaben im Laufe der Zeit entwickelt hat. Zu diesem Zweck können Sie den entsprechenden Konto/Kategorieauszug anzeigen.

Wenn Sie zum Beispiel den Kontoauszug Liquidität auswählen, erhalten Sie eine Zusammenfassung aller Bewegungen. Wenn Sie auch auf die Option Grafiken (unten) klicken, erhalten Sie einen noch unmittelbareren Überblick über die Entwicklung des Kontos.

Tipp: Überprüfen Sie das Konto Ihrer Liquidität mindestens einmal im Monat, um sofort zu sehen, wie es sich entwickelt, und vergleichen Sie es mit den vergangenen Monaten.

Soll-Ist Abweichungen

Spalte Differenz Budget in Tabelle Kategorien

In Tabelle Kategorien werden Planung und aktuelle Buchführung zusammengeführt und gegenübergestellt. Dadurch bekommen Sie valide Antworten auf wichtige unternehmerische Fragestellungen, die im Laufe eines Geschäftsjahres im Zusammenhang mit Ihrer Liquiditätsplanung entstehen - sowohl für die Einnahmen- als auch für die Ausgabenseite:

	Ausgabenseite	Einahmenseite
Zukunft	Wieviel von einem Budget ist bis zum Ende des Jahres noch übrig, wieviel haben wir schon verbraucht?	Wieviel müssen wir in einzelnen Bereichen noch einnehmen, wieviel haben wir schon eingenommen?
Gegenwart	Haben wir aktuell mehr oder weniger ausgegeben als geplant?	Haben wir aktuell mehr oder weniger eingenommen als geplant?
Vergangenheit	Haben wir im Gesamtjahr mehr oder weniger ausgegeben als geplant?	Haben wir im Gesamtjahr mehr oder weniger eingenommen als geplant?

 

Was sagt die Spalte Differenz Budget aus?

Das hängt davon ab, welchen Buchhaltungszeitraum Sie in Eigenschaften-Stammdaten ansetzen.

Banana Buchhaltung errechnet aus den von Ihnen geplanten Zahlungen für die Spalten Budget und Differenz Budget die entsprechenden Summen, die während des so definierten Buchhaltungszeitraums anfallen. So können Sie bestimmen, zu welchem Zeitpunkt Sie Ihre laufenden Buchführung mit Ihrer Planung vergleichen.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema Buchhaltungs- vs. Planungs- vs. Prognoseperiode in Banana Buchhaltung.

Zukunft: Wieviel vom geplanten Jahresbudget ist noch übrig?

Definieren Sie in Eigenschaften-Stammdaten den Zeitraum für das gesamte Jahr (z.B. vom 1.1. bis zum 31.12.).

Entsprechend zeigt der Soll-Ist Vergleich die Differenz der aktuellen Buchhaltung im Vergleich zur Planung jeweils bis zum Ende des Jahres an.

Im obigen Beispiel ist die aktuelle Buchführung bis zum 22.03. erfasst. Im Vergleich zur Planung sollten im verbleibenden Jahr noch xxx an Eintrittsgeldern eingenommen werden. Für Honorare stehen noch xxx zur Verfügung.

Gegenwart: Liegen wir aktuell im Plan?

Definieren Sie in Eigenschaften-Stammdaten den Zeitraum bis zum aktuellen Stand der Buchführung (z.B. vom 1.1. bis zum 22.03.).

Entsprechend zeigt der Soll-Ist Vergleich nun die Plandifferenz zu genau dem Zeitpunkt, zu dem die laufende Buchhaltung erstellt ist.

Sowohl die aktuelle Buchführung als auch die Planung zeigen die Daten zum 22.03. an. Jetzt erkennen Sie sofort, dass die Einnahmen im Vergleich zur Planung um xxx zurückstehen und gegenüber dem Plan xxx an Honoraren eingespart wurden

Vergangenheit: Rückblick und Auswertung des Gesamtjahres

Am Ende des Geschäftsjahres erhalten Sie eine rückblickende Gesamtschau und können analysieren, in welchen Bereichen Sie wie stark von der Planung abgewichen sind. Dies funktioniert analog zu den oberen beiden Beispielen, wenn sowohl Ihre Buchführung als auch der Buchhaltungszeitraum jeweils das ganze Jahr umfassen.

