Pour maintenir la comptabilité de l'entreprise à jour, il est essentiel d'importer régulièrement les écritures bancaires. Ces écritures permettent d'automatiser le processus de comptabilisation, en évitant la saisie manuelle de chaque opération et les éventuelles erreurs.

Où télécharger les écritures

Les documents contenant les écritures bancaires, quelle que soit la méthode d'acquisition, doivent toujours être enregistrés dans le même dossier. Ce dossier peut se trouver dans le dossier principal de la comptabilité ou dans un emplacement externe. Pour une gestion organisée, il est conseillé de structurer les dossiers en créant un dossier général et des sous-dossiers plus spécifiques : cela permet de réduire les risques d'erreurs, surtout si les écritures sont importées manuellement.

En conservant les fichiers toujours au même emplacement, on évite les problèmes d'importation et il n'est pas nécessaire de modifier à chaque fois le chemin par défaut. De plus, il est déconseillé d'ouvrir et de modifier ces fichiers avant l'importation, car cela pourrait compromettre la reconnaissance correcte des écritures.

Différents formats de fichiers pour les écritures bancaires

Notre logiciel propose de nombreuses extensions qui permettent d'importer les données comptables dans différents formats. Parmi les formats les plus courants, on trouve CAMT, CSV et XLSX.

et XLSX.

Le format CAMT (Cash Management), défini par la norme ISO 20022, est utilisé par les banques pour fournir des relevés électroniques structurés. Les fichiers contiennent des informations détaillées telles que la date, le montant, la description et les références de chaque écriture. Il existe différents types de fichiers CAMT :

• camt.052 : relevé intrajournalier (écritures pendant la journée)
• camt.053 : relevé de fin de journée
• camt.054 : notification de débits et crédits avec les détails de chaque opération

Le format CSV (Comma-Separated Values) est un fichier texte qui utilise des virgules pour séparer les données dans les cellules d’un tableau. Ce format est compatible avec la plupart des logiciels. Le format CSV varie selon les banques et est mis à jour régulièrement.

Le format XLSX est un fichier Microsoft Excel utilisé pour stocker des feuilles de calcul. Le fichier XLSX peut contenir des données, des formules, des mises en forme, des graphiques et plusieurs feuilles de calcul dans un seul document.

Nous avons récemment développé une nouvelle extension qui permet d'importer les fichiers CAMT de toutes les banques, rendant l'importation des écritures encore plus simple et rapide.

Méthodes pour télécharger les écritures

Les méthodes principales pour obtenir ces données sont au nombre de trois :

• Le e-banking
• Le multibanking
• Le logiciel de Mammut Soft Computing AG

Selon la méthode utilisée, il faut accorder plus ou moins d’attention à l’emplacement des fichiers. Le téléchargement manuel depuis le portail bancaire nécessite une attention particulière.

E-banking

La méthode manuelle, traditionnelle et la plus répandue, consiste à accéder directement au portail e-banking de votre banque. Une fois connecté, il est possible d’accéder à la section dédiée aux mouvements du compte et de télécharger les fichiers dans l’un des formats standard compatibles avec les logiciels comptables.

Ce processus, bien que simple, demande une interaction manuelle : l’utilisateur doit se connecter à la plateforme bancaire, sélectionner le compte, télécharger et enregistrer les fichiers sur son ordinateur, puis les importer dans le logiciel comptable.

Multibanking

Le multibanking représente une évolution par rapport aux méthodes manuelles traditionnelles, pensée pour les entreprises ou les professionnels qui gèrent de nombreux comptes courants répartis sur différentes banques. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible d'accéder à une seule plateforme ou interface d’e-banking qui agrège plusieurs comptes, même appartenant à des établissements différents, simplifiant ainsi l’interaction avec chaque banque. La plupart des solutions de multibanking sont basées sur la norme internationale EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard), qui garantit un échange sécurisé des informations et des ordres de paiement entre les entreprises et les banques.

Les principales étapes pour la mise en œuvre du multibanking sont :

• Mise à jour du contrat avec la banque principale
  La première étape consiste à contacter la banque principale pour demander l’activation du service multibanking. Il sera nécessaire de signer un avenant au contrat existant, autorisant la banque à agir comme gestionnaire de plusieurs comptes bancaires.
• Signature des mandats avec les banques connectées
  Pour chaque banque tierce que l’on souhaite connecter, il faut signer une autorisation permettant à la banque principale d’accéder aux informations des comptes concernés.
• Activation technique et fourniture des identifiants
  Une fois les étapes contractuelles terminées, il faut suivre les instructions techniques pour activer l’accès via API ou des outils tiers. Cela peut inclure la fourniture des identifiants ou l’activation de modes d’authentification spécifiques.

