Guide pratique pour démarrer une nouvelle entreprise en Suisse

Démarrer une nouvelle entreprise est enthousiasmant, mais représente un grand défi. Il y a plusieurs domaines auxquels il faut prêter une attention particulière. Examinons ci-dessous les plus importants, tant avant la création de l'entreprise que pour sa gestion quotidienne.

Avant de constituer l'entreprise

1. Analyse de marché. Avant de se lancer dans l'entreprise, une analyse approfondie du marché est nécessaire. Vous vous adressez à un marché local ou large ? Un créneau ou une échelle plus large ? Quels concurrents sont déjà sur le marché ? En quoi vous démarquez-vous ? Pouvez-vous être compétitif par rapport à eux ?
   
   
2. Business plan. Le Business plan (et en particulier le plan financier) est fondamental, que ce soit pour le présenter à d'éventuels investisseurs ou pour avoir des objectifs annuels clairs. Un Business plan détaillé vous permettra de comprendre, au cours des premiers mois de vie, si vous progressez conformément aux attentes et, en le surveillant, vous permettra d'ajuster le tir si vous rencontrez quelques obstacles en cours de route. De nombreuses entreprises préparent le plan financier au cours des premières années, mais cessent ensuite, oubliant que le plan financier, associé au budget, est également essentiel pour prévoir les flux de trésorerie et s'assurer de ne jamais manquer de liquidités, l'un des principaux problèmes des nouvelles entreprises.
   
   
3. Aspects administratifs initiaux. Facilement résolus avec un bon fiduciaire, ils impliquent cependant des choix stratégiques pour bien commencer : la forme juridique, le nom, l'objet social, l'inscription au registre du commerce, la protection de la propriété intellectuelle.
   
   
4. Assujettissement à la TVA. Si votre entreprise prévoit un chiffre d'affaires supérieur à 100 000 CHF, vous devez l'annoncer à l'Administration fédérale des contributions afin d'obtenir un numéro de TVA. Si vous exercez une activité entrepreneuriale, vous pouvez également vous inscrire volontairement comme contribuable TVA. Vous devez également choisir le mode de calcul de la TVA, soit selon la méthode effective (vous payez la TVA sur chaque vente et déduisez la TVA sur chaque achat), soit selon la méthode forfaitaire du taux de solde (vous payez un taux forfaitaire avantageux sur les ventes, mais vous ne déduisez pas la TVA sur les achats).
   
   
5. Affiliation en tant qu'employeur et déclaration des employés. Si vous prévoyez d'avoir des employés, vous devez d'abord vous affilier en tant qu'employeur auprès de l'Institution des assurances sociales de votre canton, puis déclarer chaque employé. Pour les employés dépassant le seuil de salaire annuel minimum, il est également nécessaire de conclure un contrat avec un institut pour le 2e pilier (LPP) et de souscrire les assurances nécessaires, en commençant par la LAINF (assurance accidents). Si vous souhaitez ouvrir une entreprise individuelle, les obligations sont légèrement différentes, mais vous devez tout de même vous enregistrer.
   
   
6. Assurances. Outre les assurances obligatoires en cas d'employés, il existe d'autres assurances très importantes : assurance responsabilité civile pour entreprises, assurance des biens, assurance des machines, etc.
   
   

Gérer efficacement au quotidien

Une fois le grand pas franchi et l'entreprise lancée, l'instinct est de se plonger corps et âme dans l'activité, pour satisfaire les clients, conquérir le marché, etc. Attention ! Il vaut la peine de s'arrêter un instant pour réfléchir aux outils à utiliser et à la manière de s'organiser pour gérer l'entreprise au quotidien. Commencer du bon pied facilite grandement cette tâche.

• Gestion des documents. Très rapidement, on se retrouve submergé par des montagnes de papiers, de contrats, de reçus. Que vous décidiez de les conserver sous forme papier ou numérique, il est idéal de les diviser en :

  • documents de base, généralement valables à long terme (contrat de location, ouverture de compte bancaire, assurances…)
  • documents des employés (déclaration, identité, contrat…)
  • documents courants, les justificatifs. À notre avis, ces derniers ne doivent pas être classés par type (par exemple, dépenses téléphoniques, loyer, factures, etc.), mais simplement par ordre chronologique d'arrivée. Avec des logiciels comptables comme Banana Comptabilité Plus, par exemple, ils peuvent être conservés sous forme numérique et associés à l'enregistrement comptable. Pratique car ils peuvent être retrouvés immédiatement et ouverts en un clic en PDF.

  Plus d'informations sur la gestion des documents.