 

Berichte und Ausdrucke

Sie können Kassenberichte, Liquiditätsplanungen oder Soll-Ist Vergleiche zwischen beiden erstellen und ausdrucken. Die wichtigsten Berichtstypen und Ausdrucke sind bereits vordefiniert, so dass Sie nichts weiter zu tun brauchen. Alle vordefinierten Berichte finden Sie im Menu Buch1-->Formatierter Ausdruck nach Gruppen.

Vordefinierte Kassenberichte

Diese zeigen die Liquiditätsrechnung mit Veränderung der einzelnen Kategorien sowie die aktuellen Saldi Ihrer Vereinsbuchhaltung an. Sie können den Zeitraum der Ergebnisrechnung selbst bestimmen. Vordefiniert ist ein

• Kassenbericht über 1 Quartal, nach Monaten untergliedert

Vordefinierte Liquiditätspläne

Diese zeigen Ihre vollständige Finanzplanung, respektive die Liquiditätsplanung Ihres Vereins samt der Budgets für die einzelnen Kategorien an. Vordefiniert sind

• Liquiditätsplan 1 Jahr: Darstellung Ihrer Jahresbudgets
• Liquiditätsplan 4 Quartale: Darstellung Ihrer Planung über ein Jahr für jedes Quartal separiert
• Liquiditätsplan 4 Jahre: Darstellung Ihrer Planung über die kommenden 4 Jahre, Jahr für Jahr

Vordefnierte Soll-Ist Vergleiche

In diesen Darstellungen finden Sie eine Gegenüberstellung von aktueller Buchhaltung mit den entsprechenden Planungsdaten zu jeder einzelnen Ein- und Ausgabenkategorie:

• Kassenbericht mit Planvergleich 1 Jahr
• Kassenbericht mit Planvergleich 6 Monate, nach Monaten untergliedert

Berichte und Ausdrucke individualisieren

Jeden Ausdruck können Sie auf vielfältige Weise hochgradig individualisieren und festlegen, welche Informationen Sie darstellen wollen. Ebenfalls können Sie die von Ihnen angepassten Berichte als eigene Drucktemplates abspeichern, die dann im Menu angezeigt werden. Sie können z.B. selbst bestimmen:

• Buchhaltungsbereiche auswählen oder bestimmte Teile ausblenden
• Buchhaltung mit oder ohne Planung, Planung mit oder ohne Buchhaltung
• Zeitraum und Unterteilung, mit und ohne Gesamtsummen
• Formatierung, Darstellung der Zahlen etc. etc.

Weitere Informationen zum Anpassen von Ausdrucken

Weitere Soll-Ist Vergleiche

Sie können nicht nur für die Gesamtliquidität, sondern für jede beliebige Ein- und Ausgabenposition oder jede Kostenstelle eine graphische Gegenüberstellung anzeigen lassen. Hierfür einfach nur

• Irgendwo in der Zeile die betreffenden Kategorie per Mausklick anwählen
• Im Infofenster Reiter Dialog und Größe des Infofensters anpassen
• Den Diagrammtyp einstellen

Graphischer Soll-Ist-Vergleich für eine beliebige Kategorie

In diesem Beispiel sehen die Entwicklung der Kategorie Eintrittsgelder im Zeitverlauf in der Soll-Ist Gegenüberstellung. Sie können sofort erkennen, dass im Februar, August, September und November die tatsächlichen Einnahmen aus diesem Bereich hinter dem Plan liegen.

Auswertung von Projekten

Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten können Sie diese ebenfalls einzeln auswerten und graphisch anzeigen lassen (z.B. zum Projektcontrolling).

