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Biblioteche

 

Download modello: modello_biblioteca.ac2

 


 

Programma per gestire biblioteche e collezioni in modo semplice, con un modo d'uso simile a Excel.

Banana Biblioteche è un applicativo incluso nel software Banana Contabilità, versione 8.

Download Banana Contabilità

Caratteristiche di Banana Biblioteca

  • Ripresa dei dati del libro direttamente da Internet. Si inserisce il codice ISBN e Banana completa i dati del libro riprendendo le informazioni da Google: titolo, sottotitolo, autore, editore, anno di pubblicazione e anche un breve sommario.
  • Ripresa di liste di libri da Excel o da altre applicazioni. Si possono semplicemente copiare/incollare liste di libri su Banana da Excel o files txt.
  • Gestione prestiti. Si indica la persona che ha preso il libro e quando deve questo deve essere restituito. Si sa quali sono i libri usciti e con pochi click si registra il rientro.

In più tante altre funzionalità tipiche di Banana:

  • Classifica i libri secondo criteri o categorie personalizzabili.
  • Indirizzario dei contatti delle persone che prendono i libri in prestito.
  • Inserimento di più autori o editori nella stessa casella di testo.
  • Possibilità di aggiungere ulteriori colonne, per inserire note personali o dati supplementari.
  • Facile ricerca per titolo, autore, parole chiave, utente, gruppo di utenti, ecc.
  • Stampa dell'elenco libri in pdf o esportazione in Excel.
  • Pratica gestione degli utenti - divisibili in gruppi (studenti, docenti, volontari, classi, ...), con possibilità di selezionare gruppi singoli.
  • Utilissima evidenziazione solo dei libri usciti - tutti i libri rientrati possono venire archiviati (ma accessibili) in modo che siano evidenziati solo quelli ancora fuori. Quando un utente riporta un libro vengono subito elencati gli altri libri presi dallo stesso utente.
  • Stampa su etichette dei codici dei libri, per la classificazione di libri nuovi.
  • Diario, per annotare scadenze, impegni o i turni dei bibliotecari.
  • Gestione di più biblioteche.
  • Possibilità di estendere il programma creando delle proprie stampe, estrazioini o altro.

Per informazioni supplementari si rimanda anche alla documentazione tecnica Biblioteca e Collezioni.

Prova gratuita

Scarica gratuitamente il programma per Windows, Mac o Linux, puoi provare il modello e inserire fino a 70 registrazioni.

Come funziona: crea un tuo archivio biblioteca

Quando apri il software Banana Contabilità 8 scegli il comando Nuovo dal menu File; avrai davanti una finestra dove si può scegliere fra diverse applicazioni, tante contabili. Per ognuna si può selezionare la tipologia (con altre sottoscelte) e la lingua/nazione.

Scegli Utilità -> Biblioteca e collezioni

Aprendo il file (premi OK un paio di volte), ti trovi davanti ad una videata con 5 tabelle: Gruppi, Contatti, Articoli, Prestiti e Diario.

Qua sotto spieghismo in breve ognuna di esse.

 

Inserire i libri da zero o riprendere i dati da Excel (o altre applicazioni)

Tabella Articoli

I dati dei libri si inseriscono in questa tabella, e nella colonna Id si mette il codice del libro, che può essere liberamente inventato (per una biblioteca che inizia da zero). Ecco alcune funzioni interessanti per velocizzare l'inserimento:

  • Riprendere i dati da Excel - Se hai già una lista di libri da un altro programma o su Excel, puoi semplicemente copiare/incollare i dati. Come? È molto semplice. Devi solo assicurarti che su Excel le colonne siano disposte come su Banana, poi puoi copiare/incollare i dati dei libri da Excel, da files txt, ecc.
    Se l'ordine delle colonne coincide puoi compiarli tutti insieme, se no colonna per colonna. Puoi anche solo copiare delle aree selezionate.
     
  • Riprendere i dati dei libri automaticamente da internet - La colonna ISBN é molto utile se hai una connessione a Internet: ogni libro infatti ha un codice ISBN (formato riconosciuto internazionalmente e scritto in genere sul retro della copertina); se inserisci il codice ISBN di un libro e premi poi il tasto F6 (o Cmd + 6 se usi un Mac), il programma rileva automaticamente da internet e inserisce tutti gli altri dati (titolo, autore, editore, ecc. addirittura un piccolo riassunto). Se la scuola non ha internet si potrebbe comunque portare a casa di qualcuno (che abbia già il Banana e la connessione Internet) il file della biblioteca (mettendolo su chiavetta), fare lì il lavoro e poi riportare il file alla biblioteca.
     