Une fois toutes les connexions bancaires établies, il est possible de télécharger les mouvements et données bancaires de manière centralisée, et de traiter les paiements à partir d’un seul outil. Bien que cela reste partiellement un processus manuel, le multibanking permet d’optimiser le temps et les ressources, en réduisant le nombre d’accès et en simplifiant la gestion globale.

Logiciel de Mammut Soft Computing AG

Une solution plus moderne et entièrement automatisée est offerte par le logiciel développé par Mammut Soft Computing AG. Ce système, une fois mis en œuvre, permet d’éliminer complètement le téléchargement manuel des fichiers bancaires, car l’enregistrement est effectué automatiquement dans un dossier défini lors de l’installation.

Le logiciel se concentre sur les interfaces d’échange de données entre les banques et les entreprises, offrant la connexion à de nombreuses banques dans le monde et récupérant de manière sécurisée et automatique les données bancaires dans les formats nécessaires. Ces données sont ensuite synchronisées automatiquement avec le logiciel comptable, rendant inutile l’intervention de l’utilisateur.

Les étapes à suivre pour commencer à utiliser le logiciel Mammut Soft Computing AG sont les suivantes :

• Choix de la solution
  Selon les besoins, vous pouvez opter pour une solution cloud ou une installation locale, cette dernière étant une installation physique sur les appareils de l'utilisateur.
• Configuration des connexions bancaires
  Pour configurer et activer les connexions avec les banques, il est nécessaire de signer les contrats bancaires correspondants. Ces connexions (EBICS, SWIFT, API) permettent de télécharger les relevés de compte et d’envoyer des paiements. Mammut fournit une assistance pour l’activation auprès des banques.
• Autorisation d’accès aux comptes
  Le client, pour lequel la comptabilité est tenue, donne accès à ses données au fiduciaire afin que toutes les informations nécessaires soient disponibles.
• Intégration avec le logiciel comptable/ERP
  Le logiciel est connecté au système comptable ou de gestion interne pour l’exportation et l’importation automatiques des données bancaires.

La véritable valeur ajoutée du logiciel est la mise à jour constante de la comptabilité : les téléchargements automatisés depuis toutes les banques et la synchronisation directe avec le système comptable garantissent que les données sont toujours à jour et prêtes à l'emploi.

Importation et comptabilisation automatisée

Une fois que nous disposons des écritures, il est possible d’exploiter les différentes fonctionnalités offertes par Banana. Quelle que soit la méthode choisie pour télécharger les données bancaires, la fonction « Importer les écritures bancaires au format ISO 20022 (avancé) [BETA] » permet d’automatiser la mise à jour de la comptabilité en mode en partie double ou recettes/dépenses à l’aide des fichiers CAMT (052/053/054). Le programme lit les fichiers XML depuis un dossier défini, les enregistre dans une base de données locale, identifie les écritures nouvelles non encore enregistrées et les propose à l’importation, en évitant les doublons.

Une fois importées, les écritures bancaires sont automatiquement transformées en écritures comptables complètes grâce à nos règles de saisie automatique (plan Advanced), ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie. La comptabilité est ainsi réalisée de manière plus rapide, efficace et précise.

Le dialogue Importer mouvements est activé à partir du menu :

• Actions → Importer en comptabilité→ Importer mouvements

Contenu du dialogue

L'affichage des éléments de dialogue dépend du type de fichier importé :

• Mouvements sur compte unique et relevés bancaires 
  Tous les éléments sont affichés.
• Mouvements de comptabilité en partie double ou autres
  Les éléments suivants ne sont pas affichés :
  • Compte
  • Contrepartie temporaire
  • Appliquer les règles.
• Regroupement par facture
  Cet élément n'est affiché que si le fichier d'importation contient du contenu dans la colonne DocInvoice.

Dialogue Importer Mouvements

Vient ensuite la boîte de dialogue qui permet d'intégrer les données dans les comptes.

