Contabilità in partita doppia per Amministrazione di un appartamento o immobile a reddito

Questo modello presenta un piano dei conti ideato e adattato per il settore immobiliare svizzero. È un’ottima soluzione per chi vuole tenere la contabilità immobiliare in partita doppia.

Nella contabilità in Partita Doppia, ogni registrazione coinvolge almeno due conti: uno in Dare e uno in Avere. In questo modo, ogni operazione viene registrata in modo completo e il bilancio e il conto economico risultano sempre aggiornati.

Un immobile comporta per il proprietario diverse spese da affrontare:

• alcune spese, per legge, possono essere rimborsate dagli inquilini al proprietario (per esempio riscaldamento, acqua, spese comuni),
• altre invece restano a carico del proprietario (non possono essere addebitate agli inquilini).

Durante l’anno, gli inquilini versano degli anticipi per contribuire alle spese a loro carico. Se un inquilino non paga un anticipo, il programma registra comunque l’importo richiesto, che rimane visibile nei conti.

Le spese vengono suddivise tra gli inquilini secondo criteri proporzionali. In Svizzera si utilizzano spesso parametri come la superficie (metri quadrati) o la volumetria (metri cubi) degli appartamenti, per cui ogni inquilino paga in base alla dimensione dell’appartamento. L’importo a carico dell’inquilino è indicato nel contratto di locazione.

Il controllo di questi anticipi versati rispetto alle spese effettive viene effettuato alla fine dell’anno:

• se gli anticipi coprono interamente le spese, non ci sono differenze,
• se gli anticipi risultano insufficienti rispetto alle spese, l’inquilino deve versare la differenza,
• se invece gli anticipi sono superiori alle spese, la differenza va rimborsata all’inquilino.

Confrontando gli anticipi versati dagli inquilini con le spese sostenute dal proprietario durante l’anno può emergere una differenza, che rappresenta il conguaglio. Questo importo deve poi essere ripartito tra gli inquilini: può trattarsi di importi che gli inquilini devono ancora versare oppure, al contrario, di somme che devono essere restituite agli inquilini. Dopo la registrazione dei conguagli, eventuali differenze vengono compensate e i versamenti degli inquilini risultano allineati alle spese dell’anno.

Per poter effettuare questo confronto in modo corretto, viene utilizzato un conto specifico chiamato conto di Conteggio annuale. Questo conto non viene usato durante l’anno, ma serve nelle operazioni di chiusura per mettere a confronto spese e acconti e determinare il conguaglio.

Questo modello è specifico per la gestione di un appartamento o un immobile a reddito con contabilità in Partita Doppia. Se non sei sicuro che sia il modello adatto al tuo caso, puoi consultare l’introduzione ai modelli per immobili a reddito.

Nei paragrafi seguenti sono presentate le registrazioni di esempio più comuni da utilizzare in questo modello.

Registrazioni di esempio comuni

Per ciascuna registrazione di esempio, è necessario indicare almeno due conti: uno nella colonna Dare e uno nella colonna Avere, secondo la logica della partita doppia.
I conti da utilizzare si trovano nella tabella Conti, che comprende tutte le voci del bilancio e del conto economico, come attività, passività, costi e ricavi.

Scopri le basi per tenere una contabilità immobiliare. Per tutte le registrazioni di esempio, le operazioni vanno inserite nella tabella Registrazioni.

Le registrazioni nella contabilità in partita doppia seguono una sequenza logica che riflette le diverse fasi della gestione di un immobile a reddito. Durante l’anno si registrano gli affitti, gli incassi e le spese. Alla fine del periodo si effettuano le operazioni di chiusura, in cui le spese e gli acconti vengono trasferiti nel conto di conteggio annuale per determinare il conguaglio. Una volta calcolato, il conguaglio viene registrato e incassato o rimborsato agli inquilini. Infine, si verificano eventuali differenze residue e si controlla che la ripartizione delle spese sia corretta. 

