Buchhaltung mit mehreren Standorten mit Banana Buchhaltung+

Banana Buchhaltung Plus ist für die Buchhaltung von Unternehmen und Organisationen geeignet, die in verschiedenen Regionen angesiedelt sind oder die Projekte und Abteilungen des Unternehmens getrennt verwalten und dann in einer einzigen Buchhaltung zusammenfassen müssen. Es handelt sich um eine effiziente Lösung mit sehr geringen Verwaltungskosten, auch dank der neuen Funktionalitäten, die mit Banana Buchhaltung Plus eingeführt wurden.

Die Funktionsweise ist wie folgt:

• Für jede Einheit (Abteilung, Zweigstelle, Departement oder Projekt) wird eine eigene Buchhaltung geführt.
• Die Daten der verschiedenen Konten werden dann in einer zentralen Buchhaltung der Einheit konsolidiert oder in ein ERP-System integriert.

Viele Unternehmen benutzen Banana Buchhaltung Plus für die Buchhaltung an mehreren Standorten, und wir glauben, dass diese Lösung in Zukunft immer attraktiver wird.

Bestehende Cloud-Dienste ausnutzen

Immer mehr Unternehmen haben und nutzen Cloud-Dienste zum Speichern und Freigeben von Daten, wie z. B.: OneDrive, Google Drive, iCloud oder Drobpox. Diese Dienste erlauben es jeder Abteilung, jedem Zweig, jedem Projekt, jeder Abteilung oder jedem Unternehmen, einen eigenen Bereich zu haben und gleichzeitig die Daten der zentralen Einheit zugänglich zu machen.

Banana Buchhaltung Plus verbessert diese Infrastruktur, indem es den verschiedenen beteiligten Einheiten ermöglicht, ihre Dateien sofort sichtbar und für die zentrale Einheit verfügbar zu machen. Mit den Cloud-Diensten kann jeder Standort, jede Abteilung oder Projektgruppe unabhängig arbeiten und auf die Dateien zugreifen, auch wenn keine Internetverbindung besteht. Sobald eine aktive Internetverbindung besteht, werden die Daten synchronisiert: Es ist fast so, als hätte man ein zentralisiertes Buchhaltungssystem, bei dem nicht nur die Buchhaltungsdaten, sondern auch die digitalisierten Buchungsbelege sofort für die zentrale Stelle zugänglich sind.

Mit Banana Buchhaltung Plus können Sie auch die Arbeitsordner, die Dateifreigabe und die Zugriffsrechte nach Belieben verwalten, indem Sie die Funktionen nutzen, die bereits in der Cloud enthalten sind. Mit Banana Buchhaltung Plus kann man auch wählen, ob die verschiedenen Einheiten direkt mit den Dateien arbeiten, die immer synchronisiert werden, oder ob sie die Buchungen in den lokalen Arbeitsdateien eingeben, die dann zu bestimmten Zeiten und erst nach Kontrolle der Konten und Salden in die gemeinsamen Ordner kopiert werden.

Dank dieser Dienste können selbst Unternehmen, die in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Vorschriften, Sprachen und Währungen tätig sind, ihre Buchhaltung besser integrieren und digitalisieren, und zwar einfach und mit begrenzten Investitionen.

Mehr Möglichkeiten mit Banana Buchhaltung Plus

Die alten Versionen von Banana Buchhaltung boten schon viele Möglichkeiten, um Daten zu importieren und zu integrieren. In der neusten Version, Banana Buchhaltung Plus, gibt es nun auch die Möglichkeit, die Erweiterungen zu benutzen, die die Buchhaltungsdaten ändern, so dass der Import von externen Daten automatisiert werden kann.

Viele Unternehmen verwenden Banana Buchhaltung Plus bereits erfolgreich für die Verwaltung von Buchhaltungen mit mehreren Standorten. Wir glauben, dass sich dieser Trend in Zukunft noch verstärken wird und laden die Benutzer ein, weitere Verbesserungen vorzuschlagen, mit dem Ziel, eine vollständig integrierte Buchhaltung mit mehreren Standorten und in Echtzeit aktualisierten zusammenfassenden Daten zu erreichen.

