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Öffnen, Speichern, Kopieren und Sicherheitskopie (Backup)

Datei öffnen

Die auf dem Datenträger vorhandenen Daten werden in den Arbeitsspeicher abgelegt, wo sie bearbeitet werden können.

  • Die Buchhaltungsdateien können geöffnet werden, wenn sie sich auf einem lokalen Datenträger des Arbeitsplatzes oder über eine Netzwerk-Festplatte erreichbar sind. Wurden die Dateien elektronisch (Email) übermittelt, so müssen sie zuerst in ein Verzeichnis des Computers verschoben werden.
  • Die Datei kann nur einmal im Bearbeitungsmodus geöffnet werden.
    Um an einer schreibgeschützten oder an einer bereits geöffneten Datei vorgenommene Änderungen zu speichern, muss diese unter einem neuem Dateinamen gespeichert werden (Menü Datei, Befehl Speichern unter).
  • In folgenden Fällen meldet das Programm, dass die Datei im Lesemodus geöffnet ist bzw. nur gelesen werden kann:
    • Die Datei befindet sich auf einem nicht wiederbeschreibbaren Datenträger (CD-ROM).
    • Die Datei befindet sich in einem temporären nicht beschreibbaren Ordner.
    • Die Datei ist schreibgeschützt oder der Benutzer verfügt nicht über die notwendigen Zugriffsrechte, um die Datei zu bearbeiten.
    • Die Datei wurde bereits von einem anderen Benutzer geöffnet.
    • Die Datei wurde bereits durch den gleichen Benutzer oder in einer anderen Sitzung geöffnet.
       

Wie *.ac2-Dateien zu suchen sind

Ist nicht bekannt, in welchem Ordner sich die Buchhaltungsdateien befinden, so kann mit Windows-Explorer oder Finder (für Mac) nach den Dateien (mit Erweiterung *.ac2) gesucht werden.

Nach Buchhaltungsdateien auf dem Windows-Computer suchen

Die Buchhaltungsdateien von Banana Buchhaltung haben als Erweiterung .ac2 oder .sba. Die Suchfunktion ist je nach Version von Windows etwas  anders.

  • Windows 10: Auf das Suchsymbol in der Symbolleiste klicken und .ac2 oder den Beginn des Dateinamens eingeben und auf den Pfeil 'Dokumente' klicken.
  • Im Dateimanager von Explorer die Endung *.ac2 oder den Namen der eigenen Buchhaltung eingeben und Windows nach der Datei suchen lassen.
  • Bei Erscheinen des Dialoges 'Datei öffnen' in der rechten oberen Ecke des Suchfelds die Endung '*.ac2‘ eingeben und unten auf das Suchsymbol 'Auf diesem Computer suchen‘ klicken oder auswählen, wo zu suchen ist.

Nach Buchhaltungsdateien auf Mac-Computern suchen

  • Im Dialog 'Datei-Öffnen‘ im Suchfeld oben rechts '.ac2' oder ein Wort eingeben, das im Dateinamen enthalten ist.
    Eventuell auswählen, wo zu suchen ist.
  • Den 'Finder' öffnen und im Suchfeld '.ac2', den Beginn des Dateinamens oder ein Wort eingeben, das im Dateinamen der Datei, die gesucht wird, steht.
  • Mit der rechten Taste auf das ‚Finder'-Symbol klicken, danach auf ‚Suchen‘ klicken und entweder '.ac2' oder den Dateinamen eingeben.
     

Datei speichern

Mit den Befehlen Speichern oder Speichern unter... aus Menü Datei werden die Daten gespeichert. Die bereits vorhandenen gespeicherten Daten werden durch die neuen ersetzt.

  • Die Datei kann nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern gespeichert werden.
    Die Datei kann nur dann gespeichert werden, wenn sonst niemand gleichzeitig auf die Datei zugreift.
  • Es ist frei definierbar, wo die Dateien gespeichert werden sollen.
    Zielordner (Verzeichnis) und Dateiname werden angegeben, wenn die Datei zum ersten Mal (mittels Befehl Speichern (Menü Datei) oder Ikone) gespeichert wird oder beim Erteilen des Befehls Speichern unter... aus dem Menü Datei.
    Banana Buchhaltung schlägt beim ersten Speichern vor, die Buchhaltungsdateien (*.ac2-Dateien) im Verzeichnis (Ordner) 'Dokumente' zu speichern, es kann jedoch irgendein Verzeichnis oder irgendein Ort angewählt werden.
  • Werden mehrere Buchhaltungen verwaltet, empfehlen wir, für jede einzelne Firma (Mandant) sowie eventuell auch für jedes Buchhaltungsjahr einen separaten Ordner zu erstellen.
  • Jede Datei kann passwortgeschützt sein.
     