  • Nella colonna Id devi inserire il codice assegnato al libro (può essere anche una combinazione di lettere e numeri). Con il tasto F6 (o Cmd + 6 se usi Mac), il programma inserisce il codice successivo nella riga seguente
     
  • Se il libro ha diversi autori o editori, ti basta separare i nomi da un punto virgola ";" così verranno trovati anche singolarmente nelle ricerche - potrai quindi per esempio trovare tutti i libri di un certo autore


 

Inserire e gestire gli utenti

Tabella Gruppi

  • Noi abbiamo trovato molto utile la tabella Gruppi, dove abbiamo potuto dividere i bambini in utenti dell'asilo e utenti delle elementari, + ex-studenti (ma si possono dividere anche per classi), e poi abbiamo creato un gruppo per i docenti e uno per i nostri volontari.

 

Tabella Contatti

  • Nella tabella Contatti devi inserire i dati degli utenti, divisi in varie colonne che puoi tranquillamente personalizzare (puoi rendere visibili solo quelle che servono, o puoi aggiungerne di nuove)
  • Anche gli utenti hanno il loro codice identificativo (Id) che puoi sempre creare liberamente; passando alla riga successiva, con il tasto F6 (o Cmd + 6 se usi un Mac), il programma inserisce l'Id successivo.


 

Gestire i prestiti

Tabella prestiti

Questa è la parte più importante del software di gestione della biblioteca, perché abbiamo visto che i bambini arrivano di solito in massa, quindi sia i prestiti che le restituzioni devono essere fatte in modo rapidissimo, per non creare ingolfamenti.

Prestito di un libro

  • Aggiungi una nuova riga e indica la data del prestito (scorciatoia utilissima: se schiacci il semplice punto "." viene scritta automaticamente la data del giorno!).
  • Non serve che ti ricordi l'Id del libro o dell’utente, poiché basta che inizi a digitare il titolo del libro o il nome dell’utente perché il programma ti visualizzi tutte le scelte possibili.
  • Nella colonna Scadenza (data di restituzione del libro), il programma inserisce automaticamente la data 30 giorni successiva alla data del prestito, ma puoi sempre cambiarla (Se per esempio scrivi +40, il programma inserisce già la data giusta, 40 giorni dopo).


Restituzione di un libro

  • Dal menu Utilità scegli il comando Restituzione articoli;
  • Appare una finestra dove devi digitare il nome dell’utente per vedere l’elenco dei libri che ha preso.
    • Puoi a questo punto vistare tutti quelli che vengono restituiti (in genere l’utente porta indietro tutti i libri che ha preso insieme).
    • Con il tasto Applica, il programma inserisce automaticamente la data del giorno nella colonna Data Restituzione della tabella Prestiti.
    • Se sbagli non ci sono problemi; ritorna nella tabella prestiti e dai il comando Annulla o cancella la Data Restituzione.

Questa funzione apparentemente banale, semplifica di parecchio la ricerca dei libri in restituzione.



Archiviare i dati

Un grande problema che avevamo era che con l'avanzare dell'anno scolastico si accumulavano un sacco di registrazioni di libri usciti e poi restituiti. La funzione Archivia ci ha risolto questo problema, perché i dati superati non vengono cancellati, ma possono essere archiviati in tabelle nascoste. Per statistiche o per qualsiasi altra necessità questi dati si possono riprendere. Nella tabella Prestiti rimangono dunque solo i libri usciti!

Archivia dati prestiti libri rientrati

  • Con il comando Archivia dati (dal menu Utilità), e poi Archivia Prestiti, il programma elimina tutti i prestiti di libri ormai restituiti dalla tabella Prestiti, e li inserisce in una tabella Archivi.
  • Nella tabella Prestiti rimangono quindi unicamente i libri prestati e non ancora rientrati.

 

Archivia dati contatti non più usati

Come per l'archiviazione dei libri, puoi anche (in genere a fine anno) archiviare dei contatti (per esempio di alunni che finiscono la scuola, o di docenti che vengono trasferiti), o dei libri (per esempio libri vecchi che vengono dati via).

  • Per tutti i contatti che vuoi archiviare, indica una data d'archiviazione.
  • Dai il comando Archivia dati e scegli la tabella Contatti.



Diario di bordo - organizzazione e note interne

Tabella Diario

La tabella Diario a noi viene molto utile per scrivere i turni delle bibliotecarie (visto che girano diverse volontarie), o comunque per segnare annotazioni o fatti rilevanti, liste di cose da fare, ecc.

Per ogni annotazione puoi inseire la data, la descrizione, una data di scadenza e abbinarvi un codice utente (per esempio quello della bibliotecaria che ha scritto l’annotazione, o l’utente oggetto della nota).


