In diesem Artikel
Heutzutage funktionieren viele Softwareprogramme in der Cloud und erfordern die Erstellung eines Kontos sowie die Nutzung von Zugangsdaten, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. Die Daten sind von verschiedenen Geräten aus zugänglich, was bedeutet, dass alle Daten und Dokumente auf den Servern des Dienstanbieters gespeichert werden (z.B. Dropbox, ICloud, OneDrive, GoogleDrive).
- Die Vorteile der Cloud für private Banana-Nutzer
- Die Vorteile der Cloud für Unternehmen oder Vereine, die Banana benutzen
- Die Vorteile der Cloud für Treuhänder und Buchhalter
Banana Buchhaltung Plus verfügt nicht über eine eigene Cloud - Sie arbeiten mit Ihrer eigenen Cloud
Banana Buchhaltung Plus verfügt nicht über eine eigene Cloud, aber ermöglicht es Ihnen, mit Ihrer eigenen Cloud zu arbeiten! Da Buchhaltungsdaten besonders sensibel sind, sind wir der Meinung, dass Sie selbst entscheiden sollten, wo Sie sie speichern möchten. Ihre Daten sowie Buchhaltungsdateien gehören ausschliesslich Ihnen. Unser Unternehmen hat keinen Zugriff auf Ihre Daten. Wir empfehlen Ihnen, immer Sicherheitskopie (Backup) zu erstellen.
In Banana Buchhaltung stellt jedes Geschäftsjahr normalerweise eine separate Datei im .ac2-Format dar.
Mit Banana Buchhaltung Plus entscheiden Sie, wo Sie Ihre Daten aufbewahren wollen: Lokal oder auf externen Geräten, auf Cloud-Systemen wie Dropbox iCloud, GoogleDrive, OneDrive oder andere Synchronisierungssysteme, um sie mit anderen zu teilen.
In Banana Buchhaltung ist das Speichern Ihrer Dateien in der Cloud somit nur eine von vielen Optionen - eine freie Wahl.
Die Vorteile der Cloud für private Banana-Nutzer
Für private Anwender kann das Speichern ihrer Buchhaltungsdateien und digitalen Belege in der Cloud ein grosser Vorteil sein: Sie sind von jedem Ihrer Geräte aus zugänglich - von zu Hause, im Büro oder vom Handy.
Zum Beispiel kann Ihr Mobiltelefon eine grosse Hilfe sein, um alle Quittungen oder Belege sofort zu scannen (die ansonsten leicht verloren gehen) und direkt im Cloud-Ordner zu speichern. Von dort aus können sie dann abgerufen und als Link in die Buchhaltungsdatei eingefügt werden.
Speichern Sie Ihre Banana-Dateien in der Cloud
Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie Ihre Buchhaltung auch in der Cloud führen und jeden beliebigen Cloud-Speicherdienst verwenden. Absolute Wahlfreiheit, ohne zusätzliche Kosten.
- Sie können den Cloud-Dienst auswählen, den Sie bevorzugen:
- Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive oder andere Synchronisierungssysteme.
- Ihre eigene private Cloud.
- Wenn Sie bereits über einen aktiven Cloud-Dienst verfügen, entstehen Ihnen keine zusätzliche Kosten.
- Ihre Buchhaltungsdaten sind immer verfügbar:
- Auch wenn das Abonnement von Banana Buchhaltung Plus abläuft, bleiben Ihre Daten immer in Ihrem Besitz und zugänglich.
- Mit dem kostenlosen Free-Plan von Banana Buchhaltung Plus können Sie den Inhalt der Dateien jederzeit lesen.
- Sie können Kopien auf jedem beliebigen Datenträger oder Computer aufbewahren, um die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Archivierung von Buchhaltungsdaten zu erfüllen.
- Sie können jede Art von Datei speichern und freigeben:
- Buchhaltungsdateien
- Belege oder andere Dokumente, die Sie mit den Buchungszeilen verknüpfen.
- Andere Excel-, Word-, Brief-, Foto- oder andere Dateien, die mit der Buchhaltung zusammenhängen.
- Sie können Daten mit anderen teilen:
- Nutzen Sie die Freigabefunktionen Ihres Cloud-Anbieters.
- Sie können mehrere Personen auf die Daten zugreifen lassen.
- Sie können Berechtigungen vergeben (z.B. nur Lesezugriff oder schreibgeschützt).