Buchhaltungsdatei (*.ac2)

  • Die mit Banana Buchhaltung erstellten Dateien haben, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem, die Dateierweiterung "*.ac2".
    Das ac2-Dateiformat ist Banana-spezifisch. Beim Sichern aller Daten, werden diese gleichzeitig komprimiert und im Block gespeichert.
  • Die *.ac2-Dateien der verschiedenen Betriebssystemen (Windows, Mac und Linux) sind kompatibel.
    Eine Datei kann beispielsweise auf Windows gespeichert werden, auf einem Mac geöffnet und bearbeitet werden und danach problemlos auf Linux oder Windows geöffnet werden.
  • Die Datei kann mit der elektronischen Post als Anhang versandt werden, auch auf anderen Betriebssystemen bearbeitet werden und an den Absender retourniert werden.
  • Die Dateien sind vollkommen vom Programm Banana Buchhaltung zu unterscheiden, welches die Erweiterung ".exe" für Windows hat. 
  • Die Installationsdateien haben folgende Erweiterungen: ".dmg" für Mac und ".deb, .rmp, .run, .tgz oder .appimage" für Linux.

Automatisches Speichern

Banana Buchhaltung speichert die Daten automatisch in einer temporären Datei, deren Namen mit ".autosave" endet. Beim Speichern oder beim normalen Beenden des Programms, wird diese temporäre Datei gelöscht. Falls sich der Computer oder das Programm blockieren oder unvorhergesehen beenden sollten, können die Daten durch Öffnen dieser Datei und Speichern mit neuem Namen gerettet werden.

Damit das Programm automatisch die temporäre Autosave-Datei erstellen kann, muss in den Basiseinstellungen (Menü Werkzeuge) unter Registerkarte 'Erweitert / Datensicherung' die Option aktiviert sein (in der Regel ist diese Option standardmässig aktiviert). Siehe Basiseinstellungen.

Wird das Programm nach einem Crash wieder geöffnet und stellt es fest, dass die automatische (temporäre) Speicherung nicht gelöscht wurde, so wird der Benutzer gefragt, ob er die Datei wiederherstellen zu wünscht. Weist der Benutzer das Programm an, die Daten wiederherzustellen, wird die Originaldatei umbenannt in <Dateiname.ac2>.>Datum+Uhrzeit>.bak.

Kopieren oder verschieben von Buchhaltungsdateien

Banana Buchhaltung ist in der Lage, auf jedem beliebigen Laufwerk zu speichern, welches vom Betriebssystem als eine wiederbeschreibbare Disk anerkannt wird.
Von nicht beschreibbaren Datenträgern (CD oder DVD) kann Banana Buchhaltung Dateien ausschliesslich lesen.

*.ac2-Dateien können verschoben werden:

Von einem Verzeichnis (Ordner) in einen anderen:

  • Mit Hilfe von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) das Verzeichnis (Ordner) suchen, in dem die Dateien gespeichert sind
  • Datei/en in das neue Zielverzeichnis (Zielordner) kopieren oder verschieben. Nach dem Einfügen können allenfalls nicht mehr benötigte Datein aus dem Ursprungsverzeichnis (Ursprungsordner) gelöscht werden.

Von einem Computer auf einen anderen:

  • Auf einem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk speichern und dann auf dem neuen Computer speichern:
    • zu speichernde Datei öffnen
    • aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter ausführen und die Einheit mit dem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk auswählen.
    • Die Kopie kann ebenfalls durch Starten von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) und Ziehen der Datei mittels Maus in die Einheit des Memorysticks (USB-Speichersticks) oder externen Laufwerks erstellt werden.
  • Durch Senden per Email (als Beilage/n) und Speichern auf dem neuen Computer.
     

Dropbox, Google Drive und andere Synchronisierungssysteme

Banana Buchhaltung ist mit der Art Systeme zur Synchronisierung der Dateien mit Cloud-Archivierungsservice wie Dropbox und Google Drive kompatibel.
Banana Buchhaltung überschreibt die *.ac2-Dateien und löscht die *.ac2.bak-Dateien. Im Verzeichnis der gelöschten Dateien können die vorhergehenden Versionen der *.ac2.bak-Dateien gefunden werden.

Die Änderungen anzeigen

Banana Android greift direkt auf dem Dropbox-Server zu. Werden Änderungen am eigenen PC angebracht, muss man in der Regel ein paar Sekunden warten, bis diese auf dem Server bzw. in Banana ersichtlich sind.

