In questo articolo
I Centri di costo e di profitto di Banana Contabilità Plus sono utilizzati per analizzare e monitorare le performance di diverse aree o divisioni di un'azienda: unità organizzative, reparti e filiali, anche senza avere una correlazione fra di loro. Consentono di catalogare le registrazioni secondo criteri diversi rispetto ai conti normali. L'obiettivo principale è quello di minimizzare i costi operativi, e ottimizzare i ricavi, garantendo al contempo la qualità e l'efficienza delle prestazioni. In Banana Contabilità Plus la funzione dei centri di costo e di profitto è disponibile in tutti gli applicativi.
I centri di costo e di profitto sono utilizzati solo a scopi di informazione interna per monitorare e controllare i costi operativi, pertanto non fanno parte del Bilancio.
▶ Video: Centri di costo e di profitto
Se desideri avere un Bilancio suddiviso per progetti, settori o filiali, ti consigliamo di utilizzare i Segmenti.
Registrare i movimenti sui centri di costo/profitto
In Banana Contabilità i centri di costo/profitto si registrano nella tabella Registrazioni, indicando nelle apposite colonne i conti relativi ai centri di costo/profitto, impostati nella tabella Conti. I centri di costo sono attribuiti alla riga di registrazione e possono essere usati contemporaneamente ai segmenti.
Elenchiamo gli usi più frequenti:
- Catalogare delle spese specifiche
- Manifestazioni ed eventi
- Clienti, fornitori, Soci
- Dettaglio supplementare per certe spese (p.es. spese accessorie)
Le colonne per inserire i dati si trovano nella vista Centri di costo. Se non sono visibili si possono visualizzare, in qualsiasi vista, dal menu Dati > Disponi colonne. Sono disponibili 3 colonne diverse: CC1, CC2, CC3, ognuna delle quali è indipendente l'una dall'altra.
Per la registrazione procedere inserendo:
- La data, la descrizione e gli altri elementi usuali
- Il conto Dare e Avere
- L'importo ed eventuale codice IVA
- Nella colonna appropriata (CC1, CC2, CC3) inserire il conto del centro di costo/profitto senza la punteggiatura che lo precede.
- Per registrare sul centro di costo/profitto in avere si deve inserire il centro di costo preceduto dal segno meno (-).
Se un importo complessivo deve essere suddiviso su più centri di costo/profitto del medesimo livello, si devono creare più righe di registrazione; ad ogni riga si indica l'importo che deve essere imputato al centro di costo/profitto e il relativo conto.
Registrare i centri di costo nella Contabilità Entrate/Uscite e Cash Manager
Nella contabilità Entrate e uscite i centri di costo si possono impostare sia nella tabella Conti sia nella tabella Categorie, a dipendenza del motivo per cui vengono impostati:
- I centri di costo/profitto che si riferiscono ai clienti/fornitori, ai soci/donatori si impostano nella tabella Conti.
- I centri di costo/profitto che si riferiscono a spese o ad entrate (rimborsi ai soci, manifestazioni, progetti..) si impostano nella tabella Categorie.
Per effettuare una registrazione su centri di costi/profitto basta inserire nella colonna designata come centro di costo/profitto, la sigla o il numero definiti nella tabella Conti.
Quando un importo deve essere stornato da un un centro di costo/profitto, questo deve essere registrato nella relativa colonna con il segno meno (-) davanti alla sigla/numero del centro di costo/profitto.
Nell'esempio:
- Nel centro di profitto del socio 1, nella colonna CC3 viene registrata la sigla MEMBER 1, per indicare il credito della quota sociale verso il socio 1.
- Quando la quota del socio 1 viene incassata, nella colonna del CC3 viene registrata la sigla -MEMBER 1, affinché nella relativa scheda conto del socio 1 risulti il pagamento e quindi l'azzeramento del credito verso il socio 1.
Nella contabilità Entrate/Uscite e nel Cash Manager si può impostare l'opzione Registra (+/-) i centri di costo come la categoria affinché i centri di costo seguano il segno della categoria.
