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Biblioteca e collezioni

Introduzione e modo d'uso

L'utilità Biblioteche e collezioni di Banana Contabilità è un applicativo che permette di inserire un elenco di libri, oggetti o contatti e tenere il controllo degli oggetti in prestito e restituiti.

Crea nuovo

File -> Nuovo... nella casella Filtra per: inserire il termine "biblioteca" e selezionare il modello Biblioteca, collezione di libri e gestione prestiti

Tabella Gruppi

Nella tabella Gruppi vengono definiti i gruppi secondo i quali si desidera suddividere gli utenti. Per identificare un gruppo si inserisce un codice identificativo Id (colonna Id). Nella colonna Descrizione viene inserito un testo che identifichi il gruppo.

Per la spiegazione delle colonne presenti nella tabella Gruppi si veda la spiegazione della Rubrica.

Tabella Contatti

Nella tabella Contatti si inseriscono i dati degli utenti. Le varie colonne possono essere personalizzate (si possono rendere visibili solo quelle che servono, o aggiungerne di nuove).

Per la spiegazione delle colonne presenti nella tabella Contatti si veda la spiegazione della Rubrica.

Tabella Articoli (Libri)

In questa tabella si inseriscono gli articoli: possono riferirsi a oggetti di valore, libri o altro.
Ci sono diverse modalità di inserimento, anche con il copia/incolla da file Excel o riempimento automatico con dati ripresi da internet.
Vedi sotto per spiegazioni dettagliate.

Colonne

Ci sono diverse colonne. È possibile aggiungerne delle nuove.

  • Id è il numero dell'oggetto, che deve essere attribuito.
    Il tasto F6 attribuisce il numero progressivamente.
    È possibile usare anche un prefisso. Per esempio: A-001,  il programma proporrà A-002.
  • ISBN
    È il numero internazionale di catalogazione dei libri.
    Inserendo nella colonna Id il codice ISBN e premendo il tasto F6, il programma completa in automatico tutti i dati del libro nelle altre colonne, riprendendoli dal database di Google, a condizione che ci sia disponibile un collegamento internet.
    Se ci sono già delle informazioni queste vengono sovrascritte.
    Per informazioni vedi documentazione Google.
    • Non sempre i dati presenti nel database di Google sono completi. È possibile che ci sia il titolo ma manchi l'editore o altri dati. 
    • Per verificare quali dati sono disponibili nel database di Google inserire nel proprio browser la pagina 
      https://www.googleapis.com/books/v1/volumes?q=9781906042509
      inserendo dopo q= il numero di ISBN del libro.
      Se si vede una pagina con "totalItems: 0" vuole dire che il libro NON È nel database dei libri di Google. 
      Se si vede una pagina in formato JSon (formato per programmatori) con i dati del libro significa che il libro È presente nel database dei libri di Google. 
  • Titolo
    È il titolo dell'opera.
  • Autore
    Si possono inserire più autori, separandoli con un punto e virgola ";".
  • Editore
    Si possono inserire più editori, separandoli con un punto e virgola ";".
  • Data restituzione
    È la data di restituzione prevista per questo articolo. Viene completata automaticamente in base ai prestiti registrati nella tabella Prestiti. Se è vuota significa che il libro è in casa.
     

Inserimento dei libri

I dati dei libri possono essere inseriti in tre modalità diverse:

  • Inserimento manuale - Nella tabella Articoli si inseriscono i dati dei libri. Vedi spiegazione colonne (paragrafo precedente)
  • Riprendere i dati da Excel - Se si possiede già una lista di libri da un altro programma o su Excel, si possono semplicemente copiare/incollare i dati.
    Per copiare e incollare i dati bisogna assicurarsi che su Excel le colonne siano disposte come su Banana. Il copia/incolla è possibile da Excel o da file txt.
    Se l'ordine delle colonne coincide si possono copiare i dati in blocco, altrimenti si procedere colonna per colonna o per aree selezionate.
  • Riprendere i dati dei libri automaticamente da internet - La colonna ISBN é molto utile se si ha una connessione a Internet: ogni libro infatti ha un codice ISBN (formato riconosciuto internazionalmente e scritto in genere sul retro della copertina); se si inserisce il codice ISBN di un libro e si preme il tasto F6 (o Cmd + 6 per Mac), il programma rileva automaticamente da internet e inserisce tutti gli altri dati (titolo, autore, editore, ecc. addirittura un piccolo riassunto
  • Se il libro ha diversi autori o editori, basta separare i nomi da un punto virgola ";" così verranno trovati anche singolarmente nelle ricerche (per esempio trovare tutti i libri di un certo autore).

