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Avviare una nuova impresa è entusiasmante, ma rappresenta una grande sfida. Diverse sono le aree in cui bisogna fare molta attenzione. Vediamo qui di seguito le più importanti sia prima della costituzione della ditta che per la sua gestione giorno per giorno.
Prima di costituire la ditta
- Analisi del mercato. Prima di lanciarsi nell’impresa è opportuna un’attenta analisi del mercato in cui ci si sta per lanciare. Ti indirizzi ad un mercato locale o ampio? Nicchia o su larga scala? Quali concorrenti ci sono già sul mercato? Per cosa ti differenzi tu? Riesci ad essere competitivo rispetto a loro?
- Business plan. Il business plan (e in particolare il piano finanziario) è fondamentale, sia che tu debba presentarlo ad eventuali investitori sia per avere chiari gli obiettivi annuali. Un business plan dettagliato ti consentirà di capire, nei primi mesi di vita, se stai andando secondo le aspettative e, tenendolo d’occhio, ti permetterà di aggiustare il tiro se trovassi qualche piccolo ostacolo sulla strada.
Tante ditte preparano il piano finanziario nei primi anni, ma poi smettono, dimenticando che il piano finanziario, insieme al budget, è anche fondamentale per prevedere i flussi della cassa e assicurarti di non andare mai a corto di liquidità, uno dei principali problemi delle neo ditte. - Aspetti burocratici iniziali. Facilmente risolvibili con un bravo fiduciario, comportano comunque delle scelte strategiche per iniziare con il piede giusto: la forma giuridica, il nome, lo scopo societario, l’iscrizione al registro di commercio, la tutela della proprietà intellettuale.
- Assoggettamento IVA. Se la tua ditta prevede una cifra d’affari superiore ai 100'000 CHF devi annunciarla all’Amministrazione Federale delle Contribuzioni in modo che ti venga attribuito un numero IVA. Se eserciti un'attività imprenditoriale puoi comunque registrarti volontariamente come contribuente IVA. Devi scegliere anche la modalità di calcolo dell’IVA, cioè con il metodo sull’effettivo (paghi l’IVA su ogni vendita e scarichi l’IVA su ogni acquisto) o con il metodo forfettario dell’aliquota a saldo (paghi un’aliquota forfettaria più vantaggiosa rispetto a quella in vigore, sulle vendite, ma non scarichi l’IVA sugli acquisti).
- Affiliazione come datore di lavoro e annuncio dei dipendenti. Se prevedi di avere dei dipendenti devi per prima cosa affiliarti come datore di lavoro presso l’Istituto delle assicurazioni sociale del tuo cantone, e poi annunciare ogni dipendente. Per i dipendenti che superano la soglia minima di salario annuale, è anche necessario stipulare un contratto con un ente per il 2° pilastro (LPP) e stipulare le assicurazioni necessarie, prima tra tutte la LAINF (assicurazione infortuni). Se vuoi aprire una ditta individuale le incombenze sono leggermente diverse, ma devi comunque annunciarti.
- Assicurazioni. Oltre alle assicurazioni obbligatorie in caso di dipendenti ve ne sono anche altre molto importanti: Responsabilità civile per imprese, Assicurazione di cose, Assicurazioni macchinari, ecc.
Affrontare al meglio la gestione giorno per giorno
Una volta fatto il grande passo e avviata la ditta, l’istinto è quello di buttarsi a capofitto nell’attività, per soddisfare i clienti, conquistare il mercato, ecc. Attenzione! Vale la pena di fermarsi un attimo a considerare quali strumenti utilizzare e come organizzarsi per gestire la ditta giorno per giorno. Iniziare con il piede giusto facilita tantissimo questo lavoro.
Gestione dei documenti. In pochissimo tempo si è già sommersi da montagne di fogli, contratti, ricevute. Sia che tu decida di tenerli in forma cartacea che digitale, troviamo che sia ideale suddividerli in:
- documenti di base, che hanno normalmente una validità lunga (contratto di affitto, apertura conto bancario, assicurazioni…)
- documenti dipendenti (annuncio, identità, contratto...)
- documenti correnti, i corrispettivi. Questi a nostro avviso non devono essere suddivisi per tipologia (es. spese telefoniche, affitto, fatture, ecc.), ma semplicemente in ordine cronologico di arrivo. Con software contabili come Banana Contabilità Plus per esempio, questi possono essere tenuti in forma digitale e associati alla registrazione contabile. Comodo perché al bisogno si ritrovano subito e con un click si possono aprire in PDF.
