Riconciliazione annuale IVA Svizzera (BETA)

In Svizzera, la riconciliazione IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) è un processo fondamentale per assicurare che i dati contabili siano coerenti con quelli dichiarati all'AFC (Amministrazione federale delle contribuzioni). 

La riconciliazione IVA ha lo scopo di confrontare:

• L’IVA calcolata e registrata nei conti contabili interni dell’azienda (es. contabilità generale, conti IVA a credito e a debito);
• Con l’IVA effettivamente dichiarata e versata tramite le dichiarazioni periodiche all’autorità fiscale (trimestrali, semestrali o annuali).

In caso di difformità nei conteggi, è possibile ricalcolare il rendiconto IVA per il periodo interessato ed effettuare, tramite il portale dell’AFC, un rendiconto di rettifica.

Rilevare le differenze nei conteggi IVA

Dal confronto possono emergere delle differenze tra quanto dichiarato e quanto risulta nella contabilità.

Il controllo non è sempre semplice e immediato, poiché alcune operazioni contabili possono essere incluse nella cifra, ma escluse dai conteggi IVA. Un esempio tipico riguarda le poste aperte (debitori e creditori) con IVA sull’incassato: si registrano costi e ricavi per competenza dell’esercizio, ma ai fini IVA non vengono considerati finché non avviene il pagamento o l’incasso, oppure ci possono essere degli errori dovuti al mancato inserimento del codice IVA su movimenti soggetti a IVA.

Per facilitare e velocizzare la riconciliazione IVA, è stata sviluppata un’estensione con una procedura automatica che rileva e confronta in modo immediato gli importi dichiarati con quelli presenti in contabilità, evidenziando eventuali differenze e le registrazioni che le hanno generate.

L’estensione può essere utilizzata anche durante l’anno, offrendo numerosi vantaggi:

• Prevenzione di errori e omissioni.
• Semplificazione della revisione contabile.
• Miglioramento del controllo interno.

Prerequisiti

Per utilizzare questa estensione:

• È richiesto il piano Advanced di Banana Contabilità Plus. In futuro potrebbe essere richiesto un abbonamento speciale o un costo supplementare.
• Il file della contabilità deve essere in partita doppia.

Versione Beta

L'estensione al momento è rilasciata in versione beta. Ciò significa che alcuni dettagli potrebbero cambiare senza preavviso.

Installazione e utilizzo dell'estensione

• Installa Banana Contabilità+.
• Installa l'estensione Riconciliazione annuale IVA Svizzera. Visita la documentazione Gestione Estensioni.
• Una volta installata, l'estensione sarà visibile nel menu Estensioni dove potrà essere eseguita.

Estensione per la Riconciliazione IVA

Per procedere con la Riconciliazione IVA di Banana Contabilità:

1. Apri il file contabile.
2. Dal menu Estensioni seleziona l'estensione Riconciliazione annuale IVA Svizzera > 1. Stampa report.
3. Si aprirà il dialogo delle Impostazioni dell'estensione. Da qui puoi definire le informazioni necessarie per creare il report per la riconciliazione IVA:
   • Gruppo conti entrate.
     Inserire il gruppo dei ricavi principale che include tutti i conti dei ricavi, definito nel piano dei conti nella tabella Conti/Categorie (valore di default 3).
   • Gruppo imponibile nel formulario.
     Inserire il gruppo presente nella colonna Gr1 della tabella Codici IVA che rappresenta la cifra d'affari (valore di default 200).
   • Gruppo raggruppamento condici IVA per vendite.
     Inserire il gruppo presente nella colonna Somma in della tabella Codici IVA che totalizza i codici IVA delle vendite (valore di default 1.1).
4. Conferma con OK per eseguire l'estensione.

L'estensione genera e visualizza un report con tre tipi di conteggio:

• Confronto cifra d'affari dichiarata nel rendiconto e registrata in contabilità.
• Cifra d'affari dichiarata nel formulario raggruppata per codice IVA.
• IVA imponibile dichiarata nel formulario.
• Registrazioni dei conti con differenze.