Um sicherzustellen, dass die Datei ordnungsgemäss mit dem Server synchronisiert ist, muss die Datei auf dem eigenen PC mit einem grünen Visum versehen sein.

Wenn keine (Sync) Synchronisierungs-Symbole (in grün, rot, blau) erscheinen, ist die auf dem PC installierte Dropbox-Anwendung zu aktualisieren.

Der Synchronisationsstatus auf dem eigenen PC kann auch überprüft werden, indem man unten in der Taskleiste das Dropbox-Symbol anklickt:


Ausserdem findet die Android-Synchronisation nicht statt, wenn die App geöffnet ist. In diesem Fall die Applikation schliessen und neu starten.

Achtung:

Banana Buchhaltung bemerkt nicht, wenn mit Synchronisierungssystemen verwaltete Dateien gleichzeitig auf mehreren Computern geöffnet und bearbeitet werden. So könnte zum Beispiel vorkommen, dass eine Person Daten löscht oder eine andere neue Daten hinzufügt und nur die zuletzt gespeicherte Version der Datei beibehalten wird bzw. die übrigen Änderungen verloren gehen.
Aus diesem Grunde ist höchste Aufmerksamkeit angebracht, um unbedingt zu vermeiden, dass dieselbe Datei gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen aus bearbeitet wird.
 

Sicherheitskopie (Backup)

Wir raten unseren Benutzern, auf jeden Fall externe Sicherheitskopien (Backups) zu erstellen, um einen möglichen Datenverlust, infolge z.B. eines Computerabsturzes oder anderer Ursache, zu vermeiden.

  • Auf Mac die Funktion "Time Machine" verwenden
  • Auf Windows die Funktion "Datei-Chronik (History)" verwenden.

Im Handel sind auch andere Programme erhältlich, die erlauben, automatische Backups Ihrer Daten zu erstellen.
 

Speichern und *.bak-Datei

Wird gespeichert, so ersetzt Banana Buchhaltung den Inhalt der vorhandenen Datei mit den neuesten Buchhaltungsdaten; dies jedoch nur, wenn der Speichervorgang erfolgreich verläuft:

  • Die Daten werden in einer temporären Datei gespeichert.
    Nur wenn der Speichervorgang korrekt abgeschlossen wird werden die gespeicherten Daten mit den zuvor vorhandenen ersetzt.   
  • Wird die Option Backup Datei (*.bak) erstellen (Menü Werkzeuge -> Basiseinstellungen -> Erweitert) aktiviert, benennt das Programm die vorhandene Datei mit dem gleichen Namen und fügt die Erweiterung ".bak" hinzu.
    Dadurch wird eine neue Datei "Dateiname.ac2.bak" erstellt, die die Daten vor dem Speichern enthält.

Tritt während des Speichervorgangs ein Fehler auf, z.B. der Netzwerklaufwerk ist nicht mehr verfügbar, ist ein anderer Dateinamen anzugeben, unter welchem die Daten zu speichern sind.
 

Daten mittels *.bak-Datei wiederherstellen

Kann aus irgendwelchem Grund die Buchhaltungsdatei nicht mehr verwendet werden, so kann auf die Sicherheitskopie zurückgegriffen werden, welche das Programm automatisch erstellt.

So vorgehen:

  • Verzeichnis (Ordner) auswählen, in welchem die Buchhaltungsdatei gespeichert worden ist.
  • Datei mit der Ausdehnung .bak öffnen. Falls die Datei nicht im Verzeichnis aufgeführt ist, ist unten im Fenster im Feld "Dateityp" Alle Dateien (*.*) auszuwählen.
  • Die Datei nach dem Öffnen mit Namen speichern (Menü Datei, Befehl Speichern unter...). Normalerweise wird die Datei gleich wie die verlorene Datei genannt.


Beschädigte *.ac2-Dateien

Computer sind anfällig für Defekte aufgrund technischer Probleme oder Viren. Es kann ausserdem vorkommen, dass per E-Mail gesendete Dokumente beschädigt ankommen.
Deshalb ist es immer ratsam, Sicherheitskopien zu erstellen.
Wurden Ihre Dateien aufgrund eines technischen Fehlers beschädigt, kann unser technischer Support gegen Bezahlung  gerne versuchen, die Daten wiederherzustellen. Bitte stellen Sie uns hierzu Ihre Datei oder Dateien per Email zu, bestätigen Sie uns mit, dass Sie bei erfolgreicher Wiederherstellung bereit sind, den Unkostenbeitrag gemäss Preisliste zu übernehmen und vergessen Sie nicht, Ihre Adresse (für die Rechnung) zu vermerken.

 

 

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