- documenti di base, che hanno normalmente una validità lunga (contratto di affitto, apertura conto bancario, assicurazioni…)
- Contabilità in prima persona o demandata a terzi? Ci sono pro e contro per entrambe le opzioni. Un fiduciario ti assicura che tutto sia corretto e ti alleggerisce il lavoro, ma ha dei costi che possono essere rilevanti. Inoltre non tenere la contabilità ti toglie uno strumento prezioso per capire come va la tua ditta nel giorno per giorno. D'altronde, fare tutto "solo" può intimorire all'inizio, soprattutto se non si ha molta esperienza contabile. Suggeriamo una via di mezzo: l'uso di un software contabile che ti permetta di gestire la tua ditta e scaricare i movimenti bancari, delegando al fiduciario le incombenze di controllo e scelte strategiche per ottimizzare l'onere fiscale.
- Scelta del software contabile. Se vuoi gestire in proprio la tua contabilità è impossibile fare a meno di un software. C’è chi continua a tenere i conti su Excel ma è provato che gli errori di formulazione sono numerosi e frequenti e che il tempo perso è parecchio. Oggi sul mercato ci sono diverse scelte, anche molto buone, ma spesso parecchio onerose sia in termini di costi che di tempo richiesto per la formazione. Consigliamo un software facile da usare e con costi ridotti, come Banana Contabilità Plus (piano Advanced). Man mano che la tua ditta cresce puoi imparare ad usare funzioni più avanzate. E se in futuro volessi cambiare software, i tuoi dati contabili saranno sempre disponibili e ciò che avrai imparato su Banana ti sarà utile con qualsiasi altro programma.
- Incassato o fatturato? Queste sono le due modalità di tenuta contabile per la registrazione dei movimenti. Il metodo sull’incassato prevede la registrazione dei movimenti solo al momento in cui dei soldi escono o entrano nella ditta; solo a fine anno le posizioni aperte vengono registrate in appositi conti (transitori attivi o passivi). Il metodo sul fatturato prevede invece una doppia registrazione: la prima al momento dell’emissione della fattura (per esempio su ordine ricevuto dal cliente), e la seconda al momento del pagamento della fattura. Questo metodo è principalmente usato dalle ditte più grandi e di principio è applicato con cifra d'affari superiore ai 500'000 CHF. Con l’arrivo delle forme di pagamento istantaneo (Twint, PayPal, CC, ecc.) la tendenza è un aumento delle contabilità sull’incassato.
- Rendiconto IVA. Se la tua ditta è soggetta all’IVA, e a dipendenza del metodo che hai scelto, dovrai presentare il Rendiconto IVA ogni 3 o 6 mesi. L’Amministrazione Federale delle Contribuzioni spinge gli utenti a caricare i dati relativi direttamente sul portale AFC (sarà obbligatorio dal 2025) a discapito del vecchio formato cartaceo. Banana Contabilità Plus (piano Advanced) crea il Rendiconto IVA in pochi secondi.
- Dichiarazione fiscale e revisione. Momento temuto da tante ditte, soprattutto perché obbliga a raccogliere tutti i documenti dell’anno e a portarli al fiduciario o fiscalista. Ma con un buon software anche questa incombenza è molto meno onerosa perché la tenuta contabile è aggiornata e i dati sono già tutti presenti. Se il tuo esperto di fiducia non usa Banana, puoi comunque esportare tutta la contabilità (corrispettivi inclusi), in un unico file PDF. È finita l’epoca dei classeurs portati a mano. Con un esperto che usa Banana, puoi semplicemente condividere con lui la cartella di Dropbox (o del tuo cloud preferito) in cui hai salvato il tuo file contabile e i corrispettivi.
- Ottimizzazione del tempo. Soprattutto all’inizio, spesso non si presta molta attenzione al tempo impiegato alla gestione dell’attività, ma è invece un fattore importante da monitorare perché il tempo dedicato alla gestione è tempo tolto allo sviluppo dell’attività stessa. Un elemento cruciale nel ridurre il tempo dedicato alla contabilità è l'importazione dei movimenti dagli estratti conto della banca, posta o carte di credito, rispetto all'inserimento manuale. Banana Contabilità Plus (piano Advanced) velocizza al massimo l’importazione dei movimenti dagli estratti conto bancari, la ricerca ed eventuale modifica delle registrazioni già inserite, e consente la visualizzazione istantanea dei dati chiave della contabilità, i saldi dei conti, i dettagli di ognuno di essi, il confronto budget/situazione reale, il bilancio e il conto economico e molto altro.
Avviare una nuova impresa in Svizzera richiede quindi pianificazione, ricerca e attenzione ai dettagli. Con una strategia ben definita, una gestione contabile accurata grazie ad un software professionale ma di facile utilizzo e il supporto di professionisti qualificati, puoi costruire una base solida per il successo della tua impresa.
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