Compte de destination

Cette option apparaît lorsque les données sont importées d'un relevé bancaire ou postal ou des mouvements d'entrée et de sortie d'un compte au format texte.

• Saisissez le numéro de compte bancaire de votre plan comptable, lié au relevé importé.
• S'il n'est pas renseigné, le programme saisit le compte [A] (Compte) afin de pouvoir dire s'il s'agit d'un mouvement de Débit ou de Crédit.

Sélectionner mouvements

Date début, Date fin

Indiquez la date de début et de fin de la période de reprise des entrées. Il est possible de sélectionner la période automatiquement en utilisant les cases appropriées sous les cases de date.

Ne pas importer si existe le même Référence externe, Date, Montant

Si l'option est activée, cette fonction permet de ne pas importer les mouvements déjà enregistrés, afin d'éviter un double enregistrement. Cette option ne peut être activée que si la colonne 'Réf. externe' est présente dans les mouvements (fichiers) à importer, sinon elle est désactivée.

Compléter les écritures avec

Compléter les valeurs automatiquement.

Cette option concerne la comptabilité avec TVA et multi-devises.
Si elle est activée, elle permet de compléter automatiquement les valeurs manquantes dans les écritures importées (par exemple, le taux de change dans le tableau Change).

Appliquer les règles (plan Advanced uniquement)

L'option n'est pas visible pour les importations de écritures en partie double.

Voir: Règles de auto-complétion des écritures

• Si cette option est activée, lorsque vous confirmez avec OK, le dialogue Appliquer les règles s'ouvre.
• Si vous n'avez pas activé cette option, vous pouvez également accéder aux Règles en émettant la commande du menu Actions → Écritures répétées→ Appliquer les règles....
• Cette option est activée par défaut s'il existe déjà des règles d'importation dans le tableau des écritures répétées

Compte de contrepartie temporaire

Option non visible pour les importations de mouvements à double entrée.

Un compte est indiqué qui sert à compléter la contrepartie de l'écriture. Le compte doit ensuite être remplacé par la contre-partie correcte, soit manuellement, soit à l'aide des règles pour un fonctionnement entièrement automatique.
Le programme propose par défaut le compte commenté [CA] (ContraAccount).
Une fois les entrées effectuées, il ne doit plus y avoir de mouvements utilisant le compte temporaire, sinon le système d'autocomplétion basé sur des règles ne fonctionnera pas.

Numéro document initial

Option non disponible pour les importations de écritures en partie double.
Il s'agit du numéro de document attribué au premier enregistrement parmi ceux importés.
Le numéro est incrémenté.

Regrouper les écritures par numéro de facture

Si le fichier d'importation contient des valeurs dans la colonne Facture DocInvoice, le dialogue contiendra également les options suivantes :

• Regrouper les écritures par numéro de facture
  Dans ce cas, les lignes d'une même facture sont regroupées de manière à ce qu'il n'y ait qu'une seule entrée pour le même compte et le même code TVA (voir explication importer les données de la facture en anglais).
• Compte de destination pour différences dans les soldes
  Lors de l'utilisation des codes TVA, il est possible qu'il y ait des différences d'arrondi de quelques centièmes.
  Dans ce cas, Banana Comptabilité crée pour chaque facture une écriture supplémentaire où enregistrer la différence.
  Il faut évidemment veiller à ce que les données fournies pour l'importation s'équilibrent entre débit et crédit. Sinon, la ligne d'entrée contient la différence entre le débit et le crédit.

 Modifier les écritures importés

Le programme crée des enregistrements et les ajoute à la fin du tableau des Ecritures.
Les écritures peuvent être modifiées ou supprimées.
Dans la comptabilité en partie double, le programme insère des symboles dans les colonnes CtDébit et CtCrédit et dans la comptabilité Recettes/Dépenses, dans les colonnes Comptes et Catégories.
Les symboles doivent être remplacés par le compte ou la catégorie appropriée.

• [A]
  Ce symbole est affiché si aucun compte n'est indiqué dans le dialogue.
  Au lieu du symbole [A], il faut saisir le compte dans le compte bancaire.
• [CA]
  Ce symbole indique que le compte de contrepartie doit être indiqué dans la cellule, afin que les opérations de débit compensent les opérations de débit.

