Dans cet article
Banana Comptabilité Plus est adaptée à la tenue de la comptabilité d'entreprises et d'organisations qui ont des bureaux dans différentes régions, ou qui ont besoin de gérer séparément les projets et les départements de l'entreprise, pour les regrouper ensuite dans un seul système comptable. C'est une solution efficace avec des coûts de gestion très bas, grâce aussi aux nouvelles fonctionnalités introduites avec Banana Comptabilité Plus.
Le mode de fonctionnement est le suivant :
- Des comptabilités séparés sont tenus pour chaque entité (département, branche, service ou projet).
- Les données des différents comptabilités sont ensuite consolidées dans une comptabilité centrale de l'entité ou intégrées dans un système ERP.
Beaucoup d'entreprises utilisent Banana Comptabilité Plus pour la comptabilité multi-sites ou multi-emplacements et nous croyons que cette solution deviendra de plus en plus attrayante dans le futur.
Exploiter les services en Cloud existants
De plus en plus d'entreprises possèdent et utilisent des services Cloud pour le stockage et le partage de données, tels que : OneDrive, Google Drive, iCloud ou Drobpox. Ces services permettent à chaque département, branche, projet, service ou entreprise d'avoir son propre espace tout en rendant les données accessibles à l'entité centrale.
Banana Comptabilité Plus renforce cette infrastructure, en permettant aux différentes entités impliquées de rendre leurs fichiers immédiatement visibles et disponibles à l'entité centrale. Avec les services Cloud, chaque site, emplacement, département ou groupe de projet peut travailler indépendamment et accéder aux fichiers même sans connexion internet. Dès qu'il y a une connexion internet active, les données sont synchronisées : c'est presque comme avoir un système de comptabilité centralisé où non seulement les données comptables, mais aussi les fiches comptables numérisées sont immédiatement accessibles à l'entité centrale.
En utilisant les fonctionnalités déjà offertes par votre Cloud, Banana Comptabilité Plus permet aussi de gérer les dossiers de travail, le partage des fichiers et les permissions d'accès comme on le souhaite. Avec Banana Comptabilité Plus, il est également possible de choisir si les différentes entités en jeu travaillent directement sur des fichiers toujours synchronisés, ou si elles introduisent les écritures sur des fichiers de travail locaux, qui sont ensuite copiés dans les dossiers partagés à des moments déterminés et seulement après avoir vérifié les comptes et les soldes.
Grâce à ces services, même les entités qui opèrent dans différents pays, avec des réglementations, des langues et des devises différentes, peuvent mieux intégrer et numériser leur comptabilité, facilement et avec un investissement limité.
Plus de possibilités avec Banana Comptabilité Plus
Les anciennes versions de Banana Comptabilité offraient déjà beaucoup de possibilités pour l'importation et l'intégration des données. Notre dernière version, Banana Comptabilité Plus, a aussi introduit la possibilité d'extensions qui modifient les données comptables, ce qui permet d'automatiser le processus d'importation de données externes.
Beaucoup d'entreprises utilisent déjà avec succès Banana Comptabilité Plus pour gérer la comptabilité multi-sites. Nous pensons que cette tendance se développera dans le futur et nous invitons les utilisateurs à suggérer d'autres améliorations, dans le but d'obtenir une comptabilité multi-sites complètement intégrée, avec des données de synthèse mises à jour en temps réel.
Si vous souhaitez développer un projet particulier, notre équipe technique se fera un plaisir de vous conseiller dans ce domaine. Envoyez-nous une description de la situation de départ et du résultat souhaité.
Les avantages de la gestion multi-sites avec Banana Comptabilité Plus
Généralement, si l'on doit gérer les comptes de plusieurs entités séparées, qui forment une seule entité, on utilise un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) multi-utilisateurs, qui permet à plusieurs personnes de se connecter et de travailler en même temps.
Banana Comptabilité Plus, par contre, est un logiciel dans lequel une seule personne à la fois peut accéder et modifier les données. Il n'est généralement pas adapté à la tenue de la comptabilité de grandes entités. Néanmoins, il peut être très utile et intéressant pour ceux qui doivent gérer des comptabilités séparées et les regrouper en une seule. Voici ses principaux avantages :
- Une comptabilité personnalisée pour chaque site ou emplacement
Chaque site peut adapter sa comptabilité aux réglementations locales et légales spécifiques. Cela rend la comptabilité plus accessible, même pour le personnel non spécialisé, comme le montre l'exemple d'Helvetas avec différents types de comptabilité pour divers projets.