- Sie können die Daten direkt aus dem Internet abrufen.
- Sie können die Buchhaltung auch dann verwalten, wenn Sie über keine aktive Internetverbindung verfügen.
Die Einschränkung, welche Sie bei Banana haben, besteht darin, dass jeweils nur eine Person dieselbe Buchhaltungsdatei ändern kann. Wenn mehrere Personen Änderungen speichern, entsteht ein Konflikt, der zu Datenverlust führen kann. Es handelt sich also um eine ideale Lösung für kleine Teams.
Cloud-Dienst einrichten
Um den Cloud-Dienst einzurichten, müssen Sie den Anweisungen Ihres Anbieters befolgen. In der Regel läuft die Vorgehensweise wie folgt ab:
- Erstellen Sie das Konto über den Cloud-Dienst.
- Installieren Sie das Programm für den Zugriff auf Cloud-Daten auf Ihrem Computer.
- Sie werden nach den Daten für den Zugriff auf Ihr Cloud-Konto gefragt.
- Dieses Programm erstellt einen lokalen Ordner.
- In diesem Ordner synchronisiert das Programm die Daten mit dem Cloud-System.
- Wenn Sie Änderungen lokal vornehmen, werden diese automatisch in die Cloud oder auf andere Geräte übernommen, mit denen Sie verbunden sind.
- Wenn Sie keine Cloud-Verbindung haben, können Sie trotzdem an Ihren Dateien arbeiten. Wenn Sie die Verbindung wieder herstellen, synchronisiert das Programm Ihre Dateien erneut.
- Mit dem Cloud-System können Sie angeben, welche Ordner und Dateien automatisch synchronisiert werden sollen.
- Sie können sowohl von Ihrem Computer als auch von mobilen Geräten auf die Dateien zugreifen.
- Installieren Sie die Software Banana Buchhaltung Plus auf Ihrem Computer.
- Im lokalen Ordner des Cloud-Dienstes:
- Erstellen Sie den Ordner für Ihr Unternehmen oder Ihre Buchhaltung.
- Wenn Sie eine neue Buchhaltungsdatei erstellen, speichern Sie sie in dem von Ihnen erstellten Ordner.
- Erstellen Sie Unterordner, um Ihre Buchhaltungsdaten besser zu organisieren.
- Ihre Daten werden dann automatisch in der Cloud synchronisiert.
- Sie können weitere Ordner für andere Firmen oder Organisationen erstellen.
- Erstellen Sie den Ordner für Ihr Unternehmen oder Ihre Buchhaltung.
Die Vorteile der Cloud für Unternehmen oder Vereine, die Banana benutzen
Zusätzlich zu den Vorteilen, die Privatpersonen vorbehalten sind, wie der Zugriff von verschiedenen Geräten aus und das einfache Scannen von Belegen, können Unternehmen und Vereine Cloud-Dienste nutzen, um die Ordner, in denen sie ihre Buchhaltungsdateien und Belege aufbewahren, mit anderen zu teilen.
Dateien und Ordner mit anderen teilen
Alle Cloud-Systeme bieten die Möglichkeit, Daten mit anderen zu teilen, eine Funktion, die für ein kleines Unternehmen oder einen Verein sehr nützlich sein kann. Um Daten mit anderen zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie ein Konto bei dem von Ihnen genutzten Cloud-Dienst (normalerweise kostenlos).
- Wechseln Sie zu der Datei, die Sie freigeben möchten.
- Verwenden Sie die Freigabefunktion, um die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben, dem Zugriff gewährt werden soll.
- Sie können mit so vielen Personen teilen, wie Sie möchten.
- Sie können Zugriffsberechtigungen vergeben (nur Lesezugriff oder schreibgeschützt).
- Alle Unterordner werden ebenfalls automatisch freigegeben.
- Verwenden Sie die Freigabefunktion, um die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben, dem Zugriff gewährt werden soll.
- Der Benutzer kann auf die Daten zugreifen:
- Über die Weboberfläche
- Indem er den Datensynchronisations-Client auf seinem Computer installiert.
- Die Daten werden zwischen den verschiedenen Nutzern synchronisiert.
Achtung: Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten. Wenn Sie eine Datei aus der Cloud löschen, wird sie auch von allen anderen Geräten gelöscht, die diesen Ordner über die Cloud freigeben.