Pour les lignes avec une seule contrepartie, la même ligne aura à la fois le compte ou le symbole de la contrepartie [A] et le symbole de la contrepartie [CA].
Pour les lignes avec plus d'une contrepartie, chaque ligne aura le symbole du compte ou de la contrepartie [CA]. Si le symbole [CA] n'était pas indiqué, il serait impossible de savoir si le mouvement est un mouvement de débit ou de crédit.

Banana Comptabilité Plus permet l'importation des transactions bancaires dans différents formats. 
Le format ISO 20022 est une norme internationale qui devrait désormais être mis à disposition par toutes les banques européennes. Ce format peut également être appelé ISO xml, xml, camt.053, camt.054 ou autre. L'importation des transactions bancaires au format ISO 20022 est possible de deux manières :

Importation manuelle générique ISO 20022

Importation manuelle des transactions, un fichier à la fois - disponible avec le plan Professionnel.

• L'utilisateur télécharge le fichier ISO 20022 depuis sa banque et l'enregistre dans un dossier sur son ordinateur.
• Ensuite, depuis Banana, il importe manuellement ce fichier. 

Cette importation est rendue possible grâce à l'extension Relevé bancaire Camt ISO 20022 Suisse (Banana+) pour la Suisse et un filtre générique distribué avec l'application pour les autres pays.
L'importation doit être répétée manuellement à chaque fois.

Importation avancée ISO 20022 [Beta]

Importation avancée des transactions depuis plusieurs fichiers simultanément - disponible avec le plan Avancé.
Cela accélère considérablement le travail car l'utilisateur n'a plus besoin de vérifier les périodes à importer.

• L'utilisateur définit un dossier contenant les fichiers ISO 20022 de différents comptes bancaires.
• Dans Banana, avec une commande, le programme avertit s'il y a de nouveaux mouvements à importer.

Cette nouvelle fonction d'importation avancée est rendue possible grâce à l'extension Swiss Camt ISO20022 Reader.

Exigences

• Utilisation de Banana Comptabilité Dev-Channel avec le plan Advanced
• Utilisation d'une comptabilité en Partie Double ou en Recettes et Dépenses.
   

Les mouvements de la caisse peuvent être gérés séparément du fichier comptable principal à l'aide du Cash Manager. A intervalles réguliers, les mouvements sont importés dans le fichier comptable principal, en les regroupant selon une période sélectionnée.

Dans ce cas, vous avez deux fichiers distincts :

1. un fichier contient toutes les données de la comptabilité générale (y compris le compte caisse)
2. un deuxième fichier contient seulement les données de la caisse. 

Afin de pouvoir intégrer les données de la caisse dans la comptabilité principale, un lien doit être établi entre la comptabilité principale et le fichier Cash Manager.
Il existe deux façons différentes de créer le lien :

• Dans le fichier Cash Manager, attribuez aux catégories les mêmes numéros des comptes de la comotabilité principale (comptabilité en partie double ou comptabilité dépenses/recettes).
• Dans le fichier Cash Manager, reportez dans la colonne Catégorie2 (tableau Catégories) les comptes correspondants de la comptabilité principale.
  Si la colonne Catégorie2 n'est pas présente, il faut l'afficher à l'aide du Menu Données → Organiser colonnes.

Paramétrage du compte d'attente pour les versements

Lors de l'importation des données de la caisse dans le fichier de la comptabilité, certains réglages sont nécessaires pour qu'il n'y ait pas de dédoublements d'écritures comptables pour les opérations de versement entre le compte de caisse dans le système comptable principal et les opérations importées du fichier Cash Manager.

Dans le fichier de la Comptabilité principale :

• Dans le tableau Comptes, dans le groupe des Actifs, insérez le Compte d'attente.

Dans le fichier Cash Manager :

• Dans le tableau Catégories, colonne Catégorie, dans le groupe Recettes, insérez, comme catégorie pour les versements du compte bancaire ou postal, le Compte d'attente (le même numéro que celui défini dans la Comptabilité principale).
• Alternativement, dans le tableau Catégories, colonne Catégorie2 dans le groupe Recettes, insérez le Compte d'attente. Dans ce cas, une catégorie est définie dans la colonne Catégorie pour déterminer les versements de la banque. Le compte d'attente, qui se trouve dans la colonne Catégorie2, crée le lien lors de l'importation des écritures dans le fichier de la comptable principal.