Tabella Prestiti

Nella tabella Prestiti vengono gestiti gli articoli prestati, la scadenza e la data di restituzione.

Colonne

  • Data
    È la data del prestito.
  • Articolo Id
    Il numero dell'articolo. La ricerca può essere fatta in base al titolo.
  • Contatti Id
    Il numero del contatto. La ricerca può essere fatta anche in base al nome, cognome, località.
  • Scadenza
    È la data prevista per la restituzione.
    Se si inserisce "+30", il programma proporrà la data di 30 giorni dopo.
  • Data restituzione
    Inserire la data  della restiutzione.
     

Gestire i prestiti

Registrare un prestito:

  • Inserire la data. Se si preme il tasto del punto "." viene scritta automaticamente la data del giorno.
  • Nella colonna Articolo Id, se si inizia a digitare il titolo del libro e si seleziona dallo smart fill il titolo desiderato, premendo F6, il programma inserisce in automatico l'Id dell'articolo e la descrizione corrispondente.
  • Nella colonna Scadenza (data di restituzione del libro), il programma inserisce automaticamente la data 30 giorni successivi alla data del prestito, ma è possibile cambiarla manualmente (per es. scrivendo +40, il programma inserisce già la data corretta, 40 giorni dopo).

 


Registrare la restituzione di un libro:

Per indicare che un libro è stato restituito è sufficiente inserire nella colonna Restituzione del libro, la data della restituzione.

Se si hanno tanti libri in prestito, il dialogo Restituzione Articoli, elenca i libri in prestito, permette di ricercarli e indicare con un visto l'avvenuta restituzione.

  • Dal menu Utilità1 scegliere il comando Restituzione articoli;
  • Appare una finestra dove occorre digitare il nome dell’utente per vedere l’elenco dei libri che ha preso.
    • Vistare tutti i libri che vengono restituiti.
    • Con il tasto Applica, il programma inserisce automaticamente la data del giorno nella colonna Data Restituzione della tabella Prestiti.
    • In caso di errori basta ritorna nella tabella Prestiti e usare il comando Annulla.


 

Archiviare i dati

La funzione Archivia permette di evitare l'accumulo di troppe registrazioni di libri usciti e poi restituiti. I dati archiviati non vengono cancellati, ma sono salvati in tabelle nascoste. Per statistiche o per qualsiasi altra necessità questi dati si possono riprendere.

Archivia dati prestiti libri rientrati

  • Con il comando Archivia dati (dal menu Utilità1), e poi Archivia dati tabella -> Prestiti, il programma elimina tutti i prestiti di libri ormai restituiti dalla tabella Prestiti, e li inserisce in una tabella Archivio.
  • Nella tabella Prestiti rimangono quindi unicamente i libri prestati e non ancora rientrati.

Archivia dati contatti non più usati

Come per l'archiviazione dei libri si possono archiviare anche i vecchi contatti.

  • Indicare una data di archiviazione.
  • Impartire il comando Archivia dati dal menu Utilità1 e scegliere Archivia dati tabella e poi Contatti.

Diario

In questa tabella si possono inserire delle annotazioni giornaliere e abbinarle ad un determinato contatto.
Si possono inserire per esempio i turni delle bibliotecarie, o segnare annotazioni o fatti rilevanti, liste di cose da fare, ecc.
Per ogni annotazione si può inserire la data, la descrizione, una data di scadenza e abbinarvi un codice utente.

Stampe

Tutto ciò che si vede a video può essere stampato o salvato in pdf.

Nella seziona BananaApps (cercare library) si trovano anche delle estensioni per delle stampe:

  • Stampe del catalogo completo dei libri in pdf, da pubblicare sul sito internet.
  • Stampa della scheda del contatti con i libri ancora in prestito (da inviare come allegato quando si fanno i richiami).

 

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