Die Vorteile der Cloud für Treuhänder und Buchhalter
Oft verwenden Treuhänder und Buchhalter Banana Buchhaltung Plus, weil sie die Daten einfach mit den Kunden teilen können. Es wird auch als zweite Buchhaltungssoftware der Firma geführt. In den letzten Jahren bietet Banana Buchhaltung Plus dank der Verbreitung der Cloud interessante Möglichkeiten für die Gewinnung neuer Kunden.
Wenn Sie als Buchhalter mit Ihren Kunden gemeinsam an der Buchhaltung arbeiten, können Cloud-basierte Systeme dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen.
In der Regel haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Der Kunde hat einen eigenen Cloud-Dienst und teilt die Daten dann mit Ihnen.
- Sie haben ein Cloud-basiertes System, in dem Sie Kundendaten speichern und den Ordner mit dem Kunden teilen.
Wichtige Informationen zur Nutzung einer Cloud:
- Der Cloud-Dienst, den Sie zu verwenden beschlossen haben, ist ein völlig unabhängiges Programm von Banana Buchhaltung. Banana.ch SA übernimmt keine Verantwortung und kann keinen Support in Bezug auf die Nutzung der Cloud anbieten.
- Es wird empfohlen, einen Cloud-Dienst mit einem Geschäftskonto (Business) zu verwenden, um ausreichend Speicherplatz, alle Freigabefunktionen und weitere erweiterte Funktionen zu nutzen.
- Für volle Kompatibilität zwischen Computern zu gewährleisten, wird im Allgemeinen Folgendes empfohlen:
- Wählen Sie einen Windows-Cloud-Dienst wie Microsoft OneDrive, wenn Sie mit Windows arbeiten.
- Wählen Sie einen Apple-Cloud-Dienst wie Apple iCloud, wenn Sie mit einem Mac arbeiten.
- Bei gemischten Betriebssystemen kann als letzte Möglichkeit die gemeinsame Nutzung von Dateien über verschlüsselte Dateiübertragungsdienste wie zum Beispiel Swisstransfer erfolgen.
- Es kann immer nur eine Person gleichzeitig an einer Datei arbeiten.
- Es kann notwendig sein, die Berechtigungen zu verwalten, die denjenigen gewährt werden, mit denen Sie die Dateien teilen.
Mehrere Unternehmen verwalten und Daten mit Kunden austauschen
Wenn Sie mehrere Unternehmen verwalten, sollten Sie Ihre Dateien organisieren, damit Sie sie leichter mit anderen teilen können. Wir schlagen hier eine mögliche Organisation der Daten vor, Sie können natürlich die Struktur wählen, die Ihnen am geeignetsten erscheint.
- Erstellen Sie im lokalen Ordner Ihres Cloud-Systems für jeden Ihrer Kunden einen eigenen Ordner.
- Erstellen Sie dann für jeden Kunden zwei Unterordner:
- Internal (Intern) - Wo Sie die Daten speichern, die Sie nicht teilen möchten.
- Geteilt-[Firmenname]
- Speichern Sie hier die Dateien, die Sie mit Ihrem Kunden teilen möchten.
- Geben Sie auch den Firmennamen an, da dies der Name ist, den Ihr Kunde sehen wird.
- Geben Sie den freigegebenen Ordner mithilfe des vom Cloud-Dienst bereitgestellten Systems für Ihren Kunden frei.
Wichtig: Datensicherungsdienst
Die Arbeit mit einem Datensynchronisationssystem ist vergleichbar mit der Arbeit in einem Netzwerksystem. Wenn ein Benutzer eine Datei oder einen Ordner von seinem lokalen Computer löscht, wird die Datei oder der Ordner automatisch auch aus der Cloud gelöscht. Wenn jemand die Daten überschreibt, gehen die vorherigen Daten ebenfalls verloren.
Es ist daher wichtig, dass Sie über einen Datensicherungsdienst verfügen:
- Prüfen Sie, wie lange Ihr Cloud-Anbieter Kopien Ihrer gelöschten Daten aufbewahrt. Die Aufbewahrungsdauer kann je nach gewähltem Plan variieren.
- Das System kann auch nützlich sein, um sich vor Hardwaredefekten oder Ransomware-Angriffen zu schützen.
- Es kann nützlich sein, ein lokales Sicherungssystem (Backup-System) zu haben, das Ihre Daten auch auf einer Festplatte speichert.
- Ein System, dass das Löschen von Daten durch einfache Befehle verhindert, ist vorzuziehen.