- Vue détaillée de la situation financière locale
Les comptabilités séparées pour chaque site permettent d'avoir une vision claire et immédiate de la situation financière. Contrairement aux systèmes ERP centralisés, les données financières de chaque entité restent distinctes et facilement accessibles et analysables.
- Adaptabilité aux besoins spécifiques
Chaque site ou emplacement peut adapter sa comptabilité à ses besoins spécifiques et assurer un contrôle précis des dépenses. Les écoles du canton de Bâle-Ville, par exemple, utilisent des comptes de dépenses individuels pour chaque classe, un détail qui ne serait pas pratique dans un système centralisé.
- Protection des données et accès contrôlé
Le responsable de la comptabilité gère les fichiers comptables dans un espace qui lui est réservé, de sorte que seul le personnel autorisé peut accéder aux données.
- Facilité de mise en oeuvre et évolutivité
La mise en place de la comptabilités multi-sites ou multi-locaux avec Banana Comptabilité Plus est un processus simple et facilement extensible.
- Indépendance opérationnelle même sans connexion internet
La gestion comptable avec Banana Comptabilité Plus est toujours possible, car elle permet de travailler même sans connexion internet.
- Intégration et partage des données simplifiés
Les données comptables de chaque site sont rassemblées dans un seul fichier, qui peut être facilement sauvegardé et partagé avec l'entité centrale, soit à travers les services Cloud, soit par e-mail.
- Synchronisation fiable grâce à la technologie blockchain
L'utilisation de la technologie blockchain garantit que les données déjà partagées restent inchangées et offre une synchronisation sûre et fiable.
- Des coûts d'abonnement réduits
La gestion comptable de chaque site ou emplacement ne nécessite qu'un abonnement Banana Comptabilité Plus, ce qui rend la solution rentable et encore plus accessible.
Différentes possibilités de consolidation des données dans une comptabilité unique
Les données des comptabilités de chaque site ou entité locale peuvent être intégrées pour former une comptabilité unique.
- Les plans comptables des différents sites, ou des différentes localités, doivent bien entendu être structurés de manière à répondre aux exigences de l'intégration.
- On peut choisir d'intégrer les données de différentes manières :
- Intégrer tous les écritures comptables :
La comptabilité principale contiendra exactement toutes les informations contenues dans les différents comptes. - Intégrer uniquement les écritures totaux d'une période :
De cette manière, seuls les montants récapitulatifs périodiques relatifs au site seront visibles dans la comptabilité principale. - Adopter une approche hybride :
Par exemple, l'organisation Helvetas, au niveau des différentes nations, intègre tous les écritures dans un système comptable national. Dans le système central, les différents comptes nationaux ne sont intégrés qu'avec les montants récapitulatifs mensuels.
- Intégrer tous les écritures comptables :
Modes de fonctionnement pour la comptabilité multisite ou multilocale
Enfin, il y a plusieurs modes de fonctionnement :
- Intégrer les données des différentes comptabilités dans un fichier Banana Comptabilité Plus.
Des commandes spécifiques permettent d'importer des écritures ou de fusionner plusieurs fichiers. Il est également possible d'automatiser l'importation en créant des extensions personnalisées.
- Intégrer les données de différentes comptabilités dans un système comptable centralisé au moyen de :
- des impressions manuelles et des extractions de données.
- l'exportation de données et la reprise de données dans des formats standard (par exemple csv, xlsx ou d'autres formats standard).
- en créant des exportations de données spécifiques.
Importance de la planification de la comptabilité multi-sites
Si des comptabilités distinctes doivent être tenues pour des sites ou des emplacements, puis consolidées dans une comptabilité principale, il est important de planifier correctement la structure des comptes ainsi que la manière et la fréquence de l'intégration des données dans la comptabilité principale. Dans tous les cas, il est essentiel de disposer de plans comptables uniformément structurés, qui tiennent compte des exigences de l'intégration des données.
Le cas le plus simple est celui où les différents comptabilités sont indépendants les uns des autres, comme dans l'exemple donné ici des écoles. Dans ce cas, il s'agit principalement de permettre aux données de l'entité individuelle d'être rapportées d'une manière conforme aux normes de l'entreprise.
