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Quando si modifica il numero di cliente sia nel partitario sia nei centri di costo/profitto, o il numero di fattura, bisogna fare molta attenzione e valutare che non ci siano fatture aperte degli anni precedenti.
Modifica conto cliente senza saldi iniziali
È possibile rinominare il conto cliente con il comando Rinomina.
Nel caso ci fossero delle registrazioni già fatte con il vecchio conto, queste verranno aggiornate in automatico con il nuovo conto cliente.
Si consiglia di rinominare un conto cliente all'inizio dell'anno e quando non ci sono fatture aperte.
Modifica del conto cliente con saldi iniziali
Quando si rinominano dei conti clienti che hanno dei saldi iniziali (fatture aperte) non è possibile rinominare semplicemente il conto, ma è necessario creare un conto aggiuntivo con la nuova numerazione. Il saldo d'apertura verrà spostato dal vecchio conto al nuovo conto con una registrazione contabile.
- Nella tabella Conti, aggiungere il nuovo conto con la nuova numerazione
- Nella tabella Registrazioni, creare la registrazione per stornare il saldo iniziale dal vecchio conto al nuovo conto.
- Se nel nuovo anno ci sono fatture che fanno riferimento al vecchio conto, queste possono essere attribuite al nuovo conto, cambiando il numero di conto per ogni singola registrazione che lo utilizza. Fare molta attenzione se le fatture sono già state inviate al cliente o pagate, o il numero di documento include anche il numero cliente.
- Dal menu Report → clienti → Fatture aperte per cliente, viene visualizzato il report con la chiusura del vecchio conto e il trasferimento del saldo sul nuovo conto.
- Il conto con la vecchia numerazione, avendo saldo zero, potrà essere cancellato nell'anno successivo, quando il saldo iniziale sarà a zero.
Modifica del numero fattura già registrata/emessa
Se si vuole cambiare il numero di una fattura non ancora pagata ci sono due possibilità:
- Sostituire il numero fattura direttamente nella registrazione originale della fattura.
Questa procedura non è consigliata se la fattura con il vecchio numero è stata registrata nel file dell'anno precedente.
- Stornare la registrazione di emissione della fattura.
- Nella colonna Fattura, inserire il numero fattura.
- Nella colonna Tipo inserire 15 (chiudi documento cliente).
- Nella colonna Dare, inserire un conto di trasferimento.
- Nella colonna Avere, inserire il conto del cliente.
- Nella colonna Importo, inserire l'importo.
Questa procedura è consigliata se la fattura con il vecchio numero è stata registrata nel file dell'anno precedente.