Wenn Sie ein bestimmtes Projekt entwickeln möchten, berät Sie unser technisches Personal gerne in diesem Bereich. Senden Sie uns eine Beschreibung der Ausgangssituation und des gewünschten Ergebnisses. 

Die Vorteile der Verwaltung mehrerer Standorte mit Banana Buchhaltung Plus

Wenn man die Buchhaltung mehrerer getrennter Einheiten, die eine Einheit bilden, verwalten muss, verwendet man im Allgemeinen eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) mit mehreren Benutzern, die es mehreren Personen ermöglicht, sich zu verbinden und gleichzeitig zu arbeiten.

Banana Buchhaltung Plus hingegen ist eine Software, bei der jeweils nur eine Person auf die Daten zugreifen und sie bearbeiten kann. Sie eignet sich im Allgemeinen nicht für die Buchhaltung von grossen Unternehmen. Trotzdem kann es sehr nützlich und interessant sein für diejenigen, die getrennte Konten führen und diese dann zu einem einzigen zusammenfassen müssen. Hier sind ihre wichtigsten Vorteile:

• Massgeschneiderte Buchhaltung für jede Niederlassung oder jeden Standort
  Jeder Standort kann seine Buchhaltung an die spezifischen lokalen und gesetzlichen Vorschriften anpassen. Dadurch wird die Buchhaltung auch für nicht spezialisiertes Personal leichter zugänglich, wie das Beispiel von Helvetas mit verschiedenen Buchhaltungsarten für verschiedene Projekte zeigt.
   
• Detaillierte Sicht auf die lokale Finanzsituation
  Separate Konten für jeden Standort ermöglichen einen klaren und unmittelbaren Überblick über die finanzielle Situation. Im Gegensatz zu zentralisierten ERP-Systemen bleiben die finanziellen Details der einzelnen Einheiten getrennt und sind leicht zugänglich und analysierbar.
   
• Anpassungsfähigkeit an spezifische Bedürfnisse
  Jeder Standort kann seine Buchhaltung an seine spezifischen Bedürfnisse anpassen und eine genaue Ausgabenkontrolle gewährleisten. Die Schulen im Kanton Basel-Stadt beispielsweise verwenden für jede Klasse eine eigene Spesenabrechnung, was in einem zentralisierten System nicht möglich wäre.
   
• Datenschutz und kontrollierter Zugriff
  Der Leiter der Buchhaltung verwaltet die Buchhaltungsdateien in seinem eigenen Bereich, so dass nur befugtes Personal auf die Daten zugreifen kann.
   
• Einfache Implementierung und Skalierbarkeit
  Die Einrichtung von Konten mit mehreren Standorten mit Banana Buchhaltung Plus ist ein einfacher und leicht skalierbarer Prozess.
   
• Operative Unabhängigkeit auch ohne Internet
  Die Verwaltung der Buchhaltung mit Banana Buchhaltung Plus ist jederzeit möglich, da die Arbeit auch ohne Internetverbindung fortgesetzt werden kann.
   
• Vereinfachte Datenintegration und -teilung
  Die Buchhaltungsdaten jedes Standorts werden in einer einzigen Datei gesammelt, die einfach gespeichert und mit der zentralen Einheit geteilt werden kann, entweder über Cloud-Dienste oder per E-Mail.
   
• Zuverlässige Synchronisierung mit der Blockchain-Technologie
  Der Einsatz der Blockchain-Technologie stellt sicher, dass bereits geteilte Daten unverändert bleiben und bietet eine sichere und zuverlässige Synchronisation.
   
• Geringere Abonnementkosten
  Für die Verwaltung der Buchhaltung jedes Standorts oder jeder Niederlassung ist nur ein Abonnement für Banana Buchhaltung Plus erforderlich, wodurch die Lösung kostengünstig und noch leichter zugänglich wird.

Verschiedene Möglichkeiten zur Konsolidierung von Daten in einer einzigen Buchhaltung

Die Daten aus den Konten der einzelnen Standorte oder lokalen Einheiten können zu einem einzigen Kontensatz integriert werden.