Une situation plus complexe, comme dans l'exemple d'Helvetas présenté ci-dessous, est celle où il y a des transferts de fonds entre le siège et les entités locales. Il est alors important de mettre en place des comptes de liaison en double, pour les entités et pour les projets, qui se compensent ensuite lors de l'intégration des données.
Enfin, il existe des situations où les différentes entités doivent également partager des comptes clients et fournisseurs. Dans ce cas, une intégration bidirectionnelle des données est nécessaire, car les comptes de la succursale doivent également reprendre les écritures du siège afin d'obtenir des informations actualisées sur la situation des factures émises, payées et encore ouvertes.
Comme mentionné ci-dessus, nous invitons les utilisateurs qui utilisent Banana Comptabilité Plus dans des contextes multi-sites ou multi-locaux, à nous faire part de leurs expériences et à nous envoyer des suggestions d'amélioration qui pourraient rendre ces gestions plus simples et plus efficaces.
Étude de cas : écoles du canton de Bâle-Ville
Chaque école du canton a son propre budget financier pour faire face aux coûts d'achat de livres, de voyages ou d'autres dépenses. Le personnel de l'école contrôle ces dépenses grâce à Banana Comptabilité Plus. Le plan comptable est structuré avec certains groupes qui correspondent aux comptes de la comptabilité centrale. Chaque école peut donc adapter le plan comptable selon ses besoins et, en particulier, obtenir un contrôle sur les dépenses de chaque caisse individuelle ou même des projets.
Grâce à une extension spécialement développée par nos techniciens, un rapport est imprimé tous les quatre mois, qui récapitule les mouvements de la période selon les groupes prédéfinis et présente également les données de certification. Les données sont ensuite introduites manuellement dans l'ERP SAP.
Les données des différents comptabilités se trouvent sur les serveurs du système cantonal, dans les espaces réservés aux écoles individuelles.
Cette solution est très appréciée car elle permet au personnel de chaque école de gérer facilement les comptabilités en fonction de leurs propres besoins. En termes de coûts, les avantages sont également considérables, car aucune formation SAP spécifique et aucune licence d'utilisation n'est requise pour chaque école.
La solution a d'abord été utilisée par 40 écoles et a depuis été étendue à de nombreuses autres écoles du canton.
Plusieurs écoles dans d'autres cantons ont également adopté des solutions similaires et ont constaté des avantages significatifs par rapport à une gestion basée sur des systèmes centralisés.
Étude de cas : Helvetas Organisation
HELVETAS Swiss Intercooperation est l'une des plus grandes organisations suisses de soutien au développement, opérant dans plusieurs pays.
Helvetas a commencé à utiliser Banana Comptabilité en 2005. Grâce à Banana Comptabilité, elle a pu s'assurer que la comptabilité des projets individuels pouvait être gérée par le personnel sur place. Cela permet une appropriation locale et une responsabilisation dans l'esprit de ses objectifs de coopération. Grâce à la gestion locale, les gestionnaires de projets ont également une vue d'ensemble actualisée des ressources disponibles et, en outre, les coûts sont réduits et le besoin de personnel sur place est réduit.
Grâce à la flexibilité offerte par Banana Comptabilité, il a également été possible de s'assurer que les comptes de chaque projet individuel sont classés selon les spécifications du donateur qui a financé le projet. De cette manière, les donateurs disposent toujours d'un rapport actualisé sur les moyens mis à disposition et ceux utilisés, ce qui permet un contrôle opportun des moyens investis et de l'évolution du projet.
Les données comptables des différents projets sont intégrées au niveau de chaque pays dans une comptabilité de Banana Comptabilité, qui contient tous les détails des entités locales. Les comptabilités nationales sont ensuite intégrées dans le système comptable central, mais uniquement en ce qui concerne les données récapitulatives de la période. Grâce à la fonctionnalité de certification des données avec la technologie blockchain de Banana Comptabilité, on est toujours certain qu'il n'y a pas de changements rétrospectifs et qu'une synchronisation correcte a lieu.
Ces dernières années, Helvetas a développé le système d'intégration des données de différents projets dans la base de données centrale et a également développé des solutions spécifiques qui s'appuient sur la fonctionnalité d'exportation présente dans Banana Comptabilité.
En 2023, Helvetas est passée à Banana Comptabilité Plus et plus de 500 utilisateurs l'utilisent actuellement.
- L'organisation Helvetas Swiss Intercooperation utilise Banana Comptabilité.