Le registrazioni di esempio sono organizzate in base a queste fasi:

1. Registrazioni durante l'anno

• Richiesta degli affitti agli inquilini
• Incasso dell'affitto dall'inquilino
• Registrazione delle spese pagate
   

2. Registrazioni di chiusura

• Introduzione alle operazioni di chiusura per il conteggio annuale delle spese
• Trasferimento delle spese nel conto di Conteggio annuale
• Trasferimento degli acconti spese nel conto di Conteggio annuale
• Come calcolare i conguagli spese per gli inquilini
• Richiesta dei conguagli agli inquilini
• Incasso e rimborso di un conguaglio spese dall'inquilino
   

3. Registrazioni di controllo

• Gestione degli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale
• Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini

Registrazioni durante l'anno

Richiesta degli affitti agli inquilini

L’importo dell’affitto, generalmente addebitato all’inizio di ogni mese a ciascun inquilino, è composto da due parti: la pigione, che rappresenta un ricavo per il proprietario, e un acconto spese, che serve a coprire le spese a carico degli inquilini, le quali sono già state anticipate dal proprietario.

Anche se questi importi vengono addebitati insieme in un unico importo, in contabilità devono essere registrati separatamente nella tabella Registrazioni perché hanno una natura diversa.

Per registrare la pigione:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile relativo agli incassi da affitti.

Per registrare l’acconto spese:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile degli acconti degli inquilini per le spese anticipate.

Se preferisci puoi creare, per ciascun inquilino, una registrazione unica su più righe.

Incasso dell'affitto dall'inquilino

Quando incassi l’affitto, l’importo dovrebbe comprendere sia la pigione a favore del proprietario, sia l’acconto che serve a coprire le spese anticipate dal proprietario. Per registrare procedi nella tabella Registrazioni come segue.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato l’importo.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino che ha pagato.
3. Nella colonna Importo inserisci l'importo che comprende sia la pigione che l’acconto spese versato.

Se l'inquilino ha versato meno, puoi vedere facilmente l'importo mancante nel suo conto all'interno della tabella Conti (vista Base).

Registrazione delle spese pagate

Registra nella tabella Registrazioni sia le spese anticipate dal proprietario per gli inquilini, sia quelle che restano a carico del proprietario. 

Le spese pagate in anticipo dal proprietario, ma a carico degli inquilini, si registrano nel bilancio come anticipi. Non rappresentano un costo per il proprietario, poiché queste spese gli vengono rimborsate dagli inquilini.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile relativo agli anticipi per spese, cioè un conto dell'attivo di Bilancio.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui è stata pagata la spesa.

Per quanto riguarda invece le spese pagate dal proprietario che non possono essere addebitate agli inquilini, quindi non sono a loro carico e non sono rimborsabili, si registrano tra i costi del Conto Economico, poiché rappresentano effettivamente un costo per il proprietario.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile relativo alla spesa, cioè un conto di costo del Conto Economico.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui è stata pagata la spesa.

REGISTRAZIONI DI CHIUSURA

Introduzione alle operazioni di chiusura per il conteggio annuale delle spese

Alla fine del periodo è necessario effettuare le operazioni di chiusura per calcolare correttamente il conguaglio delle spese da addebitare agli inquilini. Prima di procedere, bisogna stabilire quali spese anticipate dal proprietario rientrano nel periodo di conteggio che si sta chiudendo.

Il periodo di calcolo non sempre coincide con l’anno solare: ad esempio può andare dal 1° luglio 2024 al 30 giugno 2025. Per questo motivo, non tutte le spese anticipate presenti in bilancio devono essere incluse subito nel conguaglio.

Le spese che appartengono al periodo di riferimento (o periodo di conteggio) vengono trasferite nel conto di conteggio annuale. Questo conto serve a confrontare le spese e gli acconti e a determinarne il saldo finale, che rappresenta il conguaglio da ripartire tra gli inquilini.

Le spese escluse restano in bilancio e potranno essere considerate nel conguaglio del periodo successivo.

Trasferimento delle spese nel conto di Conteggio annuale

Dopo aver stabilito quali spese devono essere addebitate agli inquilini nel periodo di riferimento, trasferisci questi importi nel conto di Conteggio annuale (conto 1150).
Procedi come segue nella tabella Registrazioni:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile della spesa anticipata dal proprietario.
3. Nella colonna Importo inserisci l’importo da includere nel conteggio annuale del periodo di riferimento.

Trasferimento degli acconti spese nel conto di Conteggio annuale

All’interno del periodo di riferimento (dodici mesi), calcola il totale degli acconti spese richiesti mensilmente agli inquilini.

Trasferisci poi questo importo nel conto di Conteggio annuale (conto 1150). Per registrare tale operazione nella tabella Registrazioni procedi come indicato.