• Die Kontenpläne der verschiedenen Standorte müssen natürlich so strukturiert sein, dass sie den Anforderungen der Integration genügen.
• Man kann die Daten auf verschiedene Weise integrieren:
  • Integrieren Sie alle Buchungsbewegungen:
    Die übergeordnete Buchführung enthält genau alle Informationen der verschiedenen Buchführungen.
  • Integrieren Sie nur die Gesamtbewegungen einer Periode:
    Auf diese Weise werden in der übergeordneten Buchführung nur die periodischen zusammengefassten Beträge, die sich auf den Standort beziehen, ausgewiesen.
  • Einen hybriden Ansatz wählen:
    Die Helvetas-Organisation z.B. integriert auf der Ebene der verschiedenen Länder alle Bewegungen in ein nationales Buchhaltungssystem. Im zentralen System werden die verschiedenen nationalen Buchhaltungen nur mit den monatlichen Gesamtbeträgen integriert.

Betriebsmodus für die Abrechnung über mehrere Standorte oder Standorte hinweg

Schliesslich gibt es mehrere Betriebsarten:

• Die Daten der verschiedenen Buchhaltungen in einer Datei von Banana Buchhaltung Plus zusammenführen.
  Es gibt spezifische Befehle, um die Bewegungen zu importieren oder um mehrere Dateien zusammenzuführen. Es ist auch möglich, den Import zu automatisieren, indem man angepasste Erweiterungen erstellt.
   
• Die Daten der verschiedenen Konten in ein zentrales Buchhaltungssystem integrieren durch:
  • manuelle Ausdrucke und Datenabrufe.
  • Datenexport und Datenrücknahme in Standardformaten (z.B. csv, xlsx oder andere Standardformate).
  • die Erstellung spezifischer Datenexporte.

Wichtigkeit der Planung einer standortübergreifenden Buchhaltung

Wenn für Betriebe oder Standorte getrennte Konten geführt werden sollen, die dann in einem Stammkonto konsolidiert werden, ist es wichtig, richtig zu planen, wie die Konten strukturiert sind und wie und wie oft die Daten in das Stammkonto integriert werden. In jedem Fall ist ein einheitlich strukturierter Kontenplan, der die Anforderungen der Datenintegration berücksichtigt, unerlässlich.

Der einfachste Fall liegt vor, wenn die verschiedenen Buchhaltungen unabhängig voneinander sind, wie im Beispiel von Schulen dargestellt. In diesem Fall geht es hauptsächlich darum, dass die Daten der einzelnen Einheiten gemäss den Unternehmensstandards dargestellt werden.

Eine komplexere Situation, wie im nachfolgenden Beispiel von Helvetas dargestellt, tritt auf, wenn zwischen der Zentrale und den lokalen Einheiten Geldtransfers stattfinden. Es ist daher wichtig, Doppelverbindungskonten für Einheiten und Projekte einzurichten, die dann beim Datenintegrationsprozess gegeneinander aufgerechnet werden.

Schliesslich gibt es Situationen, in denen die verschiedenen Einheiten auch Kunden- und Lieferantenkonten teilen müssen. In diesem Fall ist eine bidirektionale Datenintegration erforderlich, da auch die Filialbuchhaltung die Bewegungen der Zentrale aufnehmen muss, um aktuelle Informationen über ausgegebene, bezahlte und noch offene Rechnungen zu erhalten.

Wie bereits erwähnt, laden wir Nutzer, die Banana Buchhaltung Plus in Multi-Site- oder Multi-Branch-Umgebungen verwenden, ein, uns ihre Erfahrungen mitzuteilen und etwaige Verbesserungsvorschläge zu senden, die die Verwaltung einfacher und effektiver machen könnten.