Per spiegare il funzionamento dell'estensione, è stato creato un esempio apposito di registrazioni con IVA:

Confronto cifra d'affari dichiarata nel rendiconto e registrata in contabilità

Questo conteggio mette a confronto la cifra d'affari dichiarata con la cifra d'affari che risulta nella contabilità e rileva eventuali differenze.

• Conto
  Elenco dei conti che sono inclusi nella cifra d'affari o con movimentazione IVA.
• Cifra d'affari con cod. IVA
  Ammontare per ogni conto della cifra d'affari, i cui movimenti hanno un codice IVA.
• Cifra d'affari senza cod. IVA
  Ammontare per ogni conto della cifra d'affari, i cui movimenti non hanno un codice IVA.
• Cifra d'affari complessiva
  Ammontare complessivo per ogni conto della cifra d'affari, che comprende i movimenti con codice IVA e senza codice IVA.
• Netto dichiarato
  Importi netti dichiarati nel Rendiconto IVA.
• Differenze
  Scostamenti tra cifra d’affari in contabilità e quella dichiarata. 

Nell'esempio:

• Viene riportato il conteggio del conto 3000 (conto vendite) che rappressenta la cirfa d'affari
• Nel rendiconto IVA per il periodo annuale, la cifra d'affari dichiarata risultante è di CHF 3'700.28 (colonna Netto dichiarato).
• Nella contabilità, la cifra d'affari registrata risultante è di CHF 5'800.28 (colonna Cifra d'affari complessiva).
• La differenza tra la cifra d'affari del rendiconto IVA e la contabilità è di CHF 2'100 (colonna Differenza).

Nell'immagine che segue si vede l'ammontare della cifra d'affari nella contabilità:

Cifra d'affari dichiarata nel formulario raggruppata per codice IVA

Questo conteggio mette a confronto la cifra d'affari per ciascun codice IVA, relativamente ai conti di ricavo con IVA.

• Descrizione
  La descrizione di ogni codice IVA utilizzato nei movimenti della cifra d'affari.
• Imponibile Y
  Imponibile riferito all'anno.
• Imponibile 1Q
  Imponibile riferito al primo trimestre.
• Imponibile 2Q
  Imponibile al secondo trimestre.
• Imponibile 3Q
  Imponibile al terzo trimestre.
• Imponibile 4Q
  Imponibile al quarto trimestre.

IVA imponibile dichiarata nel formulario

La stampa fornisce un riepilogo degli importi IVA dichiarati all’AFC per ogni trimestre, senza effettuare controlli sulle eventuali differenze.

Registrazioni dei conti con differenze

Per ogni conto vengono filtrate tutte le registrazioni che hanno generato le differenze nei diversi periodi nei Rendiconti IVA.

Le colonne indicate sono le seguenti:

• Riga
  Il numero di riga della registrazione nella tabella Registrazioni.
• Data
  La data della registrazione.
• Descrizione
  La descrizione della registrazione. Il testo della descrizione viene troncato a 20 caratteri per mantenere la tabella più ordinata e leggibile.
• Conto
  Il conto con delle differenze della registrazione.
• Contropartita
  Il conto di contropartita della registrazione.
• Dare
  L'importo in Dare della registrazione.
• Avere
  L'importo in Avere della registrazione.
• Cod. IVA
  Il codice IVA della registrazione.
• Tipo importo
  Il tipo importo IVA della registrazione.
• IVA imponibile
  L'importo IVA imponibile della registrazione.
• Importo IVA
  L'importo IVA della registrazione.
• IVA contabile
  L'importo IVA contabilizzato della registrazione.

L’elenco di tutte le registrazioni che hanno generato delle differenze consente di verificare rapidamente la presenza di eventuali errori, ad esempio una registrazione soggetta a IVA priva del relativo codice IVA, oppure di identificare movimenti corretti che, pur avendo un codice IVA, non rientrano nel calcolo della cifra d’affari (come nel caso dell’imposta sugli acquisti o reverse charge).

L’estensione ha rilevato una differenza tra la cifra d’affari registrata in contabilità (CHF 5'800.28) e quella dichiarata (CHF 3'700.28), pari a CHF 2'100.00.

Nell’esempio sono visibili le registrazioni che hanno generato tale scostamento. La differenza è dovuta al fatto che le registrazioni, che fanno parte della cifra d’affari con importi di CHF 100.00 e CHF 2'000.00, sono state inserite senza indicare il codice IVA.