Occorre fare attenzione nell'usare questa opzione perché se ci sono delle registrazioni con importi che vanno sempre nella colonna delle entrate o delle uscite, mentre sui centri di costo/profitto l'importo andrebbe invertito, il programma somma gli importi nelle relative schede dei centri di costo/profitto.
Nell'esempio dell'immagine precedente ci sono gli importi della quota sociale (credito e incasso) dove entrambi gli importi sono registrati nella colonna delle Entrate, mentre nel centro di profitto MEMBER 1, occorre stornare l'importo per azzerare il credito nei confronti del socio 1.
In questo caso, se si usasse l'opzione Registra (+/-) i centri di costo come la categoria, il saldo nella scheda del relativo centro di profitto risulterebbe sbagliato: essendo che l'importo nelle due registrazioni è registrato sempre nella colonna delle Entrate, nella relativa scheda conto del centro di profitto l'importo verrebbe sommato e non stornato, come invece dovrebbe essere per l'azzeramento del credito verso il socio 1. Pertanto, in questi casi non deve essere utilizzata questa opzione, ma occorre inserire manualmente il segno meno davanti al centro di costo/profitto.
Si consiglia quindi di utilizzare l'opzione solo nei casi in cui si è sicuri che l'importo registrato sul centro di costo/profitto segua la categoria.
Conti dei centri di costo/profitto
I conti dei centri di costo si impostano nella tabella Conti, ad eccezione del Cash Manager che prevede l'impostazione unicamente nella tabella Categorie.
- I Centri di Costo e profitto (CC) sono dei conti preceduti dal punto ".", virgola",", punto e virgola";" .
- Ci sono 3 livelli di centri di costo:
- CC1 preceduti dal punto "."
- CC2 preceduto dalla virgola ","
- CC3 preceduto dal punto e virgola ";"
- Ogni livello è indipendente dall'altro.
- Per ogni livello ci può essere un numero illimitato di conti centri di costo/profitto.
- Si può usare un livello superiore senza usarne uno inferiore.
- Possono essere numerici o alfabetici.
- Possono avere un proprio raggruppamento distinto da quello dei conti normali.
Per lo stesso livello di centro di costo si possono creare dei sottogruppi.
Attenzione a non abbinare gruppi di centri di costo con altri gruppi di livello diverso o di conti normali o di segmenti. - Ogni centro di costo ha una propria scheda conto, completa di movimenti e saldo.
- La registrazione sul centro di costo è indipendente dal conto registrato in dare o avere.
Si può registrare su dei centri di costo anche se non vi è alcun conto nella colonna dare e avere (come nel caso del partitario clienti/fornitori con IVA sull'incassato).
Impostare i conti centri di costo/profitto
Per impostare i centri di costo/profitto nella tabella Conti procedere come segue:
- Creare una sezione apposita per i centri di costo alla fine del piano contabile:
- Inserire una Sezione con l'asterisco "*" per il cambio di sezione e nella colonna Descrizione inserire il titolo "Centri di costo e profitto".
- Nella riga successiva, nella colonna Sezione, inserire 03 per i centri di costo e 04 per i centri di profitto e la relativa descrizione.
- Aggiungere delle righe per i centri di costo:
- Nella colonna Gruppo, inserire il gruppo di appartenenza.
- Nella colonna Conto inserire i conti dei centri di costo/profitto nella tabella registrazioni:
- Preceduti da un punto per quelli da registrare nella colonna CC1.
- Preceduti da una virgola per quelli da registrare nella colonna CC2.
- Preceduti dal punto e virgola per quelli da registrare nella colonna CC3.
- Nella colonna Somma in indicare il gruppo nel quale sommare gli importi.
- Nella multi-moneta si deve specificare anche la moneta del conto.
- Aggiungere i gruppi dei centri di costo.
- In un gruppo totalizzare unicamente un livello specifico.
- Come per i conti normali si possono creare più livelli.