Fallstudie: Schulen im Kanton Basel Stadt

Jede Schule im Kanton hat ihr eigenes finanzielles Budget, um Ausgaben für Buchkäufe, Ausflüge oder andere Aktivitäten zu decken. Das Schulpersonal überwacht diese Ausgaben mit Hilfe von Banana Buchhaltung Plus. Der Kontenplan ist in einigen Gruppen strukturiert, die den Konten des zentralen Buchhaltungssystems entsprechen. Jede Schule kann den Kontenplan entsprechend ihren eigenen Anforderungen anpassen und insbesondere die Ausgaben für jede einzelne Kasse oder auch Projekte kontrollieren.

Dank einer speziell von unseren Technikern entwickelten Erweiterung wird alle vier Monate ein Bericht erstellt, der die Bewegungen des Zeitraums nach den vordefinierten Gruppen summiert und auch Daten zur Datenzertifizierung enthält. Die Datenaufnahme in das SAP-ERP-System erfolgt dann manuell.

Die Daten der verschiedenen Buchhaltungen befinden sich auf den Servern des kantonalen Systems, in den für die einzelnen Schulen reservierten Bereichen.

Die Lösung wird sehr geschätzt, da sie es dem Personal jeder Schule ermöglicht, die Buchhaltung nach ihren eigenen Bedürfnissen einfach zu verwalten. Auch in finanzieller Hinsicht gibt es erhebliche Vorteile, da keine spezifische Schulung für SAP und keine Lizenzgebühren für jede Schule erforderlich sind.

Die Lösung wurde ursprünglich von etwa 40 Schulen genutzt und wurde dann auf viele weitere Schulen im Kanton ausgedehnt.

• Der Kanton Basel-Stadt verwendet Banana Buchhaltung.

Auch verschiedene Schulen in anderen Kantonen haben ähnliche Lösungen übernommen und erhebliche Vorteile gegenüber einer zentralisierten Systemverwaltung festgestellt.

Fallstudie: Helvetas

HELVETAS Swiss Intercooperation ist eine der grössten Schweizer Entwicklungsorganisationen, die in verschiedenen Ländern tätig ist.

Helvetas begann im Jahr 2005 mit der Nutzung von Banana Buchhaltung. Dank Banana Buchhaltung konnte sichergestellt werden, dass die Buchhaltung einzelner Projekte vom lokalen Personal verwaltet werden konnte. Dies ermöglicht eine lokale Übernahme von Verantwortung im Einklang mit den Zielen der Zusammenarbeit. Durch das lokale Management haben Projektverantwortliche auch jederzeit einen aktuellen Überblick über die verfügbaren Mittel, und zudem werden Kosten gesenkt und der Bedarf an Personal vor Ort reduziert.

Durch die Flexibilität von Banana Buchhaltung wurde auch sichergestellt, dass die Buchhaltung jedes einzelnen Projekts gemäss den Spezifikationen des Spenders, der das Projekt finanziert hat, kategorisiert wird. Auf diese Weise haben Spender jederzeit eine aktuelle Berichterstattung über die bereitgestellten und verwendeten Mittel, sodass eine genaue Kontrolle über die investierten Mittel und den Projektfortschritt möglich ist.

Die Buchhaltungsdaten der verschiedenen Projekte werden auf nationaler Ebene in einer Banana Buchhaltung integriert, die alle Details der lokalen Einheiten enthält. Die nationalen Buchhaltungen werden dann in das zentrale Buchhaltungssystem integriert, jedoch nur in Bezug auf die zusammengefassten Daten für bestimmte Perioden. Dank der Datenzertifizierungsfunktion mit Blockchain-Technologie von Banana Buchhaltung kann stets sichergestellt werden, dass nachträgliche Änderungen nicht vorgenommen werden und eine korrekte Synchronisierung stattfindet.

In den letzten Jahren hat Helvetas das Integrationssystem in die zentrale Datenbank der verschiedenen Projektdaten weiterentwickelt und auch spezifische Lösungen entwickelt, die auf den Exportfunktionen von Banana Buchhaltung basieren.

Im Jahr 2023 hat Helvetas auf Banana Buchhaltung Plus umgestellt, und es gibt bereits über 500 Benutzer, die es verwenden.

• Die Organisation Helvetas Swiss Intercooperation nutzt Banana Buchhaltung.