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Für die Erhebung der Mehrwertsteuer hat die Eidgenössische Steuerverwaltung zwei Abrechnungsarten festgelegt:
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Abrechnung nach vereinbarten Entgelten - die Mehrwertsteuer wird zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Auch die Vorsteuer kann per Zeitpunkt der Rechnungsstellung durch den Lieferanten zurück gefordert werden.
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Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten - für die Steuerbemessung ist der Zeitpunkt der Zahlung einer Rechnung relevant. Auch die Vorsteuer kann erst mit der Zahlung zurück gefordert werden. Mehrwertsteuerzahler, die so arbeiten (nur nach erfolgter Bewilligung der Mehrwertsteuerarbteilung der Eidg. Steuerverwaltung erlaubt) müssen sich an folgende Regeln halten:
1. Unterhalb des Geschäftsjahres keine Kunden und Lieferanten buchen.
2. Beim Buchen des Zahlungsausgangs oder Zahlungseingangs Aufwand oder Ertrag erfassen.
3. MwSt-Code muss auf derselben Zeile wie der Aufwand oder Ertrag erfasst werden.
Praktisches Beispiel: Während des Jahres buchen
Hinweis:
Wird trotzdem eine Verwaltung der Kunden / Lieferanten gewünscht, können hierfür Kostenstellen verwendet werden. In diesem Fall erfolgt die Verwaltung der Kunden / Lieferanten ausserhalb der Bilanz.
Was die Problematik der offene Rechnungen (in Rechnung gestellter Aufwand oder Ertrag, der noch nicht bezahlt/eingenommen worden ist) betrifft, dürfen noch nicht bezahlte Rechnungen von Lieferanten oder an Kunden erst Ende Jahr berücksichtigt werden. Mehr dazu im Mehrwertsteuergesetz (Wegleitung 2001 zur Mehrwertsteuer, Z 964, Seite 219).
Aufgrund dieser Voraussetzungen schlagen wir folgend eine der möglichen Lösungen vor:
Offene Posten Ende Jahr eruieren
Um Ende Jahr den Gewinn und den Verlust des Betriebsjahres genau eruieren zu können, müssen die offenen Rechnungen gebucht werden:
- Aufwand und Ertrag von Rechnungen, die Ende Jahr eingegangen oder ausgestellt worden sind, jedoch erst im folgenden Jahr bezahlt oder kassiert werden.
In diesem Falle muss sichergestellt werden, dass Aufwand und Ertrag nicht mit dem MwSt-Code eingeben werden, denn bei der MwSt-Abrechnung dürfen die Vorsteuer und die Umsatzsteuer erst im MwSt-Formular des 1. Quartals des Folgejahres abgerechnet werden.
Um nur Aufwand und Ertrag (also ohne MwSt) zu eruieren und korrekt zu buchen, wie folgt vorgehen:
Die Konten für Offene Posten
Aktiven und Passiven
- In den Aktiven das Konto "Offene Posten Kunden" eröffnen.
- In den Passiven das Konto "MwSt auf offene Posten Kunden" eröffnen.
- In den Passiven das Konto "Offene Posten Lieferanten" eröffnen.
- In den Aktiven das Konto "MwSt auf offene Posten Lieferanten" eröffnen.
Aufwand und Ertrag
- In Aufwand das Konto "Aufwand für offene Rechnungen Lieferanten" eröffnen.
- In Ertrag das Konto "Ertrag für offene Rechnungen Kunden" eröffnen.
Folgend erklären wir das Vorgehen für die offenen Lieferantenrechnungen. Für die offenen Kundenrechnungen gleich vorgehen. Dabei auf die Kunden-spezifischen Offene-Posten-Konten buchen.
Das Buchen der Lieferantenrechnungen per 31.12.... muss auf mehreren Zeilen erfolgen:
- Mit Sollkonto "Aufwand für offene Rechnungen Lieferanten" den Nettobetrag des Aufwands buchen, ohne MwSt-Code
- Mit Sollkonto "MwSt auf offene Posten Lieferanten" den Betrag der Vorsteuer buchen
- Mit Habenkonto "Offene Posten Lieferanten" den Gesamtbetrag (inkl. MwSt) buchen.
Am 01.01. des folgenden Jahres müssen die vorangehenden Buchungen storniert werden; man bucht hierzu:
- In Soll das Konto Lieferanten mit Gesamtbetrag (inkl. MwSt) buchen
- In Haben den Nettobetrag des Aufwands buchen und zwar ohne MwSt-Code
- In Haben das Konto "MwSt auf offene Posten Lieferanten" buchen für die Vorsteuer.
Beim Zahlungen an Lieferanten wie im Beispiel am Anfang geschildert buchen und dabei ganz normal den MwSt-Code eingeben.
Für die offenen Kundenrechnungen gleich vorgehen. Dabei auf die Kunden-spezifischen Offene-Posten-Konten buchen.