 

Stampare le etichette

Come biblioteca ci siamo trovati a dover stampare due tipi di etichette:

  • etichette piccole da mettere sul dorso del libro (con il codice del libro), in modo che fosse visibile sugli scaffali
  • etichette più grandi da mettere nella pagina interna del libro, in cui diciamo che quel libro appartiene alla nostra biblioteca e che deve essere restituito entro il ..... (a matita mettiamo poi ogni volta la data di scadenza del libro)

Le etichette possono essere stampate sia a partire dal file Banana dove avete già registrato tutti i libri della biblioteca, sia da un file vuoto, nel caso in cui vogliate prima stampare i codici e poi attribuirli ai libri.

Stampa etichette per il dorso dei libri

Prima di tutto siamo andati sul sito dei produttori di etichette e abbiamo scelto il formato migliore per noi (fogli A4, formato 25.4 x 10mm - modello Herma 10001 o Herma 4333).

Per la stampa delle etichette poi abbiamo aperto un nuovo file Banana per biblioteche, vuoto, senza dati (menu File -> Nuovo), ma, come detto, potete anche partire dal vostro file della Biblioteca.

Per creare velocemente tanti codici libri, invece che scriverli a mano o usare il tasto F6 su ogni riga, abbiamo usato una funzione utile di Excel. Ecco come abbiamo fatto:

Abbiamo aperto un file nuovo su Excel; nella cella A1 abbiamo digitato il codice della biblioteca che desideravamo (può essere qualsiasi combinazione di lettere e numeri) - noi abbiamo scelto B.ES-00001 (per Biblioteca Esempio 00001).

Siamo poi andati con il mouse proprio sull'angolo a destra in basso della cella (il puntatore diventa una croce), e, tenendo premuto, abbiamo trascinato il mouse verso il basso; Excel crea automaticamente i codici progressivi.

A questo punto abbiamo copiato i codici creati (tasti Ctrl + C) e li abbiamo incollati in Banana (comandi Ctrl + V), nella tabella Articoli, nella colonna Id.

A questo punto é necessario creare l'etichetta.

Dal menu Apps abbiamo scelto il comando Etichette -> Stampa. Ecco la finestra che appare:

È importante che come sorgente dei Dati sia selezionata la tabella Articoli, poi per definire la nostra etichetta dobbiamo premere il tasto Cambia... nella sezione Formato etichette.
Nella finestra che appare abbiamo inserito i margini e le caratteristiche del formato di etichette scelto, nel nostro caso Herma 10001.

Prima di premere OK, siamo andati nella sezione Composizione, dove abbiamo potuto dare un nome a queste impostazioni personalizzate (in modo da poterle utilizzare in futuro). Nel nostro caso abbiamo scelto Codici Libri (dorso).

A questo punto abbiamo premuto il tasto OK. Ci siamo trovati nuovamente nella finestra della Stampa etichette.
Una volta che abbiamo definito che dimensioni ha la nostra etichetta, abbiamo ancora dovuto indicare cosa deve contenere.
Siamo quindi andati nella sezione Etichetta.

Nel nostro caso, a noi basta che l'etichetta indichi il codice del libro, quindi il contenuto della colonna IdRiga.
Abbiamo quindi selezionato il campo IdRiga dalla lista dei campi disponibili e abbiamo premuto il bottone Aggiungi campo.
L'IdRiga figura nella Vista etichetta.

Premendo il tasto OK si può vedere il risultato.

A questo punto basta stampare utilizzando i fogli Herma.
 

Stampa etichette per l'interno dei libri

Anche in questo caso il primo passo é scegliere il formato dell'etichetta. Questa volta abbiamo scelto un formato abbastanza comune, 70x36mm (Herma 4630 o Avery 3490). I passi sono analoghi a quelli precedenti:

  • Come prima, dal menu Apps scegliere il comando Etichette -> Stampa
  • Nella sezione Formato etichette cliccare sul bottone Cambia
  • Nella finestra Formato etichetta inserire i margini della nuova etichetta
  • Senza premere OK, andare nella sezione Composizione e dare il nome a queste nuove impostazioni (per esempio Etichetta interna libri) e premere OK.
  • Dalla finestra Stampa etichette andare nella sezione Etichetta per definire il contenuto dell'etichetta.

È possibile inserire oltre che a dei campi, anche del testo libero

Premendo OK si visualizza il risultato:

Nel modello messo a disposizione sono già presenti i due formati di etichette: l'etichetta per il dorso dei libri e l'etichetta per l'interno dei libri.
 

Funzioni collegate:

Gestione delle quote annuali

La nostra è una biblioteca gratuita, ma se gestisci una biblioteca in cui vi è una tassa sociale annuale o vi sono dei costi per i prestiti dei libri, puoi creare a lato dell’applicazione per la gestione della biblioteca, un file per la gestione delle quote.
Ecco un esempio in contabilità in partita doppia: modello_biblioteca_gestione_quote_sociali.ac2