Versements du compte bancaire à la caisse

Chaque fois qu'un versement est effectué du compte bancaire vers la caisse, le mouvement est enregistré à la fois dans le fichier comptable principal et dans le fichier de la caisse. Afin d'éviter le dédoublement des écritures comptables, lors de l'importation des données de la caisse, le compte d'attente est utilisé.

• Dans le fichier de la caisse, l'entrée des fonds est enregistrée, en utilisant le compte d'attente comme catégorie, ou alternativement la catégorie pour les versements du compte bancaire, si le compte d'attente a été défini dans la colonne Catégorie2.
• Dans le fichier de la comptabilité principale, vous enregistrez la sortie de fonds, avec le compte bancaire comme crédit et le compte d'attente comme débit.

Lors de l'importation des données de la caisse dans le fichier de la comptabilité principale, le compte d'attente est remis à zéro.

Importer les données de la caisse

• Ouvrir le fichier de la comptabilité principale
• Cliquer sur le Menu Actions → Importer en comptabilité
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, du menu déroulant Importer → sélectionner Écritures → Mouvements livre de caisse (*.ac2)
• À l'aide du bouton Parcourir, sélectionner le fichier du Cash Manager

Les explications de cette fenêtre sont disponibles dans la leçon précédente Importer en comptabilité

Dans la comptabilité

Compte de destination

Il faut sélectionner le numéro de compte de la caisse, présent dans la Comptabilité en partie double ou dans la Comptabilité dépenses/recettes, où les mouvements doivent être importés.

Numéro document initial

Il est possible de saisir un numéro de document initial qui sera attribué à la première écriture importée. Dans les écritures suivantes, le programme attribue automatiquement un numéro progressif, à partir du numéro initial introduit.
Si vous ne souhaitez pas attribuer automatiquement le numéro progressif, laissez la case vide.

Sélectionner mouvements

Date début / Date fin (incluse)

Spécifier la date initiale et la date finale de la période à laquelle les mouvements importés se réfèrent.

Groupement mouvements 

En activant une des options, vous pouvez choisir comment les mouvements de la période doivent être regroupés:

• Pas de regroupement périodique
  Toutes les lignes sont importées, avec les contenus respectifs des colonnes. Le numéro de la Pièce , présent dans la colonne correspondante du fichier de la caisse, est aussi importé.
• Si dans la comptabilité vous désirez utiliser une numérotation différente, tout en voulant conserver le document original du livre caisse, il faut insérer dans le Cash Manager le numéro de la Pièce dans la colonne DocProtocole.
• Mensuel - regroupe les mouvements par mois.
• Trimestriel - regroupe les mouvements par trimestre.
• Semestriel - regroupe les mouvements par semestre.
• Annuel - regroupe les mouvements par année.

Une écriture par compte 

Si plusieurs catégories sont regroupées dans un compte unique de la comptabilité, et que vous désirez des écritures séparées pour chaque catégorie, il faut activer cette case; le programme crée alors des écritures pour chaque catégorie. Quand vous utilisez des codes TVA, non seulement des écritures par catégorie sont créées, mais aussi par codes TVA différents pour la même catégorie.

Note

S'il s’agit d’une comptabilité avec TVA, les calculs de la TVA peuvent résulter légèrement différents. Si les montants des écritures sont insérés en net, le solde de la caisse peut aussi être différent à cause des différences d’arrondi.

Le fichier de la comptabilité est mis à jour avec les données de la caisse.

Sur la page internet filter for Paypal transaction, vour trouvez de l'information sur la nouvelle fonction qui permet de directement importer les opérations Paypal dans votre fichier Banana comptabilité existant (en bas).

Nous avons également préparé des modèles prédéfinis pour la comptabilité en partie double ou la comptabilité multi-devise, pour y jeter un coup d'oeil comme exemple ou pour les utiliser comme fichier séparé seulement pour y enregistrer les écritures Paypal.

Vous trouvez des informations sur tous les types de filtres sur la page Import filters.
Toutes les informations et les modèles se trouvent dans la documentation sur Paypal en langue Anglais.

• Filtre pour importer les mouvements Paypal (Anglais) - comment procéder
• Exemples pour la comptabilité en partie double
• Exemples pour la comptabilité multi-devise

Pour en savoir plus:

• Comptabilité en partie double
• Comptabilité multi-devise
• Liste complète des filtres d'importation (Anglais)