In diesem Beispiel sehen beispielsweise die Auswertung des Profitcenters Ausstellungen. Die Tabelle zeigt das Gesamtergebnis des Profitcenters im Vergleich zur Planung an. Die Grafik zeigt, wie sich die einzelnen Projekte im Vergleich zur Planung darstellen. Sie erkennen sofort, dass das letzte Projekt des Jahres einen negativen Cash-Flow erwirtschaftet hat.

Zahlungsmoral beobachten, z.B. von Mitgliedern

Vereinsmitglieder werden in Banana Buchhaltung als Kostenstellen geführt. Somit können Sie analog zum obigen Beispiel auch die geplanten und tatsächlichen Zahlungen vergleichen, hier mit einem Fokus auf den Zeitpunkt.

In diesem Beispiel sehen Sie, dass das Vereinsmitglied beide vorgesehenen Zahlungen geleistet hat, die erste vorzeitig, diezweite Zahlung mit erheblicher Verspätung.

 

Hinweise zum Planen

Wie Sie eine sinnvolle Liquditätsplanung erstellen.

 

• Betriebliche Erträge eingeben
• Betriebskosten eingeben
• Kapitalzufluss eingeben
• Kapitalauslagen eingeben

Planung der Einzahlungen (zahlungsrelevante Einnahmen)

Beginnen Sie mit einer Auflistung aller Betriebseinnahmen, die Sie haben werden. Wichtig sind auch die Zeitpunkte, an denen Sie tatsächlich über das Geld verfügen können, also die tatsächlichen Zahlungseingänge. Hier kommt es häufig zu Verzögerungen, die Sie einkalkulieren sollten.

In Vereinen, Stiftungen oder anderen gemeinnützigen Organisationen haben Sie eventuell Zahlungseingänge aus verschiedenen Bereichen:

• Ideeller Bereich, z.B. Mitgliedsbeiträge
• Ertragsneutrale Posten, z.B. Spenden
• Vermögensverwaltung, z.B. Zinseinnahmen
• Zweckbetriebe, z.B. Eintrittsgelder

Um bei den Schätzungen so genau wie möglich zu sein, schauen Sie sich die Werte des letzten Jahres an und runden Sie diese Werte ab, wenn Sie vorsichtiger sein wollen.

Tipps:

• Nur sichere Einnahmen berücksichtigen
• Gruppieren Sie die Einnahmen entsprechend ihrer Wiederholung (wöchentlich, monatlich, jährlich)

Planungen der Auszahlungen (zahlungsrelevante Ausgaben)

Jetzt ist es an der Zeit, alle operativen Kosten aufzulisten. Wie bei den Einnahmen müssen Sie auch hier Ihre Ausgaben schätzen, indem Sie sich die Ausgaben des Vorjahres ansehen, aber sie aufrunden, wenn Sie vorsichtiger sein wollen. Es ist besser, zu Beginn des Jahres eine ungenaue Vorhersage zu machen und sie danach zu revidieren, anstatt böse Überraschungen bei den Ausgaben zu erleben.

Zu den Betriebskosten können gehören:

• Löhne
• Sozialleistungen
• Miete
• Versicherungen
• Marketing
• Spenden für gemeinnützige Zwecke
• Reisen
• Telefon
• Dienstleistungen der Bank
• Zinsen
• …

Tipps:

• Sortieren Sie die Kosten entsprechend ihrer Wiederholung (wöchentlich, monatlich, jährlich, ...)

Planung der Finanzierungs- und Investitionstätigkeit

Diese Sektion ist sehr nützlich, um einen Netto-Cashflow und nicht nur einen betrieblichen zu haben. Sie müssen die geschätzten Kapitalbewegungen für die Einnahmen und Ausgaben, Investitionen und Desinvestition von fester Substanz eingeben.

Eingehendes Kapital kann beinhalten:

• Einnahme von Darlehen
• Eingang von Bargeld von den Eigentümern
• Verkauf von fester Substanz

Ausgehendes Kapital kann beinhalten:

• Rückzahlung von Darlehen
• Auszahlung von Bargeld für Eigentümer
• Kauf einer festen Substanz

 

 

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