Pianificazione finanziaria e Budget per studio contabile

Il Preventivo dettagliato permette di pianificare l'attività futura di uno studio contabile inserendo i singoli movimenti previsionali nella tabella Preventivo.

In questo tutorial vedrai come pianificare i ricavi dei clienti, gli incassi e i costi dello studio e come analizzarne gli effetti sul Conto economico, sullo Stato patrimoniale e sulla liquidità.

Vedrai inoltre come confrontare i dati di preventivo con quelli consuntivi per individuare gli scostamenti rispetto a quanto pianificato.

Video introduttivo

Per vedere il sistema in azione consulta il nostro video:

• ▶ Video Contabilità e Preventivo in partita doppia

A chi si rivolge

Questo tutorial è pensato per la pianificazione finanziaria e la tenuta della contabilità di:

• studi contabili;
• fiduciarie;
• consulenti e commercialisti.

Puoi utilizzare questo metodo sia per pianificare l'attività del tuo studio sia per preparare la pianificazione finanziaria dei tuoi clienti, integrando la consulenza finanziaria alla gestione contabile.

Struttura della pianificazione

La pianificazione finanziaria dello studio contabile utilizza lo stesso piano dei conti della contabilità.

I movimenti previsionali vengono inseriti nella tabella Preventivo e permettono di ottenere automaticamente i valori previsionali dei conti e i relativi report.

Nel modello sono stati pianificati in particolare:

• i ricavi previsti per i singoli clienti;
• gli incassi previsti;
• i costi dello studio;
• i relativi effetti sul Conto economico, sullo Stato patrimoniale e sulla liquidità.

Nella tabella Conti, la colonna Preventivo permette di visualizzare direttamente i valori risultanti dalla pianificazione.

Attivi e Passivi – Stato patrimoniale

Nella sezione patrimoniale puoi vedere nella colonna Preventivo i saldi previsionali dei conti, compresi quelli relativi alla liquidità e ai crediti verso clienti.

Costi e Ricavi – Conto economico

Nella sezione Costi e Ricavi puoi vedere nella colonna Preventivo i costi e i ricavi previsti e il risultato economico che deriva dai movimenti pianificati.

Tabella Preventivo

La tabella Preventivo contiene i movimenti utilizzati per costruire la pianificazione finanziaria dello studio.

Nell'esempio, i ricavi dello studio sono pianificati in base ai clienti e alla frequenza con cui è prevista la fatturazione.

Per una pianificazione suddivisa secondo ulteriori criteri, nel tutorial sono stati utilizzati anche:

• Centri di costo/profitto

Per esempio, sono previsti:

• ricavi mensili da clienti, come Smith, Johnson e Brown
• ricavi trimestrali da altri clienti, come Wilson, Carter e Thompson
• un servizio contabile annuale di CHF 6'800
• ricavi occasionali di CHF 5'000 ogni sei mesi
• interessi attivi annuali di CHF 250.

La colonna Ripeti permette di definire la periodicità prevista. Una singola registrazione può quindi generare il valore complessivo annuale: per esempio, l'onorario mensile di CHF 2'500 del cliente Smith genera ricavi annuali previsti per CHF 30'000.

Nella previsione sono stati inclusi anche i Centri di costo/profitto per distinguere i singoli clienti e raggruppare i ricavi in base alla loro tipologia, come ricavi mensili, trimestrali, annuali o occasionali.

Se necessario, nei movimenti previsionali puoi utilizzare anche il Codice IVA, che permette di prevedere il debito verso l'Erario IVA e la liquidità necessaria per il relativo pagamento.

Per maggiori informazioni sull'inserimento, sulle ripetizioni e sulle altre funzionalità consulta la pagina Tabella Preventivo.

Una volta inseriti i movimenti previsionali, Banana Contabilità esegue automaticamente tutti i calcoli: determina i saldi dei conti e gli effetti sul Conto economico, sullo Stato patrimoniale e sulla liquidità. Non è quindi necessario effettuare calcoli o riportare manualmente i valori nei report.

Report previsionali e confronto con i dati consuntivi

I movimenti pianificati nella tabella Preventivo confluiscono automaticamente nei report.

Visualizzando nello stesso report Consuntivo, Preventivo e Differenza, puoi verificare non soltanto il risultato previsto, ma anche come l'attività effettiva si sta sviluppando rispetto alla pianificazione.

Stato patrimoniale

Nel report puoi confrontare la situazione patrimoniale effettiva con quella prevista e visualizzare le relative differenze.

Nell'esempio, il totale degli attivi previsto è di CHF 196'590, mentre il valore consuntivo è di CHF 189'460.50, con una differenza complessiva di CHF -7'129.50.

La differenza è visibile anche nei singoli conti. Il conto bancario, per esempio, presenta un saldo consuntivo di CHF 121'340.50 rispetto ai CHF 106'490 previsti, mentre il conto postale presenta CHF 19'210 rispetto ai CHF 45'000 pianificati.

Il report permette quindi di capire non solo se la situazione patrimoniale complessiva è in linea con il Preventivo, ma anche quali conti hanno determinato gli scostamenti.

L'utile consuntivo riportato nello Stato patrimoniale è di CHF 34'760.50, rispetto a un utile previsto di CHF 42'890, con uno scostamento di CHF -8'129.50.

Conto economico

Il Conto economico permette di individuare l'origine dello scostamento del risultato.

Nell'esempio erano stati pianificati CHF 83'050 di ricavi complessivi, mentre il consuntivo ammonta a CHF 67'353, con uno scostamento di CHF -15'697.

La differenza deriva quasi interamente dai ricavi per servizi professionali: a fronte di CHF 82'000 pianificati, sono stati registrati CHF 67'153.

Anche i costi mostrano differenze rispetto alla pianificazione. I costi generali ammontano a CHF 31'702.50, rispetto ai CHF 39'160 previsti. I costi sono quindi inferiori al Preventivo di CHF 7'457.50, compensando in parte i minori ricavi.

Il risultato finale è un utile di CHF 34'760.50, inferiore di CHF 8'129.50 rispetto ai CHF 42'890 pianificati.

Scheda conto: confronto tra consuntivo e preventivo

Quando dal report emerge una differenza, puoi approfondirla fino ai singoli movimenti tramite la scheda conto.

Nell'esempio relativo a un cliente puoi confrontare direttamente:

• i movimenti effettivamente registrati
• i movimenti previsti
• le relative differenze.

Puoi così verificare se le fatture o gli incassi previsti per il cliente si sono effettivamente realizzati e individuare i movimenti che hanno determinato lo scostamento.

Lo stesso tipo di analisi può essere effettuato per conti, progetti, Centri di costo/profitto e Segmenti.

Per informazioni sull'installazione e sull'utilizzo dell'estensione consulta Account card: Current vs Budget

In sintesi

Il Preventivo dettagliato permette di partire dai singoli ricavi e costi pianificati per lo studio, ottenere automaticamente la situazione economica e patrimoniale prevista e confrontarla progressivamente con i dati effettivi.

In questo modo puoi individuare gli scostamenti nei report e, quando necessario, approfondirli fino ai singoli movimenti.