• Comptabilité en interne ou confiée à un tiers ? Il y a des avantages et des inconvénients pour les deux options. Un fiduciaire vous garantit que tout est correct et vous allège le travail, mais cela peut entraîner des coûts importants. De plus, ne pas tenir la comptabilité vous prive d'un outil précieux pour comprendre l'évolution quotidienne de votre entreprise. D'un autre côté, tout faire soi-même peut être intimidant au début, surtout si vous n'avez pas beaucoup d'expérience comptable. Nous suggérons une solution intermédiaire : l'utilisation d'un logiciel comptable qui vous permet de gérer votre entreprise et de télécharger les transactions bancaires, en confiant les tâches de contrôle et les choix stratégiques au fiduciaire pour optimiser la charge fiscale.
   
• Choix du logiciel comptable. Si vous souhaitez gérer votre comptabilité vous-même, un logiciel est indispensable. Certaines personnes continuent à tenir leur comptabilité sur Excel, mais il est prouvé que les erreurs de formulation sont nombreuses et fréquentes et que le temps perdu est considérable. Aujourd'hui, le marché propose diverses options, souvent coûteuses en termes de formation et de coûts. Nous recommandons un logiciel facile à utiliser et abordable, comme Banana Comptabilité Plus (plan Advanced). À mesure que votre entreprise grandit, vous pouvez apprendre à utiliser des fonctionnalités plus avancées. Et si vous souhaitez changer de logiciel à l'avenir, vos données comptables seront toujours disponibles et ce que vous aurez appris avec Banana vous sera utile avec n'importe quel autre programme.
  
  
• Comptabilisation selon le chiffre d'affaires ou selon l'encaissement ? Ce sont les deux méthodes de tenue comptable pour l'enregistrement des transactions. La méthode basée sur l'encaissement implique l'enregistrement des transactions uniquement lorsque de l'argent entre ou sort de l'entreprise ; en fin d'année, les positions ouvertes sont enregistrées dans des comptes transitoires actifs ou passifs. La méthode basée sur la facturation implique un double enregistrement : le premier lors de l'émission de la facture (par exemple, sur commande reçue du client) et le second lors du paiement de la facture. Cette méthode est principalement utilisée par les grandes entreprises, et s'applique en principe aux chiffres d'affaires supérieurs à 500 000 CHF. Avec l'arrivée des formes de paiement instantané (Twint, PayPal, CC, etc.), la tendance est à l'augmentation de la comptabilité basée sur l'encaissement.
  
  
• Décompte de TVA. Si votre entreprise est soumise à la TVA, selon la méthode que vous avez choisie, vous devrez présenter la Déclaration de TVA tous les 3 ou 6 mois. L'Administration fédérale des contributions encourage les utilisateurs à télécharger les données directement sur le portail AFC (qui sera obligatoire à partir de 2025), au détriment de l'ancien format papier. Banana Comptabilité Plus (plan Advanced) crée le Décompte de TVA en quelques secondes.
  
  
• Déclaration fiscale et audit. Un moment redouté par de nombreuses entreprises, surtout parce qu'il oblige à rassembler tous les documents de l'année et à les remettre au fiduciaire ou fiscaliste. Mais avec un bon logiciel, cette tâche est beaucoup moins contraignante, car la comptabilité est à jour et toutes les données sont déjà présentes. Si votre expert ne travaille pas avec Banana, vous pouvez tout de même exporter toute la comptabilité (justificatifs inclus) en un seul fichier PDF. L'époque des classeurs portés à la main est révolue. Avec un expert utilisant Banana, vous pouvez simplement partager avec lui le dossier Dropbox (ou votre cloud préféré) où vous avez enregistré votre fichier comptable et les justificatifs.
  
  
• Optimisation du temps. Surtout au début, on ne prête souvent pas beaucoup d'attention au temps consacré à la gestion de l'activité, mais c'est un facteur important à surveiller, car le temps consacré à la gestion est du temps retiré au développement de l'activité elle-même. Un élément crucial pour réduire le temps consacré à la comptabilité est l'importation des transactions à partir des relevés bancaires, postaux ou de cartes de crédit, par rapport à l'enregistrement manuel. Banana Comptabilité Plus (plan Avancé) accélère au maximum l'importation des transactions à partir des relevés bancaires, la recherche et la modification éventuelle des enregistrements déjà saisis, et permet l'affichage instantané des données clés de la comptabilité, les soldes des comptes, les détails de chacun d'eux, la comparaison budget/situation réelle, le bilan et le compte de résultat, et bien plus encore.

Démarrer une nouvelle entreprise en Suisse nécessite donc une planification, des recherches et une attention aux détails. Avec une stratégie bien définie, une gestion comptable précise grâce à un logiciel professionnel mais facile à utiliser et le soutien de professionnels qualifiés, vous pouvez construire une base solide pour le succès de votre entreprise.
 

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