Comment gérer les justificatifs numériques

Avec Banana Comptabilité Plus, vous pouvez gérer les justificatifs (factures, reçus, relevés bancaires et autres documents) au format numérique, en réduisant ou en éliminant l’utilisation du papier.

Chaque ligne du Tableau Écritures peut contenir un lien vers un fichier PDF. D’un simple clic, vous pouvez visualiser immédiatement le document associé.

De cette manière :

• les écritures et les justificatifs restent liés
• la recherche des documents est plus rapide
• le contrôle et la révision sont simplifiés

Comment organiser le fichier comptable et les pièces jointes

Pour garantir le bon fonctionnement des liens vers les documents, le fichier comptable Banana (.ac2) et les documents numériques doivent être enregistrés dans le même environnement de stockage (tous en local ou tous dans le cloud) et se trouver dans le même dossier principal.

Vous pouvez organiser les documents de deux manières :

• Cas 1 – Pièces jointes enregistrées directement dans le dossier principal
  Les pièces jointes numériques et le fichier comptable se trouvent directement dans le dossier principal.
   
• Cas 2 – Pièces jointes enregistrées dans un sous-dossier du dossier principal 
  Les pièces jointes numériques (justificatifs) sont enregistrées dans un sous-dossier (par exemple « Pièces jointes » ou « Documents ») du dossier principal contenant le fichier comptable.

Nous recommandons cette deuxième solution, car elle permet de séparer le fichier comptable des documents joints et rend l’archive plus ordonnée et plus facile à consulter.

Avantages des liens relatifs

Lorsque les documents (par ex. justificatifs PDF) sont enregistrés dans le même dossier principal que le fichier comptable (directement ou dans un sous-dossier), Banana Comptabilité Plus utilise des liens relatifs. Cela permet de conserver des liens valides vers les documents même :

• lors de l’utilisation de systèmes de synchronisation (par exemple Dropbox ou services similaires)
• lorsque le chemin des fichiers varie d’un ordinateur à l’autre.

Organisation de l’archive

Il est conseillé de créer un dossier séparé pour chaque exercice comptable. 

À l’intérieur du dossier de l’année, il est possible de créer un sous-dossier dédié aux pièces jointes et, si nécessaire, d’autres sous-dossiers pour organiser les documents, par exemple :

• factures clients
• factures fournisseurs
• cartes de crédit
• factures étrangères

L’important est de maintenir une structure logique et cohérente, qui reflète l’organisation de la comptabilité et permette de retrouver facilement les documents même plusieurs années plus tard.

Exemple d’organisation de l’archive numérique

Enregistrez dans le dossier Documents tous les justificatifs numériques que vous recevez ou que vous numérisez durant l’année.

Conseil pour la dénomination des fichiers

Utilisez toujours le même critère pour attribuer le nom aux fichiers. Un format recommandé est :

• année-mois-jour + contrepartie + type de document

Exemples :

• 2024-01-15-TIM-facture.pdf
• 2024-01-31-Rossi Marco-facture.pdf.

Il est préférable d’utiliser la date du justificatif. 

Avec cette méthode :

• les documents sont automatiquement classés par ordre chronologique
• la recherche est plus simple
• l’archive reste cohérente dans le temps.

Une dénomination systématique est tout aussi importante que la structure des dossiers.

Lier le document à l’écriture

Lors de la saisie d’une écriture, liez-la au document numérique correspondant via la colonne PièceLien.

Pour visualiser le PDF :

• Positionnez-vous sur la ligne de l’écriture concernée.

  

• Cliquez sur l’icône d’ouverture dans la colonne PièceLien.

Synthèse 

Pour organiser correctement les justificatifs numériques dans Banana Comptabilité Plus :

• créez une structure de dossiers claire et stable
• enregistrez les documents dans le sous-dossier dédié à l’exercice comptable
• utilisez une dénomination cohérente des fichiers (année-mois-jour + contrepartie + type de document)
• liez chaque PDF à l’écriture correspondante via la colonne PièceLien. 

Une gestion systématique des documents numériques améliore l’ordre, facilite la recherche et rend la comptabilité plus vérifiable dans le temps.