In questi casi, trovato l'errore, si procede a rifare il Rendiconto IVA del trimestre errato con l'estensione Rendiconto IVA e nel portale dell'AFC si inseriscono nuovamente i dati nel Rendiconto di rettifica.

Creazione e utilizzo della tabella per registrazioni con differenze

I dettagli delle differenze tra la cifra d'affari dichiarata con la cifra d'affari che risulta nella contabilità possono essere salvati.

• Dal menu Estensioni seleziona l'estensione Riconciliazione annuale IVA Svizzera > 2. Differenze contabilità/IVA.
• Si apre il dialogo delle Impostazioni dell'estensione dove scegliere tra due modalità di salvataggio dei dati:
  • 1) Visualizza nel dialogo.
    Tutti i dettagli delle differenze che appaiono anche nel report vengono visualizzati in un dialogo apposito. I dati sono in formato tabellare e possono esere copiati o salvati direttamente con gli appositi comandi.
  • 2) Registra in tabella.
    Tutti i dettagli delle differenze che appaiono anche nel report vengono inseriti automaticamente in una tabella del file della contabilità. È necessario prima aggiungere una nuova tabella.
  • Nome tabella (nome XML).
    Il nome della tabella (nome XML) in cui inserire i dati dei dettagli delle differenze.

1) Visualizza nel dialogo

Attivando l’opzione Visualizza nel dialogo nelle impostazioni dell’estensione, la tabella delle registrazioni con differenze può essere esportata in un file di testo. 

• Il testo generato può essere copiato cliccando sul bottone Copia.
• In seguito, il testo può essere incollato in Excel con il comando Incolla speciale > come Testo (in questo modo i dati vengono salvati in colonne separate).
• Oppure il testo può essere anche incollato direttamente in una tabella del file della contabilità.

Se si vuole incollare il testo nel file dalla contabilità, è necessario prima preparare una tabella e disporre le colonne necessarie:

• Aggiungere una nuova tabella con il comando Strumenti > Aggiungi/Rimuovi funzionalità > Aggiungi tabella semplice. Il nome della tabella può essere scelto liberamente.
• Nella tabella, aggiungere nuove colonne con il comando dal menu selezionare Dati > Disponi colonne. Ogni colonna deve essere inserita nell'ordine corretto e impostata con il tipo dato corretto.
  Di seguito sono elencate le colonne da aggiungere con il tipo di dato e nell'ordine corretto:
  • Conto (tipo dato: Testo)
  • Riga (tipo dato: Numero)
  • Data (tipo dato: Data)
  • Doc (tipo dato: Testo)
  • Descrizione (colonna già esistente)
  • Dare (tipo dato: Importo)
  • Avere (tipo dato: Importo)
  • Codice IVA (tipo dato: Testo)
  • Tipo importo IVA (tipo dato: Testo)
  • Importo imponibile IVA (tipo dato: Numero)
  • Importo IVA (tipo dato: Numero)
  • Importo IVA contabilizzata (tipo dato: Numero)
  • Note (colonna già esistente)

Dopo aver configurato le colonne, la tabella è pronta per l’inserimento dei dati. Per copiare i dati generati dall'estensione e inserirli nella tabella:

• Eseguire l'estensione dal menu Estensioni > Riconciliazione annuale IVA Svizzera > 2. Differenze contabilità/IVA
• Selezionare l’opzione Visualizza nel dialogo e confermare con OK.
• Nella finestra che appare selezionare Copia.
• Chiudere la finestra con Chiudi.
• Aprire la tabella creata nel file di contabilità.
• Posizionarsi sulla prima cella della tabella aggiunta.
• Incollare il testo copiato.
• Tutti i dati vengono inseriti automaticamente nelle colonne corrispondenti.

2) Registra in tabella

Attivando l’opzione Registra in tabella nelle impostazioni dell’estensione, la tabella delle registrazioni con differenze può essere importata direttamente nel file della contabilità nella tabella indicata nel campo Nome tabella (nome XML).