Importo IVA con i centri di costo
Nelle Proprietà file (dati base), sezione IVA si possono impostare gli importi dei centri di costo con le seguenti opzioni:
- Usa l'importo della registrazione - L'importo del centro di costo sarà registrato come l'importo della registrazione.
- Usa l'importo IVA esclusa - L'importo del centro di costo è registrato al netto dell'IVA.
- Usa l'importo IVA inclusa - L'importo del centro di costo è registrato al lordo dell'IVA.
Scheda conto del Centro di costo
Per ogni centro di costo puoi ottenere ha la scheda conto con i relativi movimenti contabili e il saldo.
A differenza di tutti gli altri conti, il conto centro di costo non ha una contropartita. Se si desidera visualizzare la contropartita consigliamo di usare i Segmenti.
Per visualizzare tutte le schede conto dei centri di costo, cliccare sul menu Report > Schede conto > Centri di costo (opzione Filtro).
Differenze tra Centri di costo/profitto e Segmenti
I Centri di costo e di profitto sono delle un'unità dove vengono attribuiti e accumulati dei costi o dei profitti con lo scopo di monitorare una specifica area aziendale (dipartimenti, divisioni, progetti, unità operative o anche macchinari specifici) per migliorare l'efficienza e la gestione delle spese e hanno una finalità interna di controllo.
I Segmenti, invece vengono attribuiti ad una parte dell'attività aziendale per scopi di reporting esterno e analisi strategiche. Vengono utilizzati per analizzare i profitti e altre metriche finanziarie in diverse aree aziendali, settori, filiali, progetti, mercati, clienti e altre dimensioni aziendali per valutarne la performance economica.
- Centri di costo CC3 in Banana Contabilità: sono utilizzati per gestire i Clienti e i Fornitori con l'IVA sull'incassato e la gestione dei Soci delle aziende non Profit.
Differenze nelle impostazioni e nelle registrazioni
In Banana Contabilità le impostazioni e le registrazioni dei centri di costo/profitto e dei segmenti sono diverse:
Tabella Conti
- Si possono impostare fino a 3 centri di costo/profitto CC1, CC2, CC3 e per ognuno si può avere un numero illimitato di centri di costo/profitto. Vengono inseriti nella colonna Conto della tabella Conti con la virgola, il punto e il punto e virgola (rispettivamente CC1, CC2, CC3) davanti al numero di conto (o sigla del conto).
- I Segmenti possono essere impostati fino a 10 livelli ed ogni livello può avere un numero illimitato di segmenti. Vengono inseriti nella colonna Conto della tabella Conti, con doppio punto (:, ::, :::, ecc..) davanti la sigla o il numero che definisce il segmento.
Tabella Registrazioni
- I Centri di costo/profitto si registrano unicamente nelle colonne CC1, CC2, CC3 della vista Centri di costo. Si registra il conto senza la punteggiatura davanti.
- Per registrare sul centro di costo/profitto in avere si deve inserire il centro di costo preceduto dal segno meno.
- I Segmenti si registrano nelle colonne Dare e Avere, dopo il conto principale (es. 4000:P1). Questo significa che l'importo registrato nella colonna Importo viene assegnato al conto 4000 e anche al segmento P1). In alternativa possono essere registrati nella colonna specifica Segmento della tabella Conti.
- Gli importi dei segmenti seguono la destinazione dare e avere dei conti.
Report
- Con i Centri di costo/profitto non è possibile avere un Bilancio e un report contabile.
- Con i Centri di costo/profitto si può ottenere la scheda conto per ogni centro di costo e di profitto.
- Nella tabella Conti è possibile visualizzare la totalizzazione dei diversi gruppi di centri di costo e di profitto.
- Con i Segmenti è possibile avere il bilancio con la suddivisione dei livelli, indicante l'utile o la perdita per segmento.
- Nella tabella Conti è visibile anche il totale dei diversi gruppi di segmenti e si possono visualizzare le schede conto dei diversi Segmenti. Sono possibili anche dei Report contabili.
- Con i Segmenti si può ottenere anche il Report multilivello che combina conti e segmenti, ma si devono usare delle estensioni specifiche.