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile degli acconti degli inquilini per le spese anticipate.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
3. Nella colonna Importo inserisci l’importo totale degli acconti spese richiesti nel periodo di conteggio.

Come calcolare i conguagli spese per gli inquilini

Per calcolare i conguagli delle spese, apri il conto di Conteggio annuale (1150) dalla tabella Conti:

nella colonna Conto, posizionati con il mouse sulla cella che contiene il numero del conto 1150 e clicca sull’angolo in alto a destra.

In questo modo si apre la scheda conto del Conteggio annuale, dove troverai un saldo. Questo saldo rappresenta la differenza tra le spese (a carico degli inquilini) trasferite e gli acconti spese (versati dagli inquilini) trasferiti durante le operazioni di chiusura e corrisponde al conguaglio totale da attribuire agli inquilini.

Di solito le spese del periodo di riferimento si dividono tra gli inquilini in base a regole di ripartizione, come ad esempio: la grandezza dell’appartamento, le caratteristiche dell’immobile e il tempo di permanenza dell’inquilino.

Quando registri i conguagli per i singoli inquilini, il saldo del conto di Conteggio annuale 1150 dovrà avere il saldo uguale a zero. Questo significa che il conguaglio è stato interamente suddiviso tra gli inquilini.

Richiesta dei conguagli agli inquilini

Quando ottieni i singoli importi di conguaglio da richiedere a ogni inquilino registrali in contabilità nella tabella Registrazioni.

Se l'inquilino durante l'anno ha pagato, tramite anticipi, meno rispetto alle spese effettive, dovrà rimborsare la differenza. In questo caso, registra il conguaglio spese nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.

Se l’inquilino durante l’anno ha pagato, tramite anticipi, più rispetto alle spese effettive, il conguaglio sarà a suo favore e il proprietario dovrà rimborsarlo. In questo caso, procedi al contrario:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile del Conteggio annuale.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino.

Se, dopo aver registrato i conguagli agli inquilini, il saldo del conto di Conteggio annuale (conto 1150) non si azzera completamente, verifica le cause:

• Se la differenza è minima, può dipendere dagli arrotondamenti. In questo caso, consulta la sezione Gestione degli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale.
• Se invece rimane una differenza significativa, controlla la ripartizione delle spese tra gli inquilini nella sezione Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini.

Incasso e rimborso di un conguaglio spese dall'inquilino

Quando un conguaglio spese già registrato viene pagato dall’inquilino o viene rimborsato all'inquilino, registra l’operazione nella tabella Registrazioni.

Se l'inquilino ha pagato il conguaglio registra l'incasso nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile di liquidità, ovvero della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai incassato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto contabile dell’inquilino che ha pagato il conguaglio spese.

Se hai rimborsato l'inquilino, procedi nel seguente modo:

1. Nella colonna del Conto Dare inserisci il conto contabile dell’inquilino a cui hai rimborsato il conguaglio spese.
2. Nella colonna del Conto Avere inserisci il conto della banca, della cassa o di un altro mezzo con cui hai rimborsato il conguaglio.

REGISTRAZIONI DI CONTROLLO

Gestione degli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale

Può succedere che, quando si addebitano i conguagli spese agli inquilini, restino dei centesimi nel conto di Conteggio annuale. Questo accade perché si tratta di importi molto piccoli, che non possono essere ripartiti tra tutti gli inquilini.

In questi casi, trasferisci i centesimi residui dal conto di Conteggio annuale a un conto dei costi del conto economico come arrotondamento, così da azzerare il conto.

Verifica della ripartizione delle spese agli inquilini

Il conto di Conteggio annuale è molto utile per controllare se le spese sono state divise correttamente tra gli inquilini.

• Se, dopo aver registrato i conguagli, il conto si azzera, significa che le spese sono state divise correttamente e che non è stato tralasciato nessun importo.
• Se nel conto rimane un importo molto piccolo, può trattarsi di una differenza dovuta agli arrotondamenti. In questo caso, puoi sistemarla consultando la sezione Gestione degli arrotondamenti nel conto di Conteggio annuale.
• Se invece resta un saldo positivo o negativo rilevante, significa che la ripartizione delle spese non è stata effettuata correttamente. In questo caso è necessario ricontrollare i calcoli e i coefficienti di ripartizione usati per i conguagli.