In questo caso è necessario:

• Prima di eseguire l'estensione aggiungere una nuova tabella con il comando Strumenti > Aggiungi/Rimuovi funzionalità > Aggiungi tabella semplice. Il nome della tabella può essere scelto liberamente.
• Dopo aver aggiunto la tabella avviare l'estensione con il comando dal menu Estensioni > Riconciliazione annuale IVA Svizzera > 2. Differenze contabilità/IVA.
• Selzionare l'opzione Registra in tabella.
• Inserire il nome XML della tabella creata (visualizzare il nome XML della tabella con il comando Dati > Disponi tabelle, Impostazioni Tabella).
• Confermare con OK.
• L'estensione mostra le modifiche che verranno apportate alla tabella scelta. Confermare con OK.
• L'estensione aggiunge automaticamente le colonne nella tabella indicata e inserisce tutti i dati nelle colonne corrispondenti.

La colonna Id (IdRiga) non viene utilizzata e può essere tranquillamente nascosta con l'apposita opzione dal menu Dati > Disponi colonne.

Messaggi d'errore
Durante la registrazione dei dati delle differenze in tabella, l'estensione controlla la presenza di eventuali errori e li segnala con dei messaggi.

• "Nome XML tabella mancante. È necessario creare una nuova tabella dal menu Strumenti > Aggiungi nuove funzionalità > Aggiungi tabella semplice."
  • Viene controllato che nelle impostazioni dell'estensione sia stato inserito il nome della tabella in cui registrare i dati.
  • Soluzione: inserire il nome XML della tabella.
• "La tabella XXX non esiste. È necessario creare una nuova tabella dal menu Strumenti > Aggiungi nuove funzionalità > Aggiungi tabella semplice."
  • Viene controllato che la tabella indicata nelle impostazioni dell'estensione sia esistente in Banana.
  • Soluzione: aggiungere la tabella con il comando Strumenti > Aggiungi nuove funzionalità > Aggiungi tabella semplice.
• "Non è possibile utilizzare la tabella XXX. È necessario creare una nuova tabella dal menu Strumenti > Aggiungi nuove funzionalità > Aggiungi tabella semplice."
  • Viene controllato che la tabella inserita nelle impostazioni dell'estensione non sia una tabella predefinita di Banana. Non è possibile registrare le differenze nelle tabelle predefinite.
  • Soluzione: aggiungere una nuova tabella con il comando Strumenti > Aggiungi nuove funzionalità > Aggiungi tabella semplice.

Struttura colonne tabella differenze

Per entrambe le modalità 1) Visualizza nel dialogo e 2) Registra in tabella, la struttura della tabella generata è la seguente:

• Riga con la data di aggiornamento.
  Questa riga visualizza la data di quando sono stati inseriti i dati in tabella.
  I nuovi dati vengono sempre inseriti alla fine della tabella.
• Riga del conto.
  Questa riga riassume la differenza totale per il conto.
  • La colonna Conto, contiene il conto della registrazione che presenta una differenza.
  • La colonna Descrizione, indica l'importo totale della differenza per il conto.
  • Le altre colonne sono vuote.
• Righe di dettagli delle registrazioni.
  Queste righe mostrano le registrazioni della tabella Registrazioni che generano la differenza.
  • La colonna Conto, è vuota.
  • La colonna Riga, indica il numero di riga della registrazione.
  • La colonna Data, indica la data della registrazione.
  • La colonna Doc, indica il documento della registrazione.
  • La colonna Descrizione, contiene la descrizione della registrazione.
  • La colonna Dare, contiene l’importo registrato in Dare della registrazione.
  • La colonna Avere, contiene l’importo registrato in Avere della registrazione.
  • La colonna Codice IVA, contiene il codice IVA della registrazione.
  • La colonna Tipo importo IVA, contiene il tipo importo IVA della registrazione.
  • La colonna Importo imponibile IVA, contiene l'importo imponibile IVA della registrazione.
  • La colonna Importo IVA, contiene l'importo IVA della registrazione.
  • La colonna Importo IVA contabilizzata, contiene l'importo IVA contabilizzata della registrazione.
  • La colonna Note, contiene "[...]" per indicare che si possono scrivere le proprie annotazioni. È utile per spiegare il motivo della differenza.